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Belegtransfer 5 - Organisation mit Netzlaufwerken

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letzte Antwort am 24.10.2022 12:45:31 von RAHagena
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metalposaunist
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Hallo DATEV Community 👨‍👩‍👧‍👦

 

ich habe gerade ein Brett vorm Kopf 😖 und hoffe auf Hilfe. Bisher haben wir den Belegtransfer v3.7 genutzt, um XML Exporte aus Vorsystemen (easyverein, lexOffice, sevDesk, ...) ins DUO zu schieben. Seit ein paar Tagen sind wir im PARTNERasp angekommen und jetzt macht auch der Belegtransfer v5 mehr Sinn, sodass ich das Thema einmal Kanzlei-weit als Standard angehen will. 

 

Wir haben ein Netzlaufwerk O:\ wo alle Mandanten nochmals angelegt sind [Mandantennummer-Mandantenname], die uns Daten schicken bzw. als allgemeine zentrale Datenablage zum Mandanten (nein, DMS ist keine valide Option), falls die Kollegin den XML Export macht aber dann doch nicht schafft zu importieren - muss man ja nicht nochmal die XML Daten als Vertretung erneut herunterladen 😉. An Daten im Benutzerprofil kommt man bei Krankheit, Ausfall und Co. so schlecht ran 😉.

 

Wie mache ich das nun im Belegtransfer v5 mit dem Basisverzeichnis 🤔? Da kann ich ja schlecht nur O:\ angeben, weil DATEV dann neben den vorhandenen Mandantenordnern alle XML Ordner nochmal zusätzlich anlegt. Dann müsste ich also O:\XML angeben und sammle dort nochmals alle Mandanten, richtig? Oder wie kann ich dem Belegtransfer smart beibringen:

 

  • O:\Mandant1\XML\ohne Belegtyp
  • O:\Mandant2\XML\ohne Belegtyp
  • O:\Mandant...\XML\ohne Belegtyp

Weil ich dann auch einen Ordner O:\Mandant1\Buchungsdaten machen würde, wo die CSV drin liegt, die man für den REWE Import braucht, weil der Belegtransfer sonst auch die CSVs ins DUO hochlädt (wo sie aber nichts nutzen), oder? 

 

Nächste Frage: Kann ich die Konfiguration exportieren und bei 19 anderen Kollegen wieder einspielen? Beim alten Belegtransfer gab's dazu eine ListData2.xml im %AppData% Ordner. Sind das die 3 Dateien (DirListWinProps, repo, setting) unter %AppData%\Roaming\DATEV\DATEN\BTTnext\DATA?

 

@Melanie_Koller: Wenn ich im DHC nach ListData2.xml suche, finde ich 0 Treffer. Hat DATEV das also für PowerUser und IT-Kanzleiadministratoren gar nicht dokumentiert, wie man es automatisieren und standardisieren könnte? 

 

Ich komme mir gerade wirklich dumm vor. Wie macht / organisiert Ihr das / Euch? 

 

P.S. nein, ein Import aus Version 3.7 ist keine Möglichkeit, weil aktuell schon (noch) das blanke Chaos bei der Benennung der Ordner herrscht 😫. Ich möchte jetzt 1 Standard etablieren, der für alle gilt. Immer. Ohne Ausnahme und man nicht pro Mandat neu denken muss, welcher Ordner wo wie wozu war. Und nachher löscht der eine Benutzer die Daten; der andere nicht - Standards!

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
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eliansawatzki
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Ich zitiere Sie mal selbst bzw. einen Ihrer Beiträge vom heutigen Tag - Beitrag 2 in diesem Thread:

 

dib00024 - DATEV-Community - 314272

 

 

sevDesk kann mittlerweile auch Rechnungsdatenservice und Buchungsdatenservice. Kein ZIP Export und manueller Upload mit Belegtransfer mehr nötig. Just a few clicks 

 

 

Lexoffice kann das auch - wissen Sie doch.

 

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metalposaunist
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Mindestens easyverein nicht. Die hatte ich auch schon drum gebeten die Rechnungsdatenservices zu implementieren. Ist aber nicht Prio A bei denen. Es gibt sicher noch andere DATEV Marktplatzpartner, die nur den XML Export können: taifun zum Beispiel. 

 

lexOffice und sevDesk stehen nur als Synonyme und werden als Fallback eingerichtet. 

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matthiaspietrek
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Hallo,

vor dieser Herausforderung stehen wir auch. Die Standardisierung ist wichtig, vor allem, was den Archivpfad angeht. Wir haben in einigen Fällen das Problem, dass die Daten in DUO wegen Fehler in einzelnen Feldern nicht importiert werden konnten. Die dazugehörige Datei zu finden, ist dann knifflig, wenn man je Benutzer abweichende Pfade hat.

Da hatte die alte xml-Konfig ihren Charme...

 

 

metalposaunist
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Hallo @Fabian_Pickel,

 

da ich am FR dazu einen internen Termin mit einer Kollegin habe, damit wir zusammen für die Kanzlei entscheiden, wie wir's in Zukunft machen wollen: Wie würdest Du das lösen? 

 

Wenn nur der Weg über O:\XML\Mandant bleibt, ist das eine schnelle Nummer. Trägt aber nicht gerade zum Verständnis der Mitarbeiter bei.  

 

Danke!

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chrisocki
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Moin @metalposaunist,

 

ich hab mal den Prozessen "BTTStart.exe" und "BTTMain.exe" auf die Finger geschaut (Sysinternals). 

 

Hierdurch ergaben sich Hinweise auf den %AppData%-Pfad". 

In C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Datev\DATEN\BTTnext\DATA

 

findest Du dann die "DirListWinProps.json", "repo.json" und die "settings.json".

 

DirListWinProps.json = Anscheinend allgemeine Angaben zur Fensterposition, Anwendungsstart, etc.

 

repo.json = Hier sind die angegebenen Pfade enthalten. Leider ist die erste Angabe mit dem %username% schon mega doof. Diese dürfte zuverlässig verhindern, dass man die Datei einfach den anderen Kollegen "unterjubelt".

 

settings.json = Angabe der Archivpfade, ProxyServer, etc. 

 

 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

metalposaunist
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Danke @chrisocki

 

Wie ich schon fast vermutet hatte. 

 


@chrisocki schrieb:

Diese dürfte zuverlässig verhindern, dass man die Datei einfach den anderen Kollegen "unterjubelt".


Warum? Hast Du mal versucht die 3 Dateien unter %AppData% einfach zu exportieren und in einen anderen User zu importieren? Müsste ja per GPO kein Problem sein. 

 

@Fabian_Pickel: Muss man erst wieder 3 leere Dateien anlegen und diese dann überschreiben, wie's bei ListData2.xml war? Oder frisst der BTTnext die 3 Dateien anstandslos?

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chrisocki
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@metalposaunist schrieb:

Warum? Hast Du mal versucht die 3 Dateien unter %AppData% einfach zu exportieren und in einen anderen User zu importieren? Müsste ja per GPO kein Problem sein. 


Nein, probiert habe ich es noch nicht. Ich vermute es im Moment nur, da es nun eine fixe Angabe in der Datei ist. Ich kann es evtl. in den kommenden Tagen mal ausprobieren.

 

Das ausrollen der Dateien via GPO wäre dann in der Tat kein wirklicher Aufwand.

 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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janm
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Moin,

 

für die Verzeichnisse ist die "repo.json" zuständig in "%APPDATA%\DATEV\DATEN\BTTnext\DATA" zuständig. Generell liegen in den beiden weiteren JSon Files die restlichen Einstellungen.

 

An der Stelle wäre ich jetzt bei PowerShell, um mir auf O:\ die Ordner samt Unterordner rauszusuchen, die eben Unterordner \XML\ohne Belegtyp haben und diese entsprechend in die repo.json einfügen. Verteilen lassen die Einstellungen dann später per Script, GPP Files, Softwareverteilung, ...

metalposaunist
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@janm schrieb:

An der Stelle wäre ich jetzt bei PowerShell, um mir auf O:\ die Ordner samt Unterordner rauszusuchen, die eben Unterordner \XML\ohne Belegtyp haben und diese entsprechend in die repo.json einfügen


Wenn das denn auch Standard schon wäre und nicht ohne Belegtyp im Belegtransfer aber im Windows Explorer ganz anders heißt, kann man das so machen 😂. Deshalb will ich das einmal neu machen. Einmal blöde Handarbeit aber dann ist's schick 😎

 

Muss man beim Offboarding von Mandanten wieder dran denken, 2 Ordner zu löschen: O:\Mandant und O:\XML\Mandant.

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janm
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Mit PowerShell kannst du auf O:\XML etc. verzichten. Da lässt sich ja passend nach deiner Struktur O:\[Mandantennummer-Mandantenname]\XML\ohne Belegtyp oder wie auch immer die Struktur aussieht / aussehen soll suchen bzw. filtern.

 

Ist im Ordner Mandant1 eine Ordnerstruktur \XML\ohne Belegtyp, dann hinzufügen zur repo.json. Ist dort keine Ordnerstruktur, dann überspringen. Optimalerweise dann auch noch die Prüfung, ist der gefunden "Mandant" bereits in der repo.json, dann überspringen.

 

So lässt sich das Script dann bspw. täglich ausführen, um den Belegtransfer bzw. die zu verteilenden Templates aktuell zu halten.

einmalnoch
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@metalposaunist 

 

Lass Dir mal den Vorschlag von @janm genüsslich durch den Kopf gehen. PowerShell ist genau hier ein mächtiges Werkzeug. Ich würde noch einen Schritt weitergehen und das gesamte On/Offboarding in PS realisieren. PS kommt sehr gut mit JSON und XML klar und kann auch zwischen den Formaten wechseln.

 

Ich würde in O: ein zentrales Verzeichnis Json anlegen und die individuellen an die User von dort verteilen. Per GPO klappt das gut (natürlich 2. Script).

 

@janm(aka testperson?) hätte Die auch gerne den Link zu einer Seite schicken können wo Du Dir Anregungen zum Thema PS holen kannst. Nun mach ich das https://www.mcseboard.de/forum/71-windows-forum-%E2%80%94-scripting/ 

„Einen guten Ruf erwirbt man sich nicht mit Dingen, die man erst machen will.“ - Henry Ford
metalposaunist
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Leider ich nix Powershell Freak 😢. Aber danke für den Denkanstoß! 👍

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einmalnoch
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@metalposaunist 

 

Wenn Du bei der Verwaltung von Windows nicht vom Daniel zum Manuel werden willst musst Du ein wenig PowerShell lernen. Die Umstellung von Batch zu PowerShell ist zwar gewöhnungsbedürftig aber machbar.

 

Zum Einstieg empfehle ich Dir "Windows Power Shell, Grundlagen & Scripting-Praxis für Einsteiger" von Tobias Weltner.

„Einen guten Ruf erwirbt man sich nicht mit Dingen, die man erst machen will.“ - Henry Ford
janm
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In (ganz) "grob":

 

 

$objXMLFolders = Get-ChildItem -Path "O:\*\XML\ohne Belegtyp"
foreach($x in $objXMLFolders){
    # To do
    #  - repo.json beackern ;)
}

 

 

Ich bin mir nur unsicher, ob es sinnvoll ist, wenn alle die gleichen Verzeichnisse haben und überwachen. Für einen zentralen Belegtransfer wäre eine solches "All-in-Repo" sicherlich sinnvoll.

 

@einmalnoch : Ja, dort findet man mich unter der gleichen "Corporate Identity" mit anderem Namen. 🙂

 

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vogtsburger
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Spoiler
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metalposaunist
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@janm schrieb:

Ich bin mir nur unsicher, ob es sinnvoll ist, wenn alle die gleichen Verzeichnisse haben und überwachen. Für einen zentralen Belegtransfer wäre eine solches "All-in-Repo" sicherlich sinnvoll.


Tja. Schneller geht's, wenn ich das zentral pflege und dann ist's auch homogen. Sonst endet es im puren Chaos, weil es "so aber nicht funktioniert" und dann legt man sich am Standard vorbei was an und dann geht's nach Aussagen der Mitarbeiter ... 

 

Aber ja, Recht hast Du 🤔. Wenn 2 Personen gleichzeitig mit XML "hantieren" und beide auf senden drücken - hm. Die aus v3.7 bekannten an- und abwählbaren Haken gibt's ja nicht mehr. 

 

Hat jemand Erfahrungswerte damit? Kann mir jemand empfehlen: don't do that - unter gar keinen Umständen!? 

 

Dann doch den neuen Belegtransfer schulen und jeder macht, wie er will? Hm. Glücklich ist mein Bauch gerade mit gar keiner Lösung 😖

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janm
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Das sinnvollste wäre wohl, möglichst früh in der Kette - noch bevor der "Kram" zum Berater geht - an eine dieser Schnittstellen zu gehen:

 

 

Oder eben diese Schnittstellen beim Berater mit PowerShell oder anderweitig aus eurem Dateisystem zu beackern. "Notfalls" - wenn machbar - über einen zentral laufenden Belegtransfer, der dann einmal am Tag(?) mit SmartLogin oder PIN freigeschaltet wird. Wenn es nicht zwingend XML sein muss, wäre ggfs. auch DATEV Upload Mail noch etwas zum zentralen Verarbeiten bei euch.

metalposaunist
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@janm schrieb:

Oder eben diese Schnittstellen beim Berater mit PowerShell oder anderweitig aus eurem Dateisystem zu beackern.


Verstehe ich nicht 😅. easyverein bietet einen XML Export an. That's it.  

 


@janm schrieb:

"Notfalls" - wenn machbar - über einen zentral laufenden Belegtransfer, der dann einmal am Tag(?) mit SmartLogin oder PIN freigeschaltet wird.


Wie macht man das am besten im PARTNERasp 😬🙈? Da kostet jede VM extra Kohle und einen Serverzugang würde ich als Anbieter nicht legen; auch wenn ich Techniker bin. Oder zentral am SQL mitlaufen lassen und der SQL muss angemeldet bleiben? Bei uns läuft aber am TS01 alles als angemeldeter Administrator mit. Da läuft aber keine SmartCard / SmartLogin. 

 

Und wenn am SQL Server: Geht der Belegtransfer auch mit dem Betriebsstätten Zertifikat?

 

Und 1x am Tag? Wir arbeiten so, dass man den XML Export, ins DUO schiebt und dann im REWE weiter arbeitet. Also wenn dann überwachen und gleich ab damit.  

 

Hm. Ich mache noch immer keine Freudensprünge 😂

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@metalposaunist 

 

Habt Ihr keinen KommServer mit angemeldetem User? Der kann wunderbar den Job erledigen, dafür ist er doch da. Bekommt der noch die Connect Schnittstelle kann man schön lokal darauf zugreifen.

„Einen guten Ruf erwirbt man sich nicht mit Dingen, die man erst machen will.“ - Henry Ford
janm
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Das 1x am Tag bezog sich auf die Authentifizierung vom Belegtransfer. Das Script/Programm kann ja individuell triggern bzw. auch per Filesystem Watcher loslegen.

 

Das sind ja alles keine perfekt ausgearbeiteten Lösungen sondern nur Ansätze. Für alles Weitere muss man sich halt mit den entsprechenden Schnittstellen zusammensetzen und die Ansätze bewerten und ausarbeiten.

 

Das "Ding" muss ja nicht zwingend im ASP laufen. Sowas geht ja durchaus auch lokal oder in einer "günstigeren" Cloud. Wenn am Ende des Tages so oder so etwas individuelles entwickelt wird, hat man da ja mehrere Möglichkeiten.

 

Letztlich wird es darauf hinauslaufen, dass man seinen Workflow an eine bestehende Lösung vom "Massenmarkt" anpasst oder eben Geld in die Hand nimmt und sich was für den eigenen Workflow passendes entwickelt.

metalposaunist
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Heute war der besagte Freitag. Eine schöne Lösung haben wir in keinem Fall gefunden 😣. Irgendwas hatten wir immer im Hinterkopf, was passieren kann. Wir setzen es aber jetzt mit O:\XML\<Mandantennummer-Mandantenname>\ohne Belegtyp um. Eine Ebene vorher erstellen wir Jahresordner, in die dann die Buchungssätze als CSV kommen. 

 

Da es nur eine Hand voll Mandate betrifft, werde ich dann bei allen Mitarbeitern einmal zu Fuß 👣 die Mandate hinzufügen, die sie betreuen und sehe von einer GPO erstmal ab. Nachher lädt man doch mehr als nötig hoch. 

 

Mal schauen, wie das läuft und funktioniert und wie viel Support man leisten muss. Dann werde ich das ggf. doch ändern. 

 

Wir hatten auch überlegt, direkt unter O:\ die Mandantenordner automatisiert und strukturiert durch den Belegtransfer anlegen zu lassen, sodass der Ordner XML entfallen kann. Aber nicht jedes Mandat unter O: hat DUO, sodass DUO den Ordner anlegt und legt man den Ordner manuell an, muss man dann im Nachhinein, wenn man DUO einsetzt, schauen, dass der Name 1:1 gleich ist 🙄

 

Also von Standards ist man im DATEV Kosmos irgendwie weit entfernt, weshalb leider sehr viel an irgendwas krankt 😕.  

 

@Fabian_Pickel: Das Laden der Mandantenliste im Belegtransfer hat bei uns viel zu lange gedauert. Man konnte dem Ladebalken zuschauen, wie er fertig wird. Standardmäßig hakt das Programm auch alle Belegtypen an. Ich musste dann 2x auf ohne Belegtyp klicken: 1x zum Aktivieren, 1x für die XML Schnittstelle.  

 

Wann kommt das Update, wo man neue Unternehmen ohne Zwischenschritt Verzeichnisse anlegen und speichern (statt weiter) anlegen kann? 

 

Klicke ich auf Verzeichnisse hinzufügen, sieht meine Taskleiste so aus:

metalposaunist_0-1666357534842.png

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RAHagena
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Hm, ich bin da auch bei @einmalnoch und der Frage "Habt Ihr keinen Kom-Server? Da läuft bei uns der Belegtransfer und überwacht ein Netzlaufwerk, auf dem für alle Belege-Online Mandanten ein Ordner eingerichtet ist... In Verbindung mit unserer Nextcloud können wir so auch für Mandanten ohne Smartlogin automatisch hochladen. 

Seit MyDatevsenden kann man ja auch direkt vom DMS nach Belege online, das ging vor Kurzem noch nicht, so dass wir Abschlussberechnungen z.B. über den Belegtransfer hochgeladen und z.B. an die Berechnung zur privaten KfZ Nutzung gepackt haben. 

Einfache Anbindung aller Mandanten ans DMS mit meineKanzlei.io 
Kollegenseminar buchen: Next Level Digitalisierung mit DATEV

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metalposaunist
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@RAHagena schrieb:

Habt Ihr keinen Kom-Server?


Im PARTNERasp nicht als extra VM (mit extra Kosten) vorgesehen bzw. gibt's nur eine reinen SQL-Server ohne Arbeitsplatz, ohne alles. Schön clean 😍.

 


@RAHagena schrieb:

In Verbindung mit unserer Nextcloud können wir so auch für Mandanten ohne Smartlogin automatisch hochladen.


https://kanzlei.land: Kann man gleich als E-Mail Ersatz zur Kommunikation inkl. iPhone / iPad App nutzen und dank DATEVconnect Schnittstelle, landen alle Belege automatisch im DUO, ganz ohne Belegtransfer, ohne SmartCard, ohne Fehler, ohne PIN. Läuft zu 99,7% zuverlässig durch.   

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vogtsburger
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Spoiler

@metalposaunist schrieb:
[...] Läuft zu 99,7% zuverlässig durch [...]

 ... da fehlen aber 3 Promille bis 100% , ganz schön viel für den Datenverkehr 😅 

Spaß beiseite, 

ich bin gar nicht so scharf auf "vollautomatisch"

... mir ist es eigentlich ganz lieb, wenn ich weiß wann welche Daten wohin 'transferiert' werden

 

Viele Grüße, M. Vogtsburger
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"Über sieben Krücken musst Du geh'n, sieben dunkle Jahre übersteh'n ... " (frei nach einem Songtext) ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
Viele Grüße, M. Vogtsburger
(... ja sind wir denn hier bei den WaitWatchern ? .. warten und dem Gras beim Wachsen zusehen ? ..) ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
Viele Grüße, M. Vogtsburger
(..♬.. das bisschen Datev macht sich von allein ..♫.. das bisschen Datev kann so schlimm nicht sein ..♬..) ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
Viele Grüße, M. Vogtsburger
(... Datev-Software muss einmalig sein, wird also evtl. nur einmalig getestet ☺...) ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
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(... das Motto "gut zitiert ist mindestens halb geschrieben" wird hier und anderswo geliebt ...) ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
Viele Grüße, M. Vogtsburger
(... neuer Urlaubs-Trend: Schiffsreise mit Barkasse nach LuG.ANO ...) ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
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(... nein, ich bin nicht im KUG-LuGs-Klan ...) ☀ ☁ ☂ ☃ ☄
Viele Grüße, M. Vogtsburger
... "Wer bin ich und wenn ja, wie viele (... Gruppen in der BRV) ? " ...☂...
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... "alles so schön bunt hier !" ... auf dem richtigen Gerät ... ☀ ☁ ☂ ☃ ☄







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RAHagena
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@metalposaunist  schrieb:

@RAHagena schrieb:

In Verbindung mit unserer Nextcloud können wir so auch für Mandanten ohne Smartlogin automatisch hochladen.


https://kanzlei.land: Kann man gleich als E-Mail Ersatz zur Kommunikation inkl. iPhone / iPad App nutzen und dank DATEVconnect Schnittstelle, landen alle Belege automatisch im DUO, ganz ohne Belegtransfer, ohne SmartCard, ohne Fehler, ohne PIN. Läuft zu 99,7% zuverlässig durch.   


Für nur das über 15-fache des Preises unserer Lösung 😂

Einfache Anbindung aller Mandanten ans DMS mit meineKanzlei.io 
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metalposaunist
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Dann scheinen Sie unsere Rechnung ja gut zu kennen 😉

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
www.metalposaunist.de
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RAHagena
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?? Ne, aber ich kann total gut googeln 

https://www.kanzlei.land/preise/ 

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metalposaunist
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Muss jeder für sich selber wissen. Ich hasse SmartCards und liebe online Schnittstellen. Und Wartung hat man mit kanzlei.land auch nicht. 24/7 verfügbar. Man muss sich um nichts Sorgen machen. Das muss man alles einpreisen. In Ihren Worten leisten wir uns diese Lösung dann - ich find's gut und viele andere Kunden auch. Wenn Sie mit Ihrer Lösung happy sind, ist doch auch gut? 

 

Einig sind wir uns bei: DATEV kann's halt nicht anbieten 😜.

 

Wir nutzen ja jetzt auch Swyx. Läuft alles 1A 😍. Aber dazu kommt noch ein gesonderter Erfahrungsbericht.  

#EmpoweringPeopleInTechnology – Daniel Bohle
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RAHagena
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Die haben ja auch Anfang März eine komplett neue Software implementiert, da hatte ich halt schon keine Lust mehr. 

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letzte Antwort am 24.10.2022 12:45:31 von RAHagena
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