Altes Aktenarchiv digitalisieren

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Guten Morgen in die Runde, wir möchten in unserer Kanzlei die alten Akten aus unserem Archiv digitalisieren. Hat jemand Erfahrung damit und womöglich auch mit Anbietern? Scanservices kann ich finden, jedoch keinen, der Erfahrung mit Steuerberatungskanzleien hat. Danke vorab für die Tips!

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Wenn es um externe Anbieter geht, kommen dann bestimmt Fragen zur Technik auf, kann ich mir vorstellen. Die Scans müssen ja nach Möglichkeit nur importiert werden, ohne viel manuelle Nacharbeit. Sonst kann man auch selber scannen bzw. sich einen Scanner der ScanFabrik oder scannerbox oder ... anschaffen, der auch gleich DUO kann. 

Kommt hier DATEV DMS mit Anwalt pro zum Einsatz? Oder doch noch DMS classic? Stehen die Server in der Kanzlei oder ist DATEVasp / PARTNERasp im Einsatz? Über wie viele Seiten reden wir ganz grob und schätzungsweise? 

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Die letzte Firma bei der ich war hat drei billige Laptops drei Scanner und drei Werksstudenten in den großen Semesterferien eingesetzt um 50 Meter laufende Akten zu digitalisieren. --> Die waren auch gleich angelernt worden nach wichtigen Originalen zu suchen. Kaufverträge, Testamente, Notariell beglaubigte Abschriften,..

Ich geh mal davon aus , dass bei Ihnen nicht ein ganz so derber Verhau vorliegt aber wenn Sie einen externen Partner nehmen kriegen Sie die Dokumente i.d.R. in der Reihenfolge in der diese im Ordner heften und ich weiß nicht wie gut verschlagwortet...

EDIT: LÖSCH/ENTSORGUNGSKONZEPT --> macht frei. wir haben jetzt auch ca. eine Tonne alte Akten entsorgt...

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DMS ist im Einsatz, da sollen die Dokumente abgelegt werden. Es ist das neue DMS aber ohne Anwalt, die Server stehen „im Keller“. Seiten weiß ich ehrlicherweise nicht, ich mache mich mal über die Anzahl der Ordner schlau, dann lässt sich das rechnen.

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@MildnerGudrun schrieb:

die Server stehen „im Keller“

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Nicht, dass man einen Anbieter findet, es dann aber möglicherweise am Speicherplatz mangelt. Deshalb hatte ich gefragt, dass man das mal ganz grob schon überschlägt, was da auf einen zukommt. Im DATEVasp / PARTNERasp ist das egal; da geht's final nur um die Kosten des Mehrverbrauchs. Und wenn man nicht ausreichend Speicherplatz hat, geht's mit der nächsten Entscheidung weiter, wie alt die Server sind, ob man noch Festplatten / HDDs nachbestellen kann, was die kosten und ob man den Speicherplatz einfach erweitern kann, oder ob das ein größeres Unterfangen wird oder - ob der Server nicht schon so alt ist, dass eine Investition sich weniger lohnt, weil man in absehbarer Zeit die Server austauschen will und man dann gleich den Mehrverbrauch mit einberechnet. 

Sonst sucht man sich "umsonst" einen Anbieter raus. Die Idee von @jjunker finde ich aber tatsächlich auch charmant. Wenn man schon dabei ist, kann man auch gleich ausmisten, was weg kann und was nicht 😇. 

Und so ein Löschkonzept ist eine feine Sache. Will man alles Digitale unendlich aufbewahren wächst und wächst und wächst der Speicherplatz für Daten, die kein Mensch mehr braucht 😬.