PDF-Dateien heften und trennen

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Als Steuerberater möchte ich PDF-Dateien heften und trennen können.

Worum ging es mir: Heften und Trennen auf allen Stufen der Bearbeitung:

• Dem Mandanten bei Upload helfen dass er dort evtl. 10 Rechnungen, die sein Scanner in eine Datei gescannt hat, zu entheften. Dem Mandanten helfen, wenn sein Scanner nur Einzelseiten scannt, hier zu heften.
• Dem Mandanten in U-Online helfen, wenn er aus verstehen leider eine Datei mit 10 Rechnungen hochgeladen hat, dass er es dort enthelften kann
• Uns helfen, dass wir in Rewe beim buchen heften und entheften können

Hinweis DATEV: Ergänzung der Beschreibung

Update DATEV vom 13.09.2022

Hallo Community, 

in DATEV Upload online können nun neben TIFF-Dateien auch mehrseitige PDF-Dateien getrennt werden. 

Feedback DATEV vom 24.03.2022

Hallo Community,

hier zwei Updates zu Ihren Ideen bzgl. Heften und Trennen in DATEV Unternehmen online.

Aktuell haben wir zwei Arbeitsstränge, die sich damit auseinandersetzen:

Zum einen wird es wieder möglich sein, TIFF-Dateien im DATEV Upload online trennen zu können.

Der Prozess gestaltet sich wie früher – nur ohne Captiva Cloud Runtime:

Beim Uploadprozess können Sie Rechnungen, die der Scanner in eine Datei gescannt hat (sog. Multi-TIFF Dateien), wieder entheften. Auch ein Heften ist wieder möglich. Die Funktion soll noch im 2. Quartal 2022 für Sie zur Verfügung stehen.

Zum anderen arbeiten wir an einer Heften- und Trennfunktion in der Belegfreigabe online.

Umfragen unter unseren Piloten haben ergeben, dass diese Funktion während der Pilotierung vermisst wurde, weswegen wir an der Stelle nun weiter ansetzen möchten. Die neue Heften- und Trennfunktion soll aber nicht 1:1 aus Belege online nachgebaut, sondern noch einmal grundlegend überdacht werden. Dazu möchten wir gerne mit Ihnen ins Gespräch gehen und im Rahmen eines Kundeneinbezugs aktiv Ihre Wünsche und Ideen einholen.  Bei Interesse, melden Sie sich bitte per Servicekontakt im DATEV Hilfe-Center an uns.

Viele Grüße

Rainer Reiter

Product Owner DATEV Unternehmen online

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@Frank_Kirschner : Pilot Meldung. 👍

Eine inhaltliche Frage: Die Veränderungen werden dokumentiert? Wie @martinkolberg schon sagt eine Telekomrechnung sollte besser unverändert bleiben. Außer drehen (und gedreht bleiben :-)) würde ich jede Form der Bearbeitung dokumentieren. --> Unverfälschbarkeit des Beleges.

--> ACHTUNG soweit dies möglich ist sollten die PROZESSBESCHREIBUNGEN um den Punkt der möglichen Bearbeitung ergänzt werden. nochmal @Frank_Kirschner : Da könnte DATEV eigentlich einen Standardtext für eine Prozessbeschreibung rausbringen. --> Anlage XY "Möglichkeiten der PDF Bearbeitung in Upload online"

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Hallo Community, 

bald startet die Pilotierung in DATEV Upload online. Mit der neuen Version wird die Anzeige und das Heften bzw. Entheften von PDF-Dateien möglich sein. Außerdem wird die Zusatzkomponente Captiva Cloud Runtime für die Anzeige und Heften/Entheften von Dateien nicht mehr benötigt. 

Informationen zur Teilnahme finden Sie hier: Pilotierungsphase DATEV Upload online 

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Habe dort gelesen das dass Drehen der Belege nicht mehr möglich ist. Wie wird denn sichergestellt das die Belege (richtig) hochkant sind? 

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@jjunker  schrieb:

Eine inhaltliche Frage: Die Veränderungen werden dokumentiert?

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Hallo Herr Kirschner,

können Sie zu der Frage von Herrn Junker noch etwas sagen?

Schöne Pfingsten

Karl Schmidt

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Hallo Herr Schmidt

Ob Datev dran denkt weiß ich natürlich nicht. Aber Drehen, Stauchen, Verformen oder was auch immer von einem Dokument, sind letztlich keine Operationen, die das Dokument verändern. D.h., die "Ansichtsoperationen" sollten ganz einfach in den Metadaten zu dem Dokument enthalten sein - halt um die bessere Ansicht damit aus der Originaldatei abzuleiten.

ICh weiß nicht ob dem so ist, sollte aber bereits in der Entwicklung berücksichtigt worden sein.

QJ

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Hallo Community,

gerne gehe ich auf die Fragen ein.

Zur Dokumentation: 

Die Bearbeitungsschritte am Beleg werden, wie es auch aktuell der Fall ist, ab dem Zeitpunkt nach dem Upload dokumentiert.

Der Upload an sich wird jedoch wie gewohnt im Belegprotokoll in Belege online dokumentiert. 

Zum Thema Drehen:

Da es technisch leider nicht mehr möglich ist Dateien in DATEV Upload online physisch zu drehen, muss vor dem Upload sichergestellt sein, dass diese „richtig gedreht“ sind. Jedoch können wir Ihnen mitteilen, dass DATEV daran arbeitet manuelle Tätigkeiten im Bereich der Belegdigitalisierung durch Automatisierungsfeatures zu unterstützen/ersetzen 😊

VG aus Nürnberg

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Hallo Community,

die Pilotphase ist im Gange und wir sind noch auf der Suche nach weiteren Piloten. 

Alle Informationen zur Teilnahme finden Sie hier: Pilotierungsphase DATEV Upload online 

Wir freuen uns über jeden Teilnehmer 😊

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Vielleicht kann auch darüber nachgedacht werden, ob nicht dem Buchhalter ein Rechte- Maus- Befehl gegeben werden kann, um einen Beleg zu "bearbeiten".
- "Schrumpfen", also aus der mega- Handy- Foto- JPG- Datei eine normale TIF erstellen
- Meta- Daten bearbeiten, also beim vorab- Sichten gleich nicht erkannte Beträge usw. vor- erfassen und speichern.
ReWe sollte dann den neuen Beleg ersetzend ins RZ nach UO speichern.

der Mitarbeiter in der Kanzlei wird schon wissen, was er tut, denn nicht jeder Beleg hat die Aufgabe des ersetzenden Scannens, so daß ein nachträgliches Bearbeiten des Belegbildes oftmals OK und erwünscht ist!

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@Frank_Kirschner: Wie lange geht denn so eine Phase für solch simple Funktionen 🤔? Ich hab's getestet: geht 👍! Kann von mir aus ausgerollt werden. 

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@metalposaunist  danke für das Feedback. Je nach Verlauf der Pilotphase kann entschieden werden wann freigegeben wird. Nach aktuellem Stand sieht es sehr gut aus, jedoch wünschen wir uns noch weitere Piloten um die Qualität der neuen Version noch besser beurteilen zu können. 

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@Frank_Kirschner Ich für meinen Teil: vollstes Vertrauen in Daniels Fähigkeiten beim Testen. --> Go Live. 😎

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Hallo Community, 

ich habe erfreuliche Nachrichten für Sie: 

Die Anzeige und das Heften/Entheften von PDF-Dateien im Upload online ist mit der heute erfolgten Übergabe möglich. Die Zusatzkomponente Captiva Cloud Runtime ist dafür nicht mehr notwendig.

Viel Spaß und beste Grüße

Nina Naßler

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Mit Trennen und Heften hat Herr @blum sicherlich etwas anderes gemeint. Haben Sie vor Umsetzung mal Herrn Blum gefragt, was er genau damit meint?

Es ging hier sicherlich um das Trennen und Zusammensetzen von PDFs analog zum Dokumentenkorb. Aus meiner Sicht können Sie den Status wieder auf offen zurücksetzen.

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@seprof schrieb:

Aus meiner Sicht können Sie den Status wieder auf offen zurücksetzen.

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Jupp! Dafür! Weil Trennen kann DATEV ja immer noch nicht. Also erst 50% der Idea umgesetzt. Ich wollte gestern schon den Gedanken schreiben aber leider erwartbar, dass DATEV hier umgesetzt dran schreibt.

So wie bei der Kopierfunktion RVo Idea. Geht für Medien. Idea umgesetzt. Äh und Gruppen? Achso Gruppen. Ja, das kommt später. Idea also auch nur zu 50% umgesetzt. 

DATEV Feeling und Verständnis? Hm. 👎

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Hach, DATEV at its best!

Kollege @blum sagt er würde gerne in DATEV Unternehmen online (wir sind ja auch in den Ideas für DUO) alle Belege  entheften können. (Wieso er sich das heften wünscht, verstehe ich nicht, da dies in DUO schon geht). 

Die DATEV macht darauf das Heften und Entheften in DATEV Upload online ... 

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*Ironie* Zumal man ja auch neben den Mandanten sitzt wenn diese was hochladen um ihnen Allzeit über die Schulter schauen zu können landet ja nie ein PDF mit mehreren enthaltenen Belegen in DUO. *Ironie off*

Aber Hey wenn man ein x-seitiges PDF (x Belege) hochgeladen in DUO trennen will geht das ja nun:

1) Download als Kopie,

2) Original in DUO löschen,

3) Kopie in DATEV Upload online stecken dort trennen

4) hochladen

5) dann x einzelne Belege buchen.

Bisher war das nur umständlich möglich:

1) Download als Kopie

2) Original in DUO löschen

3) Drucken der Belege als einzelne PDFs

4) einzelne PDFs hochladen

5) dann x einzelne Belege buchen.

Der neue Prozess ist effizienter als der alte Prozess. Das Trennen in upload online ist weniger Zeit aufwändig als das Drucken der einzelnen PDFs. Und bietet die Möglichkeit einer Fehlerkorrektur vor dem Upload. Und macht daher wieder den Download des zu trennenden Originals erforderlich.

Ganz klar eine Verbesserung.

Gewünscht war nehme ich an eine Fehlerkorrekturmöglichkeit nach dem Upload in DUO. Also die Schritte 1), 2) und 4) entfallen zu lassen und 3) möglichst effizient zu gestalten.

5) ist ja wieder das normale Buchen eines Belegs.

🤔

Falls nur zwei Belege in dem PDF sind gibt es noch den Quick and dirty Weg eine Aufteilungsbuchung daraus zu machen. Dann hängen eben zwei Belge als eine Datei an zwei Buchungen. Solange inhaltlich verwandt (Tankbelege, Taxibelege,...) zwar unschön aber akzeptabel.

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@jjunkerSie haben den Ironie-tag vergessen

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made my day @jjunker 😂. Zumal man auch drauf achten muss, dass die Belege beim Herunterladen > trennen > Hochladen eine neue Beleg-ID bekommen und Kanzlei REWE im schlimmsten Fall dann sagt: Beleg ist weg. Den Fall haben wir jetzt bisher 1x in leicht abgewandelter Form aber schick ist anders.   

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Wir sind mittlerweile dazu übergegangen Belege die in einem PDF hängen via Aufteilungsbuchung "zu trennen" und im Buchungstext ggf. die Seiten anzugeben: "Aral, Rosenheimerstraße, Super, Seite 3" Wenn wieder mal alle Tankbelege in ein PDF gesteckt wurden. Das Trennen ist schlicht hin eine Zumutung.

Ja man predigt immer "Eine Datei, ein Beleg" aber auch ein Pastor erreicht nicht alle die im Kirchenschiff sitzen... 

Fehler tolerante flexible Workflows, dass wäre das was man sich wünscht. 

1) Trennen von Belegdateien in DUO

2) Trennen von Belegdateien aus KaReWe raus.

Mausklick "Sie haben eine Aufteilungsbuchung zu dieser mehrseitigen Datei begonnen wollen Sie eine Belegtrennung vornehmen?"

[ Alt+T ]Ja --> Betrag erfassen, buchen, Seiten 1-3 angeben, neue Datei erzeugen --> nächste Aufteilungsbuchung

[ Alt+N ]Nein--> Aufteilungsbuchung ohne Trennung des Belegs

Dann braucht die Sachbearbeiterin nicht mal das Programm verlassen und kann durcharbeiten. 

Aber das werden wir wohl nie kriegen, und wenn dann nur ohne separate Shortcuts um einen zusätzlichen Klick bei jeder Aufteilungsbuchung zu provozieren🤗. 

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Hallo @seprof,

ich kann mich nicht daran erinnern, dass jemals aus dem Bereich U-Online eine qualifizierte Nachfrage kam, wie ich die eine oder andere Idee gemeint hätte. Im Gegenteil, in der Regel wurde meine Meinung einfach ignoriert: Ideas: Rechnungsfreigabeprozess

Hier die konkrete Idee erinnert mich so an das Kinderspiel "Stille Post". Hier aber "Stille Post Version DATEV extrem". Die Wege sind hier bei der DATEV einfach zu weit! Oder auch wie hier in der Metapher vom Klavierbauer geschildert zu wenig auf guter Erfahrung aufbauend.

Seit Jahren kämpfe ich wie ein Löwe für einen besseren Umgang in den DATEV Programmen mit den PDF (Die Geschäftsleitung damals: Da sind Sie der Einzige, der so etwas wünscht. Nur TIF ist das wahre Format für eine DMS).

Mir geht  es um das Heften und Trennen in allen Programmen der DATEV wie z. B.:

• Dokumentenkorb: kann es in der Zwischenzeit (erster Teil in 2018) ganz gut
• Meine Steuern: kann es in der Zwischenzeit auch ganz gut (Oktober 2020); warum das hier nicht übernommen wurde, ist mir unverständlich (aber wahrscheinlich kennen beide Abteilungen die Vorgehensweise der anderen Abteilung nicht).

• Der Mandantendialog (Pilot-Programm) kann es (hoffentlich) noch nicht

• U-Online kann nun beim Upload zwei Dateien heften, aber eine mehrseitige PDF-Datei nicht trennen (nur zwei vorher geheftete können nun getrennt werden)

Worum ging es mir: Heften und Trennen auf allen Stufen der Bearbeitung:

• Dem Mandanten bei Upload helfen dass er dort evtl. 10 Rechnungen, die sein Scanner in eine Datei gescannt hat, zu entheften. Dem Mandanten helfen, wenn sein Scanner nur Einzelseiten scannt, hier zu heften.
• Dem Mandanten in U-Online helfen, wenn er aus verstehen leider eine Datei mit 10 Rechnungen hochgeladen hat, dass er es dort enthelften kann
• Uns helfen, dass wir in Rewe beim buchen heften und entheften können

Unverständlich ist mir, warum Meine Steuern und U-Online (und der Mandantendialog in der Pilot-Version) hier nicht zusammenarbeiten (ein Roter Faden; verbindende Elemente). Warum entwickelt jeder für sich (DATEV Silos oder indische DATEV Kasten)? Der Mandantendialog wird wahrscheinlich die Dritte Version zum heften und trennen entwickeln! Wo ist das zentrale Anforderungsmanagement bzw. Geschäftsleitung die hier einen Überblick (Kenntnisse und Fähigkeiten von möglichst vielen DATEV Programmen und unseren Kanzleien) hat und sinnvolle Vorgaben macht?

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich (ist somit deutlich mehr als das stille zentrale Anforderungsmanagement der DATEV) auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen. Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Gruß

Ralf Blum