DMS neu Desktopbenachrichtigung in Millisekunden

[#1]

Als Steuerberater wünsche ich mir eine Desktopbenachrichtigung in Millisekunden (natürlich auch mit der Funktion "Ruhe vor der Desktopbenachrichtigung für die nächsten ?? Minuten) und nicht nur nach einer 1/2-Stunde. Siehe auch (Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder, aber nur mit einer DATEV-Zündkerze).

Kategorie ergänzt durch @Nicole_Müller 

[#2]

😀😀😀... köööstlicher Thread-Titel und Thread (im Archiv)😀😀😀

... wusste damals nicht, was mir entgeht.

[#3]

Ein Hoch auf DATEV. 🤣

Lang lebe DATEV und mögen wir noch das neue Zeitalter erleben.

Ich werde allerdings wohl schon vorher in den Ruhestand gehen!

[#4]

Hallo Community,

mir ist leider nicht ganz klar, warum dieser Verbesserungsvorschlag keinerlei Anklang findet. Ähnlich wird mir das auch immer von den Verantwortlichen der DATEV für die DMS neu geschildert. Herr Blum sie sind einer der wenigen, die etwas an der Desktopbenachrichtigung auszusetzen haben.

Mich wundert das ein wenig.

Um unser Wusch etwas besser verstehen zu können hier kurz die Schilderung der Organisation unserer Kanzlei (35 DATEV Lizenzen mit 8 Berufsträgern).

Bereits zu Zeiten der guten alten Dokorg haben wir fast alle Posteingänge gescannt und dann die Post elektronisch über einen Link in er E-Mail an die Mitarbeiter verteilt. In fast allen Prozessen sind wir papierlos oder papierarm unterwegs und in allen Prozessen (außer WP-Prozess) geht bei uns das elektronische Dokument in der DMS vor und alle Notizen sind hier anzubringen.

2013 haben wir dann auf DMS classic umgestellt und uns auf den mini-work-flow gefreut. Über Erlediger und die Möglichkeit der Weiterleitung und die "Kenntnisnehmer" haben wir uns einen mini-worf-flow für die Dokumente in unserer Kanzlei mit der DMS aufgebaut.

Aber zur Zeit braucht die DMS und auch leider die DMS neu mindestens 30 Minuten um mich über neue Informationen zu informieren. Das dauert uns manchmal zu lange (in Besprechungen oder ähnlichen Situationen muss ich dies natürlich ausschalten können). Auch hat die Desktopbenachrichtigung noch den Fehler (wird von uns auch seit 2013 bemängelt) dass ich über die von mir selbst erstellen Dokumente nochmal informiert werde.

Bei uns ist die DMS das führende System. Eingangsbriefpost wird gescannt und über die DMS verteilt. Alle Mitarbeiter haben die Aufgabe auch eingehende E-Mails mit wichtigem Inhalt unverzüglich in der DMS zu speichern und über die Weiterleitungsfunktion bzw. die Kenntnisnehmerfunktion die Info in der Kanzlei zu verteilen. E-Mail sollen in der Regel nicht über Outlook weiterverteilt werden, sondern über die DMS.

Die Desktopbenachrichtigung wird nach unserer Meinung nur benötigt, wenn man das DMS auch als work-flow (das einzige Datev-Programm welches so etwas im Ansatz kann) verwendet.

Ich persönlich würde mir zu einer funktionierenden schnelleren (Millisekunden ist etwas überzeichnet) Desktopbenachrichtigung noch zusätzlich wünschen, dass in den Arbeitsblättern Dokumente zur Erledigung und Dokumente zur Kenntnis die neuen Dokumente immer fett dargestellt würden. Auch würde ich mir bei dem ein oder anderen Dokument ähnlich wie in Outlook wünschen, dass ich eine "Lesebestätigung" anfordern könnte.

Daher die Frage an Euch:

1. Wird bei Euch die DMS lediglich als Ablageprogramm genutzt (Dokumentenablagesystem = DAS) oder nutzt ihr auch den mini-work-flow mit Erlediger und Weiterleiten sowie Kenntnisnehmer?
2. Geht bei Euch das elektronische Dokument vor oder das Papier?
3. Wird bei Euch die Desktopbenachrichtigung genutzt? Wenn nicht, warum wird diese nicht genutzt?
4. Seid Ihr mit der Desktopbenachrichtigung der DMS zufrieden?

Ich würde mich über eine rege Diskussion freuen.

Gruß

Ralf Blum

[#5]

Mein Vorschlag an dieser Stelle, machen Sie einen "normalen" Thread auf. Der Ideen Thread ist, was die Zitierfunktion anbetrifft, etwas eingeschränkt. So lässt sich, glaube ich, die Diskussion etwas übersichtlicher führen, Ergebnisse lassen sich dann einzeln in den Ideenbereich überführen.

[#6]

Hallo einmalnoch,

Gute Idee.

Danke für den Hinweis.

Habe einen neuen Eintrag hier erfasst: Diskussion DMS neu Desktopbenachrichtigung in Millisekunden 

Gruß

Ralf Blum

[#7]

Hallo Herr Blum,

in meiner kleinen Kanzlei ist die Desktopbenachrichtigung für den Workflow nicht unbedingt notwendig, da ich sehr viel der produktiven Arbeit selbst erledige. Ich habe die Desktopbenachrichtigung zur Zeit tatsächlich ausgestellt, da es mich nervte, dass ich diese für von mir erstellte Dokumente erhalten habe - und das immer erst dann, wenn ich bereits mit einem anderen Mandanten beschäftigt war.

Da ich jedoch als Angestellte Steuerberaterin in einer Kanzlei Ihrer Größe tätig war, kann ich Ihren Wunsch sehr gut nachvollziehen und habe daher mal die erste Stimme für Ihre Idee abgegeben.

Viele Grüße aus dem Norden

[#8]

Hallo Herr Blum, 

habe es schlicht übersehen. Entschuldigung. Abstimmung wurde nachgeholt. 

Wir werden dieses Jahr vom alten DMS classic auf das neue DATEV DMS umstellen (müssen).

[#9]

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für diese Idee und die Diskussionen dazu.

Nachdem der Kollege in dem anderen Thread bereits geantwortet hatte, jetzt auch die Anpassung des Idea-Status.
Eine Umsetzung ist zur nächsten Version von DMS (DATEV-Programme 14.0 im Sommer 2020) nicht geplant.

Stimmen Sie gerne weiter für das Thema ab.

Viele Grüße,
Helmut Lerm

[#10]

... macht es einen Unterschied, ob es hier 5 Stimmen oder 50 Stimmen oder 500 Stimmen sind ?

... das sind so oder so nur 'Rufer in der Wüste'

Wenn beim Brainstorming der zuständigen Entwickler keine 'Idee' zur technischen Umsetzung auftaucht, wird eine IDEA vermutlich mit einem farbigen Post-It versehen und auf der langen Bank abgelegt.

[#11]

Anmerkung nach der Umstellung auf DMS neu: Die neuen Dokumente zur Kenntnis und zur Erledigung werden leider in der Anwendung und nicht im Arbeitsplatz angezeigt. Im Arbeitsplatz würde ich es besser finden.

[#12]

Weitere Anmerkung: Auch die Desktopbenachrichtigung der DMS neu hat den gleichen Fehler wie die der DMS classic: auch bei den von mir selbst abgelegten/archivierten Dokumente sagt mir die DMS neu nach 30 Minuten: Es sind neue Dokumente für Sie da! Das brauche ich nicht.

Bitte diesen Fehler ausbauen!

@Johannes_Kretschmer: Wie kann man den gleichen Fehler der schon seit 2013 bekannt ist, in eine neue Anwendung übernehmen?!

Ein DATEV Ideas Fehler - das DATEV Programm hat einen Fehler = höchste Priorität; muss mit dem nächsten SR beseitigt werden - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

[#13]

Weitere Anmerkung nach der Umstellung auf DMS neu: Die Desktopbenachrichtigung der neue DMS zeigt mir nun auch Dokumente als neu an, die ich vor Tagen selbst erstellt habe (damals erster Hinweis: neue Dokumente) und an denen ich so eben eine kleine Korrektur vorgenommen habe. D. h. nach der Korrektur (spätestens nach 30 Minuten) sagt mir die Desktopbenachrichtigung über den DATEV Umweg der Hauptanwendung der DMS: "Zur Erledigung (neu)". 

Wenn ich nun dieses Arbeitsblatt in der Hauptanwendung DMS nicht schließe, macht die Hauptanwendung nach 30 Minuten ein weiteres Fenster auf (es wird nicht das vorhergehende aktualisiert). Warum? Wer braucht so etwas?

Wie kann man einen Fehler der seit 2013 in der DMS classic bekannt ist noch so "verschlimmbessern"? Leider arbeitet die DATEV selbst nicht mit diesem Programm. Wenn die Verantwortlichen dies täten, wären diese nervigen Fehler längst beseitigt. Kein Wunder dass kein Anwender der neuen DMS die Desktopbenachrichtigung einsetzt.

Um bei meiner Metapher von 2015 zu bleiben: (Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder, aber nur mit einer DATEV-Zündkerze).

Müsste ich nun schreiben: Premiumprodukt DMS / 12 Zylinder, aber nur mit einer DATEV-Zündkerze mit Fehlzündungen.

Ein DATEV Ideas Fehler - das DATEV Programm hat einen Fehler = höchste Priorität; muss mit dem nächsten SR beseitigt werden - (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

[#14]

Hallo Herr Blum,

vielen Dank für Ihren Input.

Hier die Rückmeldung zu den beiden Kritikpunkten:

Anzeige: Wir prüfen aktuell technisch, in wie weit die Benachrichtigung ohne die Hauptanwendung zur Anzeige gebracht und ob bei einer erneuten Benachrichtigung, dass bereits offene Benachrichtigungsfenster genutzt werden kann.

Eigene Ablage/Bearbeitung: Hier würde uns interessieren ob Ihnen auch Szenarien einfallen bei denen es gewünscht ist, dass „eigene Revisionen“ eine Benachrichtigung auslösen oder ob dies bei Ihren Prozessen nie benötigt wird?

Gerne auch die Frage an alle: Sehen Sie einen Bedarf eine eigene Ablage/Änderung zur Benachrichtigung zu bringen oder kann das aus Ihrer Sicht konsequent von der Benachrichtigung ausgeschlossen werden?

Vielen Dank und einen guten Start in die Woche!

Viele Grüße,

Helmut Lerm

[#15]

Ich wüsste keinen Grund, warum bei einer eigenen Ablage/Änderung eine Benachrichtigung nötig ist. Das führt nur dazu, dass Zeit verschwendet wird, weil man prüfen muss, ob nicht doch auch Dokumente, die bearbeitet werden müssen, von einem Kollegen gespeichert wurden Deswegen stimme ich @blum vollkommen zu.

[#16]

Hallo Herr Lerm,

wie auch @Gelöschter Nutzer kann ich mir nicht vorstellen, warum ich an eigene Änderungen nochmal erinnert werden sollte.

Wenn ich mir etwas frei wünschen könnte, wäre es:

• Benachrichtigungsform Optional:
  • Desktopbenachrichtigung (geht in den Vordergrund und "stört" bewusst = Brachial)
  • Toast (dezenter Hinweis, der sich zwar vor die aktuelle Anwendung schiebt, aber Tastatureingaben dort nicht blockiert)
  • Hervorhebung durch z. B. einen kleinen roten Punkt in der Taskleiste (hier macht es MS Teams ganz gut)
• Benachrichtigungszeitpunkt optional:
  • Sofort
  • und frei einstellbarer Zeitpunkt
• Sonstige Hervorhebungen:
  • Arbeitsblatt: Bezeichnung des Arbeitsblattes "Zur Erledigung" / "Zur Kenntnis" wird fett (ähnlich wie in Outlook)
  • Arbeitsblatt: Hinter der Bezeichnung des Arbeitsblattes erscheint eine Zahl für die Anzahl der neuen Dokumente (ähnlich wie in Outlook)
  • Im Arbeitsblatt werden neue Dokumente/Informationen fett angedruckt. Nach dem öffnen oder dem Drücken der Leertaste auf einem markierten Dokument verschwindet die Hervorhebung (ähnlich wie in Outlook).
  • Optional:
    • Bitte kein neues Arbeitsblatt öffnen, sondern mit obigen Hervorhebungen in den vorhandenen Arbeitsblättern "Zur Erledigung" / "Zur Kenntnis". (Mein Favorit)
    • Öffnen einen neuen Arbeitsblattes (warum ist mir unklar, wenn sich das aber andere wünschen; gerne)
• Sonstiger Service:
  • Optional:
    • im Arbeitsplatz (Mein Favorit)
    • in der Hauptanwendung DMS (warum ist mir unklar, wenn sich das aber andere wünschen; gerne)
  • Button: Ruhe für frei einstellbare Minuten/Stunden

Dann wären Sie auf den Stand, so wie es z. B. Outlook seit Jahren ist. Gegen weitere Innovationen habe ich nichts einzuwenden.

Traum: "Button Ruhe" ist abgestimmt mit:

• Ruhe vor der Mitteilungsteuerung
• Ruhe vor der Fristüberwachung / Gegenausnahme: Fristen, die heute ablaufen
• Ruhe vor der Aufgabenerinnerungen
• Ruhe vor der DMS Desktopbenachrichtigung
• Ruhe vor Outlook
• Ruhe vor MS Teams
• Telefon wird die Rufumleitung eingeschaltet
• Zimmertür schließt automatisch (nicht ganz ernst gemeint)

Gruß

Ralf Blum

[#17]

Hallo DATEV Community, 

nach einiger Zeit, die vergangen ist, möchte ich einen neuen Status zum Thema geben. 

Noch in diesem Jahr gehen wir in die Pilotierung der Echtzeitbenachrichtigung der Erledigungsliste. Sobald es weitere Details gibt, verkünde ich diese gern an dieser Stelle. 

Viele Grüße

Franziska Hackner

[#18]

.... ein weiterer sehr alter Traum geht in Erfüllung ...

Danke.

[#19]

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für das Einbringen Ihrer Ideen. Gern möchte ich an dieser Stelle ein Update zu den verschiedenen Punkten geben.

Aktuell haben wir die Echtzeitbenachrichtigung für den Kenntnisnehmer und den Erlediger in Bearbeitung, bzw. in der Pilotierung. Hierbei wird der Mitarbeiter zeitnah über neue Dokumente zur Kenntnis oder zur Erledigung informiert. Voraussichtlich wird die Änderung mit dem Service Release April 2023 zur Verfügung stehen.

Auch in der Umsetzung haben wir das Thema, dass der Mitarbeiter nicht benachrichtigt wird, wenn er ein Dokument für sich selbst zur Kenntnis oder zur Erledigung gesetzt hat.

Die Anregung, das Programm DATEV DMS nicht mehr zu starten, wenn der Anwender den Filter über die Desktopbenachrichtigung anschauen will und nur der DATEV Arbeitsplatz gestartet ist, haben wir im Januar realisiert.

Keine Umsetzung: Weitere Einstellungsmöglichkeiten „Ruhe-Button“

Eine weitere Einstellungsmöglichkeit die Desktopbenachrichtigung über die Desktopbenachrichtigungs-Meldung zu pausieren, wird nach Prüfung aus heutigen Gesichtspunkten nicht umgesetzt.

Einstellung Mitteilungen aussetzen

Der Wunsch nach Einstellmöglichkeiten für jeden Mitarbeiter Mitteilungen kurzfristig zu deaktivieren ist umgesetzt. Dies kann im DATEV Arbeitsplatz unter EXTRAS | Einstellungen | Mitteilungssteuerung eingestellt werden. In diesen Einstellungen können die Desktopbenachrichtigungen für jeden Anwender individuell ein- und ausgeschaltet werden.

Einstellung Benachrichtigungen deaktivieren

Weitere Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in DATEV DMS unter dem Menüpunkt Extras | Einstellungen | Benachrichtigungen – Gültigkeit „Nur für mich“. Dort können Sie den Haken bei „Desktop-Benachrichtigungen aktivieren“ entfernen. Damit wird für den angemeldeten Benutzer die Desktopbenachrichtigung deaktiviert.

Sehen Sie sich die beiden oben genannten Einstellmöglichkeiten an und teilen Sie gern Ihre Erfahrungen mit uns.

Idee aufgenommen: Kennzeichnung für neue Dokumente

Das Kennzeichnen der Filter-Taben und das Markieren der neu hinzugefügten Dokumente, wird geprüft, sobald das Thema der Echtzeitaktualisierung begonnen wird. Gerne informiere ich Sie, wenn das Thema umgesetzt wird.

Ich bedanke mich für Ihre vielen konstruktiven Ideen und die Beteiligung an diesem Thread. Mit der Umsetzung zum April SR würde ich den Status dieser ursprünglichen Idee auf „Umgesetzt" stellen, sofern Sie Herr Blum @blum  als Ideengeber damit einverstanden sind.

Für weitere Wünsche der Desktopbenachrichtigung ist es nun für die Bearbeitung der einzelnen Ideen einfacher, wenn diese in eigene Threads beschrieben werden. So kann die Community die einzelnen Ideen besser verstehen und direkt voten. Auch ist die Status-Setzung und Realisierung dieser Ideen übersichtlicher, wenn diese getrennt betrachtet werden können.

Viele Grüße aus Nürnberg

Franziska Hackner

[#20]

Hallo Frau @Franziska_Hackner ,

vielen Dank für die Umsetzung!

Status dürfen Sie gerne auf "Umgesetzt" ändern.

Gruß

Ralf Blum

[#21]

Hallo DATEV Ideas,

vielen Dank für das Einbringen Ihrer Ideen. Gern möchte ich an dieser Stelle ein Update zu den verschiedenen Punkten geben.

Aktuell haben wir die Echtzeitbenachrichtigung für den Kenntnisnehmer und den Erlediger in Bearbeitung, bzw. in der Pilotierung. Hierbei wird der Mitarbeiter zeitnah über neue Dokumente zur Kenntnis oder zur Erledigung informiert. Voraussichtlich wird die Änderung mit dem Service Release April 2023 zur Verfügung stehen.

Auch in der Umsetzung haben wir das Thema, dass der Mitarbeiter nicht benachrichtigt wird, wenn er ein Dokument für sich selbst zur Kenntnis oder zur Erledigung gesetzt hat.

Die Anregung, das Programm DATEV DMS nicht mehr zu starten, wenn der Anwender den Filter über die Desktopbenachrichtigung anschauen will und nur der DATEV Arbeitsplatz gestartet ist, haben wir im Januar realisiert.

Keine Umsetzung: Weitere Einstellungsmöglichkeiten „Ruhe-Button“

Eine weitere Einstellungsmöglichkeit die Desktopbenachrichtigung über die Desktopbenachrichtigungs-Meldung zu pausieren, wird nach Prüfung aus heutigen Gesichtspunkten nicht umgesetzt.

Einstellung Mitteilungen aussetzen

Der Wunsch nach Einstellmöglichkeiten für jeden Mitarbeiter Mitteilungen kurzfristig zu deaktivieren ist umgesetzt. Dies kann im DATEV Arbeitsplatz unter EXTRAS | Einstellungen | Mitteilungssteuerung eingestellt werden. In diesen Einstellungen können die Desktopbenachrichtigungen für jeden Anwender individuell ein- und ausgeschaltet werden.

Einstellung Benachrichtigungen deaktivieren

Weitere Einstellungsmöglichkeiten finden Sie in DATEV DMS unter dem Menüpunkt Extras | Einstellungen | Benachrichtigungen – Gültigkeit „Nur für mich“. Dort können Sie den Haken bei „Desktop-Benachrichtigungen aktivieren“ entfernen. Damit wird für den angemeldeten Benutzer die Desktopbenachrichtigung deaktiviert.

Sehen Sie sich die beiden oben genannten Einstellmöglichkeiten an und teilen Sie gern Ihre Erfahrungen mit uns.

Idee aufgenommen: Kennzeichnung für neue Dokumente

Das Kennzeichnen der Filter-Taben und das Markieren der neu hinzugefügten Dokumente, wird geprüft, sobald das Thema der Echtzeitaktualisierung begonnen wird. Gerne informiere ich Sie, wenn das Thema umgesetzt wird.

Ich bedanke mich für Ihre vielen konstruktiven Ideen und die Beteiligung an diesem Thread. 

Für weitere Wünsche der Desktopbenachrichtigung ist es nun für die Bearbeitung der einzelnen Ideen einfacher, wenn diese in eigene Threads beschrieben werden. So kann die Community die einzelnen Ideen besser verstehen und direkt voten. Auch ist die Status-Setzung und Realisierung dieser Ideen übersichtlicher, wenn diese getrennt betrachtet werden können.

Viele Grüße aus Nürnberg

Franziska Hackner