Hier noch eine kleine ausführlichere Beschreibung, die ich mal für die DATEV verfasst hatte, wurde leider bis heute von der DATEV nicht veröffentlicht:
Wie wurde bisher in der Kanzlei bei der Jahresabschlussprüfung und Jahresabschlusserstellung kommuniziert und Informationen vom Unternehmen eingeholt?
Wir arbeiten mit dem Programm DATEV Abschlussprüfung comfort und nutzen diese Lösung sowohl für die Berichtserstellung als auch für die Dokumentation unserer Fragen, Tätigkeiten, Feststellungen und Antworten der Mandanten in den Arbeitspapieren. Für den Produktbereich Wirtschaftsprüfung aber auch für den Produktbereich Jahresabschlusserstellung (wie z. B. Handelsbilanz, Steuerbilanz und EÜR) verwenden wir selbst erstellte bzw. angepasste DATEV-Arbeitspapiere, die auf unsere individuellen Kanzleiprozesse abgestimmt sind.
Alle Fragen an die Mandanten und deren Antworten wurden bisher händisch erfasst. Die Fragen konnten über eine Filtermöglichkeit gedruckt bzw. als PDF-Version an den Mandanten gemailt werden.
Im WP-Bereich wurden so die Fragen der verschiedenen Prüfungsteammitglieder „gesammelt“, vor Ort dem Mandanten in gedruckter (oder per Mail in PDF-Form) übergeben und im Wochengespräch mit dem Mandanten besprochen Die Antworten kamen dann in der Regel über alle möglichen Medien: mündlich, telefonisch, per Mail, per USB-Stick, früher auch per Fax oder Datei-Austauschplattformen des Mandanten oder unserer Austauschplattform in unser Haus. Dann erfolgte die umständliche einzelne Speicherung der Dateien (bzw. noch umständlicher über manuelles Scannen) in DATEV DMS bzw. das händische Erfassen der Antworten in den Arbeitspapieren. Oft wurden die Dokumente aus DATEV DMS dann mit den Arbeitspapieren verknüpft. Alles sehr umständlich und zeitaufwendig.
Was waren die ausschlaggebenden Punkte, die Sie bewegt haben, um den MaDi als Teilnehmer der Pilotierungsphase zu testen?
Am 02.11.2020 haben wir den Pilotenvertrag zu DATEV Mandantendialog unterschrieben. Das Produkt wurde nun unter dem Namen DATEV Mandantendialog Jahresabschluss freigegeben.
Davor waren wir schon Pilot des Programmes „Abschlussprüfung Kollaboration“. Mit diesem Programm konnte man nur Fragen an den Mandanten senden. In weiteren Kontakten und auch teilweise in einer größeren Diskussionsrunde Anfang 2020 in unserer Kanzlei mit den Verantwortlichen von „Meine Steuern“ und dem damaligen Pilot-Programm „Abschlussprüfung Kollaboration“ wurde dann deutlich, dass es sinnvoll ist, die Programme DATEV Abschlussprüfung und DATEV DMS über ein Portal (MaDi) mit den Mandaten zu verbinden. So entwickelte sich aus der Idee die Lösung DATEV Mandantendialog Jahresabschluss.
Welche Vorteile ergeben sich in Bezug auf den Prozess und effiziente Arbeitsweisen auch im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit dem Mandanten?
Es ergeben sich aus der sinnvollen Zusammenarbeit von DATEV DMS mit den On-Premises Arbeitspapieren von DATEV Abschlussprüfung und dem DATEV Cloud Plattformprogramm MaDi viele Vorteile wie z. B.:
- Erstellung individueller Musterfragen (wir nennen das immer „Erstbestückung“) über die Dokumentenvorlagen in DATEV Abschlussprüfung, die der Mitarbeiter überwiegend übernehmen kann
- Die Fragen in den Arbeitspapieren werden mit der dortigen Historienverwaltung dokumentiert und die Antworten des Mandanten aus MaDi werden automatisch zusammen mit den Dokumenten unterhalb der Frage übernommen
- Fragen können sofort an den Mandanten gesendet werden (paralleles ortsungebundenes sofortiges Arbeiten von mehreren Mitarbeitern bei uns und zeitgleich auf der Mandantenseite)
- Beim Senden der Fragen, können wir die zuständige Person auf Mandantenseite auswählen, so dass z. B. vertrauliche Fragen bzgl. Personalkosten nur die richtigen Mitarbeiter bekommen
- Fragen können sofort vom Mandanten beantwortet werden. Die Antwort wird in den Arbeitspapieren dokumentiert (besser als eine mündliche Auskunft/Dokumentation); geht deutlich schneller als die früheren Wochengespräche mit dem Mandanten
- Sollte der Mandant die Frage nicht beantworten können, kann er die Frage hausintern an einen anderen Mitarbeiter mit einem Zugangsmedium weiterleiten
- Wir können ortsungebunden gemeinsam im Team an einem Fall arbeiten und alle Unterlagen, Fragen und Antworten laufen an einem zentralen Ort (DATEV DMS und DATEV Abschlussprüfung) zusammen.
- Der Mandant hat, da im MaDi auch die Fragen des Vorjahres durchsuchbar sind, auch die Möglichkeit sich seine Antworten des Vorjahres anzusehen. Voraussetzung ist, dass der Prüfungsfall nicht im Rechenzentrum gelöscht wurde.
- Der Leiter des Rechnungswesens beim Mandanten bzw. der Geschäftsführer haben (leider noch etwas umständlich) die Möglichkeit, sich auf der Plattform über den Stand der Fragen und Antworten zu informieren.
- Auch ich als verantwortlicher Wirtschaftsprüfer kann auf der Plattform schnell erkennen, welche Fragen noch unbeantwortet sind und sofort bei Antworten des Mandanten in MaDi ergänzende Rückfragen stellen
- Es gibt für den Mandanten als auch für uns eine Archivierungsfunktion (große PDF-Datei mit allen Fragen und Antworten)
- Die vom Mandanten hochgeladenen Unterlagen werden vollautomatisch, ohne Zutun der Mitarbeiter (kein lästiges Ausfüllen der DATEV DMS Ablagemaske):
- vollständig revisionssicher in DATEV DMS gespeichert
- mit einem Link zu den DATEV Arbeitspapieren verknüpft
- mit einem Link zum Prüffeld (Kontennachweis aller Konten mit Prüferzeichen) zum Konto verknüpft
- der Link ist bei der Bearbeitung des Erläuterungsberichtes im Programm DATEV Abschlussprüfung zu erkennen und das Dokument kann mit einem Doppelklick direkt aus dem Erläuterungsbericht einfach aus DATEV DMS geöffnet werden
- Kurz zusammen gefasst: Die Lösung ist papierlos, digital, medienbruchfrei, prozessorientiert, hybrid und sicher.
Nach welchen Kriterien haben Sie die Unternehmen ausgewählt und wie haben Sie diese für den neuen Prozess gewonnen?
Eine kleine „Hürde“, um den Mandanten einzubinden ist, dass er ein Zugangsmedium zur sicheren DATEV Cloud benötigt (DATEV SmartCard oder DATEV SmartLogin).
Daher waren die ersten Mandanten diejenigen, die schon im eigenen Unternehmen DATEV einsetzen und ein Zugangsmedium hatten. D. h. in der Regel selbstbuchende Mandanten mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen bzw. im Erstellungsbereich mit DATEV Unternehmen-Online.
In der Zwischenzeit haben wir auch fast alle Mandanten im Bereich Finanzbuchführung über MaDi eingebunden.
Wie haben Sie den neuen Prozess in der Kanzlei und im Unternehmen eingeführt?
Ich persönlich, habe die ersten Fragen und Antworten mit meinem Schwager (Kleinstunternehmer) bearbeitet. So konnte ich mir einerseits die Kanzleiseite und auch die Mandantenseite ansehen.
Danach habe ich im MaDi einen Musterfall für unsere Mitarbeiter eingerichtet. Die Kommunikation zu Voraussetzungen, Einstellungen, Neuerungen wurde über Microsoft Teams abgewickelt. Soweit der Mandant auch Microsoft Teams einsetzte, habe ich teilweise diese Informationen dann im Kanal mit dem Mandanten verknüpft.
Viele unserer Mitarbeiter kennen dem Umgang mit DATEV SmartLogin und konnten damit unseren Mandanten auch schnell beim Onboarding helfen.
Ein weiterer Erfolgsfaktor war, die Schulung unserer Mitarbeiter.
Was empfehlen Sie hinsichtlich Ihrer Erfahrungen aus der Pilotierungsphase Ihren Kolleginnen und Kollegen?
Damit der größtmögliche Nutzen erzielt wird, ist es wichtig, dass die Dokumente möglichst ohne Nacharbeit in DATEV DMS gespeichert werden (in Zusammenarbeit mit Eigenorganisation comfort zum Auftrag). Hierfür ist ein gepflegter DATEV DMS-Ablageknigge mit Ordner und Fächer sehr wichtig.
Leider gibt es zum MaDi noch keine guten Musterarbeitspapiere der DATEV. Hier hoffe ich, dass es in der nächsten Versionen gute Musterarbeitspapiere für den Erstellungsbereich und auch für die Fibu gibt.
Legen Sie in Ihrer Kanzlei einen Mitarbeiter fest, d.h. einen „Kümmerer MaDi“. Dieser pflegt die Musterarbeitspapiere und ist auch Ansprechpartner für die Mitarbeiter aber auch für die Mandanten.
Fazit der Kanzlei
In der Zwischenzeit haben wir alle unserer WP-Mandaten und viele unserer selbstbuchenden Erstellungsmandate, einige Fibu- und Lohn-Mandanten und einige wenige ausgesuchte Fälle für betriebliche Steuererklärungen über MaDi abgewickelt.
Wir möchten den MaDi nicht mehr missen. Die Lösung ist hybrid und prozessorientiert: Der Anfang eines richtigen Weges!
Was fehlt uns noch auf dem Weg zum Ziel (Mandantenaustauschplattform):
- Die Erfassung der Frage im On-Premises Programm Abschlussprüfung muss einfacher werden
- In der Plattform müssen zu den einzelnen Fragen mehr Informationen angezeigt werden (mehr Spalten, Filter und Listeneinstellungen, Gruppieren, Sortieren) insbesondere eine Fortschrittsanzeige des Bearbeitungsstatus aus der Mandanten- und Kanzleiseite
- Verschmelzung mit Meine Steuern, Freizeichnung Online und Kommunikation mit der Finanzverwaltung
- Der Mandant und die Kanzlei sollten auf eine abgeschlossene Frage nochmal Antworten können
- Mandant sollte selbst einen Dialog beginnen können
- Gemeinsames Bearbeiten an einer Datei im Portal
