Pro und Contra Systemwechsel unterjährig

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Hallo liebe Community,

mein Arbeitgeber denkt darüber nach, von Lodas auf SAP  als Entgeltabrechnungsprogramm  umzusteigen.  Es stellt sich die Frage, ob der Systemwechsel zum Jahresende oder zum 01.07.  stattfinden soll.

Jetzt meine Frage:  Was ist Eurer Meinung nach sinnvoller/ weniger aufwändig/ besser umsetzbar - ein Wechsel unterjährig oder zum 31.12.?

Über Input und gerne auch Erfahrungswerte würde ich mich freuen.

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Ganz klar ist es zum Jahreswechsel einfacher, wobei ich SAP jetzt nicht kenne. Aber unterjährig gibt es immer 1000 extra Dinge zu beachten und zu tun.... Systemwechsel-Meldungen, BG-Meldung, Lohnkonten-Vortragswerte etc... 

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Wenn man die Wahl hat bin ich auch immer für einen Systemwechsel zum Jahreswechsel, alles andere verursacht unterjährig nur unnötig Arbeit und damit Kosten.

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Auch ich würde aus den vorgenannten Gründen den Wechsel zur Jahreswende bevorzugen.

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Grundsätzlich würde ich auch zum Jahresende bevorzugen, da gerade die Vortragswerte zuerfassen, insbesondere wenn viele AN beschäftigt sind, ziemlich zeitaufwendig ist und leider auch sehr Fehler anfällig.

Die Frage ist, wann die Abrechnung Dezember (Lodas) bzw. Januar (SAP) erstellt wird? Gerade zum Jahresanfang sind viele Sondersachen zu erledigen bzw. zum Jahresende vielleicht Betriebsurlaub. Wenn man sich dann noch mit einem neuen Lohnprogramm herumschlagen muss (insbesondere, wenn man noch nicht wirklich kennt), wäre der Mehraufwand für die Vortragswerte ggf. in Kauf zu nehmen. Man hätte dann für die Einarbeitung mit dem neue Programm mehr Zeit.

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Pro: /

Contra: Alles was die Vorschreibenden so aufgezählt haben. Wir übernehmen nur unterjährig, wenn die Anzahl der AN überschaubar ist. Bei Übernahme zur SAP gehe ich aber mal davon aus, dass deutlich mehr als 10 AN übernommen werden sollen.

Ansonsten ist es bei uns so, dass wir nur systemgleich (also Lodas zu Lodas bzw. LuG zu LuG) unterjährig übernehmen.

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Danke für den Input. Tatsächlich reden wir hier von einer MA Zahl von 1000 Mitarbeitern.

Was genau ist denn das Problem mit den Vortragswerten? Müssen alle Lohnsteuerbescheinigungen (quasi Vorabeitgeberwerte) händisch  in SAP eingetragen werden, oder kann das nicht per Übernahme geschehen?

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Vortragswerte sind alle in diesem Jahr abgerechneten lohnsteuerrechtlich und sozialversicherungsrechtlich relevante Daten.

Wenn SAP für die Vortragswerte eine Schnittstelle hat oder Ihr Softwarepartner diese bereit stellen kann, würde ein Import der Vortragswerte gehen.

Meine Erfahrung ist, dass selbst der Austausch zwischen Lodas und Lohn und Gehalt nicht zu 100% funktioniert und hier reden wir vom gleichen Softwarehersteller.

Bei über 1000 Arbeitnehmer würde ich das nicht machen.

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@tbehrens  Genau das ist die Frage. Ich frage mich, ob der unterjaehrige Wechsel nicht auch ein bisschen das Chaos am Jahresende entzerrt. Allerdings ist im Sommer ja auch Urlaubszeit in der Abrechnung, also auch das muss man beachten (personelle Kapazitäten für viele zusätzliche Arbeiten wäre nicht immer gegeben).

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Ob am Jahresende oder in der Jahresmitte, die Lohnübernahme ist immer ein Mienenfeld. Inzwischen bin ich mir gar nicht mehr so sicher, ob die Übernahme zum Jahresende einfacher ist. Die Vorwerte werden ohnehin immer benötigt, Stichwort "3 Monats Regel". Also kann dieser Zauber nach der Märzabrechnung schon einmal ausgeklammert werden. Für alle weiteren Probleme gab uns die ITSG das tolle SV Meldeportal, kommt auch gerne bei DATEV Nutzern zum Einsatz da viele Dinge in DATEV nicht mehr abzubilden sind.

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LODAS: Abgebender Berater – Mandant unterjährig übertragen - DATEV Hilfe-Center

in dem Dokument sieht man schon mal ganz gut, was in Lodas zu tun ist bei Abgabe.

Im neuen Programm könnte man ja jetzt schon anfangen, die Mitarbeiter anzulegen, für ab Januar. Das habe ich bei Übernahme aus Fremdprogramm nach Lodas auch schon mal gemacht, da waren es "nur" um die 100 Arbeitnehmer. Ab Oktober hatte ich damals immer bei etwas Leerlauf die Mitarbeiter angelegt, so dass ich bis Ende Dezember alle drin hatte. Wenn dann doch welche ausschieden, wurden die eben wieder gelöscht. Im Januar konnte ich dann starten.

Alle Rückrechnungen/Korrekturen/Bescheinigungen für die alten Zeiträume mussten natürlich im alten System oder dann über das SV-Meldeportal gemacht werden. Das hatte der Mandant aber selbst gemacht, da er bis dahin auch selbst abgerechnet hatte.

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Ich würde auch zum Jahreswechsel den Systemwechsel definitiv bevorzugen. Die Probleme liegen hier unter anderem bei den 92 Meldungen. Diese werden leider immer bei solchen Übernahmen vergessen. Auch wenn die DATEV bei solch Übernahmen mit involviert ist. 

Hier müssten meines Erachtens die Vorträge in SAP händisch übernommen werden. Bei ca. 1000 MA sind es tausende von Buchungssätzen, wenn die Übernahme unterjährig gemacht werden sollte.

Wir hatten das mal bei einer angedachten Übernahme von SAP auf LODAS für 400 MA unter Beteiligung der DATEV und waren auch schon recht weit mit der Übernahme.  Die Firma hatte sich dann letztendlich doch gegen den Wechsel von SAP auf LODAS entschieden.  

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Eine wichtige Frage ist, kann es sein, dass die März-Klausel zur Anwendung kommt? Selbst wenn nur für 1 AN oder wenige?

Ich weiß nicht, wie SAP (oder überhaupt Lodas) mit der März-Klausel umgeht, wenn erst zum Januar der Systemwechsel stattfindet und keine Daten 2025 vorliegen.

Vortragswerte 2025 würde man nicht eingegeben und könnte man glaub ich auch nicht eingeben.

Hab es in Lodas jeden Fall nicht gefunden.

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Märzklausel - Einmalzahlung im 1. Quartal nach Umstellung auf DATEV erfassen - DATEV Hilfe-Center 

Siehe Punkt 3.1 🙂

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Vortragswerte müssen bei der Märzkläusel eingegeben werden bei Übernahmen zum Jahreswechsel. Auch bei internen Wechsel von Lohn und Gehalt auf LODAS.

Meines Erachtens ist das aber noch überschaubar, da diese ja eigentlich nur bei Einmalzahlungen greift. In dem Fall würde ich die Vortragswerte auch nur bei den Mitarbeitern vortragen, die eine Einmalzahlung erhalten. 

Das ist immer noch weniger Arbeit als mitten im Jahr auf ein anderes System umzustellen, vor allem wenn das Jahr bereits weit fortgeschritten ist. 

Ein weiterer Aspekt in meinen Augen ist auch die Archivierung und die spätere Zurverfügungstellung der Daten für Prüfungen. Brüche mitten im Jahr sind da immer sehr ungünstig.