E-Rechnung - wie erkenne ich in Unternehmen online eine E-Rechnung

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Wie erkenne ich, ob eine Eingangsrechnung in UO eine E-Rechnung ist? Ich kann da nicht erkennen, ob ein xml -Anhang dran ist. Da ich (rein theoretisch) prüfen muss, ob eine xml da ist, diese identisch ist mit der sichtbaren pdf, und dies Folgen für den Vorsteuerabzug hat, wäre das wichtig. Wenn ich per Mail-Upload eine Rechnung an den Posteingang in UO weiterleite, kann man diese Rg ja als normale pdf herunterladen und diese ist wiederum manipulierbar. Ich kann nicht erkennen, dass dies die Ursprungsdatei ist. Das könnte haftungstechnisch ein Risiko sein.

Gibt es da eine Lösung?

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Hallo @wittrachuba 

zuerst eine einfache Erklärung:

Sie erkennen in Belege online daran, ob eine E-Rechnung vorliegt, dass bei der Bearbeitung des Belegs die  auszufüllenden Felder wie Rechnungsbetrag, usw. nicht Grün/Orange gefärbt sind (OCR-Erkennung), sondern weiß gehalten sind und der Inhalt stimmt. Dann hat DUO eine E-Rechnung erkannt und den Inhalt ausgelesen.

Aber:

DUO führt (derzeit?) keine Prüfung durch, ob die elektronische Rechnung mit xml-Anhang tatsächlich die Voraussetzungen einer E-Rechnung ab 1.1.2025 erfüllt. DUO liest nur einen xml-Anhang aus.

Die Prüfung, ob die Rechnung den E-Rechnungsstandard erfüllt müssen Sie vorab durchführen.

DATEV bietet diese Funktion über die E-Rechnungsplattform an, es gibt aber genügend andere (auch kostenlose) Software, die das prüft.

Hinsichtlich Ihrer Problematik zu E-Mail-Upload brauchen Sie nur eine Verfahrensdokumentation erstellen, wie die Erfassung der Belege läuft (Beleg kommt an => Weiterleitung nach DUO => Bearbeitung in DUO). Dann haben Sie alles dokumentiert und die Echtheit wird im ersten Schritt nicht weiter angezweifelt. 

Natürlich können Sie mit E-Mail-Upload aber auch nicht prüfen, ob die Rechnung nicht schon fehlerhaft bei Ihnen angekommen ist, also schon vorher manipuliert wurde. Solche Prüfungen sind dann Bestandteil Ihres internen Kontrollsystems (IKS), dass Sie selbstverständlich auch haben, um die GOBD zu erfüllen.

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Vielen Dank, das hilft schonmal ein wenig weiter.

In der Praxis werde ich allerdings wenig Chancen haben, eine Manipulation von mir eingereichten Rechnungen zu erkennen, ggf. muss man dann sowas über die Bescheinigung und Vollständigkeitserklärung des Mandanten im Erstellungsprozess regeln.

Auch die Prüfung, ob die Rg. den E-Rechnungsstandard erfüllt wird man im Tagesgeschäft als Steuerberater in der Regel kaum prüfen können, stichprobenweise oder anlassbezogen vielleicht.

Vielleicht baut die DATEV da noch Prüfmechanismen ein, die auch vom Verarbeiter dann lesbar sind.

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@wittrachuba schrieb: uch die Prüfung, ob die Rg. den E-Rechnungsstandard erfüllt wird man im Tagesgeschäft als Steuerberater in der Regel kaum prüfen können, stichprobenweise oder anlassbezogen vielleicht.

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Diese Prüfung ist nicht Aufgabe des die Buchführung erstellenden Steuerberaters, das ist Aufgabe des Unternehmers.

Wünscht ein Unternehmer, dass ein Steuerberater die technische Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung prüft, bzw. diese auf Manipulation prüft, ist das ein gesonderter Auftrag, der eine ganze andere Organisation benötigt.

Bislang haben Sie vermutlich auch nicht geprüft, ob eine eingereichte Papier-/ oder E-Mail-Rechnung manipuliert war!?

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@noescher schrieb:
[...]
Sie erkennen in Belege online daran, ob eine E-Rechnung vorliegt, dass bei der Bearbeitung des Belegs die  auszufüllenden Felder wie Rechnungsbetrag, usw. nicht Grün/Orange gefärbt sind (OCR-Erkennung), sondern weiß gehalten sind und der Inhalt stimmt. Dann hat DUO eine E-Rechnung erkannt und den Inhalt ausgelesen.
[...]

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In der Buchführungs-Praxis kann es nicht der 'Königsweg' sein, dass man jeden einzelnen Beleg daraufhin überprüfen soll/muss, ob die buchungsrelevanten Felder Grün/Orange oder Weiß sind.

Meiner Meinung nach sollten E-Rechnungen sofort in "Belege Online" eine aussagefähige Bezeichnung oder einen TAG oder eine sonstige auffällige Markierung erhalten.

Der prozentuale Anteil der E-Rechnungen wird wohl immer weiter wachsen, bis er irgendwann mal 100% erreicht

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@vogtsburger 

Exakt. Es geht nicht darum, dass der Steuerberater die Rechnungen für den Mandanten prüft. Es geht darum, dem Mandanten eine Lösung und einen guten Workflow anzubieten, damit er selbst die Rechnungen effizient prüfen kann.

@DATEV:

Die Software, deren Name hier nicht genannt werden darf, validiert bereits auch E-Rechnungen und bietet damit "do everything in one Place". Ich erwarte das auch von DATEV Unternehmen online. Beleg Upload Mail und Prüfung der Rechnung in DUO. Tag "Zugferd 2.3 validiert", "XRechnung Version 2.x validiert", oder "Zugferd konnte nicht validiert werden. Als sonstige Rechnung berücksichtigt" oder so ähnlich.

Dass "fremde" Nutzer für die Validierung im E-Rechnungsportal zur Kasse gebeten werden, kann ich nachvollziehen. Aber Nutzer von Unternehmen Online sollten dieses Feature kostenfrei oder aber sehr kostengünstiges Add-On zur Verfügung gestellt bekommen. Und alles an einem Ort. 

Ist hier von DATEV etwas konkretes geplant?

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So ist es. Sie haben Recht.

Die Mandanten sind auch nicht der "Heilige Geist".

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Die händische Einzelvalidierung einer E-Rechnung ...

... z.B. mit dem (rel. unbekannten) Tool "QUBA" ...

... kann man eigentlich niemandem zumuten, weder dem Mandanten noch der Kanzlei, sondern höchstens einer Software, die den gesamten Rechnungseingang und Rechnungsausgang 'in einem Rutsch' oder eben 'just in time' checken kann

In "Unternehmen Online" müsste diese Validierung auch 'just in time' laufen und ein Ergebnis in Form einer Statusmeldung auswerfen.

Am spannendsten finde ich die Frage, ob die Visualisierung einer validierten E-Rechnung auch immer korrekt, verständlich und ggfs. für andere Zwecke verwendbar ist, z.B. zum Nachweis des Rechnungseingangs oder Rechnungsausgangs oder Ähnliches

(ich habe zu diesem Thema noch nichts getestet außer der Validierung)

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Hallo @olafbietz,

wenn ich Ihre Anfrage korrekt verstehe, möchten Sie wissen, wie man eine E-Rechnung erkennt und deren Validität überprüft.

Zur Erkennung von E-Rechnungen:

In der aktuellen Marktversion können Sie anhand der Vorbelegung in der Erfassungsmaske feststellen, ob es sich um eine E-Rechnung handelt. Die entsprechenden Felder sind mit den Daten der E-Rechnung ausgefüllt. Durch das Überfahren der Felder mit dem Mauszeiger erhalten Sie zusätzliche Informationen zu den E-Rechnungsdaten. Ebenfalls können Sie in der automatischen generierten Datenvisualisierung der XRechnung sehen, dass es sich um eine E-Rechnung handelt.

Wir arbeiten zusätzlich daran, diese Informationen noch transparenter darzustellen.

Zur Validität der E-Rechnung:
Derzeit ist das Ergebnis der Validierung im Importprotokoll ersichtlich.

Wir planen, dass das Validierungsergebnis auch außerhalb des Importprotokolls zugänglich ist.

Mit freundlichen Grüßen, 

Selina Gottwald 

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Schaut auch mal hier:

https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/E-Rechnung-Pr%C3%BCfung-XML-Teil-bei-Zugferd-Rechnungen/m-p/454767#M50722

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@Selina_Gottwald 

Danke für die Info. Ich habe mal in mein eigenes Importprotokoll geschaut. Filter "Beleginfo: alle" und "zeitlich uneingeschränkt". Ich lade seit Jahren fast alle Belege per E-Mail-Weiterleitung an DUO weiter. 

Dort werden nur 8 Einträge gezeigt. Das kann unmöglich stimmen. Werden dort ausschließlich E-Rechnungen angezeigt?

EDIT:

Was wirklich gut wäre:

1. direkte Anzeige des Status am Beleg in DUO

2. für diejenigen, die jeden Tag hochladen, aber nicht jeden Tag in DUO sind: Eine E-Mail-Rückmeldung an den Mandanten, wenn eine Validierung fehlgeschlagen ist. 

3. Hinweis am digitalen Beleg in Kanzlei-REWE für den Mitarbeiter, wenn eine Validierung fehlgeschlagen ist. 

4. Anzeige in den o. g. Punkten, wo der Fehler genau liegt

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Hallo @olafbietz ,

wenn die Belege, die Sie über Upload Mail hochgeladen haben keine strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format enthalten, werden Sie nicht im Importprotokoll angezeigt. 

Was im Importprotokoll protokolliert wird, finden Sie im  Import von digitalen Belegen und strukturierten Belegdaten prüfen. 

Freundliche Grüße, 

Selina Gottwald 

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@Selina_Gottwald ,

ich habe mal 'spaßeshalber' in die bisher erstellten Importprotokolle geschaut und 2 nicht-valide E-Rechnungen  gefunden.

Ich frage mich jetzt, was mit den Belegen eigentlich passiert ist.

Muss ich da nochmal nacharbeiten ?

Vielleicht war es aber nur ein Test (mit einer Musterrechnung), an den ich mich nicht mehr erinnere 

Erhält man während des Importvorgangs auch diese Meldungen, sodass man darauf reagieren kann ?

Ich werde auf jeden Fall mal nach der Beleg-ID suchen (und wahrscheinlich nicht finden 😉 )

Nachtrag:

... gesagt --> getan ...

Ich habe den Beleg jetzt im "Belege Online"-Papierkorb gefunden 

Der Beleg sieht wie ein 'normaler' 2-seitiger Rechnungsbeleg aus, ist eine PDF-Datei, wird aber im Import-Protokoll als "E-Rechnung" bezeichnet.

Ich vermute, dass dieser Beleg nochmal auf einem anderen Weg hochgeladen und dann 'normal' verbucht wurde

... das wird sich aber noch klären ...

Nachtrag 2:

der Beleg ist verbucht, wurde aber aus unerfindlichen Gründen in einem völlig falschen Belege-Ordner abgelegt (falsches Jahr, falscher Monat, falscher Belegtyp, ...)

... aber egal, DUO und REWE interessieren sich nur für die Beleg-ID bzw. für den Beleglink. Alles Andere ist nur etwas für Ordnungsliebende 😉

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Apropos :

Wird es im nächsten Musterbestand für "Datev Unternehmen Online" zeitnah auch Beispiele für E-Rechnungen geben, damit man nach Herzenslust mit der Verarbeitung, Validierung, Visualisierung etc. von E-Rechnungen 'spielen' kann ?

An unterschiedliche Originalbelege heranzukommen, ist momentan nicht so ganz einfach und außerdem ist es nicht so ratsam, mit Original-E-Rechnungen zu 'spielen'

Für mich ist nämlich der gesamte zukünftige Verarbeitungsprozess mit E-Rechnungen noch etwas 'nebulös'

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Die Musterbelege für ZUGFeRD 2.0 und x-Rechnungen gibt es schon seit über einem halben Jahr: 

https://www.datev.de/web/de/service-und-support/software-bereitstellung/download-bereich/betriebliches-rechnungswesen/musterpakete-fuer-datev-unternehmen-online/musterpaket-datev-unternehmen-online/

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... hoffentlich gibt es bald noch deutlich mehr 'Futter' für den Beleg-Typ "E-Rechnungen", vor allem an XML-Rechnungsdaten.

Die Datev interessiert sich ja nur für die XML-Komponente der E-Rechnung und wertet nur diese aus.

... denn was nützt die schönste PDF oder die schönste Visualisierung, wenn sich die Rechnungsdaten gegenüber der XML-Komponente unterscheiden. Die umsatzsteuerrechtlichen Konsequenzen könnten 'unangenehm' sein.

Aus meiner Sicht könnte man auf eine PDF (in der ZUGFeRD-Rechnung) auch komplett verzichten, damit man sich nicht versehentlich darauf verlässt.

Eine gute Visualisierung der XML-Rechnungsdaten, auf die man sich verlassen kann, sollte reichen.

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@eliansawatzki  schrieb:

Die Musterbelege für ZUGFeRD 2.0 und x-Rechnungen gibt es schon seit über einem halben Jahr: 

Warum kann man die eigentlich nicht auch nochmal beim Unterstützungspaket E-Rechnung bereitstellen oder verlinken, liebe DATEV? Denn auf den Gedanken da zu suchen war ich nicht gekommen …

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@vogtsburger  schrieb:

... denn was nützt die schönste PDF oder die schönste Visualisierung, wenn sich die Rechnungsdaten gegenüber der XML-Komponente unterscheiden. Die umsatzsteuerrechtlichen Konsequenzen könnten 'unangenehm' sein.

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Das ist vermutlich der Grund, warum GMI die Daten aus der XML-Datei und zusätzlich per OCR die Daten auf der PDF auswertet. Dabei wird automatisch ein Abgleich der Werte aus der XML-Datei und der PDF-Datei durchgeführt. 

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@314159  schrieb:

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@vogtsburger  schrieb:

... denn was nützt die schönste PDF oder die schönste Visualisierung, wenn sich die Rechnungsdaten gegenüber der XML-Komponente unterscheiden. Die umsatzsteuerrechtlichen Konsequenzen könnten 'unangenehm' sein.

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Das ist vermutlich der Grund, warum GMI die Daten aus der XML-Datei und zusätzlich per OCR die Daten auf der PDF auswertet. Dabei wird automatisch ein Abgleich der Werte aus der XML-Datei und der PDF-Datei durchgeführt. 

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... und was empfiehlt der Softwareanbieter, wenn sich Unterschiede in den Rechnungsdaten zeigen ?

... kommt dann die Meldung "Achtung !  OCR-Fehler !" oder Ähnliches ?

Die PDF-Komponente ist vermutlich (nur) ein Zugeständnis an Diejenigen, die ohne ihr eigenes Logo, ihre eigene Schriftart, ihr individuelles Seitenlayout etc. nicht 'leben' können ...

... und sollte eigentlich bei E-Rechnungen obsolet sein

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... und sollte eigentlich bei E-Rechnungen obsolet sein

Das sehe ich anders. Es gibt genug Unternehmen, die das XML derzeit nicht automatisiert weiteverarbeiten können, damit der leistende Unternehmer sein Geld bekommt, benötigt er also etwas, was er sehen kann... das ist glaube ich auch die offizielle Begründung von Zugpferd...

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@vogtsburger 

Nachgefragt: Was hat der Kunde für ein Problem, wenn XML und PDF abweichen?

Die XML-Rechnung ist die richtige Rechnung, die PDF nur "schönes Beiwerk".

Steuerlich hat der Aussteller ein Problem (ggf. § 14c USTG)

Zivilrechtlich glaube ich kaum, dass der Aussteller einen höheren Rechnungsbetrag als den in der XML angegebenen Betrag einfordern kann.

Noch dazu muss, bei ordnungsgemäßer Programmierung, die PDF-Datei aus der XML-Datei entwickelt werden, andere Abweichungen als technisch bedingte Rundungen sollte es daher nicht geben.

Wo ist das tatsächliche Problem unserer Mandanten als Rechnungsempfänger?

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Das wird ein Problem beim Rechnungsaussteller. Im Zweifel kann dies als weitere Rechnung angesehen werden.

Dies ist der Randziffer 32 des BMF-Schreibens vom 15.10.2024 zu entnehmen:

Enthält der Bildteil keine von dem strukturierten Teil abweichende Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG, handelt es sich bei dem Bildteil um ein inhaltlich identisches Mehrstück (vgl. auch Abschnitt 14c.1 Absatz 4 UStAE). Enthält der Bildteil dagegen abweichende Rechnungsangaben (z. B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag), stellt er ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind. Dabei werden technisch begründete geringfügige Abweichungen, konkretisierende oder ergänzende Informationen (z. B. aus Gründen der Darstellung verkürzte Leistungsbeschreibung oder Rundungsdifferenzen) nicht beanstandet, wenn der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück nicht verloren geht. Ein Vorsteuerabzug ist auch in diesen Fällen nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich.

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Hallo @ThomasKrämer

diese Rechtsfolge ist klar.

Die Diskussion geht aber, so mein Verständnis, zu den in Belege online zu archivierenden (Eingangs-)Rechnungen.

Der Rechnungsaussteller benötigt ein ordnungsgemäßes Fakturierprogramm, dann ergibt sich dieses Problem nicht.

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@noescher  schrieb:

@vogtsburger 

Nachgefragt: Was hat der Kunde für ein Problem, wenn XML und PDF abweichen?

Die XML-Rechnung ist die richtige Rechnung, die PDF nur "schönes Beiwerk".

[...]

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... also könnte man doch den generisch maskulinen Buchführenden (Mitarbeitern und Mandanten) den Tipp geben, sich grundsätzlich bei E-Rechnungen nur an den visualisierten Rechnungsdaten zu orientieren und nicht an den PDF-Komponenten in den hybriden E-Rechnungen, oder ?

Nach meiner Erfahrung kann man nämlich nicht voraussetzen, dass sämtliche Fakturierungsprogramme, Warenwirtschaftssysteme, Internetshops etc ordnungsgemäße E-Rechnungen erstellen können.

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@vogtsburger schrieb: sich grundsätzlich bei E-Rechnungen nur an den visualisierten Rechnungsdaten zu orientieren 

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Warum sich an irgendwelchen visualisierten Daten für den Zahlungsprozess orientieren? Die Maschine liest die XML-Datei aus und damit werden die korrekten Daten verwendet.

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@vogtsburger schrieb: kann man nämlich nicht voraussetzen, dass sämtliche Fakturierungsprogramme ... ordnungsgemäße E-Rechnungen erstellen können

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Diese Programme und deren Nutzer werden spätestens nach Ablauf der Übergangsfrist erhebliche Probleme mit den Kunden erhalten.

Insgesamt ist der Prozess über DUO bzw. die Rechnungsplattform doch einfach

a) Rechnung geht ein, der Empfänger muss prüfen, ob es sich um eine E-Rechnung handelt (Importprotokoll Belege online bzw. automatisch durch Plattform)

b) Empfänger muss die Rechnung inhaltlich prüfen, ob die Rechnung korrekt ist, usw (irgendeine Visualisierungssoftware, die die XML-Datei anzeigen kann bzw. Plattform (oder Belegfreigabe in DUO)

Hier empfehle ich, zwecks Visualisierungsüberlegungen, die Beispieldateien von FERD anzuschauen 
https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-2.3.2/zugferd-2.3.2.html

Das wird der neue "Standard", was wir unter Rechnung verstehen müssen. Optik, usw. völlig egal.

c) Empfänger muss die Rechnung bezahlen (wenn keine Abbuchung) - läuft automatisiert bzw. über Zahlungsvorschlag in Belege online

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Hallo @vogtsburger,

Erhält man während des Importvorgangs auch diese Meldungen, sodass man darauf reagieren kann ?

Aktuell erhalten Sie während des Importvorgangs keine Benachrichtigung. Wie bereits in meinem ersten Post erwähnt, arbeiten wir deshalb daran, das Validierungsergebnis auch außerhalb des Importprotokolls zugänglich zu machen. 

Freundliche Grüße, 

Selina Gottwald 

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@Selina_Gottwald  schrieb:

Hallo @vogtsburger,

Erhält man während des Importvorgangs auch diese Meldungen, sodass man darauf reagieren kann ?

Aktuell erhalten Sie während des Importvorgangs keine Benachrichtigung. Wie bereits in meinem ersten Post erwähnt, arbeiten wir deshalb daran, das Validierungsergebnis auch außerhalb des Importprotokolls zugänglich zu machen. 

[...]

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danke, Frau @Selina_Gottwald, für diese 'Absichtserklärung'

Allerdings wissen wir nicht, ob, wie und wann dieses Vorhaben tatsächlich umgesetzt wird.

Dass im Importprotokoll immerhin steht, ob ein bestimmter, hochgeladener Beleg (E-Rechnung) valide oder nicht valide ist, ist schonmal lobenswert.

Aber ich habe immer noch 'Bauchschmerzen' bei E-Rechnungen, die als "nicht valide" identifiziert wurden.

Was passiert damit ?

Was muss mit diesen Belegen getan werden ?

... neu anfordern, 'reparieren', ignorieren, verbuchen ?

Verschwinden diese Belege in einem "Schwarzen Loch" oder landen sie evtl. als 'Fälschungen' trotzdem in der Primanota und leben 'unerkannt' weiter, nach dem Motto:

"Ist der Ruf erst ruiniert, lebt sich's völlig ungeniert" ?

Aus meiner Sicht wäre es sehr hilfreich, wenn beim Importvorgang bzw. beim Hochladen ggfs. sofort 'rote Lampen leuchten' würden, mit einem deutlichen Hinweis à la "Achtung: E-Rechnung ist invalide ! Bitte prüfen und ersetzen Sie ggfs. diese E-Rechnung !"

Da die Validierung ja bereits automatisch stattfindet und im Importprotokoll protokolliert wird, sollte doch eine Systemmeldung mit einem Hinweis auf den Fehler umsetzbar sein, oder ?

Apropos Muster-Belege:

Eigentlich wäre es auch sehr hilfreich, wenn die Datev nicht nur korrekte Rechnungsbelege, sondern auch nicht valide Belege, vor allem bei E-Rechnungen, zur Verfügung stellen würde, damit man auch mit fehlerhaften Belegen 'spielen' kann 

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die soll dir aussehen ? So gruselig wie bri eine XRechnumg die nicht pruefbar ist ?

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genau so ist es. Ich zweifle inzwischen als Mandant so oft an der großen Datev. Nein Lexware konnte damals mehr

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@galerieart  schrieb:

die soll dir aussehen ? So gruselig wie bri eine XRechnumg die nicht pruefbar ist ?

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Ich kann nur vermuten, ob ich diese Sätze richtig verstehe, aber warum sollte eine XRechnung nicht prüfbar sein?

DUO visualisiert die XRechnung, DMS visualisiert die XRechnung und die DokOrg genauso.

Und selbst, wenn man gerade kein Programm zur Hand hat, kann man sich die XRechnung immer noch anzeigen lassen über:

https://www.elster.de/eportal/e-rechnung

Wo ist denn das Problem? Oder ist eine Syntax-Validierung gemeint?