DMS neu Nahtstellen 5: das P von PFB muss die DMS neu ersetzen

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Als Steuerberater wünsche ich mir, dass die DMS neu mit den anderen DATEV Programme prozessorientiert, digital und medienbruchfrei zusammenarbeiten (eine Einheit und keine Fremdkörper)!

Mir ist unklar, warum ich die Daten der DMS nochmal für die Festschreibung der Postein- und Postausgänge in das Programm PFB übergeben muss. Wenn die DMS neu revisionssicher ist, müsst es doch möglich sein, in den Feldern der DMS die Zeitpunkte zu denen Informationen bzw. Dokumente (Postein- und Postausgänge) ein- bzw. ausgehen ebenfalls revisionssicher "festzuschreiben" (ggf. Felderweiterung der Datenbanktabelle um einige wenige zusätzliche Informationen), so das die Doppelerfassung in zwei Programmen entfallen kann und trotzdem beweisbar ist, wer wann, welche Information bearbeitet hat.

Bei uns persönlich wird auch der Postein- und Postausgang der guten alten Briefpost immer weniger und die digitalen Wege:

• Übermittlung der USt-VA an das Finanzamt
• Übermittlung der LSt-Anmeldung an das Finanzamt
• Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge
• EDÜ der Steuererklärungen
• E-Bilanzen
• U-Online Datenein- und Datenausgänge
• E-Mails
• Telefonate

überwiegen deutlich.

Auch trägt DATEV die obigen Informations- Ein- und Ausgänge leider nicht automatisch in PFB ein, sondern es muss leider in jedem Programm gesondert der Übermittlungszeitpunkt ggf. geprüft werden. Warum werden diese Informationen nicht vollautomatisch mit dem Informationsinhalt (PDF) in der DMS (silent) gespeichert. Dann hätten wir ein zentrales Programm, in dem alle Informationseingänge und -ausgänge gespeichert würden.

Kategorie ergänzt durch @Nicole_Müller 

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Anstelle des DMS könnte auch der DATEV Arbeitsplatz alle Informationen gebündelt zusammenführen. Hier sollten alle Termine und Fristen zusammenlaufen und über unterschiedliche Filter für Sachbearbeiter oder Kanzleileitung angezeigt werden können, so dass im Urlaubs- und Krankheitsfall nichts übersehen wird.

Ein tabellarischer Aufbau wäre wünschenswert:

Oben links                                                          Oben rechts

dringend und wichtig                                         dringend, aber unwichtig

Unten links                                                          Unten rechts

nicht dringend, aber wichtig                               nicht dringend und auch nicht wichtig

Die aktuelle Bearbeitung ist dann immer oben links, wobei unwichtiges per Zeitablauf automatisch verschwindet, alles andere langsam nach oben wandert.

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Hallo Frau Müller,

schade, dass es nicht möglich ist, dass die Abteilungen übergreifend zusammenarbeiten. Für mich spricht es Bände, dass Sie keine zumindest kleine Begründung für die Ablehnung schreiben. Bei der sich stetig ändernde Bürowelt (es wird immer alles digitaler) wird das "P" eine immer kleinere Rolle spielen. Hier fehlt der Mut der DATEV Mitarbeiter, die indischen Kasten bzw. Silos zu überwinden.

Gruß

Ralf Blum

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Hallo Community,
vielen Dank für diese Idee.

Ein paar Gedanken unsererseits dazu:
Bei der Entwicklung des DATEV-eigenen DMS haben wir eine hohe Prozessintegration als Ziel, was auch bedeutet, bereits bestehende Anwendungen einzubinden und nicht doppelt entwickeln/pflegen zu müssen. Post, Fristen und Bescheide war hier u.a. im Fokus - es sollte keine zusätzliche Verwaltung von Postein- bzw. -ausgängen und daraus resultierenden Fristen in DATEV DMS geben. Durch die Einstellung, einen Posteingang beim Speichern direkt festzuschreiben, entfällt auch die Notwendigkeit aus DATEV DMS nach PFB zu wechseln, um die Posteingänge festzuschreiben.

Das Postausgangsbuch ist darauf fokussiert, nachzuweisende Posteingänge und -ausgänge abzubilden. Bei digitalen Ein- und Ausgängen, wie Übermittlungen an das Finanzamt, dient die Transfer-ID als Nachweis und daher ist kein Eintrag im Postausgangsbuch dafür nötig.

Den Bedarf alle Informationen an einer zentralen Stelle (z.B. im DATEV Arbeitsplatz) darzustellen, verstehen wir natürlich. Insbesondere bei Gedanken zur Neuentwicklung des Kanzleimanagements wird großer Wert darauf gelegt Informationen dort anzubieten, wo diese benötigt werden.

Viele Grüße

Helmut Lerm, DATEV eG

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Zusammenfassung: Wir haben verstanden, machen aber nichts.

Alle notwendigen Informationen sind durch wenige zusätzlich Felder in der DMS-Datenbank abzubilden. Ein guter Desinger des Auskunftssystem kann dann in wenigen Minuten ein "Postausgangsbuch" schöner und besser erstellen, als es jetzt ist. Wir hätten dann nicht nur die Postein- und Postausgänge mit dem "P" in dem Postausgangsbuch, sondern auch die mit dem "E" (E-Mail).

Schade

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Alternative Zusammenfassung:

Mit dem Papier wird auch die klassische E-Mail langsam aussterben und DATEV bündelt die Kapazitäten der Entwickler in die Rechenzentrumsanwendungen, damit SmartExperts für die Kanzleiorganisation, Unternehmen online für die Buchhaltung, meine Steuern und DMS online für den ganzen Rest in Bälde zu aller Zufriedenheit läuft.

Steuerberater und -bürger können es kaum erwarten!

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Hallo Herr Lerm,

Sie schreiben: 

"Bei digitalen Ein- und Ausgängen, wie Übermittlungen an das Finanzamt, dient die Transfer-ID als Nachweis und daher ist kein Eintrag im Postausgangsbuch dafür nötig."

Ja, das Transfer-ID kann man sich an der ein oder anderen Stelle im Arbeitsplatz oder in den Programmen ansehen. Haben Sie damit schon mal gearbeitet?

Folgender Fall: Sie übermitteln eine E-Bilanz und anschließend geht Ihr Azubi hin und ändert im E-Bilanz Assistent noch etwas ab (wir archivieren deshalb die übermittelte Version zur Zeit händisch in der DMS). Sie werden nun ein Transfer-Ticket finden, finden aber nicht mehr die Version, die übermittelt wurde (zumindest kenne ich keine Weg, dies festzustellen).

Und hier fängt mein Verbesserungsvorschlag an. Warum werden diese Informationen an verschiedenen Stellen in den DATEV Programmen (manche mit Historienverwaltung, andere wiederum ohne) gespeichert und nicht zentral in der DMS (lesbar für den Menschen in der Version, die tatsächlich übermittelt wurde) und im Bemerkungsfeld steht z. B. das Datum, die Uhrzeit und die Transfer-ID? Für mich eine "Nahtstelle" (ist mehr wie die jetzige Schnittstelle, die ich händisch anstoßen muss).

Warum kann ich nicht an einer zentralen Stelle diese Dokumente und andere (z. B. Belege aus U-Online und meine Steuern) im Volltext durchsuchen (eine Kernfunktion der vorhandenen DMS).

Und wenn es eine solche zentrale Stelle gäbe und es dort ein Datenbankfeld "Postausgangsdatum" gäbe, wäre es kein Problem, mit einem funktionierenden modernisierten Auskunftssystem ein schönes und dann auch vollständiges Postausgangsbuch zu erzeugen (wird dann auch in der DMS abgelegt). Denn im jetzigen Postausgangsbuch von PFB sind gefühlt nur noch 10% der tatsächlichen Postausgänge unserer Kanzlei enthalten (die mit dem P).

Die DMS hat als einziges mir bekanntes DATEV Programm auch die Möglichkeit eines "mini-work-flows" (Erlediger, Weiterleitung und Kenntnisnehmer = minimale Prozessorientierung) und eine Historienverwaltung (Wer hat wann was mit der Information gemacht). Und auch für solche oben genante Dokumente kann es vorkommen, dass diese an eine andere Person weiterleiten möchten.

Daneben kann ich auch aus der DMS diese Informationen an z. B. Mandanten mit einer Dokumentenvorlage per E-Mail weiterleiten (diese Funktion der DMS ist noch ausbaufähig).

Mit der Einstellung nicht an alten "Zöpfen" zu rütteln, verkennen Sie das Potential welches in einem guten DMS-System stecken könnte. So bleibt die DMS nur ein "Dokumentenablagesyste" (DAS).

An dem FB von PFB möchte ich nicht "rütteln". Für mich gehört das "P" aber zur DAS/DMS!

Schade dass Sie an dem "Steinzeit-P" festhalten und nicht die Möglichkeiten sehen die in einer programmübergreifenden integrierten DMS/IMS (Informationsmanagementsystem = Weiterentwicklung der DMS) stecken.

Eine DATEV Ideas Vision (siehe Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg)

Gruß

Ralf Blum

[#8]

Hallo in die Runde,

ich möchte das ursprüngliche Posting mal benutzen, um eine kleine nebenläufige Grundsatzdiskussion anzuzetteln und stelle deshalb mal ein paar vielleicht etwas provokante Thesen auf:

Ist es nicht so, dass ein Posteingangs- und Postausgangsbuch (egal ob in Papier oder elektronisch) zur Dokumentation der Ein-/Ausgänge der klassischen Papierpost dient?

Handelt es sich bei den Einträgen in den Postbüchern nicht nur um Anscheinsbeweise und ist ein echtes Übermittlungsprotokoll nicht in jedem Fall viel besser.

Bei FAX hat man ein Sendeprotokoll

Bei Mail hat man die gesendete Mail selbst. Wobei jedem klar sein sollte, dass es bei Mails gar keine Garantie einer Zustellung geben kann.

Bei elektronischen Einsprüchen oder Anpassungsanträgen hat man eine Transfer-ID.

Bei Steuererklärungen und UStVA ebenso.

Ist es also überhaupt Sinnvoll, die elektronischen Übermittlungen ins PFB einzutragen?

Hier würden mich mal die Meinungen der Berufsträger als direkt Betroffene interessieren.

Und ja - ich verstehe, dass man eine zentrale Stelle haben möchte, wo jegliche Kommunikation, die im DATEV-Kontext Ein- oder Ausgehend verwaltet wird zentral in einer Übersicht auftaucht. Dafür müsste DATEV aber etwas gänzlich Neues programmieren.

Freundliche Grüße,

F.Lange

[#9]

Hallo Herr Lange,

sehe ich genau so wie Sie.

Mir geht es ja gar nicht um das Postausgangsbuch von PFB, sondern um eine zentrale Stelle, in denen ich je Mandant erkennen kann, was ist in welcher Form zum Mandanten aus unserer Kanzlei versendet worden (Kärcher) und welche Informationen sind bei uns eingegangen (Staubsauger).

Da die DMS viele dafür notwendige Funktionen schon hat:

• noch nicht gut funktionierende Desktopbenachrichtung
• Rivisionssicherheit
• mini-work-flow mit Erlediger, Weiterleitung und Kenntnisnehmer
• Volltextsuche
• usw.

könnte die DMS der Zukunft der Platz sein (ist somit nicht etwas gänzlich Neues, sondern nur die Zusammenführung von vorhandenem an einem Ort), die Informationsflut an einer Stelle zu bündeln um dann daraus die richtige Information schneller zu finden und auch mit dem mini-work-flow weiterverarbeiten zu können.

Das klassische "Papier-Postausgangsbuch" wäre dann nur ein "Abfallprodukt" der DMS (letztendlich ein einfacher Bericht aus dem Auskunftssystem).

Gruß

Ralf Blum

[#10]

Hallo Herr Blum,

da nun bei SmartExperts schon an einer Angebotsfunktion gearbeitet wird, denke ich, dass sich nicht mehr lange etwas auf unseren Servern im Haus abspielen wird.

Deshalb können Sie auch für die Idee stimmen, falls noch nicht getan:

https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/ideen/article-id/738

Ein im Rechenzentrum liegender DATEV Arbeitsplatz mit DMS online könnte alle Informationen bündeln.

Workflow Tool mit DATEV Schnittstelle

Würden dann die Datenbanken von Unternehmen online, MyDATEV, DATEV meine Steuern und SmartExperts mit denselben Stammdaten arbeiten, wäre recht schnell auch ein schönes, intuitives Dokumentenmanagementsystem mit Vorgangssteuerung dabei.

E-Mails bräuchte es dann nicht mehr. Der Blick ginge häufiger auf diese Anwendung als auf Outlook.

[#11]

Hallo Freiburgersteuermann,

wie und wo das funktioniert, ist mir in der Zwischenzeit egal. Aber es muss fehlerfrei funktionieren.

Da mir aber aus meiner eigenen Erfahrung deutlich ist, dass solche Entwicklungen bei DATEV sehr sehr lange dauern und leider immer wieder die gleichen oder ähnliche Fehler gemacht werden (denken in indische DATEV Kasten oder Silos), habe ich den Glauben daran verloren, dass nur da zukünftig die Programme in der Cloud liegen, es deutlich besser wird.

Denken Sie nur mal an die Entwicklungszeit der DMS neu. Wenn ich richtig informiert bin wird seit mehreren Jahren daran gearbeitet DMS classic Anwender zur DMS neu zu überführen. Nach meinem Kenntnisstand, werden zur Zeit die ersten Daten der ersten Umstellerkanzleien übernommen. Das hat dann nur für dieses eine (kleine) DATEV Programm gefühlt 8 - 10 Jahre gedauert.

Und nun soll die neue EO in der Cloud bestehen aus z. B.:

• Zeiterfassung
• Rechnungsschreibung
• Fristen und Bescheide
• Stammdaten
• Arbeitsplatz
• DMS
• Informationseingangsbuch und Informationsausgangsbuch (ist mehr wie ein Posteingangsbuch)
• Aufgaben
• Kapazitätsplanung / Auslastungsplanung
• Programmübergreifendes Dokumentations- Checklisten Tool
• Vorgangssteuerung (ist mehr als ProCheck)
• Auswertungen
• Mitarbeiterverwaltung
• Controlling
• Auftragsverwaltung

das alles bis 2025 auch können und das dann noch besser als die alte EO? Dabei muss berücksichtigt werden, dass die EO in der Cloud erst dann richtig Sinn macht, wenn auch alle leistungserstellenden Programme in der Cloud sind.

Das wird noch dauern.

Daher finde ich den anderen Weg (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg) d. h. jetzt die Prozesse analysieren, die vielen kleinen DATEV Unmöglichkeiten beseitigen und daraus lernen und die Erkenntnisse verwenden, um bereits heute den leistungserstellenden Programmen, die für die Cloud programmiert werden, die notwendigen Vorgaben zu machen, damit später eine prozessorientierte EO Cloud schneller und fehlerfreier zu erstellen ist (Anmerkung: von der Fibu-Automation habe ich auch schon lange nichts mehr gehört).

Wenn ich das mit einem Hausbau vergleiche, ist für mich die EO das Dach. Und mit dem Dach anzufangen, obwohl noch nicht mal die Fundamente (leistungserstellenden Programme) ansatzweise in der Cloud sind, macht für mich keinen Sinn. Es sei denn, es gäbe sonst nichts zu tun!

SmartExperts und Angebotsfunktion:

• mit allen Facetten der StBVV
• mit allen sonstigen möglichen individuellen Gebührenarten wie z. B. Pauschalen etc.
• inkl. RA und WP
• mit individuellem Briefkopf (die Voralgenverwaltung lokal funktioniert noch nicht richtig) mit Logo
• mit allen Ausgabemöglichkeiten wie z. B. E-Mail, Papier, Cloud, Meine Steuern, U-Online
• mit individuellem Text
• mit Stammdatenschnittstellen von und zu den jetzigen Programmen vor Ort

das wird nichts. Noch nie konnte ein DATEV Programm ein sinnvolles Angebot vernünftig erstellen!

Gruß

Ralf Blum

[#12]

Hallo Herr Blum,

da stimme ich Ihnen vollkommen zu: Es dauert leider alles zu lange. Mein Appell an den Vorstand war schon vor Jahren, mehr in die Entwicklung und weniger in die Werbung zu investieren.

Seitens der Entwickler höre ich dann immer wieder, dass es noch viele Kanzleien gäbe, die mit bestimmten Funktionen arbeiten würden und diese deshalb beibehalten werden müssten, auch wenn sie objektiv völlig nutzlos sind.

Da kann ich die DATEV nur ermutigen, alte Zöpfe abzuschneiden. Das ist die Forderung, die wir alle hier immer und immer wieder stellen sollten.

Und um das Kastendenken zu überwinden gibt es doch jetzt Alper Aslan @Alper_Aslan  der sich um Kundeneinbezug und Querschnittsthemen kümmert.

[#13]

Hallo zusammen,

bei der Ausgestaltung von KMnext werden selbstverständlich auch die anderen DATEV-Anwendungen (und damit auch DMS) mitberücksichtigt. 

Auch Ihre Ideen gehen natürlich nicht verloren, nur weil sie im KM- und nicht im DMS-Kontext berücksichtigt werden. Die Kolleginnen und Kollegen von KM werden über neue Ideen hier regelmäßig informiert und lesen natürlich auch mit.

Viele Grüße,

Helmut Lerm

[#14]

Hallo Herr Lerm,

Sie schreiben: "Die Kolleginnen und Kollegen von KM werden über neue Ideen hier regelmäßig informiert und lesen natürlich auch mit."

Das ist ja das Problem. Die Kollegen von "KMnext" lesen "nur" mit. Schöner und für uns Anwender hilfreicher wäre es, wenn noch das ein oder andere Problem von KMJETZT gelöst bzw. beseitigt würde. Zu warten bis alle obigen Anwendungen zur Leistungserstellung in der Cloud sind, wird leider noch lange dauern. So lasst Ihr uns im Bereich EO leider mit unseren bzw. eigentlich Euren Problemen alleine und wir verschwenden wertvolle Zeit, die wir alle nicht haben.

Wenn es schon 8-10 Jahre gedauert hat, bis der erste Anwender von DMS classic zur DMS neu "umziehen" kann, wie lange dauert es dann, bis er in der DMS online ist und dort obiger sinnvoller Funktionsumfang nutzen kann?

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen). Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Nur "lesen" hilft uns nicht. Lets do ist!

Gruß

Ralf Blum

[#15]

Bitte keine Abkürzungen ohne Verzeichnis verwenden. KMnext kennt die Informationsdatenbank nicht und Google bringt nur Treffer zu Marathonläufen.

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Hallo @freiburgersteuermann,

mir sind die Abkürzungen der DATEV auch nicht alle geläufig. Man könnte es aber wie folgt interpretieren:

• EV = Eigenverwaltungsprogramm (rudimentär Rechnungsschreiben) oder auch eidesstattliche Versicherung (man hat nichts bzw. nicht viel😁); das hatten wir bisher
• EO = Eigenorganisation das bezahlen wir bisher bzw. bezahlen es mit comfort für EV
• KMnext = Kanzleimanagement soll irgendwann in ferner Zukunft mal in der cloud laufen, nachdem es dann vom Nachfolgerprodukt OV = ohne Verwaltung abgelöst wird bevor es fertig war, da dann der Buchungsautomat über die KI alles von alleine macht.

Ich schaffe es leider nicht immer sachlich zu bleiben insbesondere im Bereich EO uncomfort bzw. OV fällt mir es schwer das jetzige Ergebnis für die nächsten Jahre: OV

zu akzeptieren.

Gruß

Ralf Blum

[#17]

Hallo Herr @blum ,

zunächst einmal volle Zustimmung zu Ihren Anmerkungen. Ich stelle mir allerdings die Frage, wo DATEV hinmöchte. Wer schon einmal ein echtes DMS in Betrieb gesehen hat, der möchte so etwas haben. DMS classic hat von diesen Systemen ungefähr 30% erreicht, DMS neu ungefähr 30% von DMS classic. Das wird wohl nichts mehr werden außer einem LockIn.

Die Eigenorganisation ist und bleibt ein Produkt aus der DOS Welt, mit allen Vor- und Nachteilen. Wer es in fast 30 Jahren nicht schafft etwas Vernünftiges auf die Beine zu stellen wird es wohl nie schaffen. Es ist ja nicht nur so, dass die EO auf eine moderne technische Basis gestellt werden muss, es sind auch moderne Abrechnungsideen mit einzubeziehen, von einem Workflow und dessen Integration mal ganz abgesehen. Ihr Vergleich mit dem Silo- und Kastendenken ist da ein sehr guter Vergleich.

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Eben erreicht mich die Einladung zum IT-Club:

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Sehr geehrte Damen und Herren,

der technologische Wandel erzeugt Veränderungen im Berufsalltag. Durch neue Prozesse ändern sich gewohnte Handlungsabläufe, damit wird Raum gewonnen, um neue Potenziale zu nutzen. DATEV geht neue Wege, indem die Vorteile der sogenannten agilen Softwareentwicklung genutzt werden. So wollen wir flexibler als bisher auf Anwenderwünsche eingehen und in kürzeren Schritten Neuerungen bereitstellen. Immer dann, wenn für Sie ein Mehrwert im Kanzleialltag entsteht. Der Vorteil liegt auf beiden Seiten: Produkte werden schneller stufenweise verbessert und ergänzt – im laufenden Dialog mit Ihnen, den Anwendern. Das ist uns wichtig. Lassen Sie uns gemeinsam diskutieren, welche Potenziale sich für Ihre Kanzlei ergeben können, wenn Sie gewohnte Pfade verlassen. In der Frühjahrsrunde gehen wir dazu u. a. auf folgende Themen ein: "Blick in die DATEV Cloud" MyDATEV bietet erweiterte Funktionen und Neuerungen in den Anwendungen. Darüber hinaus schafft ein breiteres Schnittstellenangebot neue Möglichkeiten zur Anbindung von Vorsystemen. MyDATEV Dokumentenspeichervolumen Ab Mitte 2020 wird zentral Speicherplatz für alle Dokumente und Belege im DATEV-Rechenzentrum zur Verfügung gestellt. Dieser Dokumentenspeicher kann flexibel über Bestände und DATEV-Programme hinweg genutzt werden. Mit OneNote auf dem Weg zum papierlosen Büro Wir geben Impulse, welche Möglichkeiten Ihnen ein digitales Notizbuch wie OneNote bietet.

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Hoffen wir mal, dass das stimmt...