Kanzlei Ausgangsrechnungen an mehrere Mailempfänger?

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Hallo Community,

Aktuell kann man nur eine Mailadresse als Rechnungsempfänger in den Stammdaten eines Mandanten hinterlegen.

Das ist ziemlicher Mist.

Wir haben jetzt schon drei Mandate bei denen wir mehrere Empfänger hinterlegen müssten. Zwei Eigentümergemeinschaften bei denen jeder jeweils die Hälfte zahlt und eine GmbH bei der die Buchhaltung und der Geschäftsführer die Rechnung kriegen soll. 

Ja man kann manuell weitere Empfänger hinzufügen. Wie jeder manuelle Prozess ist das aber auch für Fehler anfällig.

 Ich kann ja schlecht die Mandanten bitten die Rechnung intern weiterzuleiten.

Bei einer Papier gebundenen Rechnung macht es Sinn nur einen Rechnungsempfänger zuzulassen. Digital erschließt sich mir das nicht.

Gibt es dafür logische und oder rechtliche Gründe? Wenn nicht ist das einfach nur gewachsen und nie hinterfragt worden.

Bei explizitem Wunsch aller Empfänger sehe ich zumindest keinen rechtlichen Grund.

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@jjunker  schrieb:

Ich kann ja schlecht die Mandanten bitten die Rechnung intern weiterzuleiten.

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Ehrlich gesagt, warum nicht? Kenne kein System, dass so etwas zulässt, weil dann die Gefahr läuft, wer nun was zahlen soll. Und wenn man schon eine E-Mail an 2 Empfänger schickt, weiß man ja was passiert: genau, nichts. Der andere macht's schon 😄. 

Das ist doch dann das Problem des Mandanten? Soll der doch eine eigene Adresse für den Rechnungsempfang einrichten und dann intern via Regel weiterleiten? Kann man ja alles einstellen, wenn Empfänger/Absender XY dann mach eine BCC auch an XZ daraus. 

Also irgendwann ist dann auch mal gut, was DATEV alles möglich machen soll. Mandant ist König, keine Frage aber wenn was nicht auf dem Mist des Steuerberaters gewachsen ist, muss der nicht noch eine Lösung für die Probleme der Mandanten finden. 

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@jjunker  schrieb:

Bei einer Papier gebundenen Rechnung macht es Sinn nur einen Rechnungsempfänger zuzulassen. Digital erschließt sich mir das nicht.

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Dann schicken Sie mal eine E-Mail an 5 Empfänger im "an" und schreiben aber nicht dazu, wer davon was machen soll. Bin auf das Ergebnis sehr gespannt 😂. Ist so ein bisschen wie in WhatsApp Gruppenchats. Fragt man eine Sache: niemand antwortet aber alle lesen es. 

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https://www.haufe.de/finance/buchfuehrung-kontierung/elektronische-rechnungen-wichtige-informationen/elektronische-rechnungen-steuerliche-problemfelder_186_271616.html

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... wenigstens haben Sie noch die freie Wahl, wem Sie die Rechnung zustellen.

Bei GrSt oder anderen Gebühren- und Abgaben-Rechnungen picken sich die Ämter gern einen Namen heraus, der vielleicht am schönsten aussieht 😀.

... immer wieder Stoff für Diskussionen in Personengesellschaften, bei denen sich der betreffende Gesellschafter eigentlich aus den Verwaltungsarbeiten heraushalten will 😀

Übrigens, 

Rechnungen an GbRs/Bruchteilsgemeinschaften lassen sich auch prozentual aufteilen (z.B. 70% / 30% oder 60% / 20% / 20%).

Unser Haus- und Hof-Notar macht das auch so und erstellt 2 oder mehr Rechnungen an die jeweiligen Rechnungsempfänger 😉

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Wie immer - im Prinip ja, aber...

§ 6 StBVV muss auch irgendwie abzubilden sein. Bei DATEV ist Excel mein Freund.

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Hallo,

ich würde mich freuen, wenn Datev das Thema "mehrere Rechnungsempfänger" mal genauer prüfen würde, da ich auch einige Mandanten habe, die mit mehreren Personen / E-Mail-Accounts über den Inhalt der Rechnungen bescheid wissen möchten (z.B. bei gemeinnützigen Vereinen, Erbengemeinschaften etc.). 

Gleiches gilt auch für das Zulassen von mehreren "Standart-E-Mail-Adressen" (eben für die gleichen Mandanten).

Über ein Feedback der Datev wäre ich dankbar. 

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@marlenewetzel  schrieb:

Hallo,

ich würde mich freuen, wenn Datev das Thema "mehrere Rechnungsempfänger" mal genauer prüfen würde, da ich auch einige Mandanten habe, die mit mehreren Personen / E-Mail-Accounts über den Inhalt der Rechnungen bescheid wissen möchten (z.B. bei gemeinnützigen Vereinen, Erbengemeinschaften etc.). 

Gleiches gilt auch für das Zulassen von mehreren "Standart-E-Mail-Adressen" (eben für die gleichen Mandanten).

Über ein Feedback der Datev wäre ich dankbar. 

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@marlenewetzel,

über ein Feedback der DATEV freue ich mich nicht, es wird vermutlich wieder nur ein 'wir haben zur Kenntnis genommen', 'leider haben wir keine Kapazitäten' oder 'Sie gehören zu den Wenigen...' oder ähnliche Floskeln lauten. Ddie Programme zur Eigenorganisation sind nun mehr als 25 Jahre alt und waren zu Zeiten der Einführung schon recht fehlerhaft und nicht zu Ende entwickelt. Im Laufe der Jahre wurden Neuerungen mehr schlecht als recht angeflickt, eine saubere Implementierung fand nicht statt. DATEV möchte mit allen Programmen zurück ins Rechenzentrum, im Bereich der Programme vor Ort wird nicht investiert.

Einen Ausblick in die Zukunft verkneife ich mir.

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Hallo marlenewetzel,

in den Eigenorganisationsprodukten kann sowohl für den Postversand, als auch für den E-Mail Versand, nur eine Rechnungsempfängeradresse herangezogen werden, auch wenn zusätzliche E-Mailadressen in den Stammdaten beim Rechnungsempfänger hinterlegt sind.

Einen pragmatischen „Workaround“ möchte ich Ihnen dennoch nicht vorenthalten. Es ist durchaus möglich in das Stammdatenfeld der E-Mailadresse für den Rechnungsempfänger mehrere Adressen zu hinterlegen. Getrennt durch ein Semikolon werden die unterschiedlichen Adressen erkannt. Hierbei sind zwei Beschränkungen zu beachten:

1. Das Stammdatenfeld ist auf maximal 60 Zeichen begrenzt.
2. Der Workaround funktioniert ausschließlich für den Versand von Digitalen Rechnungen und ZUGFeRD 1.0 Rechnungen, nicht jedoch für die Rechnungstypen ZUGFeRD 2.0 und X-Rechnung.

Wie bereits schon des Öfteren in der Community kommuniziert, sind für die heutigen Eigenorganisationslösungen keine funktionalen Erweiterungen in dieser Art mehr geplant. Natürlich gewährleisten wir weiterhin die technische Lauffähigkeit und sorgen für gesetzliche Aktualität.

Der Fokus der Entwicklung liegt auf der Neuentwicklung eines Kanzleimanagements.

Für dieses zukünftige Kanzleimanagement werden wir derartige Anforderungen erneut prüfen. Eine entsprechende Dokumentation existiert bereits in unserem System.

Viele Grüße aus Nürnberg!

Sven Müller

DATEV eG

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Auch in unserer Kanzlei möchten einige Mandanten, dass die digitale Rechnung an eine weitere Mailadresse gesendet wird.

Wann wird das bei ZUGFeRD 2.0-Rechnungen möglich sein? Hat schon jemand eine Info von DATEV hierzu?

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Ich hoffe nicht. Die Papierrechnung wurde auch nicht mehrfach an verschiedene Postadressen versendet. Der Rechnungsprozess liegt ganz klar beim Mandanten und nicht in der Kanzlei.

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Ich glaube nicht, dass das passieren wird. Welches Exemplar ist dann das Original, auf dem alle buchungsrelevanten Dinge vermerkt werden müssen?

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Auch wir haben die Vorgabe Rechnungen an die automatische Rechnungsmailadresse des Mandanten und cc an den Mutterkonzern zu senden.

Der Konzernsitz ist in den USA, Spanien und Portugal sind die europäischen Niederlassungen.

Den Chefs in den USA ist das deutsche Steuerrecht vollkommen egal.
Wir haben die Vorgabe die Rechnung an 3 cc zu senden. Das machen wir auch schon seit Jahren so.

Da es nur ein Mailpostfach mit der automatischen Verarbeitung, Freigabe, Verbuchung, Bezahlung gibt, sehe ich auch kein Problem diese eine Rechnung an 3 weitere Personen zu versenden. Das wurde auch noch nie bei einer BP beanstandet und es steht so auch in der Verfahrensdokumentation.

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Hab noch mal nachgelesen. Laut BMF wäre es zulässig: