DVDs aus Betriebsprüfungen etc. an DATEV zurücksenden?

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Hallo zusammen,

mein Chef bat mich herauszufinden, ob bzw. wie man die alten DVDs für Betriebsprüfungen etc. an die DATEV zurücksenden kann. Er hat im Kopf, dass das geht.

Ich konnte weder in den Hilfedatenbankdokumenten noch hier in der Community was finden. Nur, dass es ein offizielles Rücknahmesystem für nicht mehr eingesetzte SmartCards bei der DATEV nicht gibt. Für DVDs vermutlich dann auch nicht

Wisst ihr diesbezüglich etwas? Wenn das nicht geht: Was macht ihr mit den alten DVDs. Einfach zum Wertstoffhof bringen wird aus Datenschutzgründen ja sicher keine Option sein. 

Merci und liebe Grüße

Verena

[#2 · Accepted solution]

Es gab mal eine "Warenannahme" in Nürnberg für Alt-DVD's. Ob die noch funktioniert, kann ich nicht sagen.

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Einfach zum Wertstoffhof bringen wird aus Datenschutzgründen ja sicher keine Option sein. 

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Wenn es die Archiv-DVD aus dem RZ ist, ist das meines Erachtens kein Problem, solang das Zugriffspasswort nicht auf die DVD geschrieben oder mit einem Zettel angehängt wird. 

Die Daten sind mit dem Kennwort verschlüsselt (bitte jetzt keine Diskussion bzgl. Kennwortkomplexität/-länge).

Ansonsten die DVD auch gern erst durch den Shredder schicken und die Krümel zum Wertstoffhof. Bitte vorher prüfen ob der Shredder ein extra Schneidwerk für Ausweise, Karten, DVD, CD hat. 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

[#3 · Accepted solution]

Hallo Verena,

ein solchen Rücknahmesystem wäre mir neu. CDs die wir aus Prüfungen zurück erhalten landen DSGVO-konform im Schredder. Die meisten Geräte im Büroformat, im mittleren bis hohem Preissegment, dürfen mit CDs und Disketten gefüttert werden. Einfach mal die Bedienungsanleitung Googlen. 🙂

Wenn die Papiervernichtung ausgelagert ist, einfach mal bei dem Entsorgungsunternehmen anfragen. Die haben sicher die Möglichkeit gesammelte CDs bei der nächsten Papierabholung persönlich entgegen zu nehmen und ein Zertifikat über die ordnungsgemäße Vernichtung dieser auszustellen.

LG TA

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@T_Ahmad  schrieb:

Wenn die Papiervernichtung ausgelagert ist, einfach mal bei dem Entsorgungsunternehmen anfragen. Die haben sicher die Möglichkeit gesammelte CDs bei der nächsten Papierabholung persönlich entgegen zu nehmen und ein Zertifikat über die ordnungsgemäße Vernichtung dieser auszustellen.

Hallo @T_Ahmad ,

vielen Dank für die Nachricht. Das mit dem Entsorgungsunternehmen ist eine großartige Idee. Die Anfrage werde ich direkt Mal stellen (lassen). 

Liebe Grüße

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@chrisocki  schrieb:Wenn es die Archiv-DVD aus dem RZ ist, ist das meines Erachtens kein Problem, solang das Zugriffspasswort nicht auf die DVD geschrieben oder mit einem Zettel angehängt wird. 

Die Daten sind mit dem Kennwort verschlüsselt (bitte jetzt keine Diskussion bzgl. Kennwortkomplexität/-länge).

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Hallo @chrisocki ,

jo, danke. Das mit dem PW hatte ich nicht bedacht. Wäre also eine Möglichkeit (mit der ich mich persönlich nicht wohl fühle, aber entscheide ich nicht 😅). Ich google Mal die Warenannahme in Nürnberg. Wenn es die noch gibt, fallen da sicher genauso Gebühren an, wie bei unserem Papierentsorger.

EDIT: Mir fehlte das Wort Warenannahme. Dazu gibt es tatsächlich einen Thread von 2018/2021.

Gelöst: Warenannahme in Nürnberg - DATEV-Community - 119972

Liebe Grüße

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@VerenaWied  schrieb:
EDIT: Mir fehlte das Wort Warenannahme. Dazu gibt es tatsächlich einen Thread von 2018/2021.

Gelöst: Warenannahme in Nürnberg - DATEV-Community - 119972

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Da fragst du aber besser vorher, ob das drei Jahre später noch gilt. 😉

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Die Adresse finde ich weder über Google, noch in der Hilfedatenbank. Ich wäre damit entsprechend vorsichtig. 😅

Aber wir haben jemanden der Papier für uns vernichtet, das halte ich für die beste Lösung.

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@VerenaWied ,

die Datev hat laut meinem Gedächtnis schon von Anfang an, seit es CDs und DVDs gibt, angeboten, diese 'Scheiben' zurückzunehmen ...

... sogar Programm-CDs und -DVDs

Vielleicht steht sogar in der Verpackungsverordnung, das der Hersteller/Versender von CDs/DVDs auf Wunsch des Kunden die Scheiben zurücknehmen muss, etwa so wie bei den Verpackungen im Discounter 😅

Aus meiner Sicht ist das aber ein 'Overkill' und eine gute Möglichkeit, Ressourcen, Arbeitszeit und Geld zu 'verbrennen'.

Man wird ja nicht daran gehindert, die CDs/DVDs zu zerkratzen, zu zerbrechen oder auf andere Weise zu zerstören oder als Blumentopfuntersetzer oder als Einparkhilfe in der Garage oder für ein ähnlich erfüllendes 'Second Life' zu  verwenden 

CDs und DVDs quer durch die Republik an die Datev zurücksenden, ist mir bisher jedenfalls noch nicht in den Sinn gekommen 😎

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Meiner Meinung nach sind dies die Daten des Mandanten. Daher käme ich weder auf die Idee die Medien zu vernichten noch diese an DATEV zurückzusenden - zumindest nicht nach Rücksprache mit dem Mandanten (was hier ja ggf. geschehen ist).

Ich bin der Ansicht (und handele auch danach), die Daten sind dem Auftraggeber auszuhändigen, der selber entscheiden muss, wie er damit weiter umgeht. Immerhin hat dieser auch dafür bezahlt (direkt oder indirekt).

Ansonsten hat jeder halbwegs gute Schredder (Sicherheitsstufe beachten) auch eine CD-Schredder-Funktion.

Sofern es um Nachhaltigkeit/Umweltschutz gehen soll, wäre die Belastung beim Zurücksenden und der Verpackungsmüll sowie alles was DATEV dann noch damit anstellt eventuell nicht sinnvoll. Das Porto muss dann auch selber noch getragen werden....

Schreddern und ab in die Wertstofftonne.

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@Neu_hier , interessante Ansicht.

Natürlich hat sie der Auftraggeber bezahlt, die Daten und deren Verwendung (für entsprechend Anforderungen der Finanzverwaltung). Und natürlich wurden sie in der Kanzlei dann auch entsprechend ins System eingelesen (Lohn-Archiv/Fibu-Archiv als Software im DATEV Arbeitsplatz).

Was macht man dann zukünftig mit den Daten auf den USB-Medien (anstatt DVD)?

Bekommt sie auch dann der Mandant (der ja dafür auch bezahlt hat)? Denn nichts anderes ist ja auf dem (USB) Datenträger auch enthalten. 

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Ich bin der Meinung, dass es nicht meine "Ansicht" ist, dass die Daten dem Mandanten gehören (Herausgabepflicht - zivilrechtlich Arbeitsergebnisse), sondern das dies die vorherrschende Rechtsmeinung ist (Berufspflichten, Kammern, Gerichte). Ich gehe davon aus, dass dies auch auf partielle Datenbestände zutrifft. 

Klar bekommt der Mandant dann auch konsequenterweise den USB-Stick angeboten. Will er ihn allerdings nicht haben, muss auch dieser vernichtet werden oder die Daten müssen (sicher) gelöscht werden.

Datenschutzkonform löschen und vernichten ist bei Stick und Co. nicht ganz einfach (Formatieren reicht nicht), da wäre die Übergabe ans Mandat eventuell sogar effizienter.

Da die Daten / wenn die Daten allerdings auch anderweitig vorhanden sind (DATEV-RZ z.B.), ist es in der Praxis aber wohl nicht weiter tragisch, wenn diese vernichtet werden. Der Herausgabepflicht kann dann ja immer noch nachgekommen werden.

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@vogtsburger  schrieb:

@VerenaWied ,

Aus meiner Sicht ist das aber ein 'Overkill' und eine gute Möglichkeit, Ressourcen, Arbeitszeit und Geld zu 'verbrennen'.

Man wird ja nicht daran gehindert, die CDs/DVDs zu zerkratzen, zu zerbrechen oder auf andere Weise zu zerstören oder als Blumentopfuntersetzer oder als Einparkhilfe in der Garage oder für ein ähnlich erfüllendes 'Second Life' zu  verwenden 

Sie halten einen Karton packen und ihn zur Post bringen für eine größere Zeit- und Geldverschwedung als sich hinzusetzen und CDs/DVDs zu zerkratzen und dafür im Zweifel beim Wertstoffhof weitaus mehr Geld zu bezahlen? So teuer ist die Deutsche Post nun auch wieder nicht.

Ich kann Ihnen aus eigener privater Erfahrung sagen, dass alleine das Aussortieren eines Datenträgers aus einer Hülle sehr viel zeit in Anspruch nimmt. Will ich eine CD/DVD unleserlich zerkratzen, dauert das noch weitaus länger. Ich habe vor ein paar Wochen meine gebrannten CDs aussortiert. Das waren Stunden.

Dann doch lieber die DATEV nutzen...wenn sie es denn noch anbietet. Die Computer-Stimme hat mich aus der Leitung geworfen und jetzt warte ich auf Rückmeldung unseres Kundenbetreuers, ob es diesen Service noch gibt.

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Das mit dem Zerkratzen war wohl nicht wörtlich zu nehmen. Eine CD aus der Hülle zu nehmen und zu zerschreddern dauert 2 Sekunden. Wenn man aber schon ein Sammlung von ein paar hunderten aufgebaut hat, sieht das ggf. anders aus und des Paket kann sinnvoller sein. Dazu sollte es aber gar nicht erst kommen.  

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Also ein Shredder mit CD-Fach kostet keine 45 Euro:

Hama Aktenvernichter Basic S8CD, 50542, Streifenschnitt 6mm, 8 Blatt, P2 – Böttcher AG

Ganz ehrlich: Mit Etikettendruck, Verpacken und Postweg kann ich doch nicht einmal drei CDs zur DATEV schicken, bevor ich 45 Euro Arbeitskosten erreicht habe.

Da kommt eine Tüte rein und alle 50 CDs geht die in den Müll.

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Der StB sollte laut Empfehlung der BStBK Sicherheitsstufe 5 (Schutzklasse 3) haben. Das ist wohl etwas teurer. Meiner Erfahrung nach kostet ein sinnvoller Schredder ab 450€.

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Das bezieht sich auf Papier. Wer aus einer P2 geschredderten CD noch etwas rausholt, hat es auch verdient.

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Paket bis 5kg versichert = 6,99.

Kartons haben wir mehr als genug = 0,00 EUR.

Paketbote nimmt Paket mit = 0,00 EUR. 

Arbeitszeit mit Etikettenerstellung und DVDs in einen Karton packen + zukleben: Vllt. 10 Minuten?

Stattdessen einen Schredder kaufen, den ich ggf. sonst nicht brauche: 45 EUR

Ich muss eure Rechnung nicht nachvollziehen können oder?

Mal abgesehen davon gibt es unterschiedliche Vorgaben was das Thema der Entsorgung solcher Datenträger angeht. Das ist beim entsprechenden Entsorger zu erfragen (auch das habe ich privat feststellen müssen).

Ich gehe stark davon aus, dass die DATEV auch entsprechend recycelt. 

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Meist hat man dann ja auch Papier, dass geschreddert werden muss...

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@VerenaWied  schrieb:

Ich muss eure Rechnung nicht nachvollziehen können oder?

Die MA die den Kram versenden, verpacken und wegbringen sind alle ehrenamtlich tätig?

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Zunächst sehe ich es ebenso, dass die Daten im Eigentum des Mandanten stehen. Wird eine DVD für eine BP erstellt, berechne ich das natürlich als Auslage weiter.

Insofern wird der Datenträger mit den Daten des Mandanten zwangsläufig ebenso sein Eigentum.

Wie kommen Sie also drauf, andern Leuten ihr Eigentum zu vernichten? Das ist ja eine furchtbare Einstellung !

Selbstverständlich werden bzw. nunmehr wurden die DVDs dem Mandanten zur Aufbewahrung überlassen und darauf hingewiesen, dass er um seine Daten Sorge tragen muss, dass diese, auch im Falle einer Entsorgung, nicht in falsche Hände geraten.

Kann Spuren von Satire enthalten.

Im Ernst: Ich habe schon DVDs nach der Prüfung bei Gelegenheit beim Mandanten entsorgt; unmittelbar nach einer BP der ideale Zeitpunkt.

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Nee, aber wir kommen für 10 Minuten Arbeit wohl kaum auf 45 EUR oder gar 450 EUR. 

45*6= Stundenlohn von 720 EUR?

Das Schreddern aus deinem Beispiel nimmt ja auch Zeit in Anspruch.

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Wird bei uns von einer Firma erledigt, wie oben bereits geschrieben.

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@VerenaWied  schrieb:

Nee, aber wir kommen für 10 Minuten Arbeit wohl kaum auf 45 EUR oder gar 450 EUR. 

45*6= Stundenlohn von 720 EUR?

Das Schreddern aus deinem Beispiel nimmt ja auch Zeit in Anspruch.

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Ein Griff nach rechts, die CD wird automatisch eingezogen. Zuschauen muss ich nicht, da vertraue ich dem Shredder.

Ich möchte ja aber niemanden davon abhalten, Müll mit DHL durch die Weltgeschichte zu senden.

Ich rechne doch nicht mit dem Stundenlohn. Ich rechne mit dem Abrechnungspotential. Wenn ich den MA für 100 Euro die Stunde mit sinnvollen Tätigkeiten beschäftigen kann, lohnt sich nach dreimaligem Versenden der Shredder schon.

Aber wie gesagt: Wer gern Entsorgungslogistik spielt, soll sich gern entfalten.

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@andrereissig  schrieb:

Ein Griff nach rechts, die CD wir automatisch eingezogen. Zuschauen muss ich nicht, da vertraue ich dem Shredder.

Ich möchte ja aber niemanden davon abhalten, Müll mit DHL durch die Weltgeschichte zu senden.

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Was passiert denn, wenn der Karton "abhandenkommt"? Ist das ein (datenschutzrechtlicher) Datenverlust?

@Neu_hier  schrieb:

Ich bin der Meinung, dass es nicht meine "Ansicht" ist, dass die Daten dem Mandanten gehören (Herausgabepflicht - zivilrechtlich Arbeitsergebnisse), sondern das dies die vorherrschende Rechtsmeinung ist (Berufspflichten, Kammern, Gerichte). Ich gehe davon aus, dass dies auch auf partielle Datenbestände zutrifft. 

Was soll ein Mandant mit einem Stick voller GdPdU-Daten? Die es als Datenbestand ja im System des Dienstleisters gibt? Was macht man in ein paar Jahren, wenn Daten gleich der Finanzverwaltung übermittelt wird? Gehören die Daten (die der Finanzverwaltung dann bereitgestellt werden) auch nach der Prüfung dem Mandanten?

In Zeiten der DVD-Bereitstellung (die Daten sind ja definitiv dank der zu installierenden Programmumgebung für vom  Mandanten zu verwenden) war die angenommene Ansicht ja noch nachvollziehbar. Aber demnächst?

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Spätestens bei künftigen BP´s wird es dann aufwändiger, wenn keine DVD mehr gibt (Download auf Stick). Dann hilft weder der Schredder noch nimmt DATEV diese an. Die Lösung ist dann:

a) Übergabe an den Mandanten
b) Vernichtung mit Hammer oder per Aktenvernichtungsunternehmen
c) Datenschutzkonformes Löschen mit entspr. Programmen

Wobei a) aus Sicht des StB wahrscheinlich am kostengünstigsten ist und c) am nachhaltigsten. Version b) "Aktenvernichtungsunternehmen" kostet ggf. am meisten. Der Stick ist Elektronikschrott der nach der Hammermethode zumindest nicht im Hausmüll landen darf.

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Da wird sich noch viel bewegen. 

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@Deleted_Sendepause  schrieb:

Was passiert denn, wenn der Karton "abhandenkommt"? Ist das ein (datenschutzrechtlicher) Datenverlust?

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Sicherheitshalber sollte man als Versender in diesem Fall immer davon ausgehen, dass es sich um einen meldepflichtigen Verlust handelt. Nur so hat man Rechtssicherheit, dass man im Fall der Fälle seinen Datenschutzpflichten und der Meldefrist nachgekommen ist.

Jetzt könnte man zwar sagen, dass die Datenschutzpflicht auf den Postdienstleister übergegangen ist, sobald die Sendung in seinen Wirkbereich gelangt ist, da ist in der Regel der Nachweis aber schwierig.

Im Zweifel also immer davon ausgehen, dass man als Versender die Meldepflicht hat, zumal die Post den Verlust ja so gut wie nie selbst bemerkt und somit auch nicht aufdecken kann.

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@Neu_hier  schrieb:

Meist hat man dann ja auch Papier, dass geschreddert werden muss...

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Wir haben zwei Papierkörbe an jedem Schreibtisch. Schwarz für "normalen" Papiermüll, rot für sensible Unterlagen. Die roten werden in separate Säcke geleert, die im Keller gesammelt und einmal jährlich in einem verschlossenen Container abgeholt und vernichtet werden. Selbst schreddern wir gar nichts.

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So haben wir das früher auch gemacht.

Allein das Lagern von Daten über ein Jahr haben wir dann aber als ein datenschutzrechtliches Problem erachtet (keine zeitnahe Vernichtung) und daher werden alle nicht benötigten Daten seit einigen Jahren sofort (am selben Tag) via datenschutzkonformen Schredder vernichtet. Wir haben demnach nichts, was nicht da sein soll...

Säcke im Keller müssten zudem auch während des Jahres gesondert vor Zugriff geschützt sein (immer in einem abgeschlossenen Behälter). Wenn die Daten dort ein Jahr lang lagern, müssten die Bestände zudem auch noch genau bezeichnet und katalogisiert werden, um ein evtl. Datenleck (Verlust der "Säcke") auch nachvollziehen zu können.    

Bei uns wird jeder Papiermüll geschreddert, damit es keine zwei Meinungen zu "sensibel" oder "nicht sensibel" gibt. M.E. gibt es "nicht sensibel" beim StB gar nicht. Hier meine ich natürlich nicht irgenwelche Magazine etc. ohne Bezug zum Mandanten oder zum FA, die kommen auch in den normalen Papiermüll.