Selbstbuchende Mandanten (mit ReWe + Unternehmen Online) -> Übernahme Buchungsdaten mit Belegbild?

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Hi,

wir haben ein paar selbstbuchende Mandanten, welche seit vielen Jahren mit "Datev Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen Art.Nr. 96000" über Kanzleirechnungswesen und eigener Unterberaternummer buchen.

Der Buchhaltungsbestand der Mandanten läuft über deren Unterberaternummer. Zur Buchungsübernahme für die Jahresabschlusserstellung haben wir die Daten über die Bestandsdienste Rechnungswesen aus dem RZ geholt und dann einfach alle Buchungsstapel aus diesem Bestand exportiert und in unseren Buchhaltungsbestand importiert. Die Bearbeitung des JA erfolgte dann im Bestand auf unserer Kanzlei-Beraternummer.

Diese Mandanten haben bisher ohne digitale Belege gebucht, das muss sich jetzt natürlich ändern. Die Mandanten sollen dazu ebenfalls Unternehmen Online nutzen.

Der Beleglink wird zwar mit exportiert - aber meines Wissens können wir auf diese Belegbilder über die Buchhaltung nicht zugreifen, wenn wir die Buchungsstapel wie bisher von Bestand der Unterberaternummer auf unseren Bestand importieren.

Wie macht ihr das? Und was ist die beste und sauberste Vorgehensweise? Lasst ihr die Buchhaltungsdaten nach dem Holen einfach auf der Unterberaternummer und verknüpft dann die ZMSD mit diesem Bestand? Oder was für Möglichkeiten gibt es noch?

tl;dr Mandant bucht selbst - wie am besten die Buchhaltungsdaten mit digitalen Belegen für die Jahresabschlusserstellung importieren?

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@mztfb schrieb:

Zur Buchungsübernahme für die Jahresabschlusserstellung haben wir die Daten über die Bestandsdienste Rechnungswesen aus dem RZ geholt und dann einfach alle Buchungsstapel aus diesem Bestand exportiert und in unseren Buchhaltungsbestand importiert. 

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Kann man so machen. Oder aber, wenn der Ordnungsbegriff 1:1 identisch ist, spielt man sich die Daten aus dem RZ einfach ein und ist damit fertig.  

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@mztfb schrieb:

Die Bearbeitung des JA erfolgte dann im Bestand auf unserer Kanzlei-Beraternummer.

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Warum? 

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@mztfb schrieb:

aber meines Wissens können wir auf diese Belegbilder über die Buchhaltung nicht zugreifen, wenn wir die Buchungsstapel wie bisher von Bestand der Unterberaternummer auf unseren Bestand importieren.

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Nicht, dass ich wüsste. Der Beleglink ist eine UUID und hängt nicht an Berater- und Mandantennummer fest. Sofern Du Zugriff auf die UUID hast (Rechteverwaltung online) kann der Berater 1:1 wie der Mandant mit den Daten arbeiten.  

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@mztfb  schrieb:

Der Beleglink wird zwar mit exportiert - aber meines Wissens können wir auf diese Belegbilder über die Buchhaltung nicht zugreifen, wenn wir die Buchungsstapel wie bisher von Bestand der Unterberaternummer auf unseren Bestand importieren.

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Doch das geht, solange die Rechte in UO dafür freigeschaltet sind (also für die Berater-/Mandantennummer, unter der die Belege gespeichert sind). Ihr könnt dann nur keine neuen Belege an Buchungen anhängen, da die Belege im Posteingang nur angezeigt werden, wenn diese mit der Berater-/Mandantennummer in Unternehmen online identisch sind.

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@metalposaunist  schrieb:

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@mztfb schrieb:

Zur Buchungsübernahme für die Jahresabschlusserstellung haben wir die Daten über die Bestandsdienste Rechnungswesen aus dem RZ geholt und dann einfach alle Buchungsstapel aus diesem Bestand exportiert und in unseren Buchhaltungsbestand importiert. 

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Kann man so machen. Oder aber, wenn der Ordnungsbegriff 1:1 identisch ist, spielt man sich die Daten aus dem RZ einfach ein und ist damit fertig.  

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@mztfb schrieb:

Die Bearbeitung des JA erfolgte dann im Bestand auf unserer Kanzlei-Beraternummer.

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Warum? 

Weil es damals mal so angefangen wurde und es seitdem keinen Grund gab die Vorgehensweise zu ändern 😄

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@mztfb schrieb:

aber meines Wissens können wir auf diese Belegbilder über die Buchhaltung nicht zugreifen, wenn wir die Buchungsstapel wie bisher von Bestand der Unterberaternummer auf unseren Bestand importieren.

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Nicht, dass ich wüsste. Der Beleglink ist eine UUID und hängt nicht an Berater- und Mandantennummer fest. Sofern Du Zugriff auf die UUID hast (Rechteverwaltung online) kann der Berater 1:1 wie der Mandant mit den Daten arbeiten.  

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Das mit dem Beleglink hat mir ein Datev-Mitarbeiter für exakt diesen Fall so erklärt.. aber die Qualität bei der Beantwortung von Serviceanfragen hat in den letzten Jahren so sehr abgenommen, dass die Chance auf eine richtige Antwort erfahrungsgemäß nur noch bei gefühlt 50% liegt..

Kann das vielleicht jemand (der es ausprobiert hat) definitiv bestätigen, dass das mit dem Beleglink funktioniert?

Das heißt zusammengefasst: Theoretisch sollte wie bisher ein Export und Import der Buchungsdaten mit Beleglink (bei entsprechender Rechteverwaltung) funktionieren - die Bearbeitung des JA auf dem Ordnungsbegriff der Unterberaternummer wäre aber einfacher, weil man die Daten nur Holen müsste und sich die Arbeitsschritte Im-/Export spart? Korrekt?

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@m_steinert  schrieb:

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@mztfb  schrieb:

Der Beleglink wird zwar mit exportiert - aber meines Wissens können wir auf diese Belegbilder über die Buchhaltung nicht zugreifen, wenn wir die Buchungsstapel wie bisher von Bestand der Unterberaternummer auf unseren Bestand importieren.

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Doch das geht, solange die Rechte in UO dafür freigeschaltet sind (also für die Berater-/Mandantennummer, unter der die Belege gespeichert sind). Ihr könnt dann nur keine neuen Belege an Buchungen anhängen, da die Belege im Posteingang nur angezeigt werden, wenn diese mit der Berater-/Mandantennummer in Unternehmen online identisch sind.

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Danke für die Rückmeldung! Macht ihr das bei euch in der Kanzlei so? Also habt ihr das mal ausprobiert und könnt bestätigen, dass das definitiv so funktioniert?

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@mztfb schrieb:

aber die Qualität bei der Beantwortung von Serviceanfragen hat in den letzten Jahren so sehr abgenommen, dass die Chance auf eine richtige Antwort erfahrungsgemäß nur noch bei gefühlt 50% liegt..

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Deshalb gibt es die DATEV Community oder andere Firmen, die sich auf DATEV spezialisiert haben und das passende (auch produktübergreifende) Wissen haben. 

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@mztfb schrieb:

Kann das vielleicht jemand (der es ausprobiert hat) definitiv bestätigen, dass das mit dem Beleglink funktioniert?

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Bestätige ich. Der Berater kann 1:1 auf die FiBu des Mandanten inkl. Belege schauen, wenn man's passend einrichtet.  

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@mztfb schrieb:

die Bearbeitung des JA auf dem Ordnungsbegriff der Unterberaternummer wäre aber einfacher, weil man die Daten nur Holen müsste und sich die Arbeitsschritte Im-/Export spart? Korrekt?

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Bitte in der Kanzlei dann mindestens bzgl. der Auswertungspakete schauen, die man dann auf die mandantengenutzte Beraternummer kopieren muss. Da kommt einmalig also etwas Arbeit auf die Kanzlei zu, weil einiges an der Beraternummer hart hängt.  

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Hat der Mandant denn Unternehmen Online als Zusatzprodukt? 

Wenn er die Belege in seiner lokalen Dokumentenablage mit den Buchungen verknüpft wird ggf. auch das pdf Symbol in Karewe mit eingespielt aber natürlich kein digitaler Beleg.

Ansonsten machen wir es so, dass in Kanzlei und beim Mandanten mit der Beraternummer des Mandanten gearbeitet wird und der Bestand in DUO auch auf der Beraternummer vom Mandanten läuft. (Mandantennummer muss natürlich auch identisch sein), dann sollte das mit Bestand übertragen aus dem RZ im Grunde kein Problem sein.

Gruss

Timo Högemann