Lerndatei anlegen mit Hinweisen aus Belegbild

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Hallo liebe Community,

ich hätte hier mal einen Verbesserungsvorschlag zur Halbautomatisierung im Rechnungswesen beim Bank buchen.

Wir wissen alle wie gut man mit richtig angelegten Lerndateien arbeiten kann. Hier jetzt das Problem aktuell.

Der Mandant hat sehr viele Zahlungseingänge und macht sich die Mühe unter Notiz einzutragen welche Leistung das ist. Es handelt sich hier um einen Arzt.

Es wäre schön, wenn man in der Lerndatei sagen könnte, wenn im Hinweis steht Füllung buche es auf das Konto X.

Wenn diese Möglichkeit geschaffen würde könnten wir 95 % der Bank automatisiert über Lerndatei buchen.

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@Andreas6 schrieb:

Der Mandant hat sehr viele Zahlungseingänge und macht sich die Mühe unter Notiz einzutragen welche Leistung das ist.

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Muss er das oder kann man das Problem nicht grundsätzlich anders lösen? Ist ja löblich, wenn er so gründlich ist. Wenn das niemanden wirklich hilft, stelle ich die geleistete Arbeit (Zeit) in Frage. 

Statt manueller Notiz kann man mehreren Konten nutzen oder einen Verwendungszweck oder ähnlich. Bin da FiBu-technisch nicht so firm drin wie @seprof. Aber wenn man mit IT richtig arbeitet, kann man sich Arbeit sparen. 

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Hallo @Andreas6 ,

Es besteht die Möglichkeit das Ganze aus Bank online als csv-Datei auszugeben. Hier kann man die Notiz-Spalte dann in Excel auswerten. Man würde dann alle Einnahmen über ein Verrechnungskonto laufen lassen und dann die Summenermittlung aus Excel auf die Erlöskonten buchen.

VG Sven Ehlers

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@metalposaunist , wenn du eine vernünftige Auswertung über die einzelnen Erlöse haben möchtest in der Fibu musst du zwingend mehrere Erlöskonten ansprechen. Es über verschiedene Bank Konten abzuwickeln ist in meinen Augen keine Lösung, da bei jedem Konto Gebühren anfallen.

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@Andreas6 schrieb:

da bei jedem Konto Gebühren anfallen.

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Das kommt sicher auf die Bank / Tarif drauf an. Mehrere Konten war ja nur ein naiver Vorschlag. Geht sicher auch noch anders.

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@seprof Dein Vorschlag klinkt gut, wir haben heute schon mal die Daten per CSV exportiert und überlegt wie wir sie so verarbeiten können. Wir haben mal eine Lerndatei darüber laufen lassen, könnte funktionieren. Werde ein Feedback am Freitag dazu abgeben, wie wir es gelöst haben.

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meine Lösung zu dem Sachverhalt.

Der Vorschlag mit der Excel und dem Notiz Feld war der Anstoß. Vielen Dank.

Wie haben wir es jetzt umgesetzt:

1. Lerndatei angelegt, dass alle Überweisungsgutschriften auf das Verrechnungskonto gehen, Zeitaufwand für das Anlegen ca. 5 min.

2. Testen ob Lerndatei funktioniert, ca. 5 min.

3. Bankkontoumsätze in DUO Filtern und in Excel exportieren. Zeitaufwand 5 min.

4. Formeln anlegen die sich auf das Notizfeld beziehen und Erlöskonten hinterlegen ca. 10 min.

5. Die Datensätze mit der angewandten Formel kopieren in neue Tabelle. Speichern als CSV Datei und Anpassung an ASCII Format. Aufwand 10 min.

6. In Rewe eine ASCII Datei erstellen. 5 min.

7. ASCII Datei einspielen ca. 1 min.

8. Feststellen, dass nichts ausgeziffert wird, also nochmal alle löschen. Im Sachkonto als Auszifferungsmerkmal Buchungstext hinterlegt. Zeitaufwand 5 min.

9. Daten erneut einspielen und wurden zu 98 % automatisiert ausgeziffert. Der Rest passte nicht, da die Texte im Buchungstext abwichen. Hintergrund ist das abschneiden bei 60 Zeichen in DATEV. Zeitaufwand 3 min.

10. Prüfen ob die Werte übereinstimmen. Zeitaufwand 5 min.

Wir haben also in 1 h eine kompletten Ansatz gebaut im dies zu automatisieren und auch Prüfen zu können.

Wir haben , dass ganze dann einmal durchgespielt und haben dafür insgesamt 15 min benötigt.

Vorher lagen wir bei 3 h händisches erfassen.

Achso, und es werden keine Summen erfasst im Erlöskonto sondern die einzelnen Erlöse wie auf dem Bankkonto.

Vielen Dank an @seprof