Ordnerstruktur in Dokumentenablage

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Als Steuerberater möchte ich die Möglichkeit haben innerhalb der Dokumentenstruktur tatsächlich auch Strukturen, also einzelne Ordner, anzulegen.

Unserer Erfahrung nach sorgt das nebeneinander von Dokumentenstruktur und Vorgangsmappe bei Mitarbeitern oft für Unsicherheit, da sich die Funktionen doch recht ähnlich sind. In früheren Versionen des DMS konnten Ordnerstrukturen angelegt werden, somit war eine Vorgangsmappe in den überwiegenden Fällen gar nicht nötig.

Ein weiteres Beispiel. Unsere Mitarbeiter erhalten für die Abschlussarbeiten nach wie vor viele Belege in Papier. Für den Jahresabschluss gibt es daher regelmäßig noch physische Ordner, die im Anschluss im DMS archiviert werden. Hier wäre eine Funktion sehr hilfreich die unterschiedlichen "Laschen" wie bspw. Arbeitspapiere, den eigentlichen Jahresabschluss, die Steuererklärungen etc. als Ordner in der Dokumentenstruktur anzulegen.

[#2]

Hallo,

m.E. ist das bereits möglich.

Ich habe bei der Umstellung auf DMS bei uns in der Kanzlei die Ordnerstruktur digital der vorher vorhandenen analogen Ordnerstruktur angepasst.

Es gibt die Ebene Ordner und die Möglichkeit Register anzulegen.

Leider keine weitere Vertiefung, aber in vielen Fällen schon ausreichend.

Die Übereinstimmung von analogen und digitalen Akten hat dabei auch die Umstellung erleichtert.

Die Einstellungen können im DMS unter Organisation->Administration->Ablagestruktur bearbeitet werden. (mglw. Adminrechte erforderlich)

Ich hoffe es hilft.

LG

[#3]

Für DATEV alles kein Problem, da die einfach keinen Workflow kennen.

DATEV verlangt diese Strukturen in dem META-Tag [Eigenschaften] nachzubilden. Wie das sinnvoll funktionieren soll, wird aber auch nicht gesagt. Zumal diese Art der Referenzierungen sehr fehleranfällig und arbeitsintensiv ist.

Mit ein bisschen Mühe würde man das Problem mit den Bäumen hinbekommen; alleine der Wille fehlt wieder einmal.

Gruß Achilleus

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Hallo Frau @CL,

gerade diese nichtvorhandene Baumtiefe macht es so problematisch.

Beispiel:

Mandant hat mehrere Grundstücke und ich möchte jetzt die Verwalterabrechnungen sinnvoll ablegen.

DATEV-Lösung:

Verwalterabrg. Max-Meier-Str. 10

Mietvertrag Max-Meier-Str. 10

[...] Max-Meier-Str. 10

Verwalterabrg. Alfred-Weber-Str. 20

Mietvertrag Alfred-Weber-Str. 20

[...] Alfred-Weber-Str. 20

Meine Lösung:

+--Max-Meier-Str. 10

                   Verwalterabrg. 2019

                   Mietvertrag

+--Alfred-Weber-Str. 20

                   Verwalterabrg. 2019

                   Mietvertrag

Welche Variante ist die ökonomischer und übersichtlicher?

Gruß Achilleus

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Danke für die Rückmeldungen.

@Gelöschter Nutzer : Genau. Diese Art von Struktur/Baumtiefe wünsche ich mir.

Diese Funktion war ja durchaus im "alten DMS Classic" mal gegeben. Im übrigen tatsächlich einer der Gründe warum eine Kanzlei für die ich früher tätig war, nach wie vor nicht auf die neuere DMS Version umgestiegen ist.

[#6]

Hallo steuerschmidt,

vielen Dank für diese Idee.

Die Ähnlichkeit von Strukturen (Dateien) und Vorgangsmappen (Links) in DMS classic hat dazu geführt, dass mit dem neuen DMS diese Unterscheidung aufgelöst wurde. Sie müssen bei einer Vorgangsmappe nicht mehr überlegen, ob Datei oder nur Verlinkung -> beides kann abgespeichert werden.

Sie haben hier auch die Möglichkeit beliebig Ordner-/Unterstrukturen anzulegen und Ihre Dateien/Verlinkungen einzuordnen. 

Die grundsätzliche Ablagestruktur für Dokumente selber ermöglicht Bereiche/Ordner und Register als Ebene.

Viele Grüße

Helmut Lerm

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Hallo Hr. @Helmut_Lerm,

aber ist die Vorgangsmappe für den Arbeitsalltag überhaupt tauglich?

So wie ich das Prinzip der Vorgangsmappe verstanden habe, handelt es sich hierbei um ein Containerformat, ähnlich wie eine ZIP- oder RAR-Datei.

Wird die Vorgangsmappe in der Dokumenten-Schnellinformation denn sofort geöffnet, sodass ich den kompletten Inhalt sofort sehen kann oder muss die Vorgangsmappe erst geöffnet werden um den kompletten Inhalt sehen zu können (=wie bei ZIP)?

Ich vermute letzteres und damit ist dann die Vorgangsmappe für die allgemeine Ablage untauglich, da ich sofort die Dokumente sehen und auch suchen will.

Alleine der Name spricht schon gegen eine gewünschte Lösung, da eine Mappe zu einem Vorgang erstellt wird, ähnlich einem Schnellhefter. Diese muss ich aber auch immer erst öffnen und ist etwas ganz anderes als ein Unterregister, wo ich einfach drin Blättern kann.

Es wäre schön, wenn Sie die Wirkungsweise der Vorgangsmappe näher erläutern würden.

Gruß Achilleus

[#8]

Nachtrag:

Ich verstehe einfach nicht, warum die Verzeichnisstruktur in der Dokumentablage nicht als XML-Verzeichnisdatei abgespeichert wird und beim Mandantenaufruf verwendet wird. Hier wären die Strukturen zu 100% mandantenspezifisch.

Bei der Ersteinrichtung bekommt jeder Mandant automatisch im Hintergrund die Standardverzeichnisstruktur, die dann vom Anwender individuell angepasst wird.

Einfacher und flexibler geht es doch gar nicht und ist universell einsetzbar.

Die Datei kann dann wie folgt dem Zweig zugeordnet:

Jeder Zweig erhält eine eindeutige VerzID und wird in den Meta-Daten zu der Datei abgelegt. Die VerzID wird somit dann sofort als Filterkriterium verwendet (natürlich könnte man auch den vollstängigen Zweig als Text nehmen, dann wäre eine VerzID obsolet. Aber vielleicht kann man diese ja auch noch für andere Sachen gebrauchen. 😉).

Im Bereich Dokumentablage kann dann die Verzeichnisauswahl analog zum Windows Explorer erfolgen.

Gespeichert wird dann lediglich die VerzID.

Stichwort "FolderBrowserDialog": 

Oder aber die Datei wird gleich per Drag&Drop auf das Verzeichnis geschoben. Was für die tägliche Arbeit wohl Standard wäre.

In den Dokumenteneigenschaften könnte man den Ablagezweig dann ebenfalls als Treezweig anzeigen:

10018\Steuern\ESt.\Grundstücke\Maklerstr. 10

Das wäre eine Lösung die mit einfachen mitteln realisierbar ist und absolut universell ist. Eine endgültige Lösung für die Zukunft.

Gruß Achilleus

[#9]

Hallo Achilleus,

unserer Erfahrung nach wird (insb. mit dem "neuen" DMS) viel mit der Vorgangsmappe gearbeitet. 

Ein paar Infos zur Vorgangsmappe:

• Die Vorgangsmappe wird als einzelnes Dokument in der Dokumentliste dargestellt (mit einem eigenen Symbol).
• Innerhalb der Vorgangsmappe kann eine beliebig tiefe Ordnerstruktur angelegt sein, welche individuell für dieses eine Dokument angelegt wird. 
• Innerhalb der Vorgangsmappe können Dateien direkt oder Verlinkungen zu DMS Dokumenten liegen, welche zusätzlich nochmal einzeln abgelegt sind.
• Sollen Dokumente auch einzeln auffindbar sein und in der Dokumentliste erscheinen, können diese direkt abgelegt und direkt in eine bestehende Vorgangsmappe verlinkt werden. 
• Die Vorgangsmappe öffnet nach dem Doppelklick zunächst mal kein Dokument direkt, sondern nur die Strukturübersicht (mit Viewer, Indexinformationen von Links, usw.)
• Nachdem manche Vorgangsmappen aus 100en von Dokumenten bestehen, ist es hier nicht gewünscht, dass alle sofort beim Doppelklick auf die Vorgangsmappe aufgehen.

Ich hoffe, diese Hinweise haben beim Verständnis der Funktion geholfen.

Viele Grüße

Helmut Lerm

[#10]

Also habe ich recht, dass die Zielrichtung der Vorgangsmappe nämlich eine ganz andere und diese wieder nur missbraucht wird, um einen Fehler der DATEV-Organisation zu kaschieren, denn

a) ich muss die Vorgangsmappe extra öffnen,

b) ich kann nicht sofort sehen was in der Vorgangsmappe ist und

c) ich kann nicht außerhalb der Vorgangsmappe nach Dokumenten in der Vorgangsmappe suchen.

Also ist das schon wieder alles völlig er Murks und keine Hilfe.

Gruß Achilleus

[#11]

Ich weiß nicht, woher die Erkenntnis kommt, dass die Vorgangsmappe viel benutzt wird, aber ich kann nur sagen, dass sie bei uns schlicht gehasst wird. Was spricht dagegen, wie auch bei jedem anderen DMS, mit dem ich bislang gearbeitet habe, die Struktur der Ordner, Register, Unterregister etc. individuell auf die Bedürfnisse des Mandats und damit auch des Nutzers anpassen zu können? Das ist mir ein Rätsel...