Hallo zusammen, Hinweis: Nach § 66 Abs. 4 StBG können die Handakten auch elektronisch geführt werden. Wir mailen alle Mandanten mit der weiter unten dargestellten Mustermail (Verzicht auf Papierpost = VPP) an, bei denen wir denken, dass diese gut mit "EDV" umgehen können. D. h. Mandanten von denen wir wissen, dass diese keine E-Mail-Adresse haben oder eher ungern damit umgehen, mailen wir gar nicht an. Der Ablauf ist dann stark vereinfacht wie folgt: Der SB erstellt und versendet die weiter unten dargestellte VPP Mustermail an den Mandanten Wenn der Mandant dem VPP zustimmt dann passiert folgendes: Die Antwortmail des Mandanten auf die VPP Mail kommt in die DMS (macht der Sachbearbeiter; die Orga-Abteilung wird über den Knigge automatisch zur Kenntnis gesetzt) Die Orga-Abteilung verknüpft die VPP Mail in die MVM Mappe (Vorgangsmappe Mandanten Vertrags Mappe MVM oder auch hier: MVM Vorgangsmappe jeweils am Ende meines Beitrages) Die Orga-Abteilung nimmt den Hinweis in die Mandantennotiz in den Stammdaten auf Die angegebene E-Mail-Adresse wird im Adressaten der Stammdaten ein "VPP" vorangestellt wie z. B. "(VPP) (MVV) Musterholz@T-online.de" // MVV bedeutet bei uns, dass der Mandant die E-Mail-Verschlüsselung von DATEV nutzt) Alle Papierbescheide werden in die DMS eingescannt und eine Frist in PFB angelegt; der SB ist Erlediger, der Teamleiter wird zur Kenntnis gesetzt. Der Bescheid wird ein EO (un-)comfort einem Bescheidprüfungsauftrag zugeordnet Wenn der Papier-Bescheid eingeht, gibt es in der Orga einen Ordner je Monat mit einem 1-31 Register (hier werden die Papierbescheide abgeheftet) Nach Prüfung und Freigabe durch den TL (Auftrag wird ihm weitergeleitet und ggf. mit Notiz zurück) ist der Ablauf dann wie folgt: VPP liegt vor: Bescheid geht per Mail (Vorlageverwaltung mit Platzhalter aus den Steuerprogrammen) an die VPP Mail-Adresse VPP licht nicht vor: SB erstellt Anschreiben und druckt dieses aus, geht an den Ordner mit den Papierbescheiden und sotiert den Papierbescheid dem Anschreiben zu, so dass der Mandant den Papierbescheid erhält Nach Ablauf von 3 Monaten, vernichtet die Orga die Papierbescheide. Die DATEV könnte uns bei dem Postausgang (@Michael-Renz: Kärcher) und beim Posteingang (@Michael-Renz: Staubsauger) viel und effektiv helfen, wenn es dazu ein sicheres und mit verbindenden Elementen (roter Faden) ausgestattetes Plattformprogramm gäbe. Aber leider verzettelt sich die DATEV in einer wahnsinnigen Atomisierung der Ablageorte ohne sinnvolle und erforderliche übergreifende Möglichkeit einen Beleg/Information zu suchen und hoffentlich auch zu finden und weiterzubearbeiten: Meine Steuern U-Online FZO AN-Online Kommunikation mit der Finanzverwaltung KanzleiBox usw. Keine dieser Anwendung hat eine vollautomatische Schnittstelle zur DMS (hier liegen alle unsere eingehenden Dokumente und hier werden alle Anschreiben über die Vorlagenverwaltung erzeugt und liegen ebenfalls hier)! Noch nicht mal die neu geplante KanzleiBox verwendet die gute alte vollautomatische Schnittstelle "DATEV connect". Das machen nur externe Anwendungen wie FP Sign. Aber das interne DATEV Öko-System nutzt diese sinnvollen vorhandenen und gut funktionierenden Schnittstellen leider nicht! Ansätze gab und gibt es z. B. in Meine Steuern: Eigene Anwendung Posteingang für jegliche "Post" freigeben Aber solche sinnvollen Anwendungen hat bei der DATEV keine Priorität und unserer Kritikorgan schweigt bzw. ist für uns Anwender nicht sichtbar. So macht leider jede Abteilung bei der DATEV seine eigenes Ding und legt Dokumente an einem eigenen Ort mit eigenen Kriterien ab (Atomisierung der Ablageorte). Es fehlt hier der DATEV Prozessmanager (siehe Abspann) der mit: Weitblick Kenntnisse und Fähigkeiten vieler DATEV Anwendungen (alte und neue) Kenntnisse und Fähigkeiten der Organisation unserer Kanzleien Gruß R. Blum Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter (Der Spock des (T)Raumschiffes DATEV-Cloud) nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich (ist somit deutlich mehr als das stille zentrale Anforderungsmanagement der DATEV) auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen. Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien! Zitat von Altbundeskanzler Helmut Kohl: "Wer die Vergangenheit nicht kennt, kann die Gegenwart nicht verstehen und die Zukunft nicht gestalten". Ihr jungen DATEV Wilden lernt von den alten Hasen (auch von den alten DATEV Programmen). Mustermail über die Vereinbarung Verzicht auf Übermittlung Papierpost Nachstehender Teil ist gelb markiert: Vorspann (gelb markierter Bereich ist eine Info für intern Zwecke; bitte vor dem Versenden löschen): Achtung; dies ist nur eine E-Mail-Vorlage und muss ggf. an die bereits bestehenden individuellen Verhältnisse angepasst werden. Wenn z. B. der Mandant schriftlich angewiesen hat, die E-Mails (OMV-Vorlage) unverschlüsselt zu senden, sollte hier nochmal nachgefragt werden, ob wir das auch für die Bescheide so machen sollen, oder ob die Bescheide verschlüsselt überlassen werden sollen. Dieses Mail wird mit dem Kinigge „Mandat Schreiben an MD Vereinbarung Verzicht Übermittlung Papierpost VPP“ gespeichert und die Antwort unter dem Knigge „Mandat Schreiben von MD Verzicht Übermittlung Papierpost VPP". Weitere Ergänzungen sind z. B. evtl. erforderlich, wenn die Mail an Unternehmens-Gruppen versendet wird. Alle beteiligten Mitarbeiter sind zur Kenntnis zu setzen. In der Mandantennotiz ist entweder: VPP Behördenpost per Mail (MV oder OMV) an folgende E-Mail-Adresse. Behördenpost per Post Hier endet die gelbe Markierung Sehr geehrte Damen und Herren, zurzeit erhalten wir Ihre Korrespondenz vom Finanzamt auf verschiedenen Übertragungswegen: vollelektronisch (sicherer verschlüsselter Übertragungsweg über die DATEV in Verbindung mit dem Elsterportal der Finanzverwaltung) als PDF-Dokument (die Finanzverwaltung nennt dieses System „digitaler Verwaltungsakt“, kurz DIVA): alle Einkommensteuerbescheide aller Bundesländer GewSt-Messbescheide und KSt-Bescheide aus Nordrhein-Westfalen Bescheide zur Aussetzung der Vollziehung, Stundungsbescheide und Erlassbescheide aus RLP und 10 weiteren Bundesländern Sonstige Schreiben zu bestimmten Sachverhalten aus RLP und 10 weiteren Bundesländern Papierpost (die Finanzämter verwenden leider auch freie Postdienstleister): für sonstige Rückfragen, Steuerbescheide anderer Steuerarten Von der Finanzverwaltung ist perspektivisch geplant, jeglichen Schriftverkehr nur noch digital (medienbruchfrei) ohne Papier zu übermitteln (jeden Monat kommen neue Arten von Bescheiden hinzu, die wir dann nur noch vollelektronisch über DIVA erhalten werden). Wir verfügen in unserer Kanzlei über ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS), in dem beide Übertragungswege dauerhaft und unveränderbar gespeichert werden: DIVA PDF-Dateien (ohne Medienbrüche) Papierbescheide werden von uns gescannt und als PDF gespeichert (erster Medienbruch) Zurzeit gehen wir mit den Bescheiden bzw. mit der Behördenpost, die wir Ihnen überlassen möchten, wie folgt um: die DIVA PDF-Dateien der Finanzverwaltung werden von uns für Sie ausgedruckt (erster Medienbruch) und Ihnen per Briefpost zugesendet die Papierbescheide werden unserem Anschreiben beigefügt und Sie erhalten das Original (den Bescheid) per Briefpost Wir würden gerne die in unserer Kanzlei eingehende Finanzamts- und Behördenpost dergestalt umgestalten, dass wir Ihnen diese Post nicht mehr in Papierform zur Verfügung stellen, sondern nur noch per verschlüsselter sicherer DATEV Mail (jegliche Post ist immer vollständig in unserem DMS dauerhaft gespeichert). D. h. wir würden die Original-Behördenpost nach Ablauf einer Frist von 3 Monaten nach dem einscannen in unser DMS vernichten. Die Umstellung hat folgende Vorteile: Postlaufzeiten werden vermieden Nachhaltigkeitsaspekte: Ersparnis von Toner, Druckerressourcen, Papier, Porto, Verkehr der Beförderung des Briefes interne Prozesse werden deutlich verkürzt evtl. wird das nochmalige Einscannen (zweiter Medienbruch) bei Ihnen vermieden Die verschlüsselte Mail kommt bei der von Ihnen benannten Person an und kann nicht aus Versehen von Unbefugten eingesehen werden usw. Wenn Sie trotzdem gerne weiterhin die Originalpapierpost haben möchten, so antworten Sie uns bitte auf diese E-Mail einfach mit: Bitte senden Sie uns weiterhin die Originale per Post zu. Wenn Sie künftig die Finanzamts- und Behördenpost per E-Mail-Übermittlung erhalten möchten, so antworten Sie bitte auf diese E-Mail: Wir sind mit der Übermittlung per E-Mail an diese Absender-E-Mail-Adresse: _________________________ einverstanden. Danke für Ihre Unterstützung und Verständnis, die Übermittlungswege medienbruchfrei und digital zu gestalten. Mit freundlichen Grüßen
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