Auftragswesen next - Angebot an Kunden versenden

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Hallo zusammen,

mein Mandant hat mir heute mitgeteilt, dass sein Angebot nicht beim Kunden angekommen ist. Er ist davon ausgegangen, dass Angebote - so wie E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen - automatisch per E-Mail versendet werden. 

Meine Frage: Müssen Angebote heruntergeladen und manuell per E-Mail an den Kunden versendet werden? 

Hier gibt es meines Erachtens keinen eindeutigen Hinweis... 

Es wäre schön, wenn es hier eine Rückmeldung gäbe wie "Angebot wurde per E-Mail versendet" oder eben "Bitte beachten Sie, dass dieses Angebot noch an den Kunden geschickt werden muss" und dann einen Verweis zum PDF-Download

Vielen Dank für Rückmeldungen

Viele Grüße

L. M.

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Moin, 

nein, das Angebot muss manuell versendet werden. Es gibt doch sogar extra den Punkt "Email herunterladen". Und das Programm sagt doch gar nichts von "wird versendet" oder "wurde versendet" wie bei der E-Rechnung.

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@Paperless  schrieb:

Hallo zusammen,

mein Mandant hat mir heute mitgeteilt, dass sein Angebot nicht beim Kunden angekommen ist. Er ist davon ausgegangen, dass Angebote - so wie E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen - automatisch per E-Mail versendet werden. 

PDF-Rechnungen werden automatisch per Email versandt? Das wäre mir neu. E-Rechnungen ist klar, das läuft über den E-Rechnungsservice der DATEV, aber sonstige Rechnungen?

Ich lasse mich gerne eines besseren belehren (ich komme im Moment nicht so hinterher, was Neuerungen angeht), aber ich habe AW next gestern noch vorgestellt und da ist nichts automatisch versandt worden. Neue Einstellungsmöglichkeit?

[#3]

Hallo,

vielen Dank für die Antwort!

Ich wusste nicht, dass sonstige Rechnungen manuell versendet werden müssen – das ist wirklich alles sehr undurchsichtig. Kein Mandant versteht das, und ich als ITlerin auch nicht.

Wenn man zwischen PDF und E-Rechnung auswählt, wird suggeriert, dass man lediglich das Format ändert. Dass nur die E-Rechnung über den DATEV Rechnungsservice versendet wird, ist meiner Meinung nach nicht klar genug kommuniziert. Genauso wenig wie bei den Angeboten.

In den Einstellungen von Auftragswesen next gibt es den Reiter Belege senden, und dort steht E-Mail-Versand – das lässt doch vermuten, dass alle Belege automatisch per E-Mail verschickt werden. Sehr, sehr schwammig formuliert.

Von den Mandanten, die Auftragswesen next nutzen, hat das bisher keiner verstanden. DATEV sollte das wirklich klarer gestalten! 

Viele Grüße

L. M.

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Ich bin keine ITlerin aber müsste man für einen automatischen Versand aus einem Fremdsystem nicht einen Verbindung zum Email-Provider herstellen? Mir erschließt sich nicht, wie das aus AW next überhaupt möglich sein soll, wenn ich mit zwei unterschiedlichen Systemen arbeite. Aber wie gesagt, ich habe keine Ahnung. Interessiert mich nur.

Bei der E-Rechnung gibt es zumindest einen Hinweis:

Und bei der E-Rechnung gibt es auch keinerlei Möglichkeit eine Email herunterzuladen.

Wie gesagt, ich kenne aktuell keinen Weg, sonstige Rechnungen nicht manuell zu versenden. 

Aber das Hilfedokument (Belege als E-Mail versenden - DATEV Hilfe-Center) sagt auch es geht nur manuell:

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Deine Überlegung ist absolut nachvollziehbar! Für den automatischen Versand von Rechnungen müsste ein Fremdsystem normalerweise eine Verbindung zum E-Mail-Provider herstellen oder einen eigenen Mailserver nutzen.

Tatsächlich gibt es mit dem DATEV Rechnungsservice eine Möglichkeit, Rechnungen direkt aus DATEV heraus per E-Mail zu versenden. Dabei übernimmt DATEV den Versandprozess und stellt sicher, dass die Rechnung den Empfänger erreicht. Das bedeutet, dass du nicht selbst eine Verbindung zu einem E-Mail-Provider einrichten musst.

Bei AW next gibt es nach aktuellem Stand aber keine automatische Versandoption für sonstige Rechnungen – der Versand erfolgt weiterhin manuell. Die E-Rechnung bildet hier eine Ausnahme.

Ein Hinweis für den Mandanten, warum der Versand von sonstigen Rechnungen noch nicht automatisiert ist, wäre hier wirklich hilfreich. Es ist nachvollziehbar, dass er das System vielleicht nicht vollständig versteht, da er sicher erwartet, dass alle Rechnungen auf die gleiche Weise versendet werden können. Auch wenn wir die technische Seite berücksichtigen müssen, sollte es nicht die Aufgabe der Anwender sein, die internen Strukturen und Prozesse von DATEV zu verstehen oder zu überbrücken, um den automatisierten Versand zu ermöglichen.

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@Paperless  schrieb:

Tatsächlich gibt es mit dem DATEV Rechnungsservice eine Möglichkeit, Rechnungen direkt aus DATEV heraus per E-Mail zu versenden. Dabei übernimmt DATEV den Versandprozess und stellt sicher, dass die Rechnung den Empfänger erreicht. Das bedeutet, dass du nicht selbst eine Verbindung zu einem E-Mail-Provider einrichten musst.

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Ja das kenne ich, deswegen meine Überlegung, dass man auch in AW next eine Verbindung herstellen müsste und da wüsste ich nicht wie das möglich wäre. Wir verschicken unsere Rechnungen auch direkt über die DATEV, aber da ist eben direkt alles integriert (Rechnungsschreibung und Kostenkontrolle mit Massenversand) und kein Zusatzsystem in einer Cloudanwendung. 

AW next ist halt immer noch nicht ausgereift. Ich kann mir hier auch wenig vorstellen, dass ein automatischer Versand von sonstigen Rechnungen noch kommt. Reines Gefühlt, ohne es genau zu wissen. Aber wenn ich sehe welche vermeintlichen Kleinigkeiten in next nicht möglich sind (und wohl auch nie möglich sein werden), ist das hier fast schon ein zu großes Schiff für die DATEV.

Aber vielleicht als Idee/Workaround:

Da die E-Rechnung (wenn keine Leitweg ID beim Kunden eingetragen ist) ja als ZUGFeRD versandt wird, könnte der Mandant hier einfach an alle Kunden eine E-Rechnung versenden. Die Sichtkomponente ist ja da. Die eingebettete XML-Datei werden die Privatkunden wahrscheinlich nicht Mal bemerken. Für den Rest wird es sowieso nach der Übergangsfrist Pflicht. Dann entfällt zumindest der manuelle Schritt des Versendens.

Ich habe das gerade Mal bei meinem Muster Bestand getestet und die fiktive USt.-ID in meinem Muster-E-Rechnungskunden gelöscht. Die E-Rechnung wurde erstellt und kam an. 

[#7]

Vielen Dank für die ausführlichen und hilfreichen Ausführungen.

Ich werde die angesprochenen Punkte nun mit meinen Mandanten besprechen und die nächsten Schritte gemeinsam klären.