E-Rechnung: E-Mail Archivierung vs. Unternehmen Online hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht

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Hallo zusammen,

ich habe noch einige Unklarheiten zur Aufbewahrungspflicht von digitalen Fibu-Belegen / E-Rechnung:

Was ich bisher so aufgeschnappt habe:

- Sowohl heute schon bei normalen PDF Rechnungen als auch bei X- bzw. ZUGFERD-Rechnungen kommt man seiner Aufbewahrungspflicht nicht ausreichend nach, wenn man die Mails einfach nur 10 Jahre in Outlook aufbewahrt. Man benötigt zwingend eine E-Mail Archivierung, die die Mails bereits abfischt und archiviert, bevor sie beim User im Mailpostfach landen

-> Ist das korrekt so?

- Die DATEV vermarktet DUO u.a. als System, um E-Rechnungen rechtssicher aufzubewahren.

-> Bedeutet das, dass man sich beim Einsatz von DUO eine E-Mail Archivierung sparen kann? Ich war bisher immer der Meinung, dass nur dann ausreichend archiviert ist, wenn die ursprüngliche Mail nebst Anlagen im Originalformat archiviert wird, denn beim Transport vom Mailpostfach zu DUO könnte ja an der Rechnung noch etwas manipuliert werden.

Wir werden nämlich immer häufiger darauf angesprochen, dass es ja viele Viewer für X-Rechnungen gibt und man sich DUO dadurch sparen könne. Meiner Ansicht nach aber eben nur, wenn man stattdessen eine richtige Mailarchivierung einsetzt, die die Kosten von DUO sicherlich wesentlich übersteigt.

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@unklarer_Posten  schrieb:

- Sowohl heute schon bei normalen PDF Rechnungen als auch bei X- bzw. ZUGFERD-Rechnungen kommt man seiner Aufbewahrungspflicht nicht ausreichend nach, wenn man die Mails einfach nur 10 Jahre in Outlook aufbewahrt. Man benötigt zwingend eine E-Mail Archivierung, die die Mails bereits abfischt und archiviert, bevor sie beim User im Mailpostfach landen

-> Ist das korrekt so?

Ja, das stimmt (siehe Anforderungen an die Unveränderbarkeit lt. GoBD)

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@unklarer_Posten  schrieb:

- Die DATEV vermarktet DUO u.a. als System, um E-Rechnungen rechtssicher aufzubewahren.

-> Bedeutet das, dass man sich beim Einsatz von DUO eine E-Mail Archivierung sparen kann? Ich war bisher immer der Meinung, dass nur dann ausreichend archiviert ist, wenn die ursprüngliche Mail nebst Anlagen im Originalformat archiviert wird

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Die E-Mail, die lediglich als Transportmittel dient, muss nicht aufbewahrt werden (Vergleich Briefumschlag). (Rz. 121 GoBD)

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@AlexanderJ  schrieb:

Die E-Mail, die lediglich als Transportmittel dient, muss nicht aufbewahrt werden (Vergleich Briefumschlag). (Rz. 121 GoBD)

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Bedeutet DUO ohne Mailarchivierung wäre nach geltendem Recht zumindest für die Fibu-relevanten Geschäftsunterlagen ausreichend? Hatte oben noch ergänzt, dass ja beim Transport Mailpostfach -> DUO ja theoretisch auch schon manipuliert werden könnte.

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Ohne Verfahrensdokumentation, die insbesondere den erfolgreichen Eingang bei UO überwachet, halte ich das für eine gewagte These. Immerhin dokumentiert das E-mail- Datum den Zeitpunkt der Zustellung.

Wie oft werden Belege von der DATEV nicht angenommen, ohne daß der Absender einen Hinweis erhält. 
Beispielsweise, wenn der Unternehmer einen t-online- Account nutzt.
Wenn die DATEV Spam vermutet, dann ist der Beleg weg...
Dann gibt es natürlich noch die üblichen technischen Probleme, sowohl beim Unternehmer, als auch bei DATEV.

Ich würde die Original- Emails immer archivieren. Gerne außerhalb von Outlook im Datei- oder sonstigem Archivsystem.

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@unklarer_Posten  schrieb:

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@AlexanderJ  schrieb:

Die E-Mail, die lediglich als Transportmittel dient, muss nicht aufbewahrt werden (Vergleich Briefumschlag). (Rz. 121 GoBD)

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Bedeutet DUO ohne Mailarchivierung wäre nach geltendem Recht zumindest für die Fibu-relevanten Geschäftsunterlagen ausreichend? Hatte oben noch ergänzt, dass ja beim Transport Mailpostfach -> DUO ja theoretisch auch schon manipuliert werden könnte.

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Genau, das könnte aktuell noch passieren. Falls sich aber E-Rechnungsplattformen, wie die der DATEV, in der Wirtschaft zum Austausch von E-Rechnungen durchsetzen / als Standard etablieren, entfällt dieses Risiko ebenfalls.

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Will jetzt nicht zu viel durcheinanderwerfen, aber zum Thema Verfahrensdokumentation steht ja in den GoBD unter anderem:

155	Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Bedeutet für mich, dass eine Verfahrensdoku nicht unbedingt notwendig ist, sofern die Nachprüfbarkeit der Fibu auch ohne diese gewährleistet ist, sprich wenn im Rahmen einer BP keine Auffälligkeiten in den Prüferdaten sind, alle Belege vorgelegt werden können usw.

Uns geht es primär darum, den Mandanten aufzuzeigen, mit welchen Mitteln sie rechtssicher der Annahme- und Archivierungspflicht von E-Rechnungen nachkommen können und hier taumeln wir ein bisschen hinsichtlich der Grundanforderung:

1) DUO allein?

2) DUO + Mailarchivierung?

3) DUO + Mailarchivierung + Verfahrensdoku?

Nr. 3 wäre sicher der Königsweg, aber wir möchten vor allem die Klein(st)mandanten nicht in Investitionen treiben, die am Ende überhaupt nicht notwendig sind. Wir reden hier von Einzelunternehmern, die ihren digitale Korrespondenz teilweise über ein einzelnes kostenloses @gmail.com Postfach abwickeln. Da jetzt DG Mail, Mailstore, Hornet oder oder was auch immer anzuflanschen, wäre irgendwie unverhältnismäßig.

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E-Rechnungen und Betriebsprüfungen: Das müssen Sie beachten❗ | Experteninterview mit Julia Braun

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Ich hatte ein Seminar zur E-Rechnung in dem ganz klar gesagt wurde, dass DUO (=Belege online) ein rechtssicheres Archiv ist. 

Würde doch bedeuten, dass nur der Beleg dort reicht oder nicht? Solange da keiner die Löschtaste drückt und den Papierkorb leert ist doch alles fein? Aber vielleicht denke ich da auch zu einfach...

Das Problem habe ich ja aktuell auch mit Papierbelegen. Auch die können vernichtet werden.

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@VerenaWied schrieb:

Würde doch bedeuten, dass nur der Beleg dort reicht oder nicht? Solange da keiner die Löschtaste drückt und den Papierkorb leert ist doch alles fein?

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Ja. Und wenn der Bundestag heute sagt, dass eine E-Mail Adresse reicht, ändert sich im Grunde nichts Großartiges.  

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@metalposaunist  schrieb:

E-Rechnungen und Betriebsprüfungen: Das müssen Sie beachten❗ | Experteninterview mit Julia Braun

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Letzten Endes Werbung für die DATEV Produkte. Ob das jetzt alles eine Verfahrensdokumentation/Mailarchivierung ersetzt, wird aber m.E. nicht klar kommuniziert.

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Danke 👍. Dann brauche ich das Video also nicht anschauen 😅. Dachte, da wäre mehr Fleisch am Knochen, wenn man schon mit einer Expertin spricht.

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Jeder, der mit ReWe- Belege bucht, der weiß, wie schnell plötzlich ein verkehrter Beleg mit der Buchung verknüpft ist.
Solange alles funktioniert, sollte es keine Kritik an UO geben.

Kritisch wird es aber, wenn der Prüfer einen Beleg sehen möchte und man dann feststellt, daß der Link ins Leere, also in die DATEV- Fehlermeldung weist. Ich meine keinen schnöden WE- oder Telekom- Beleg, sondern eine große Anschaffung, die wirklich geprüft werden soll.

Dann sind wir in der Situation, wie vor 20 Jahren. Der Prüfer fordert den Original- Beleg an und das wäre hier die Original Email mit der E-Rechnung. Auch ein gefaxter Papierausdruck sollte genügen, wenn der Prüfer keine Emails annehmen kann.

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@VerenaWied  schrieb:

Ich hatte ein Seminar zur E-Rechnung in dem ganz klar gesagt wurde, dass DUO (=Belege online) ein rechtssicheres Archiv ist. 

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Diese Aussage ist so nicht ganz korrekt:

DATEV Hilfe-Center - DATEV Belege online - Zertifizierung der revisionssicheren Archivierung

Das Wörtchen „kann“ ist hier entscheidend.

Ich muss dem Mandanten ja lediglich Löschrechte geben und schon ist es Essig mit der Revisionssicherheit und GoBD-Konformität.

Wenn ich Belege Online nicht korrekt konfiguriere und nutze, ist das nur ein Datenpapierkorb.

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Papierbelege können auch verbrannt 🔥 werden. Wohl dem, der mit den Tools (DUO vs. Feuerzeug) richtig umgehen kann.

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Ich lese es so:

Wenn dem Prüfer oder einem Gericht ein gut lesbarer Beleg aus UO geliefert werden kann, dann ist alles OK.
Insbesondere kann es bei einen Problemfall als Nachweis genutzt werden, daß der Geschäftspartner diese fragliche Rechnung ausstellte.

Problematisch ist es, wenn ein gesuchter Beleg in UO nicht zu finden ist. Stichwort: Von StB verkehrt geheftete Belege oder als Duplikat entsorgter Beleg.

Die Regelung ist einfach: Ein Beleg, der nicht mehr auffindbar ist, der berechtigt vorläufig nicht zum VSt- Abzug.

-> Heilung, wenn der Mandant den Beleg doch noch in einem Mail- Archiv findet.

Auch stellt sich die Frage des Zeitpunkts des Rechnungsempfangs.

Die Email kommt am 31. Abends an. Die Speicherung in UO erfolgt erst ein paar Tage später. Wann darf die VSt gezogen werden?

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Spätestens, wenn die BP die Daten der Vorsysteme anfordert und die Handelsbriefe = E-Mails fehlen, dann wird es ungemütlich. Eine VD muss kein Monster sein: wer macht was und womit - ist nicht schwer.

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@silberbauer schrieb:

wer macht was und womit - ist nicht schwer.

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Wenn es Struktur und Ordnung gibt, ist das wohl so. Nach meinem Gefühl her, erzeugt die Digitalisierung aber immer mehr Durcheinander und Unsicherheit, sodass das allein schon teilweise nicht klar ist. 

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@silberbauer  schrieb:

Spätestens, wenn die BP die Daten der Vorsysteme anfordert und die Handelsbriefe = E-Mails fehlen, dann wird es ungemütlich. Eine VD muss kein Monster sein: wer macht was und womit - ist nicht schwer.

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Ich würde mich wundern, wenn die BP derartige Belege anfordert.

Was ist aber, wenn alle Geschäftsbriefe in einem Strafprozess wegen Betrugsverdacht, oder im Insolvenzfall eines Geschäftspartners von der KriPo angefordert werden?

Bei der DATEV- Lösung, wo alle Email- Bodys im DATEV- Email- Upload geschreddert werden, hat der Unternehmer nichts mehr in der Hand.

Ja, die Belege sind revisionssicher gespeichert, aber die Handelsbriefe sind damit irreversibel weg, wenn der Unternehmer eine automatische E-Mail- Weiterleitung nutzt und keine separate Archivierung durchführt.

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Liebe Leute, wer glaubt die BP schläft, der sollte mal unter der Artikelnummer 77455 lesen oder im www nach dem Symposium digitale Betriebsprüfung suchen (das ist Warp-Antrieb). Die DSFinVBV (in Entwicklung) macht dann den Rest (§§ 147b, 158 Abs. 2, 162 AO) mit PowerBI sind die rasend schnell unterwegs. 

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... eines der Symposien in Löhne (bereits in 2022) hat den Titel "Symposium zum Thema Wertschätzung von Daten ..."

... ein köööstlicher Titel 😎

... Mandanten unterschätzen gerne die Möglichkeiten der Betriebsprüfer ...

... und sind dann überrascht, wenn die frei erfundenen Eintragungen oder die irgendwo eingesammelten Kassenbelege sofort beim Benford-Chi-Quadrat-Test auffallen 😎

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Eine VD muss kein Monster sein: wer macht was und womit - ist nicht schwer.

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Hätte man nicht einfach das Wort "Verfahrensdokumentation" in den § 146 AO packen können, dann gebe es nicht diese ewigen Diskussionen gesetzliche Pflicht oder "nur" ein BMF Schreiben 🙄

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Alle bisherigen Beiträge lesen sich so, als hätte hier niemand einen klaren Beratungsfahrplan, da es rechtlich offenbar einfach nicht klar festgelegt ist, was man denn nun braucht oder nicht.

Ich würde es mal vorsichtig so zusammenfassen:

- Wenn man bei einer BP alle angeforderten Belege vorlegen kann, ist alles in Ordnung. Egal, ob ich jetzt eine Mailarchivierung habe oder nur DUO.

- Der Prüfer interessiert sich nicht für die Art meiner Archivierung, sondern lediglich dafür, dass ich alle Belege, die ihn interessieren, zeitnah zeigen kann und zwar im Original, also nicht den Ausdruck einer Zugferd/PDF-Rechnung.

- DUO allein kann reichen, aber nur wenn man die "Sonderrechte" nicht mit der Gießkanne verteilt, ggf. sogar darüber nachdenken, ob überhaupt jeder Kanzleimitarbeiter diese benötigt

- Eine Mailarchivierung ist daher ergänzend zu DUO immer anzuraten, aber bei sachgemäßer Handhabung von DUO zumindest für Fibu-Unterlagen nicht notwendig. Wenn man aber bedenkt, dass z.B. auch sog. Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrt werden müssen, die ja auch oft per Mail ausgetauscht werden, sollte auch über den Fibu-Tellerrand hinweggeschaut werden.

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Datev schreibt selbst:

Für eine E-Rechnungs-Empfangsbereitschaft reicht doch z. B. E-Mail aus, oder? Warum benötigen die Unternehmen eine Portallösung? Wegen der Revisionssicherheit?

 

Der Empfang per E-Mail ist rechtlich ausreichend. Dieser ist jedoch nicht unproblematisch. Unter anderem ist er unter Effizienzgesichtspunkten nicht optimal und birgt Risiken hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit. Zudem muss sichergestellt werden, dass der Prozess GoBD-konform ist. Dies bedeutet beispielsweise eine unveränderbare Archivierung über 10 Jahre sowie ein durchgängiges Arbeiten mit der elektronischen Akte. 

Ist dies nicht gewährleistet, droht der Verlust des Vorsteuerabzugs für die entsprechenden Umsätze.

FAQ zu E-Rechnung (datev.de)

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Hallo in die Runde,

meine/unsere Fragestellung knüpft an dem Thema an:

Der Empfang durch eine einfache E-Mail-Adresse ist gesichert. Wie sieht es aus mit der (Weiter-)Verarbeitung/ Weitergabe an den StB?

--> Ist die elektronische Verarbeitung per 1.1.25 ebenfalls Pflicht (neben dem Empfang)?

--> Darf der Mandant, weil er nicht digital unterwegs ist, die empfangene eRE (weiterhin) ausdrucken und im Pendelordner abgeben für die Weiterverarbeitung?

Danke

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@JacquelineRüdel schrieb:

--> Ist die elektronische Verarbeitung per 1.1.25 ebenfalls Pflicht (neben dem Empfang)?

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afaik: nein.  

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@JacquelineRüdel schrieb:

--> Darf der Mandant, weil er nicht digital unterwegs ist, die empfangene eRE (weiterhin) ausdrucken und im Pendelordner abgeben für die Weiterverarbeitung?

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Wir sind ein freies Land. Jeder darf prinzipiell alles. Wenn aber die XML die E-Rechnung ist und die PDF drumherum nur zur Visualisierung vorhanden ist, gibt er dann nicht die Rechnung ab, die bei ihm angekommen ist. Dann macht das also keinen Sinn. Dann muss er schon die XML ausdrucken und in der Kanzlei abgeben, die mit OCR Technologie versucht den XML Teil zu rekonstruieren. Da eröffnen sich völlig neue Geschäftsfelder als Dienstleister 😂 .

Und wer nicht digital unterwegs ist, dem kann man mittels Automatisierung die (Denk)Arbeit abnehmen und per Regeln vieles erreichen. Dann muss er sich darum keine Gedanken mehr machen. 

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@JacquelineRüdel Es gibt nur eine Empfangspflicht.

Dies jedoch nicht als Aufhänger zu nehmen, die Betriebsabläufe zumindest etwas zu digitalisieren, finde ich jedoch nicht unbedingt zukunftsweisend. Ich wünsche dann viel Spaß mit der ersten ausgedruckten X-Rechnung.

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@wwinkelhausen schrieb:

Dies jedoch nicht als Aufhänger zu nehmen, die Betriebsabläufe zumindest etwas zu digitalisieren, finde ich jedoch nicht unbedingt zukunftsweisend.

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Wenn die Menschen nicht wollen @wwinkelhausen, kann man das noch als Aufhänger nehmen. Wir wehren uns mit Hand und Füßen gegen eine Digitalisierung. Mein letztes Gespräch, als ich angeboten habe, dass man sich zu zweit die digitale Unterschrift via milia anschaut, endete mit: < aufgelegt >. Nichts von: Yeah! Cool, dass Sie mir helfen. Wir schaffen das.   

Was soll ich dann bitte noch tun? Ich bin ratlos. 

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Da bin ich immer traurig, nicht in einer Kanzlei zu arbeiten, die solche Mandanten gnadenlos aussortiert. 

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wow ... "Triage" in der Steuerkanzlei 

"die Guten in's Töpfchen, die Schlechten in's Kröpfchen" 

... man gönnt sich ja sonst nichts ... 😎 

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Ich schmeiße da mal die GOBD auf den Markt, speziell progressive und retrograde Überprüfungsmöglichkeit Buchungssatz - Beleg.

Malt der StB auf die papierhaften Belegkopien dann wieder mit rotem Stift Buchungssätze und hofft, dass dem Prüfer das ausreicht?

Das ist nicht der Weg. Sowas wird m.E. schiefgehen.