Beendigung Mandat, Unternehmen-Online, Aufbewahrungspflicht, Kosten

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Liebe Kolleginnen und Kollegen,

bei der sich exponentiell entwickelnden DATEV-RG muss sich jedes DATEV-Mitglied natürlich auch um diese Posten kümmern. 

Hat jemand bereits eine eingespielt Routine bzgl. Daten-Sicherung oder rechtskonformer Löschung bei z.B. Mandanten, die in den Ruhestand gehen. Die Kosten im RZ laufen ja munter weiter, z.B. die für Unternehmen-Online und Belege-Online etc..

Gibt es da eine eine kostengünstige Variante? Ich stelle mir vor, dass ich dem Mandanten eine Stick in die Hand drücke und die Aufbewahrungspflicht berufsrechtlich konform in die Hände des Mandanten übergebe und die Daten im RZ komplett löschen kann.

Bei einer gewissen Fülle an Mandanten-Nummern geht das nicht nur bei den Daten im RZ ins Geld, auch überbordenden Mandantenbestände beim ASP-Anbieter (Überschreiten Freivolumen) können mehr kosten, als es müsste.

Wäre schön, wenn da jemand diese Thema schon ganz erbsenzählerisch vorbildlich im Griff hat. 

Beste Grüße

Thomas Thieme

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Hallo @Thomas_Thieme 

zu dieser Frage gibt es schon ganz viele Posts hier in Forum.

Die Lösung lautet: Mitgliedsgebundenes Mandatsgeschäft, da der Mandant für die Aufbewahrung verantwortlich ist.

Spätestens in der Aufgabebilanz wird eine Aufbewahrungsrückstellung gebildet. Ob diese nun die Kosten der Ordnerlagerung oder die Kosten der DATEV bei digitaler Archivierung abbildet, spielt für uns als Berater keine Rolle.

Ich verlinke mal ein paar Beiträge der letzten Jahre mit weiteren Ausführungen:

DUO: Belege bei Mandatsbeendigung? - DATEV-Community - 261017

Einsatz der Scannerbox und DATEV Unternehmen onlin... - DATEV-Community - 262992

Unternehmen Online mtl. Gebühr oder nicht? - DATEV-Community - 335649

Mandat inaktiv setzen und Kosten den Mandanten wei... - DATEV-Community - 208198

DUO nach Mandatsbeendigung - DATEV-Community - 369922

Gelöst: Übernahme DATEV-Kosten - DATEV-Community - 381892

Unternemhen Online; wer bekommt die Rechnung der D... - DATEV-Community - 372740

Digitale Personalakte und Mandantenüberträge - DATEV-Community - 341441

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Kostengünstige Variante a)
Stick mit Daten (Rewe + LuG) und ggf. Belegbildern, Belehrung zur Aufbewahrung und dann im RZ und auf dem PC löschen.

Noch kostengünstigere Alternative b)

Mandantendirektgeschäft mit DATEV (wie vom Vorredner vorgeschlagen).

Vorbildlich im Griff, nach a) oder b)

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@Neu_hier 

Ganz vorbildlich wäre Variante a) wenn es ergänzend zum Export für Betriebsprüfungen eine Darstellungsmöglichkeit nach FiBu Konten mit Buchung + Beleg gäbe... 

Diese Variante würde sich auch für zu löschende Jahre in Belege online eignen (über 10 Jahre)

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Wozu? Warum sollte mehr als gesetzlich vorgeschrieben gemacht werden? Aus Sicht des StB hat das mit "Vorbildich" i.S. des Berufsrechts nichts zu tun. 

Wer zusätzliche Infos (wegen "privater" Informationsinteressen) dauerhaft benötigt, muss halt in die Tasche greifen und Rewe + Belege Online weiterbezahlen.

Ansonsten können auch aus gelöschten Jahrgängen die Daten mit Belegbild bereitgestellt werden.