Hi,
ich hab den Thread erst jetzt gelesen, ggf. interessiert die Antwort dennoch...
@Gelöschter Nutzer schrieb: ich wollte einmal eine Frage an die Community stellen, wie ihr sicherstellt, dass alle digitalisierten Unterlagen auch immer auffindbar bleiben.
Schwierig. Da kommt es immer auf das Gesamtkonzept an. Bei meinem vorherigen AG (Kanzlei) haben wir uns letztendlich bewusst gegen DATEV DMS classic (war damals der aktuelle Stand) entschieden. Der Drittanbieter konnte hier flexibler auf unsere Anforderungen eingehen.
Anforderungen waren z.B. eine durchgängige Nutzung von QR-/Barcodes für Schriftguterstellung als auch eingehenden Schriftverkehr. Da hat seinerzeit DATEV direkt "einen Haken" dran gehabt. Geht nicht. Geht auch heute nicht.
Schriftguterstellung:
Wir haben vor Einführung des DMS eine Eigenentwicklung für die Schriftguterstellung gehabt. Diese wurde erweitert, sodass ein Zugriff auf die DATEV-Stammdaten möglich war, eine fortlaufende Dokumentennummer vergeben (diese wurde als Text und als QR-Code in dem neuen Dokument eingebettet) und alle Informationen mit einer XML-Datei und Office-Datei an das DMS übergeben wurde.
Das galt auch für Formulare wie VDB-Vollmacht. Wenn der unterschriebene Rückläufer im Posteingang gescannt wurde, wurde vom DMS anhand des QR-Codes eine direkte Zuordnung und Versionierung durchgeführt.
Bei dem Postausgang sah der Prozess vor, dass der komplette Schriftsatz inkl. Anlagen final gescannt wurde, mit dem QR-Code lag dieser dann als eigene Version direkt an dem Dokument. Somit war auch sichergestellt, dass der Schriftsatz im System war, der das Haus verlassen hatte.
Eingehende Dokumente:
Jedes Dokument wurde mit einem Barcodeaufkleber ausgestattet und direkt gescannt. Über den Barcode war dann auch eine durchgehende Versionierung von Folgescans innerhalb des DMS möglich. Wenn also auf dem Schriftstück eine handschriftliche Ergänzung erfolgte, konnte mit einem Scan diese auch dem Ursprungsdokument direkt zugeordnet werden (automatisch von dem System).
Vom System erkannte QR-/Barcode haben zudem als Dokumententrenner fungiert. Erste Seite mit QR-Code, auf den folgenden 5-Seiten kein QR-/Barcode = 6-Seiten Dokument. Seite 7 mit einem Barcode = neues Dokument.
Somit konnten auch 40 Seiten als Stapel auf den Scanner durchgezogen werden. Die Trennung übernahm das System automatisch anhand der QR-/Barcodes.
Zwischen Dokumenten konnten zudem logische Verknüpfungen auch über Mandanten hinweg gesetzt werden. So waren Vorgänge in Mandantengruppen darstell- und auffindbar.
Mit "Fummelei" waren auch in Excel Verknüpfungen zu anderen Excel-Dateien (innerhalb von Formeln) möglich. Soweit ich es in Erinnerung hatte, wurde das aber tatsächlich nur selten und nur von Powerusern genutzt.
Sonstige Dokumente:
Wenn Dokumente per Drag&Drop abgelegt wurden, haben diese eine eigene DokNummer bekommen. Leider waren bei diesen nicht die QR-Codes nachträglich einbettbar. Irgendwas ist ja immer...
Klar war, dass es bei der Ablage dann auch auf den einzelnen Mitarbeiter ankam. Aber wenn ein Papier mit einem QR-/Barcode auf dem Schreibtisch lag, konnte mit dem Klartext auch das Dokument im System gefunden werden (auf dem Barcode-Aufkleber war noch zusätzlich im Klartext die Dokumentennummer).
Die Dokumentennummern hatten einen Präfix. Somit war anhand der Dokumentennummer schon erkennbar, ob Posteingang, Schriftguterstellung oder sonstiges Dokument (Ablage von E-Mail o.ä.).
Das Alles wie gesagt, nicht mit DATEV...
Beste Grüße
Christian Ockenfels
Edith: DATEV hat anscheinend diese Funktion auf dem Plan... DATEV-Ideas QR-Code
