Digitale Personalakte --> upload in andere Belegtypen

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Hallo Community,

meine Kollegin wies mich gerade im Rahmen eines Prozessplanungsgesprächs darauf hin, dass man aus der digitalen Personalakte Belege in jeden Belegtyp hochladen kann!

Was soll denn der Käse? Die Lohnabteilung soll über Ihren Einstieg keine Möglichkeit bekommen etwas falsch abzuspeichern.

Da dürfen nur zwei Optionen angeboten werden. Reisekosten- und Lohnunterlagen.

So ist der Fehler, dass etwas versehentlich mit Drag & Drop im falschen Belegtyp, und damit für jeden sichtbar!, landet vorprogrammiert.

Bitte zweite Webadresse schaffen: Upload (datev.de) alle Belege

Upload Lohn (datev.de). nur Lohn

--> Das Design liegt vor. Ein Filter der nur die Lohnordner anzeigt zu programmieren kann nicht so schwer sein. 

Danke und Grüße München,

JJUNKER

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Naja, Belege direkt im Lohnprogramm hochzuladen wird technisch ja auch nur mit einem Aufruf von www.datev.de/upload innerhalb des Programms gelöst. Auch das finde ich schon irgendwie komisch und sieht eher nach einer Behelfsmaßnahme aus. Ich hätte mir da eine einfachere Möglichkeit gewünscht mit Belege hochladen Button und dann kann man via Datei Explorer sich die Belege raussuchen upload Button und fertig. Die Webseite an sich ist umständlich. 

Und da man Lohn Belege nicht alleine einsehen / hochladen kann, sondern dazu immer das Recht Belege braucht, mit dem auch alle anderen Belegtypen kommen ... afaik, oder? 🤔 Wenn Lohn auch alleine geht, dann geben Sie Ihren Lohn-MA nur die Rechte dazu 😁.

Mit einer 2. Webadresse würde man sich ggf. unflexibel machen. Es müsste ja theoretisch möglich sein, wenn man www.datev.de/upload innerhalb der Lohnanwendung aufruft, dass man mittels Steuerelemente in der Adresszeile der Webseite sagen kann "ich bin aus einem Lohnprogramm aufgerufen worden: DATEV Lohn-Unterlagen vorbelegen". 

Damit wären wir aber wohl wieder bei der grünen Wiese und dem > 50 Jahre alten Unternehmen, wo wir uns was "simples" wünschen aber es DATEV nicht simpel umsetzen kann, ohne gleich noch andere Baustellen aufzumachen. 

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EDIT:

Wo ändert man den in der digitalen Personalakte den Belegtyp? ein Verschieben zwischen Reisekosten und Lohn sollte schon möglich sein.

--> Ich will nicht die Damen aus dem Lohn auch noch im Belege online fit machen müssen. Da kann ich die Belege verschieben. 

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Hallo, 

um die Digitale Personalakte nutzen zu können, müssen Sie mit dem Zugangsmedium (DATEV SmartLogin, DATEV mIDentity, DATEV SmartCard) die Belegtypen DATEV Lohn-Unterlagen und DATEV-Reisekosten-Belege administrieren. 

Dafür gibt es 2 Varianten:

Variante 1: Freigabe im Einrichtungsassistenten der Rechteverwaltung online

Variante 2: Administration direkt in der Rechteverwaltung online

Weitere Informationen zu Belegtypen für die Digitale Personalakte in Belege online finden Sie in unserem Info-Dokument: 1021992 Belegtypen für die Digitale Personalakte in Belege online .

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@Jacqueline_Schön: Das war gar nicht die Frage von @jjunker? 🤔

@jjunker will in der digitalen Personalakte Belege von Lohn-Unterlagen nach Reisekosten Belege und vice versa verschieben - ohne über Belege online zu gehen. Scheint dann also wenig intuitiv zu sein und am Ende ist es ohne DUO wohl gar nicht möglich 😖.

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@Jacqueline_Schön Danke für Ihre Antwort aber wie @metalposaunist schon schreibt, leider an der Fragestellung vorbei.

in der digitalen Personalakte kann man aktuell weder löschen oder den Belegtypändern. beides zwei Basisfunktionen die dringend gebraucht werden. Wobei das Löschen bitte als "Verschieben in den Papierkorb" und nicht finales Löschrecht zu verstehen ist. --> Das haben nur ausgewählte MA.

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@metalposaunist "....DATEV Lohn-Unterlagen vorbelegen...". sind vorbelegt. 👍 Nur will ich gar nicht die Möglichkeit haben in der digitalen Personalakte Belege in den Typ Rechnungseingang zu laden. --> DATENSCHUTZ GAU.

--> Workaround: Wir nutzen nur noch Upload Mail. jede "Lohndame" ist bei uns für jeden Mandanten als Sendeberechtigte in Uplaod Mail hinterlegt. (Was eine Klickerei 🙄) Funktioniert aber wunderbar.

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@jjunker schrieb:

@metalposaunist "....DATEV Lohn-Unterlagen vorbelegen...". sind vorbelegt.

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Dann habe ich nichts gesagt 🙊. Danke für die Info! 👍 

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Meine Kollegin zeigt mir gerade einen BUG (🤔) der echt in voll daneben gehen könnte.

digitale Personalakte Belege zu Fuß hochladen

DATEV Lohn Unterlagen sind ausgewählt

mit Auswahl der Testdatei springt die Vorbelegung in den nächsten Belegtyp. Hier Reisekosten. --> also Kein Problem.

Wenn da Rechnungseingang steht springt der auch da rein. --> Wenn die Krankmeldung des Abteilungsleiters ausgestellt vom Psychiater da mal falsch abbiegt. 👎

Fehlerquelle!! Man sucht den nächsten Beleg schmeißt ihn per Drag and Drop dort rein und merkt nicht, dass er im falschen Belegtyp landet. Warum "springt" das System zwischen den Belegtypen?

Work around: 

man legt die Lohn-Unterlagen in der Beleb-Typen Reihenfolge auf den letzten Platz. Das System springt immer nach unten. Somit geben wir dem Fehler an dieser Stelle die A..karte.

@metalposaunist Kannst du versuchen den Fehler mal nachzustellen? Belege upload ist aus der digitalen Personalakte raus geöffnet.

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@olafbietz @Gelöschter Nutzer @ManfredLener bitte mal einer versuchen den Fehler bzgl. des Springens im Belegtyp zu überprüfen. DANKE

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Sorry, bei Lohn bin ich raus - aktuell jedenfalls

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@jjunker schrieb:

@metalposaunist Kannst du versuchen den Fehler mal nachzustellen?

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Meines Wissens nach werden die Belegtypen in der Reihenfolge der meisten Nutzungshäufigkeit angezeigt. Nutzt man also zu 100% nur REWE, steht der Belegtyp vorne und nutzt man nur Lohn, dann steht Lohn vorne. Immer natürlich anhand der UserID festgemacht. 

Oder hat DATEV das verhalten tatsächlich geändert und anhand der Reihenfolge in den Stammdaten werden diese dargestellt? Da gab's mal was aber Upload online eben ... nicht mein Ding 😄. 

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Also ich kann das "Belegspringen" @jjunker über den Upload Online bestätigen.

Sowohl im Musterbestand Datev wie auch einem "echtem" Mandantenbestand.

Wähle ich Kasse und lade einen Beleg hoch springt die Kategorie "eine nach rechts" und zeitgleich die Belegansicht eine Kategorie nach unten! 

Tatsache noch ein weiterer Grund den Upload Online überhaupt nicht zu nutzen!

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@jjunker  schrieb:

@olafbietz @Gelöschter Nutzer @ManfredLener bitte mal einer versuchen den Fehler bzgl. des Springens im Belegtyp zu überprüfen. DANKE

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Meine Mandanten nutzen die digitale Personalakte nicht (mehr). Sie haben keinen Nutzen davon. Es ist mandantenseitig nur ein weiterer, unbequemer Ordner in DUO. Ich in der Kanzlei kann die Belege schneller in die Dokorg ablegen. Mit einer gleichmäßigen Bezeichnung der Dokumente findet man auch alles. Die digitale Personalakte ist für mich nur lästige Zusatzarbeit. Bei mir ist das Belegaufkommen aber auch überschaubar.

Für mich ist die digitale Personalakte, so wie sie momentan aufgebaut ist, also tot.

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@olafbietz schrieb:

Für mich ist die digitale Personalakte, so wie sie momentan aufgebaut ist, also tot.

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Bis Ihr Mandat den StB wechselt und man mit DUO mit ein paar Klicks auch gleich alle Dokumente & Unterlagen von Ihnen zum neuen StB transferieren kann und alles sofort vorhanden ist. Wie das mit der DokOrg gehen soll?! Exportieren und dann via E-Mail? Mandantenaustausch? Verschlüsselter E-Mail? Oder gar DVD? Da hat das Mandat sehr wohl was von.   

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@metalposaunist  schrieb:

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@olafbietz schrieb:

Für mich ist die digitale Personalakte, so wie sie momentan aufgebaut ist, also tot.

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Bis Ihr Mandat den StB wechselt und man mit DUO mit ein paar Klicks auch gleich alle Dokumente & Unterlagen von Ihnen zum neuen StB transferieren kann und alles sofort vorhanden ist. Wie das mit der DokOrg gehen soll?!  

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Spätestens wenn die DATEV-Cloud auch die DMS schluckt, wird sich die Effektivität herausstellen. Letztendlich kann es ja nur "den einen Speicherort" geben. 

Wie soll der Mandaten denn auch strukturiert Daten übergeben können, die ohne Medianbruch bearbeitet werden?  Gleichwohl ist die Digitale Personalakte da ja noch ausbaufähig, oder @metalposaunist ?

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@olafbietz schrieb:

Wie soll der Mandaten denn auch strukturiert Daten übergeben können, die ohne Medianbruch bearbeitet werden? 

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Jupp. Und @olafbietz wie arbeiten Sie aktuell? Schickt das Mandat solche Unterlagen per E-Mail oder Austauschordner? Irgendwie müssen sie ja in die DokOrg kommen. Und wenn das Mandat schon DUO hat, ist der Weg für das Mandat auch darüber die Lohnunterlagen zu schicken nicht schwer, weil der Workflow gleich bleibt. 

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@andreashofmeister schrieb:

Gleichwohl ist die Digitale Personalakte da ja noch ausbaufähig, oder @metalposaunist ?

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Das habe ich nicht bestritten. Dass das für den Mandanten aktuell nicht optimal ist, ist auch der DATEV bewusst. 

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@metalposaunist  schrieb:

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Bis Ihr Mandat den StB wechselt und man mit DUO mit ein paar Klicks auch gleich alle Dokumente & Unterlagen von Ihnen zum neuen StB transferieren kann und alles sofort vorhanden ist. 

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Das ist aber das Problem des (ehemaligen) Mandanten. Wir haben bei uns im Lohn ja nur Duplikate als Nachweis dafür, was wir abgerechnet haben. Es sind somit unsere Arbeitspapiere.

Im Weiteren ist die digitale Personalakte an so vielen Stellen mangelhaft, dass ich diese Ansicht nachvollziehen kann. Erst durch die gerade erst erfolgte Neuerung - nämlich, dass man informiert wird, wenn etwas für die digitale Personalakte hochgeladen wird - wird diese händelbar und damit einer E-Mail vergleichbar. Vorher musste man auf gut Glück in die digitale Personalakte schauen und vielleicht war dann da was drin.

Wenn der Mandant die digitale Personalakte auch als solche verwenden soll (will) und nicht nur als Austauschplattform mit dem Steuerberater, landen dort Unterlagen, die wir als Steuerberater nicht sehen sollten, da wir die Daten für eine Lohnabrechnung nicht benötigen. Entspricht nicht der Datensparsamkeit für den Datenschutz.

Im Übrigen ist es auf Mandantenseite sehr unschön, wie einem die Unteralgen in DUO "präsentiert" - wenn man das überhaupt so nennen kann - werden.

Hier muss also noch einiges besser und anders funktionieren, damit dieses Produkt das Prädikat "gut" erhalten kann.

Allerdings gibt es einen Vorteil bei der digitalen Personalakte, nämlich das Brennen von Belegen auf eine DVD mit den Lohndaten zusammen. Dieser mindert sich zwischenzeitig aber auch wieder, da ich für die Sozialversicherung nur noch euBP's mache und dort die Belege noch nicht mitgeschickt werden können.

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Wir rollen die digitale Personalakte gerade "aus". Und zwar als Austauschplattform für uns Kanzlei intern. Da wir auch zusehends im Home Office arbeiten.

Der Rest ist richtig, eigentlich ist die digitale Personalakte in ihrer jetzigen Form nicht Mandanten freundlich zu nutzen. 

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Vielen Dank für die Info, dass die Benachrichtigung eingerichtet werden kann. Das erleichtert doch einiges. Ansonsten halte ich die Digitale Personalakte für ein wichtiges Instrument, um medienbruchfrei mit den Mandanten zu kommunizieren. Auch ich bin eine kleine Kanzlei, aber ich sehe schon den Mehrwert und wenn der nur für mich ist. Aber auch der Mandant muss seine Prozesse nicht umstellen sondern es wird alles gescannt und mir bereit gestellt. 

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Sie finden die Benachrichtigungsmöglichkeit in der digitalen Personalakte unter Extras | Einstellungen | Benachrichtigung.

Im Übrigen haben wir auch mehrere Mandanten, bei denen wir die Personalakte nutzen. Nur das aktive Bewerben der Personalakte fällt echt schwer und im Prinzip würde ich sehr gerne, wenn das Produkt einerseits halten würde, was es dem Namen nach verspricht und andererseits auch vom Mandanten nutzbar wäre.

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Besserung ist ja in Aussicht gestellt zum zweiten Quartal hin. 😉

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@jjunker  schrieb:

Besserung ist ja in Aussicht gestellt zum zweiten Quartal hin. 😉

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Schauen wir mal...

... im Moment würde ich eher an Abkündigung glauben, da es ja jetzt personio gibt. Das das nicht so ist, weiß ich auch. Manchmal hilft halt etwas Sarkasmus.

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Hallo zusammen,

gibt es inzwischen genauere Informationen dazu, wann mit der geplanten "Erneuerung" der digitalen Personalakte zu rechnen ist? 

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Hallo,

meine Kollegin Selina Heubeck hat im Beitrag Digitale Personalakte vor kurzem den aktuellen Stand gepostet.