Komprimierung PDF

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Liebe DATEV, liebe Community,

von Mandanten bekomme ich regelmäßig überdimensionierte PDF-Scans. Wie kriege ich diese am einfachsten auf eine kleinere Dateigröße? Ich habe ein bisschen mit SkyPro-PDF Drucken herumgespielt, komme aber nicht annähernd auf das Ergebnis das ich kriege, wenn ich die Papiere ausdrucke und durch unseren Scanner jage.

Mit freundlichen Grüßen,

Florian Mayer

Kategorie entfernt von @Kristina_Nering 

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@f_mayer schrieb:

Wie kriege ich diese am einfachsten auf eine kleinere Dateigröße? 

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Scaneinstellungen beim Mandanten anpassen. Repariere die Ursache, nicht das Symptom 😉. Und: Wie groß sind die Scans wirklich? Wie viel Volumen hat der myDATEV Dokumentenspeicher?

[#3 · Accepted solution]

Wir haben zusätzlich noch PDF24 installiert, das ist auch ganz praktisch wenn man Seiten drehen, Dokumente umsortieren usw. möchte (kann Adobe natürlich auch, aber im Gegensatz zu PDF24 nur gegen Einwurf großer Scheine). Mit niedrigster Qualität sollten da brauchbar kleine Dateien raus kommen.

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Hier im Forum wurde schon häufiger PDF XChange Editor Plus angesprochen. Mit der Funktion "Optimiert speichern" lassen sich die pdf Dateien erheblich eindampfen soweit es sich um Scans handelt. Es gibt natürlich auch große Dateien, die einfach nur groß sind.

Hinweise/Preise : https://www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-editor 

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@f_mayer  schrieb:

von Mandanten bekomme ich regelmäßig überdimensionierte PDF-Scans. Wie kriege ich diese am einfachsten auf eine kleinere Dateigröße?

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Wirklich, wie @metalposaunist schreibt, der Mandant sollte sinnvoll scannen: bei Vorlagen, die keine Graustufen oder Farben enthalten, in Schwarzweiß mit 300 dpi und Fax-G4-Komprimierung. Mehr nicht.

Und die Hersteller von Scannertreibern sollten alle anderen Scanmodi erst freischalten, wenn der User einen Ausbildungsnachweis eingescannt hat. 😙

Wenn die eutrophierte Datei erst einmal steht, helfen nur noch Kunstgriffe, die viel zuviel Zeit benötigen. Und z. B. vorhandene Dateisignaturen unbrauchbar machen.

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Ich habe PDF24 als Installationsvariante, was ja wirklich so ziemlich alles kann. Da die Komprimierung hier m. E. allerdings in manchen Fällen nicht ganz so qualitative Ergebnisse generiert, habe ich noch Ascomp PDF compress. Das kostet nicht übermäßig viel und bietet eine einfache und meist wirklich gute Arbeit. Was alle gemeinsam haben ist die Einstellung bis man das für sich optimale Ergebnis hat. 

Den Mandanten auf bessere Originale hinweisen ist aber natürlich die nachhaltigere Option. Meine Erfahrung zeigt, dass die Meisten davon überhaupt keinen Plan haben.

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@metalposaunist und @Steuererklärer ich werde es den Mandanten sagen, aber man hat viele Mandanten die das machen und sicher auch ein paar, die sich erst gar nicht trauen irgendwas an den Einstellungen zu machen. Ich bin ja schon froh, wenn ich nicht einfach Handyphotos hingeklatscht bekomme und Paint (!) bemühen muss.

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@f_mayer schrieb:

ich werde es den Mandanten sagen

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Nicht nur sagen. Das bringt nichts. Habe ich heute erst wieder festgestellt, weil Du eine andere Sprache sprichst. Zusammen kurz hinsetzen, die Möglichkeiten prüfen und zusammen die passenden Einstellungen machen. Wenn man Mandanten sagt: Die Dateigröße muss kleiner werden, komm ein wie? zurück und man steht wieder am Anfang. 

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@f_mayer schrieb:

Ich bin ja schon froh, wenn ich nicht einfach Handyphotos hingeklatscht bekomme und Paint (!) bemühen muss.

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Upload mobil, Docutain, Microsoft Lens - es gibt genug Apps, die Belege als solche scannen können, wenn es denn ein Smartphone sein muss.  

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Klar, gibt es. Aber zu viele Leute benutzen leider die stinknormale Kamera-App und schicken das Bild dann obendrein noch eingebettet(!!) statt als Anhang (ist das die Standard-Einstellung bei Googles Mail-App?). Oder leiten uns eben einfach die Mail ihrer Mitarbeiter weiter.

Und dann ist da noch der Mandant (Sportverein), bei dem uns die zwei Stundenkräfte ihre Zettel selbst schicken (der Rest bekommt alles Festgehalt). Mit dem habe ich aber nur vertretungsweise zu tun, weshalb gilt "not my circus, not my monkeys". 🤡

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@f_mayer  schrieb:

@metalposaunist und @Steuererklärer ich werde es den Mandanten sagen, aber man hat viele Mandanten die das machen und sicher auch ein paar, die sich erst gar nicht trauen irgendwas an den Einstellungen zu machen. Ich bin ja schon froh, wenn ich nicht einfach Handyphotos hingeklatscht bekomme und Paint (!) bemühen muss.

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Ich kenn das Problem. Im Lauf der Jahre wird man für Kleinigkeiten dankbar. 😂

Ein echter Fortschritt sind PDF-Gehaltsabrechnungen, die einfach im Original weitergeleitet werden. Die sind manchmal nur 10 KB* groß.👍

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*Kilobyte! Das ist das, was sogar in das C64-RAM gepaßt hat! Mehrfach sogar! Die Älteren wissen, was ich meine.

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High,

aber wenn jedes DummMobile 2Gb Speicher hat und dein Cloudspeicher 1Tb ,was wilste da erklären?

Gruss Mike

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Die Älteren wissen, was ich meine.

und kennen highmem.sys 😎

Gruss Mike

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@MikeWHerbs  schrieb:

Die Älteren wissen, was ich meine.

und kennen highmem.sys 😎

Gruss Mike

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nein ! 😅

... bei mir war das immer himem.sys 😎

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correct, aber wir waren am Rechner immer stoned😃

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@vogtsburger  schrieb:

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@MikeWHerbs  schrieb:

Die Älteren wissen, was ich meine.

und kennen highmem.sys 😎

Gruss Mike

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nein ! 😅

... bei mir war das immer himem.sys 😎

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Musste das in die config.sys oder in die autoexec.bat? Ich glaube am besten ganz oben.

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High,

in die config.sys, jopp oben war gut😎

hat man ja für die EMM386.sys bzw exe gebraucht

Gruss Mike

Ich hol mal den alten 386 aus dem Keller, mal gucken ob er noch funzt, Win 3.1 Disketten finde ich da auch noch😀

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Und als ich im Keller war, alte IT Technik gefunden

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Hallo @MikeWHerbs ,

ich frage mich jetzt welche Funktion der rote Knopf auf der Seit hat(te)?

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High,

das ist die direkte Taste zum Chef😀

Gruss Mike

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Ich hol mal den alten 386 aus dem Keller, mal gucken ob er noch funzt, Win 3.1 Disketten finde ich da auch noch😀

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Ja, die guten alten Zeiten. Damals musste man ja um jedes byte Speicherplatz ringen und Zeit und Mühe daran verschwenden. Zeitschriften und Usenet-Foren waren voll mit Ratschlägen, wie man Dateien am besten komprimiert um Platz zu sparen. Gut, dass das heute anders ist. Niemand muss sich mehr Gedanken über ein paar MB mehr oder weniger machen, wie noch vor 40 Jahren. Das ist Fortschritt.

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@MikeWHerbs  schrieb:

Und als ich im Keller war, alte IT Technik gefunden

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Wir gleiten hier gerade ab in Neulich im Archiv - Fundstücke / Alte Schätzchen …

Wünschenswert wäre es aber dennoch, @Seeker. Ich habe gestern einen mit einer PDF-Scanner-App abfotografierten Personalfragebogen bekommen - 2 MB für 2 Seiten. Weil die einzelnen "Seiten" (Bilder) dreimal so groß wie A4 waren. Das muss doch nicht sein!

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Wir gleiten hier gerade ab

Oh, ja, sorry, wollte nicht kapern🙄

Aber manchmal schreib ich halt im falschen Beitrag

Gruss Mike

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Die eingebetteten Fotos in einer Mail kommen bei uns immer von den Iphone Nutzern.

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Personalfragebogen bekommen - 2 MB für 2 Seiten

Ja, das meinte ich weiter oben, wer nicht mit einer 40MB Festplatte sondern mit einer 1TB Platte aufgewachsen ist,

und noch 1TB in der "Cloud", dem ist Speicherplatz sparen manchmal schwer zu vermitteln☹️

Gruss Mike

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So als generelle Info, da wir selbst gerade neu mit DMS arbeiten:

Scannervergleich bei 200dpi, Farbe, maximale Kompression. Unsere Kyocera Kopierer schaffen es die pdf auf 30% der Größe im Vergleich mit unseren Avision Dokumentenscanner zu komprimieren. Das klingt ja ganz cool, hat aber den Nachteil das dem Scan am Rand ein paar mm fehlen und gerade Beschriftungen mit Kugelschreiber teils deutlich verwaschen sind.

Was nützt also die kleine Größe, wenn das Bild nicht sauber und vollständig ist?

Bei der Kommunikation zwischen Mandant und Kanzlei sollte (zumindest in meinen Augen) ein gängiger Mittelweg gewählt werden und verschiedene Scaneinstellungen ausprobiert werden. Denn manchmal ist die Größe eben doch wichtig....

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Moin Mike,

40 MB Platte, ein Traum...

Für uns war es ein Riesensprung mit der ersten Festplatte, 10 MB für lockere 3.500 DM (wenn ich mich recht entsinne).

Dazu noch die - heute wohl den meisten Nutzern unbekannte - Begrenzung der Dateinamen auf acht Zeichen unter DOS (falls mein alter Kopf mir keinen Streich spielt), damit käme heute wohl niemand mehr wirklich aus. 

btw.: Erst vor wenigen Jahren sind wir hier im Büro an Grenzen gestoßen, die DokAbl. in der kleinen SQL-Server-Version war voll, so dass wir auf die Normalversion umsteigen mussten. Hat gut geklappt und man ist jetzt nicht mehr so eingeschränkt. Was haben wir damals alles überlegt, bloß nicht zu viel abzulegen...

Spare in der Not, dann hast Du Zeit dazu ...- oder so ähnlich.

Ein entspanntes Wochenende wünscht

WF

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Opas erzählen vom Krieg.

Schön, weitermachen. 🙂

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@renek  schrieb:

Scannervergleich bei 200dpi, Farbe, maximale Kompression. Unsere Kyocera Kopierer schaffen es die pdf auf 30% der Größe im Vergleich mit unseren Avision Dokumentenscanner zu komprimieren. Das klingt ja ganz cool, hat aber den Nachteil das dem Scan am Rand ein paar mm fehlen und gerade Beschriftungen mit Kugelschreiber teils deutlich verwaschen sind.

Was nützt also die kleine Größe, wenn das Bild nicht sauber und vollständig ist?

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Wenn man es beim Komprimieren übertreibt, kann man sich noch ganz andere Probleme einhandeln als ein paar fehlende mm. Erwischt man die JBIG-Kompression (die besonders gut komprimiert), ist es z. B. mit ersetzendem Scannen Essig, die ist dafür nämlich nicht erlaubt.

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Ja auch bei uns ein Ärgernis. Einige der wenigen Dinge die an Apple "doof" sind.

Ich hoffe mal dass das Scannen ab 2025 deutlich(!!!) im B2B Bereich abnehmen wird.

Da die EU bis 2028 ein zentrales Rechnungsmeldesystem plant (ZM soll entfallen) und Deutschland die E-Rechnung im B2B ab 2025 (mit Übergangsfrist 2026) einführen will.

VAT in the Digital Age – ViDA - NWB Zeitschriften

Bundesfinanzministerium - Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness (Wachstumschancengesetz)

Hier optisch schön dargestellt: Wachtumsschancengesetz: So gehts mit der E-Rechnung weiter | SY by Cegedim

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Bei mir sind (nach vielen Versuchen mit diversen PDF-Tools) die besten und kürzesten Ergebnisse mit dem "Microsoft Print to PDF" gelungen.