Seit Nutung von DUO hat die Steuerkanzlei anscheinend mehr Arbeit

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Hallo zusammen,

wir haben vor einem guten Jahr auf DUO umgestellt. Im Jahresgespräch mit dem Steuerbüro wurde uns nun mitgeteilt, dass in der Kanzlei der Buchungsaufwand seither nun größer ist als bisher (früher wurden die Lieferantenrechnungen auf Papier geliefert).

In DUO wird von uns die erweiterte Bearbeitungsform genutzt. Wir haben uns dafür entschieden, weil nur dort die Rechnungsliste verfügbar ist. In der Buchungsmaske werden allerdings die Felder "Steuer" und "Ware/Leistung" nicht ausgefüllt (es werden folgende Angaben gemacht: Geschäftspartner-Name und -Konto, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag, USt-IdNr., IBAN, Zahlungsbedingungen).

Ehrlich gesagt habe ich den Eindruck, dass das Steuerbüro in Sachen Software eventuell nicht den hundertprozentigen Durchblick hat. Kann es wirklich sein, dass das Steuerbüro nun mehr Arbeit hat? Es kam z.B. mal die Aussage, dass durch die digitale Bereitstellung der Lieferantenrechnungen über DUO (mit den oben genannten Angaben) z.B. eine automatische Zuordnung vom Sachkonto nicht mehr möglich ist.

Hat der Steuerberater Recht? Falls nein: was macht er falsch? Falls ja: eine Umstellung auf die Bearbeitungsform "Standard" würde dann helfen, oder? Aber dann gibt es die Rechnungsliste nicht mehr, die in meinem Augen zwingend notwendig ist (oder täusche ich mich da?).

Ich bin sehr gespannt auf eure Antworten und sage schon mal herzlichen Dank!

Viele Grüße und eine gute Woche

Jochen

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Moin, ich hoffe ich drücke mich neutral aus. Ohne ihren Fall nun bis ins Detail zu kennen und zu wissen, welche Automatismen das StB eingestellt hat und davon erwartet...

Sie können mit der Bearbeitungsform Erweitert schon einiges "vorwegnehmen" was im StB dann als Buchungsvorschlag ankommt. Die Felder der Erfassungsmaske kommen auch so beim StB als Vorschlag an. 

Wenn sie das unten aufgeführte alles schon vergeben haben, fehlt dem StB nur noch das Sachkonto. 

Das Steuer und WL-Code nicht gefüllt werden ist vollkommen i.o. und gar nicht notwendig. 

Wenn sie die RG von den Beträgen her noch aufteilen wollten, da unterschiedliche Steuersätze oder KOST1, kann es natürlich doch eine Option zur Verbesserung sein.

Wichtig ist in dem Modus, dass sie die Belege bereitstellen, täglich, zu einem bestimmten Zeitpunkt oder nach Absprache. 

Tja und nun wäre es interessant, was das StB mit den Buchungsvorschlägen macht und wie sie diese verarbeiten. 

Von ihrer Seite aus, könnten sie nur prüfen: 

-Hat das StB die Buchungsvorschläge abgerufen? 

-Sind die Buchungsinformationen vom StB zurück an das jeweilige Belegbild geschrieben worden nach dem Verbuchen? Bspw. Gegenkonto/Sachkonto, Buchungstext.

Lassen sie sich nicht beirren von ihrem Modus. Sie wollen von DUO ja auch profitieren und ihre eigenen Workflows im Unternehmen optimieren. 

AUs eigener Erfahrung kann ich ihnen sagen. DUO und diverse Automatismen können schon etwas bewirken. Es hat nicht immer eine Zeitersparnis, aber mit den richtigen Einstellungen und Erwartungen bekommt man ein gutes Ergebnis. 

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Auf jeden Fall sehr seltsame Aussagen vom Steuerberater. Ich würde an Ihrer Stelle einfach Mal freundlich nachfragen, wo der Mehraufwand entsteht und wie er sich die Zusammenarbeit über DUo vorstellt. Es ist ja ein Geben und Nehmen in der Zusammenarbeit.

Wenn Ihr Steuerberater die Rechnungen aber allesamt einzeln wieder ausdruckt, entsteht für Ihn blöderweise ein gewisser Mehraufwand 😉

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Komplexe Frage.

Grundsätzlich aus meiner Erfahrung ist die Einführung von Unternehmen Online erstmal ein deutlicher Mehraufwand für beide Seiten (Steuerberater und Unternehmer).

Begründen lässt sich dies durch Einlernphasen, Erklärungen, anfänglichen Schwierigkeiten, Prozessfindungen, etc.

Diese sind richtig und wichtig. 

Kürzlich habe ich DUO in einem Unternehmen in Zusammenarbeit mit unserer Buchhaltung und dem Unternehmer für zwei Firmen eingeführt. Monatlich kommen hier ca. 50-70 Belege (Ein- und Ausgangsrechnungen) rein. 

Wir sind im 2. Monat der Einführung und ich habe aktuell ca. 16 Stunden für die Beratung/Einführung benötigt.

Inkludiert hierbei sind Einführung beim Mandanten, Prozesse beim Mandanten anschauen und optimieren(Upload Mail einrichten, Belegströme analysieren und automatisieren, etc.), Anpassen/Übernehmen von Kunden-/Lieferantenkonten zwischen Rechnungswesen und Stammdaten Online, Verknüpfung Onlinebanking mit Bank Online für Zahlungen, Auftragswesen next in Zusammenarbeit einrichten und erklären, Auswertungspakete Fibu erstellen, in DUO hochladen und besprechen, Diverse Rückfragen des Mandanten beantworten.

Nach 2-3 Monaten Buchhaltung sollte sich allerdings mindestens mal der Zeitaufwand zurück normalisieren und es sollten - besonders in der Bearbeitungsform Erweitert - langsam Mehrwerte erkennbar sein.

Die Tücken hier liegen dann meist nur noch in fehlerhaften Einzelfällen, die korrigiert werden müssen.

Wie meine Vorredner schon gesagt haben, benötigt der Steuerberater bei der Bearbeitungsform Erweitert und korrekter Vorerfassung eigentlich nur noch das Sachkonto und den Steuersachverhalt einzutragen.
(Vorausgesetzt die Umsetzung bzw. der Prozess laufen sauber)

Noch ein Tipp sowohl an Sie, als auch an den Steuerberater:

Das Feld Ware/Leistung ist sehr mächtig in der Zeitersparnis, BESONDERS im Bereich Sachkonten ausfüllen. Hier können seitens Steuerberater sogenannte "Lerndateien Rechnungsein-/ausgang" hinterlegt werden, die ähnlich wie Outlook Regeln funktionieren. 
"WENN Lieferant Muster UND Ware/Leistung=Wareneinkauf, DANN buche auf Sachkonto X"

Ohne eine Einzellfallbetrachtung wird es hier allerdings schwierig, aussagekräftige Antworten geben zu können.

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"Welche Aufgaben übernehmen Sie in UO?"

Standardmäßig fordern wir unsere Mandanten dazu auf, alle Belege einfach in UO hochzuladen – idealerweise per E-Mail-Upload. Papierbelege sollten, wenn möglich, gescannt und in digitaler Form eingereicht werden. Diese Vorgehensweise ist für die Mandanten gut umsetzbar.

Falls ein Mandant dies nicht wünscht, übernehmen wir das Scannen der Belege aus dem Pendelordner direkt bei uns im Haus und laden sie in UO hoch.

Als Steuerkanzlei haben wir anschließend alle Belege zur Verbuchung vorliegen. Bekannte Lieferanten werden bei optimaler Dokumentenqualität nahezu fehlerfrei erkannt und die Buchung automatisch vorbereitet.
Bei einer sinnvollen Sortierung in Buchhaltungsprogramm lassen sich diese Belege im Zwei-Sekunden-Takt verbuchen.

Natürlich gibt es immer Belege, die eine manuelle Bearbeitung erfordern. Doch selbst diese Verarbeitung geht deutlich schneller als eine vollständige manuelle Buchung.

Ein vorsteuerrelevanter Buchungssatz ohne verknüpften Beleg ist für mich ein absolutes No-Go!"

Edit: Die Oberfläche von UO ist für uns derart unpraktisch, daß wir diese meiden, wo immer es möglich ist. Maximal die Beleg- Upload- Funktion mit dem Zerhacken von PDF mit mehreren Belegen wird hier genutzt. Definitiv keine Vorerfassung. Das ist Aufgabe der DATEV- KI. Wenn der Mandant das Zahlungsmodul nutzen möchte... OK.

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@martinkolberg 

Sehr gut wiedergegeben. Ich finde mich in Ihren Erläuterungen wieder.

Gruß

Martin Heim

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Hallo zusammen,

herzlichen Dank für die vielen - und teilweise ja sehr ausführlichen - Antworten !

@d_brusch:

Zu der Frage "Sind die Buchungsinformationen vom StB zurück an das jeweilige Belegbild geschrieben worden nach dem Verbuchen?": wir haben im DUO geschaut, ob was zu finden ist -> leider ohne Erfolg; deswegen die Frage: wo müsste man das im DUO sehen?

Ich darf nochmals das Problem, das der Steuerberater genannt hat, hervorheben: er sagte, dass früher über DATEV-Automatismen (Regeln / DATEV KI) die meisten Belege nach dem Scannen vollautomatisch durchgelaufen sind.

Und seit DUO ist das wohl nicht mehr so. Deswegen nochmals konkret folgende Frage: ist es technisch nicht möglich, dass bei der "erweiterten" Beleg-Bereitstellung über DUO beim Steuerberater die gleichen DATEV-Automatismen ablaufen wie früher? Z.B.: wenn "Geschäftspartner = EON" und wenn "gefundener Text = Strom" dann setze "Sachkonto = 6325"

Viele Grüße und noch einen schönen Tag

Jochen

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Sie sollten konkret hier Ihren Berater ansprechen. 

"DATEV-Automatismen KI" spricht mir für den Automatisierungsservice Rechnungen in Rechnungswesen bei der Kanzlei. 

Dieser KI-Service läuft bei DATEV aktuell nur mit dem Standardmodus in Unternehmen online. 

Auch wenn ich den Fall nicht kenne, aber da kann ich mir schon vorstellen, dass die KI schneller ist als jetzt das manuelle nachpflegen der Sachkonten. (auch wenn der Lerndatei-Trick angewendet wird und man ohne KI vielleicht wiederum weniger Zeit in der Abstimmung benötigt) 

Viele Grüße

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Danke für die für mich sehr wichtige Information, dass im Kanzlei-Rechnungswesen der KI-Service nicht im Zusammenhang mit der DUO-Bearbeitungsform "erweitert" funktioniert. Hm, das ist natürlich sehr schlecht. Und dann ist die Aussage von unserem Steuerbüro wohl richtig.

Ich werde da mal im Forums-Bereich "Betriebliches Rechnungswesen" nachfragen, ob jemand weiß, ob sich das zukünftig eventuell ändert. Denn wie bereits geschrieben, können wir auf die erweiterte Bearbeitungsform eigentlich nicht verzichten, weil hier z.B. die "Rechnungsliste" intensiv genutzt wird.

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Dass die Kanzlei somit Mehr Arbeit hat, lässt sich aber auch nicht so pauschal sagen. Im erweiterten Bearbeitungsmodus kann man - vorausgesetzt man arbeitet richtig mit den Daten - für die erfassten Belege sog. Lerndateien anlegen und somit - analog der Bearbeitung der digitalen Belege bei Bearbeitungsform Standard - sich auch Konto und Gegenkonto vorbelegen lassen.

VG

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Danke für die Nachricht. Dann sollte ich bitte möglichst noch mehr Infos haben, damit ich für das Gespräch mit dem Steuerberater das notwendige Wissen habe.

Hat man über die Lerndatei z.B. die folgende Möglichkeit? Wenn "Geschäftspartner = 'EON'" und wenn "der über OCR gefundene Text irgendwo das Wort 'Strom' enthält" dann setze "Sachkonto = 6325"

Generell wäre es noch sehr interessant zu wissen, welche Automatismen im Kanzlei-Rechnungswesen bei der DUO-Bearbeitungsform "erweitert" im Vergleich zu "Standard" nicht mehr möglich sind?

Herzlichen Dank für die Unterstützung und einen schönen Tag!

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@Schwabe-LA  schrieb:

Danke für die Nachricht. Dann sollte ich bitte möglichst noch mehr Infos haben, damit ich für das Gespräch mit dem Steuerberater das notwendige Wissen habe......................

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Wollen Sie eine Dienstleistung als Gesamtpaket in Anspruch nehmen oder nur "scheibchenweise"? Bin auf die dezidierte Preisgestaltung nach Ihren Vorstellungen gespannt.

Spoiler

Fragen Sie eigentlich Ihren Schneider auch, welchen Faden er für Ihren Maßanzug verwendet, oder bestehen Sie darauf, diesen selbst beizusteuern?

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Sorry, falls ich mit meinen vielen Fragen irgendwelche Grenzen überschritten habe. Das war bestimmt nicht meine Absicht und ich will auch sicher niemanden ausnutzen !

Das Problem ist halt, dass ich den Aussagen vom Steuerberater nicht ganz glauben konnte. Und ich habe leider sonst niemanden, den ich fragen kann . Die einzige Möglichkeit für mich war nun die, mich an dieses Forum zu wenden.

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@Schwabe-LA  schrieb:

Sorry, falls ich mit meinen vielen Fragen irgendwelche Grenzen überschritten habe. Das war bestimmt nicht meine Absicht und ich will auch sicher niemanden ausnutzen !

Das Problem ist halt, dass ich den Aussagen vom Steuerberater nicht ganz glauben konnte. Und ich habe leider sonst niemanden, den ich fragen kann . Die einzige Möglichkeit für mich war nun die, mich an dieses Forum zu wenden.

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Vielleicht keine Grenzen. Wenn Sie das richtig präsentieren, wird das sicher helfen.

Aber andererseits wird der gemeinsame Weg evtl. zu schwierig. Es steckt viel Dienstleistung, Schulung, etc. dahinter, was eine bestimmte Gebühr begründet. Das ist u.U. auch noch individuell unterschiedlich. Beide Seiten müssen sich verstehen und einander glauben!