E-Rechnung empfangen und verarbeiten

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@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R  schrieb:

Gerade in Bezug auf die GoBD Rz 135 würde ich bei E-Rechnungen immer die gesamte Mail im DMS archivieren um auf Nummer sicher zu gehen.

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Ich grüble gerade, inwiefern der Empfang von (E-)Rechnungen per E-Mail mit der Rz 135 (hauptsächlich Konvertierung) zusammenhängt🤔

Bei der Frage, ob eine E-Mail auch revisionssicher aufbewahrt werden muss, bin ich bisher immer bei der Randziffer 121 gelandet.

Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).

Es ist also zu prüfen, ob der Text in der E-Mail weitere Informationen enthält, um dann zu entscheiden, ob es nur ein "Briefumschlag" ist und somit nicht revisionssicher aufbewahrt werden muss. Das trifft m.E. in den meisten Fällen zu, da in den meisten E-Mails nur der "Standard-Text" steht. 

"Im Anhang die Rechnungen. Bitte zahlen!"

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Hallo 314159,

danke für den Hinweis. Eindeutig "mistverständlich" ausgedrückt. Rz 121 ist da natürlich zutreffender ...

Was ich eigentlich meinte ist das ja gerade bei E-Mail als Transportmittel mit E-Rechnung im Anhang durch Konvertierung die Beweiskraft verloren gehen kann und deshalb zwingend E-Mail Archivierung eingesetzt werden muss damit das Original, im Falle einer Prüfung, vorgewiesen werden kann. Bei Rechnungsinformationen im Mailtext, prominentes Beispiel: paybyphone, sowieso.

Ich würde sogar soweit gehen und sagen das eine Vorqualifizierung durch den Menschen, der bewerten muss "Mail ist nur Briefumschlag" und " Mail enthält aufbewahrungspflichtige Informationen, die Sachverhalte versehentliches Löschen, mutwilliges Löschen, Manipulation von Daten oder menschliches Fehlverhalten im Allgemeinen, im Falle einer Prüfung eher befeuert werden.

Meines Erachtens müssen alle Mails, aus allen Postfächern im Unternehmen archiviert werden um die vorgenannten Probleme zu umgehen. Irrläufer lassen sich nicht vermeiden. Wenn also eine E-Rechnung, die an rechnung@muster-gmbh.de geschickt werden sollte plötzlich im Postfach des Sachbearbeiters XY landet und ich nur rechnung@muster-gmbh.de archiviere oder dort die Vorqualifizierung läuft, dann fehlt mir im schlimmsten Fall genau das Original in der nächsten Prüfung ...

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Hallo zusammen, 

ich habe jetzt das komplette Thema durchgelesen und hoffe dass ich es nicht überlesen habe. 

Wird es bei einer E-Rechnung, sowohl ZUGFeRD/PDF als auch XRechnung/XML, möglich sein beim hochladen in DUO die Belegdaten automatisch in die Bearbeitungsmaske einzulesen? Natürlich ohne OCR. 

Wir haben das heute mal durch getestet und das funktioniert aktuell garnicht. PDF mit XML im Anhang schon, aber nur per OCR. XML mit PDF im Anhang wird nur visualisiert. 

Ist natürlich traurig da ja quasi alle wichtigen Daten mitgeschickt werden, aber man trotzdem noch manuell die Belegdaten erfassen muss. 

Viele Grüße

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@Tox schrieb:

Wird es bei einer E-Rechnung, sowohl ZUGFeRD/PDF als auch XRechnung/XML, möglich sein beim hochladen in DUO die Belegdaten automatisch in die Bearbeitungsmaske einzulesen? Natürlich ohne OCR. 

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Ja, das klappt heute schon. 

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@Tox schrieb:

Ist natürlich traurig da ja quasi alle wichtigen Daten mitgeschickt werden, aber man trotzdem noch manuell die Belegdaten erfassen muss. 

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Hatte @chrisocki nicht in 3 Schritten aufgeschrieben, was hier wen wie schlägt? Neben OCR arbeitet DATEV ja auch mit wiedererkannten Werten. Da ist noch 1 Variable mehr drin. 

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Wann ist damit zu rechnen?

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Prüftool & Prüfung bei Upload: 

Für DUo wird es so ein Prüftool nicht geben, da es hier zu spät angesetzt wäre. Für die E-Rechnungsplattform ist das geplant: "Darüber hinaus sind zusätzlich ergänzende Services, wie die Validierung von E-Rechnungen und das Bereitstellen von Statusinformationen [...] geplant." (siehe: DATEV E-Rechnungsplattform )

Bei DUO gibt es bereits heute schon Validierungen. Invalide Rechnungen werden aber nicht per se abgelehnt, sondern können trotzdem weiterverarbeitet werden.

@Silvija_Döbereiner 

Könnte man die Hinweise in DUO stärker hervorheben bzw. zusätzlich am Belegbild - wie der "Gebucht" Stempel- einfügen? Ich finde es sollte schon direkt ins Auge fallen ob es eine E-Rechnung ist oder nicht.

@An Alle

Bin ich zur Zeit der einzige der sich fragt wie man - in welchem Programm auch immer - die jeweilige X-Rechnung oder ZUGFeRD Version schnell herausfindet? Besenfalls prüft das die Software direkt und zeigt eine Art Skala an ob konform oder nicht.

Es wird sicher Unternehmer geben die am Update sparen werden und nur ZUGFeRD 1.x oder 2.0 erstellen und versenden. Man kann doch nicht verlangen das man in jede XML reingeht und nach der RAM ID und der Nummer sucht.

Weiterhin verwirrend ist die Factur-X die auch Datev nutzt und dann hier eine 1.0 in der XML drin steht.😓

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Selbstverständlich bietet die Telekom bereits E-Rechnungen an.

Gibt es bereits Erfahrungsberichte von Anwendern, die geprüft haben, ob eine per E-Mail versendete Telekom-E-Rechnung sämtliche Anforderungen von Mandanten und Steuerberatern erfüllt?

• Funktioniert der E-Mail-Upload zu DATEV reibungslos?
• Kann der Mandant mit gängiger Standardsoftware die Abrechnung vollständig einsehen?
• Sieht der Buchhalter eindeutig, welchen Telefonanschluss die Rechnung betrifft, und kann er gelegentlich erworbene Hardware korrekt als Anlagegut erfassen?
• Erkennt der Buchungsassistent die verschiedenen Steuersätze, auch bei sonstigen Posten, die beispielsweise über Telefonzahlungen abgewickelt wurden?

Weiterführend stellt sich die Frage:

Wie sieht eine Schritt-für-Schritt-Anleitung aus, um den aktuellen Prozess, bei dem die Telekom-Rechnung als PDF per E-Mail versendet wird, in einen vollständig automatisierten E-Rechnungsprozess zu überführen?

Die Telekom dient hier nur als exemplarisches Beispiel. Unternehmen, die die E-Rechnung der Telekom beherrschen, sind gut für die Zukunft aufgestellt.

Alternative Überlegung:
Sollte eine Petition im Bundestag angestrebt werden, um den Prozess zu stoppen, bis ein System etabliert ist, bei dem beispielsweise Tankbelege bei Kartenzahlung automatisch als E-Rechnung bereitgestellt werden?

Wie kann der Prozess der E-Rechnung optimal gestaltet werden?

Ein möglicher Ansatz wäre, dass jede Zahlung mit Bank- oder Kreditkarte automatisch den Versand einer E-Rechnung an die hinterlegte E-Mail-Adresse auslöst – zusätzlich könnte auf Wunsch ein Papierbeleg erstellt werden (dieser sollte jedoch nicht für die Buchhaltung relevant sein).

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@martinkolberg schrieb:

Funktioniert der E-Mail-Upload zu DATEV reibungslos?

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Wenn Du keine Belegfreigabe online nutzt, schon.  

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@martinkolberg schrieb:

Kann der Mandant mit gängiger Standardsoftware die Abrechnung vollständig einsehen?

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Kommt auf den Typ an. Mit einer XRechnung wird's schwierig.  

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@martinkolberg schrieb:

Wie sieht eine Schritt-für-Schritt-Anleitung aus, um den aktuellen Prozess, bei dem die Telekom-Rechnung als PDF per E-Mail versendet wird, in einen vollständig automatisierten E-Rechnungsprozess zu überführen?

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Nicht anders als sonst?  

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@martinkolberg schrieb:

bei dem beispielsweise Tankbelege bei Kartenzahlung automatisch als E-Rechnung bereitgestellt werden?

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Wenn man heute schon Flottenkarten wie jene von UTA nutzt, ist das heute schon möglich. @andreashausmann hat dazu ein Video auf LinkedIn / YouTube gepostet. 

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@martinkolberg schrieb:

Sollte eine Petition im Bundestag angestrebt werden, um den Prozess zu stoppen

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Nein, besser nicht: The German problem? It’s an analogue country in a digital world 

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Hallo Tu_heggi,

wo hast Du den Screenshot "Sparen Sie sich Zeit abzuschreiben - mit XML-Daten (Rechnungseingang)" her. Ist der offiziell von DATEV und wenn ja wo kann ich den finden?

Wir bereiten gerade eine Mandantenveranstaltung zum Thema vor und das würde gut als Slide in die Präsentation passen.

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@tu_heggi schrieb: Bin ich zur Zeit der einzige der sich fragt wie man - in welchem Programm auch immer - die jeweilige X-Rechnung oder ZUGFeRD Version schnell herausfindet? Besenfalls prüft das die Software direkt und zeigt eine Art Skala an ob konform oder nicht.

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Vielleicht hilft diese Liste möglicher Validatoren weiter:

https://easyfirma.net/e-rechnung/zugferd/validatoren/

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@noescher  schrieb:

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@tu_heggi schrieb: Bin ich zur Zeit der einzige der sich fragt wie man - in welchem Programm auch immer - die jeweilige X-Rechnung oder ZUGFeRD Version schnell herausfindet?

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Klingt komisch, aber wir prüfen das mittels REWE beim Belegbuchen.

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Moin,

ja offiziell Datev.

Z. B. hier 77540_DIO_ Die E-Rechnung kommt! Die Umsetzung mit Ihrer Steuerkanzlei meistern.pdf

oder hier 77534_DIO_ Die E-Rechnung kommt - Praxistipps aus der Steuerberatungskanzlei.pdf

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Ich hoffe sowas wird bis 2028 integriert!

Rechnung kommt in die E-Rechnungsplattform - wird dort sofort auf EN 16931 überprüft und sichtbar (Ampelfarben) gemacht. Bis dahin wirds vom BMF ja nicht beanstandet

Sonst ist dies ein Workflowkiller

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Hallo zusammen,

es ist scheinbar doch gar nicht so kompliziert, wie uns die Bundesregierung hier auf eine Kleine Anfrage der CDU/CSU-Fraktion erklärt (insbesondere Antwort auf Frage 8 auf Seite 4)... 🙈

Und wir machen uns hier Gedanken über revisionssichere Archivierung und so ein komisches Zeug 🤣

Ich wünsche euch einen schönen Tag!

Deutscher Bundestag - E-Rechnung: E-Mail-Postfach reicht aus

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Offen gesagt lese ich die Antwort so:

für den Empfang genügt ein E-Mailpostfach.

Die Aufbewahrung unterliegt wie bisher den GoBd...

Quelle: a.a.O.

Gruß & ebenfalls einen schönen Tag!

Taxit

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Right @taxit 👍 und nochmal hochoffiziell aus der Politik bestätigt: E-Mail-Postfach reicht aus: Bundesregierung teilt Details zur E-Rechnung mit

Also mal keine Panik schieben. Und um Erlaubnis zur PDF Rechnung wird die Mehrheit auch nicht bitten, weil die Mehrheit den Unterschied zwischen PDF und ZUGFeRD nicht kennt und das völlig praxisfern wieder ist. Auch nicht in 2026. 

Wer heute schon Rechnungen digital als PDF stellt, ist gut aufgestellt. Gut, das mich meine Intuition da auch nicht trügt. 

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Aber wie ist das dann zu verstehen 🤔 

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Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 können auch noch sonstige Rechnungen – wozu dann insbesondere reine PDF-Dateien zählen – ausgestellt und übermittelt werden. Bei Firmen, die weniger 800.000 Euro Gesamtumsatz pro Jahr haben, gilt dies sogar bis Ende 2027. Sonstige Rechnungen werden künftig allerdings als "nicht ordnungsgemäß" gewertet und berechtigen den Empfänger so nicht zum Vorsteuerabzug.

Bei sonstigen Rechnungen ist der Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt?

Also muss das definitiv ab 2025 eingerichtet sein und funktionieren....

VG

Regi

[#18]

...nochmal hochoffiziell aus der Politik bestätigt...

Und was war an meinem Link nicht "hochoffiziell"? 🤔 Ist heise.de eine zuverlässigere/offiziellere Quelle als bundestag.de? 😱

Manchmal wundere ich mich schon ein bisschen...

Schöne Grüße aus dem Herzen Hessens 🌻

G.

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Und wer soll das in Masse prüfen @Regi? Die Kanzleien? Die weisen dann den Mandanten drauf hin: Du, die Rechnung kann ich so nicht verbuchen. Bitte frage nach einer E-Rechnung beim Lieferanten. Dann quatscht der Mandant mit seinem Lieferanten und der Mandant ohne IT-Wissen erklärt dem Lieferanten ohne IT-Wissen, das was falsch sei. Was wird er nicht so genau sagen können. Er brauche eine "andere Rechnung". Im Zweifel schickt der Lieferant dann eine XRechnung, die der Mandant dann ablehnt, weil er keine Ansicht hat sondern nur eine XML.

Oder anders: Dann verbuchst Du erstmal ohne Abzug. Bis Du die richtige Rechnung hast, vergehen vielleicht schon mal 30 Tage. Dann meldet man also erstmal Betrag X als Steuer ans Finanzamt und muss diese im nächsten Monat korrigieren, wenn die richtige Rechnung eintrifft. Dann habe ich gelernt, wenn man häufig und regelmäßig die Steuer beim FA korrigiert, werden die Prüfer hellhörig und wollen das Unternehmen prüfen, weil da ja was nicht stimmen kann. 

Man soll den Teufel nicht an die Wand zahlen aber meine eigene Erfahrung, Gespräche und mein IT-Gefühl haben mich selten krass im Stich gelassen. Das wird noch lustig 😂. 

Und dann gibt es neue Programme für die Prüfer, wo man dann 1 Datenmenge ins Programm wirft, welche dann die PDF Rechnungen heraussucht und als "nicht ordnungsgemäß" kennzeichnet? Wir sind froh, wenn Finanzämter per E-Mail kommunizieren können und wir aufs Fax verzichten können 😂.

Immer schön locker bleiben. 

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@gnoll schrieb:

Ist heise.de eine zuverlässigere/offiziellere Quelle als bundestag.de? 😱

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Ja! Unserer Regierung vertraue ich in Sachen IT leider 0️⃣. Grund: s.o. - es wird irgendwas Digitales ohne Bezug zur Realität oder Praxistauglichkeit beschlossen. Schafft das (IT) Vertrauen? Leider nein. 

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Hallo @Regi ,

Sonstige Rechnungen werden künftig allerdings als "nicht ordnungsgemäß" gewertet und berechtigen den Empfänger so nicht zum Vorsteuerabzug.

nach Tz 55 des Entwurfs eines BMF-Schreibens zu dem Thema, ist diese "künftig" als "spätestens ab 2028" zu verestehen.

Sonnige Grüße

G.

[#21]

Hallo @gnoll,

danke für den Link 🙏

VG

Regi

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Es tut mir leid, schon wieder den Buhmann spielen zu müssen, aber mit Ihrer Laissez-faire-Einstellung sind Sie im Steuerrecht falsch. Wenn E-Rechnungen Pflicht sind (2027 bzw. 2028) müssen diese vorliegen, wenn man die Vorsteuer gerne ziehen möchte. Und wer es sich mit seinen Kunden nicht verscherzen möchte, wird zusehen, dass er dann E-Rechnungen schreiben wird.

Wir sind dann ja auf der sicheren Seite: Sobald unsere Rechnung hässlich aussieht, ist es eine E-Rechnung, das bekommen wir den Mandanten schnell beigebracht.

Aber ich bin da auch bei den restlichen Unternehmen optimistisch. Und es ist ja nicht so, dass uns die bisherigen Wordrechnungen keine Probleme gemacht haben.

[#23]

Hallo @metalposaunist ,

hm ok ich oute mich jetzt mal sowohl als "der Mandant ohne IT-Wissen / der Lieferant ohne IT-Wissen"

oder mit wenig IT-Wissen und auch noch Selbstbuchend 😏

Aber empfangen muss man diese e-Rechnungen ja definitiv können ab 2025 ausser - man vereinbart mit dem Rechnungsaussteller - man möchte nur eine sonstige Rechnung.... 

Ok wer das überprüfen soll oder macht keine Ahnung.

Da wir als kleines Unternehmen allerdings nicht so viele Ein- und Ausgangsrechnungen haben, wäre eine Überprüfung auch nicht so schwierig.....

Natürlich weiß ich, dass Du hier definitiv zu der IT/digital-afinen Seite gehörst, bei mir ist das eher noch so Manuel.....

Was jetzt nicht heißen soll, dass ich mich gegen IT u. digital wehre aber ohne IT-Spezialisten oder externen wird dieses "Digital" so langsam echt zur Herausforderung.

Und ja als kleines Unternehmen muss man die Ausgaben dafür durchaus gut im Blick behalten, wir haben leider keine Kunden an die wir die Kosten hierfür direkt weitergeben können 🙄

VG

Regi    

[#24]

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Aber empfangen muss man diese e-Rechnungen ja definitiv können ab 2025 ausser - man vereinbart mit dem Rechnungsaussteller - man möchte nur eine sonstige Rechnung.... 

NEIN!

Empfangen können muss man können - egal was man vereinbart

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UST- Sonderprüfung... 
Das FA fordert die E-Rechnungen zur Prüfung an
Nein, bitte keine verschlüsselte Email, sondern doch besser per Fax...

Vision: Man gibt dem FA einfach den Beleg- Link nach UO...

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Ich verstehe auch ehrlich gesagt nicht so ganz, warum manche sich immer noch so quer stellen oder "ignorieren". Wir haben die Mandanten frühzeitig über die E-Rechnung informiert (Auch, weil wir uns mehr digitale Zusammenarbeit erhoffen...wir sehen da große Potentiale, weswegen wir zu diesem Thema auch gerne unterstützen). Drei haben sich daraufhin aktiv gemeldet.

Diverse andere Mandanten habe ich bei Telefonaten zu anderen Themen proaktiv angesprochen. Zwei Weitere erinnerten sich bei Telefonaten, dass wir ja Mal was rum gesendet haben und haben nachgefragt.

Schöner Beispiel Fall heute: Mandant hat eine Rechnungsnummer (Ausgangsrechnung) im Juni zwei Mal vergeben. Ist ihm heute aufgefallen. Die korrigierte Rechnung hat er heute in DUO hoch geladen, die alte ist bereits verbucht. Auf meine Frage, wie er denn seine Rechnungen schreibt kam natürlich "Word mit Exceltabelle als Rechnungsübersicht", damit "sowas eigentlich gar nicht erst passieren kann". Er hat überhaupt wenige Rechnungsempfänger im Business Bereich und Zeit wäre ja noch genug, bis die E-Rechnung Pflicht wird. 7 EUR/Monat für AW next (wenn das überhaupt das richtige Tool für ihn ist, was ich bezweifle) waren im ersten Moment auch zu viel. GOBD interessiert auch nicht. 

Viele wissen immer noch nichts bis wenig von der E-Rechnung. Manche sind schon von deren Rechnungsschreibungsprogramm-Anbietern angesprochen worden, haben aber wenig Zeit zur Umsetzung (was ich auch nachvollziehen kann).

Ein Mandant hat ein Rechnungsprogramm mit Warenwirtschaftssystem was nach meiner Recherche sogar eine DATEV Schnittstelle hat, aber wir kriegen einen Ordner. 😐

Wenn ich sehe wie viel Digitalisierungspotential es generell gibt, schockt mich das doch irgendwie. 

Ich bin für "frühzeitig kümmern", dann kann ich jetzt schon Prozesse optimieren und testen, was passt und was nicht. Und bei tatsächlicher Pflicht, bin ich gewappnet. 

Wer dann Ende 2026 ankommt und rumheult, dass er ja was tun muss, wird Spaß kriegen. 

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Der Absender muss ab 2025 nicht mehr fragen, ob man eine E-Rechnung haben möchte, sondern er kann einfach eine schicken, auch eine x-Rechnung. Die Frage ist nur, wie beliebt man sich damit bei seinen Kunden macht.

Von Würth kam schon eine E-Mail, in der man aussuchen durfte, was man zukünftig haben möchte.

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Hallo @tu_heggi,

dann ist diese "Übergansgangsfrist" ja eigentlich Quatsch...

was macht das dann für einen Sinn?

VG 

Regi 

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Die Übergangsfrist ist für das selber E-Rechnungen schreiben müssen. 

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Was nun, wenn der Rechnungsempfänger auf eine Verschlüsselung der sensiblen Daten besteht?
Er begründet das mit dem Datenschutz.
Gilt insbesondere für Rechnungen aus der Steuerkanzlei und vom Großhandel!