Rechnungswesen Archiv DVD, Ersatzlösung Sicherung REWE Daten ohne DVD

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Hallo, es geht um die neue Lösung von DATEV, die Rechnungswesen Daten ohne Archiv DVD sichern zu können. Da haben wir in einem DATEV Vortrag was gehört. Wann kommt diese Lösung? Gibt es dazu schon weitere Informationen?

Kategorie angepasst von @Antje_Naumann

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@gatto schrieb:

Wann kommt diese Lösung?

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Wir Piloten testen das eifrig im Hintergrund. Du meinst, wann sie für alle DATEV Anwender freigegeben wird?

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@gatto schrieb:

Gibt es dazu schon weitere Informationen?

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Wir Piloten haben welche, ja. Besser als die oldschool DVD: ja. Zu 100% durchdacht: nein aber das liegt teils dann am Datenschutz, Kennwortschutz und später den Finanzämtern, die die Daten so nicht entgegennehmen, wie sie DATEV uns bereitstellt und man dann digital ein bisschen hampeln muss (weil Kennwort-geschützte ZIPs nicht in die Steuerclouds der FA hochgeladen werden können). 

Was genau hat der DATEV Vortrag vermittelt? Das blaue vom Himmel? 😆 

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Hallo @gatto,

die neue Lösung "DATEV Export steuerliche Außenprüfung RZ" befindet sich seit August 2023 in der Pilotierung.

Sie dient dazu die prüfungsrelevanten Rechnungswesen-Daten aus der DATEV Cloud Anwendung MyDATEV Bestandsmanagement herunterzuladen.

Die Freigabe ist für Ende März/Anfang April 2024 geplant.

Diese neue Lösung ist, wie auch die Rechnungswesen-Archiv-DVD, für die steuerliche Außenprüfung konzipiert.
Für die Archivierung der Rechnungswesen Daten empfehlen wir das DATEV-Rechenzentrum.

 DATEV Export steuerliche Außenprüfung RZ über MyDATEV Bestandsmanagement (Pilotierungsversion)

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@Angelika_Roßmeisl  schrieb:

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Die Freigabe ist für Ende März/Anfang April 2024 geplant.

....

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Danke, @Angelika_Roßmeisl , für die Rückmeldung. Das ist ja dann nicht mehr lange hin.

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Da ich leider nicht im club der Pilotierenden bin: es wird beim Download nicht nur die Funktion Export für BP geben, sondern einen "nutzbaren" Download, welcher auch für eine Archivierung verwendet werden könnte (entgegen der Datevempfehlung)?

Davon gehe ich auf jeden Fall aus, da der Download ja die DVD komplett ablösen soll, wie ich gelesen habe.

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Warum so kompliziert?

In Rewe gibt es den Export für steuerliche Außenprüfung sprich GDPdU-Export.

Für die BP  die Jahre so exportieren und in eine Zip-Datei packen.

Wenn der Prüfer Findrive anbietet kann die Zip-Datei unverschlüsselt sein. Es sollte auch unbedingt alles in eine Zip-Datei gepackt werden, denn in Findrive können maximal 3 Dateien hochgeladen werden. 

Wenn nicht, die Zip-Datei verschlüsseln und auf eine CD brennen. Das Passwort telefonisch dem Prüfer geben.

Bisher waren bei uns alle Prüfer zufrieden.

Was viel interessanter ist, wenn für Lodas alle Daten in einem einfachen Export bereitgestellt wird. Ohne DVD. Und da es das DLS-Format (so heißt es glaube ich) gibt zum exportieren der Daten braucht all die der DVD beigefügten Programme wohl auch nicht. Da könnte Datev punkten. Einen weiteren (anders genannten) GDPdU-Export sehe ich nicht den Bedarf für.

QJ

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Hallo @quantenjoe 

In Rewe gibt es den Export für steuerliche Außenprüfung sprich GDPdU-Export.

Das praktizieren wir auch so - bei Buchhaltungen die ohne Belegverknüpfung in UO daherkommen.

Wenn die Belege dem Prüfer mit übermittelt werden sollen führt aktuell leider kein Weg an der DVD vorbei.

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Wir haben das auch mit getestet, eigentlich ganz Praktisch, aber...

Jetzt kam die Mail zur Abkündigung der Rechnungswesen Archiv DVD und uns stellt sich die Frage, wie man zukünftig Daten an gekündigte Mandate oder den Folgeberater (der kein DATEV nutzt) zur rechtssicheren Aufbewahrung weiterleiten soll.

Bisher ganz Praktisch, Archiv DVD erstellen, an den ehem. Mandanten oder den Folgeberater senden und alle können sowohl auf die Fibu-Daten, die Auswertungen und die digitalen Belege zugreifen. Im Anschluss kann auch die Unterberaternummer inkl. DUO-Vertrag gekündigt werden, so dass nicht laufend noch Kosten für ein ausgeschiedenes Mandat entstehen.

Nach Vorstellung der DATEV soll man hier nun Buchungsstapel und Auswertungen exportieren, das ist wieder eine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme und bei weitem nicht vollständig und revisionssicher, wenn ASCII-daten zur Aufbewahrung zur Verfügung gestellt werden.

Hat hierzu ggf. noch jemand einen Workaround?

Viele Grüße

Matthias

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belege mit prüferdaten downloaden und dem ehemaligen mandaten zur verfügung stellen.

duo belege in dms/dokumentenablage ziehen. duo löschen.

mdt inaktiv setzen.

idr hat der mandant ja seine bilanzen und dann eben noch die prüferdaten mit belegen..

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@Gelöschter Nutzer schrieb:

duo belege in dms/dokumentenablage ziehen.

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Da wo sie nicht hingehören. Dann hat man nun alle Belege in DUO statt DMS und es allen Mitarbeitern eindocktriniert und dann so? Nö. Zumal man nur 5000 Belege gleichzeitig umziehen kann und alle Heftungen verloren gehen und man dann für zusätzlichen Speicher im DATEV/PARTNERasp zahlen soll, der vorher im myDATEV Dokumentenspeicher kostenlos war, wenn man viel Freivolumen hatte? 3x Nö.  

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So sieht es bei uns auch aus, Belege habe in DMS nichts zu suchen.

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@metalposaunist 

das ist ja mandatsbezogen eigentlich schon etwas schwieriger...

aber klar, riesige altbestände würde ich mir da auch nicht reinziehen... 

bei uns wird nicht in datev uo geheftet.. 

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Wissen Sie evtl. dann eine alternative Lösung?

Wir haben die Liquidation eines Mandanten und möchten DUo löschen, wollen aber die über 5.000 Belege nicht in die DMS ziehen. Brauchen evtl. jedoch nochmal den Zugriff auf die Fibu samt der Belegbilder, aber das ja dann mit der neuen Lösung allerdings nicht möglich ist.

Schon mal Danke vorab.

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@bmus  schrieb:

Wissen Sie evtl. dann eine alternative Lösung?

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DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen - DATEV Hilfe-Center

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Danke für die rasche Rückmeldung, ist allerdings [Preisnennung entfernt] auch kein Schnäppchen. 

Aber werde es mal den betreffenden Kolleginnen weitergeben.

Wäre super wenn hier seitens Datev noch eine bessere Alternativlösung käme, denn so muss der REWE-Bestand auch inaktiv gesetzt sein und eine evtl. spätere Bearbeitung ist dann leider auch nicht mehr möglich.

Beitrag bearbeitet von @Antje_Naumann aufgrund Nennung einer nicht öffentlich zugänglichen Preis-Information (siehe Netiquette).

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Dabei geht man dann aber auch für 14 Jahre absolut auf Nummer sicher und dann sind es nur [Preisnennung entfernt] pro Jahr.

Ich würde nicht meine Hand dafür ins Feuer legen, dass eine DVD oder ein USB-Stick so lange hält und wenn dann plötzlich Daten benötigt werden und verschwunden sind, ist der Ärger möglicherweise schlimmer als dieser Preis.

Beitrag bearbeitet von @Antje_Naumann aufgrund Nennung einer nicht öffentlich zugänglichen Preis-Information (siehe Netiquette).

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So gesehen ist das schon richtig, dürfen jetzt die Kolleginnen beratschlagen ob das für uns ok wäre.

Hat hier schon jemand getestet ob sich das Belegbild dann auch exportieren oder drucken lassen würde?

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@bmus  schrieb:

Hat hier schon jemand getestet ob sich das Belegbild dann auch exportieren oder drucken lassen würde?

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Ja, sie haben danach ganz normal lesenden Zugriff auf den Bestand.

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Dann gebe ich das mal so weiter.

Danke

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Zu deinem genannten Betrag kommt noch der Betrag fürs Inaktivsetzen der FiBu, womit Du mit beidem bei ca. 0,5K landest. Dafür muss man nichts weiter tun und es kann alles 1:1 so bleiben. 

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... also ich finde die Vorauszahlung des gesamten Betrags für die gesamte Zeit nicht so toll.

In dieser langen Zeit kann sich Einiges ergeben, das die Langzeitspeicherung überflüssig macht

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Gibt es eigentlich zu dem ASCII-"Krempel" wenn der Folgeberater kein DATEV nutzt was Neues?

Ganz ehrlich: Mir ist meine Zeit zu schade, um mühevoll den ganzen ... zu exportieren.

Die kann ich durchaus besser, sinnvoller und wirtschaftlicher Bestandsmandanten gegenüber gebrauchen.

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An die DATEV: Wie ist der aktuelle Stand der Dinge? Die DVD wird abgeschafft. Das steht fest. Wann ist es möglich die gleichen Inhalte wie vorher bei der DVD aus dem Bestandsmanagement abzurufen? Der jetzige Export betrifft ja ausschließlich die Prüfungsdaten für das Finanzamt, nicht aber die Aufbewahrung der Buchungen inklusive Belegbilder!?

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Hallo @stbdrews ,

Es ist nicht geplant, die Rechnungswesen-Archiv-DVD in Gänze als Download darzustellen.

Die neue Funktion, der Export steuerliche Außenprüfung RZ (mit Belegen) über MyDATEV Bestandsmanagement (Export steuerliche Außenprüfung RZ über MyDATEV Bestandsmanagement - DATEV Hilfe-Center) beziehungsweise über DATEV-Rechnungswesen-Programme (https://apps.datev.de/help-center/documents/1029723) ist, wie auch die Rechnungswesen-Archiv-DVD, für Prüfungen konzipiert.

Für eine langfristige Archivierung können Sie das DATEV-Rechenzentrum oder andere geeignete Systeme nutzen.
Informationen und Vorteile zur Archivierung der Finanzbuchführung im DATEV-Rechenzentrum finden Sie im Hilfe-Dokument:
Archivierung der Finanzbuchführung im DATEV-Rechenzentrum (Dok.-Nr. 1034323).

Möchten Sie inaktive Mandate gemäß den GoBD archivieren, dann können Sie, wie bereits in diesem Thread erwähnt wurde, die Funktion "Mandat inaktiv setzen" nutzen.

Hilfe-Dokumente:

DATEV-Rechenzentrum: Mandat inaktiv setzen - https://apps.datev.de/help-center/documents/1070254

DATEV Unternehmen online - Mandat inaktiv setzen - https://apps.datev.de/help-center/documents/1004824

Viele Grüße 

Jonas Kreitschmann

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@Jonas_Kreitschmann:

Das ist ja alles schön und gut...oder eben nicht gut, denn:

Solange man im DATEV-Kosmos bleibt, funktioniert das wunderbar. Sobald man diesen aber verlassen möchte/muss, ist man aufgeschmissen. Oder aber auch bereits dann, wenn man für sich eine andere Lösung für bestimmte Probleme bevorzugt als DATEV es tut.

Bestes Beispiel: Speicherung der Daten im RZ - funktioniert innerhalb der durch DATEV und den Gesetzgeber gesetzten Fristen hervoragend. Möchte ich jedoch die Daten über den gesamten Lebenszyklus eines Unternehmens aufbewahren (ohne zu diskutieren warum, nennen Sie es einen Spleen), werden mir hierfür die Möglichkeiten genommen.

Alternativlos.

Noch nicht einmal mit der kostenpflichtigen Wahlmöglichkeit.

Warum?

Oder auch der Wechsel des Mandanten zu einem "Nicht-DATEV-Nutzer":

Bisher: Archiv-DVD für möglichst alle vorhandenen Jahre bestellt, dabei einmal geprüft, dass man alle Daten auch im RZ hat, bezahlt, ausgehändigt, allen Pflichten genüge getan, Haken dran, super.

Jetzt: Mühevolles exportieren der Daten mit einer unfassbaren Klickorgie, aufpassen, dass man bloß nichts vergisst, dabei ständig das Wirtschaftsjahr wechseln und "von vorne" anfangen, Medium suchen über das man dem Mandanten die Daten zur Verfügung stellen kann, prüfen, ob auch wirklich alle Daten da gelandet sind, wo man sie haben wollte, aushändigen, ..., Haken dran, nicht super, weil man den halben vormittag damit zugebracht hat, siebenmal in den Schreibtisch gebissen hat, völlig genervt ist und der Folgeberater dann noch anruft: Aber in Jahr y fehlt irgendwie der Monat x.

Ich versteh es einfach nicht. 😫

Und:

Ich mag es auch einfach nicht. Je mehr ich das Gefühl habe zu etwas gezwungen zu werden, umso mehr habe ich das Bedürfnis dem System zu entkommen und auszubrechen.

Nicht falsch verstehen: Ich mag DATEV und ich finde nach wie vor, dass DATEV es gut schafft, die verschiedenen Bereicht miteinander zu verzahnen, die Programme miteinander sprechen zu lassen. Trotz aller Ecken, Kanten und Macken.

Aber dieses Gefühl eingesperrt zu werden, widerspricht meiner Persönlichkeit total und sorgt nur dafür, dass ich mich nach Alternativen umsehe. Ist das so gewünscht? Dann: Herzlichen Glückwunsch! DATEV ist auf einem guten Weg!

Aktuell mehr als frustrierte Grüße!

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@steme schrieb:
[...]

Alternativlos.

Noch nicht einmal mit der kostenpflichtigen Wahlmöglichkeit.

Warum?

[...]

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... in den Kalkulationstabellen der Datev-Manager lässt sich sehr viel leichter der Aufwand und der Ertrag für das "Inaktivsetzen" der Mandate 'hart' berechnen.

Da reichen schon die 4 Grundrechenarten.

Es wäre zu kompliziert, weitere 'weiche' Faktoren zu berücksichtigen 😎

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Hallo zusammen,

habt ihr eine Empfehlung mit welchen Tool Ihr die Daten dann dem Mandanten übertragt?

Die DATEV hatte Mail oder USB-Stick empfohlen, aber USB-Stick schließen wir aus, da sonst wieder der Postweg verwendet wird und bei der Mailoption ist die Datengröße problematisch.

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Ja, mit kanzlei.land kann man auch Daten mit Dritten per Link teilen. Es muss nur das Kennwort telefonisch übermittelt werden. Wobei das fast schon eine "Abfallfunktion" der Lösung ist. Nutzt Ihr M365? Dann kannst Du mittels OneDrive Daten mit Dritten teilen, die einen Code an Ihre E-Mail Adresse geschickt bekommen, wenn sie den Link nutzen. 

E-Mail und USB-Sticks sind Relikte aus den 2000ern. 

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Ich finde es wirklich nicht gut, dass man hier gezwungen wird Daten für Menschen aufzubewahren, die man hoffentlich nie wieder sieht. 

Auf der Archiv DVD war alles drauf, der Ex-Mandant hat die bekommen und unterzeichnet, dass man damit alle Aufbewahrungspflichten erfüllt hat.

Nie und nimmer bezahlt ein bereits gewechselter oder insolventer Mandant Kosten für die weitere Aufbewahrung, zumal DATEV auch laufend alle Kosten erhöht und man gar nicht mehr durchblickt.

Ich kann es nur dringend nochmal bekräftigen und vielleicht zu einem Umdenken einlenken, dass die Archiv DVD nicht abgeschafft wird.

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@stbdrews  schrieb:

Ich kann es nur dringend nochmal bekräftigen und vielleicht zu einem Umdenken einlenken, dass die Archiv DVD nicht abgeschafft wird.

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Bloß nicht!!!

Weg mit der DVD! Der Download sollte vielmehr den Funktions- und Inhaltsumfang der DVD bekommen.

Ich habe keine Lust mehr, auf den Versand der DVDs zu warten, die Dinger weiterzuschicken und mich um den ganzen Sermon zu kümmern.

Download erstellen, dem Mandanten den Download in die Kanzleibox einstellen, mit einer Datei, die nach vier Wochen automatisch verfällt und gelöscht wird, dann weg mit dem Kanzleibox-Zugang und fertig.

Die DVD gehört in die ewigen Jagdgründe. Ich will keine physikalischen Medien in der Weltgeschichte herumsenden.

Der Mandant soll sich die Daten auf seinem Server, NAS, Cloud-Speicher, USB-Stick oder Wasserkocher speichern und Ende.