Auftragswesen next Rechnungen fehlen

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Ein Mandant hat in DATEV Unternehmen online die Umstellung von Auftragswesen auf Auftragswesen next durchgeführt. Nun fehlen dort plötzlich 255 zusammenhängende Rechnungen (August bis Oktober).

Hat der Mandant bei der Umstellung einen Fehler gemacht? Kommt man an diese Rechnungen noch irgendwie ran?

[#2 · Accepted solution]

Hallo @rolfwillert ,

im Zuge der Umstellung auf DATEV Auftragswesen next werden:

-nicht bereitgestellte Rechnungen & Rechnungskorrekturen nicht übernommen

und

-nicht festgeschriebene Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine nach der Umstellung als Entwurf übernommen und die bisherige Belegnummer gelöscht.

Der digitale Beleg wird grundsätzlich nicht übernommen.
Darauf machen wir Sie an verschiedenen Stellen aufmerksam: im Umstellungsfahrplan unter "2. Vorbereiten", im Hilfe-Dokument 1027562 und direkt bei der Umstellung im Umstellungsdialog – dort bestätigen Sie diese Auswirkung mit dem Starten der Umstellung.

Welche Belege gelöscht wurden, sehen Sie im Datenübernahmeprotokoll. Dieses finden Sie in DATEV Auftragswesen next in den Einstellungen.

Allgemeine Informationen zur Umstellung finden Sie unter:

- go.datev.de/auftragswesen-umstellung

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Ich bin zufällig durch einen Kommentar bei LinkedIn auf diesen Thread gestoßen. Bin just heute in der Kanzlei gefragt worden, wo fehlende Belege sein könnten - und hatte bis eben keine plausible Antwort.

Jetzt bin ich zu tiefst erschrocken.

Wenn das kein Einzelfall ist, dann ist der Prozess offenbar nicht gut. Ich habe das (leider) nicht mit durchgeklickt, da war der Mandant selbst aktiv - aber wie kann es sein, dass Daten einfach nicht übernommen werden und in der Mülltonne verschwinden? Da hilft mir ein 603-seitiges Protokoll am Ende rein gar nichts.

Was da in einigen Programmbereichen in Nürnberg passiert, ist wirklich wild und abstrus. 

Die Lösung lautet jetzt, es gibt keine Lösung? Ätschi bätsch und Pech gehabt, @Janika_Pohl ?

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@nadimb  schrieb:

Wenn das kein Einzelfall ist, dann ist der Prozess offenbar nicht gut. 

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Jein. Ich habe die Umstellung bewusst für meine Mandanten gemacht (null IT-affin) und mich zum einen intensiv eingelesen und zum anderen vor Umstellung alles erledigt, was in den Dokumenten und im Dialog steht. Aber tatsächlich immer mit der "Angst im Nacken" irgendetwas zu verbummeln. Bei der letzten Umstellung meinte der Dialog auch ich solle noch festschreiben, es war aber vorab schon alles erledigt (Im Dialog noch Mal geprüft und nichts gefunden 😑).

@Janika_Pohl hat insofern recht, dass wirklich mehrfach darauf aufmerksam gemacht wird, dass Vorarbeiten nötig sind. Wenn man das überliest oder wegklickt, ist das natürlich doof.

Auf der anderen Seite finde ich es hoch interessant, dass man Belege, die GOBD-konform aufbewahrt werden müssen so easy löschen kann. In einem anderen Beitrag hier in der Community hieß es, dass die DATEV bis zum 31.12.2024 nicht umgestellte Bestände einfach komplett löscht, das wäre rechtlich abgeklärt. Ich kann immer noch nicht glauben, dass die DATEV einfach aufbewahrungspflichtige Belege löschen darf, vor allem, wenn man als Mandant gezwungen wird ein neues, nicht ausgereiftes Produkt zu nutzen. 

Sind denn die Belege in Belege online ebenfalls weg oder fehlen diese "nur" in Auftragswesen next?

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Bei uns haben in Summe 5 Mandanten Auftragswesen verwendet (davon nur 2 auch federführend), weswegen ich mich überhaupt nicht weiter damit auseinandergesetzt habe. Wenn dem Mandanten aber die Klickoption selbständig zur Verfügung steht, besteht die Gefahr, dass er unbedacht durchklickt. 

In Belege online sind die fehlenden Rechnungen nicht vorhanden.

Ich weiß schon, weswegen ich immer davon abgeraten habe, das Produkt einzuführen. Bestätigt sich hiermit abermals.

Von der Löschbetrachtungsweise möchte ich gerne mal den Unterschied hören zum Thema "Lohn älter  14 Jahre" - weswegen können Belege "so einfach" gelöscht werden, das Löschen ewig alter Lohnbestände hingegen ist ein Vodoo-Zauber?!

Bin dieses Jahr in Nürnberg gewesen, hatte wirklich tollen Austausch und generell viel Verständnis. Aber manche Dinge sind wenig bis kaum tolerierbar.

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@nadimb  schrieb:

Bei uns haben in Summe 5 Mandanten Auftragswesen verwendet (davon nur 2 auch federführend), weswegen ich mich überhaupt nicht weiter damit auseinandergesetzt habe. Wenn dem Mandanten aber die Klickoption selbständig zur Verfügung steht, besteht die Gefahr, dass er unbedacht durchklickt. 

Ja das ist so, deswegen habe ich die das nicht machen lassen. Meinen Mandanten ist ja nicht Mal oben der gelbe Banner aufgefallen, soviel dazu.

In Belege online sind die fehlenden Rechnungen nicht vorhanden.

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Ok das ist Mist, hatte die Hoffnung, dass die dort vllt. noch vorhanden sind.

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Von der Löschbetrachtungsweise möchte ich gerne mal den Unterschied hören zum Thema "Lohn älter  14 Jahre" - weswegen können Belege "so einfach" gelöscht werden, das Löschen ewig alter Lohnbestände hingegen ist ein Vodoo-Zauber?!

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Ja zumal bei keinem meiner Mandanten die Belege aus Auftragswesen online älter als 10 Jahre sind. Also definitiv aufbewahrungspflichtig.

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@VerenaWied: "@Janika_Pohl hat insofern recht, dass wirklich mehrfach darauf aufmerksam gemacht wird, dass Vorarbeiten nötig sind. Wenn man das überliest oder wegklickt, ist das natürlich doof."

Ein schlechter Prozess mag noch so gut beschrieben sein, es bleibt ein schlechter Prozess.

Das Beispiel von @nadimb trifft den Nagel auf den Kopf. Um alten "Datenmüll" zu löschen braucht es Kenntnisse und Befugnisse und hier werden Mandanten dazu verleitet aufbewahrungspflichtiges Material mit einem Klick unwiderruflich in der Ablage P zu versenken.

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In meinem Umfeld setzt (zum Glück) niemand "Datev Auftragswesen ....." ein.

... aber was ich so 'mitbekommen' habe, geht es bei "Datev Auftragswesen ...." um das 'Beamen' (Konvertieren) des alten Datenbestands in einen neuen, völlig anders strukturierten Bestand.

Bei der Datev kann ich mir nicht vorstellen, dass der alte Bestand 'ohne Netz und doppelten Boden' einfach unwiderruflich gelöscht wird.

... ok, der Mandant hat vielleicht keinen Zugriff mehr auf die alten Daten, aber in den Katakomben des RZs schlummern (doch bestimmt) noch die 'lebendig begrabenen Dateileichen' der alten Version ...

... denen man bei Bedarf eine Herz-Lungenmaschine anhängen könnte 

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Das ist ja Wahnsinn.
Ich habe die Anleitung gelesen. Ich habe ein online Seminar zur Umstellung besucht. 
Ich habe dem Mandant angeboten, die paar Klicks für ihn zu machen um die Verantwortung zu tragen.
Ich klicke mich durch. Keine Fehlermeldung mehr, alles festgeschrieben. Aber nun gibt es nichts im Rechnungsjournal oder sonstige Auswertungen. 

Hatte die Anleitung so verstanden: wenn keine Hinweise mehr kommen, wird alles übernommen. 

EDIT: möglicherweise hatte der Mandant keine Ausgangsrechnungen (mehr) in Auftragswesen. 
Oha, warte auf Rückmeldung zum Thema alter Bestand. Im Protokoll sehe ich weder übernommene noch nicht übernommene (alte) Rechnungen. 

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Nachtrag :

... jetzt noch ein wenig praxisbezogener :

Ich glaube nicht, dass die Datev tatsächlich den alten Bestand von "Auftragswesen" im Zuge der 'Migration' bzw. der 'Konvertierung' endgültig löscht.

Ich könnte mir gut vorstellen, dass man den alten Bestand ('inoffiziell') immer noch mit einer (alten bzw. ggfs. temporären) "Auftragswesen Online"-Umgebung öffnen und nochmal (diesmal hoffentlich besser) vorbereiten und erneut nach "Auftragswesen Next" migrieren kann.

Alles Andere wäre ja Hochseilakrobatik 'ohne Netz und doppelten Boden'

... und falls es wirklich so sein sollte, würde ich endgültig vom Glauben (an Datev) abfallen 😎

... also einfach mal danach fragen !

Es könnte natürlich passieren, dass dann das Datev-Consulting mit entsprechenden Stundensätzen in's Spiel gebracht wird, weil ja angeblich niemand bei der Datev mit diesen Fehlern rechnen konnte 😎

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Der Gedankengang ist mir nach wie vor völlig schleierhaft. Warum sollte man erstellte Rechnungen, die man festgeschrieben hat NICHT übernehmen wollen?

Zumal im Übernahmeprotokoll - bei unserem Mandanten immerhin fast 8000 Seiten - jeden übernommenen Verkaufsbeleg auf Artikelebene auflistet, ausgerechnet aber die nicht übernommenen lapidar mit "nicht übernommen" kennzeichnet.

Ich kann mich nur anschließen: Ein schlechter Prozess mag noch so gut beschrieben sein, es bleibt ein schlechter Prozess.

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bei solchen Prozessen bin ich sprachlos

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Natürlich werden die Daten noch irgendwo liegen. Die DATEV wird laut AVV, TOVs und wie se alle heißen zum Backup verpflichtet sein und ich glaube kaum, dass bei der DATEV Daten täglich gelöscht werden.

Ich vermute aber auch, dass sich die DATEV rechtlich massiv absichert und eben auf alle möglichen Dokumente verweist - nach dem Motto "Haben wir euch doch gesagt". 

Aber vllt. bespricht man da Mal die Möglichkeiten mit seinem Rechtsbeistand und zahlt ggf. zähneknirschend die "DATEV Unterstützung" bei der Wiederherstellung der Daten.

Dass die DATEV das vorsieht, bezweifle ich allerdings. 

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Ich vermute aber auch, dass sich die DATEV rechtlich massiv absichert und eben auf alle möglichen Dokumente verweist - nach dem Motto "Haben wir euch doch gesagt". 

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Das man sich rechtlich absichert ist richtig. Dass inzwischen augenscheinlich das Hauptaugenmerk der Verantwortlichen auf dem Punkt liegt ist das Problem. Wieviel weniger müsste man sich absichern wenn es eine Vollständige Migration der Daten geben würde...

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Ich schreibe es immer wieder: Ich bin kein IT-ler und kann gewisse Dinge sicher nicht fachmännisch beurteilen.

Ich kann mir aber beim besten Willen nicht vorstellen, dass die Prozesse hier oftmals so kompliziert (oder gar unsinnig) sein müssen.

AWnext ist ein Paradebeispiel. Und ich rede hier nicht nur vom Umstellungsprozess.

Mein IT-Nachbar amüsiert sich regelmäßig über meinen Arbeitsalltag. 

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Noch ein Nachtrag zu meinem Post: in dem Fall gab es tatsächlich keine tatsächlich gestellten Ausgangsrechnungen, daher auch kein Journal etc. 

Inwiefern es beim nächsten Mandant mit größerem Umfang aussieht bzgl. dem Thema "keine Belege" werde ich dann sehen (müssten), da es vorerst mit DATEV Mitteln weiter gehen soll (und keine Umstieg auf Drittanbieter).