Mandantenübertragung mit "Meine Steuern" Archivierungsfunktion für Altberater

[#1]

Als abgebender Steuerberater möchte ich bei einem Mandantenübertrag an einen neuen Steuerberater die Belege / Daten in Meine Steuern (inkl. Posteingang) eine der nachstehenden Alternativen wählen können (eine Alternative genügt):

1. in der DMS archivieren (Mindestanforderung) können
2. in der DMS archivieren (Mindestanforderung) können und der Link von ESt geht mit auf die DMS
3. oder weiterhin in Zugriff haben (d. h. der neue Steuerberater erhält eine Kopie der Belege/Daten)

Siehe auch:

• Mandantendatenübertrag im Kontext DATEV Meine Steuern - DATEV Hilfe-Center
• Belegzugriff nach Mandantenübertragung an neuen Be... - DATEV-Community - 253703

damit ich z. B.:

• noch die "alte" Einkommensteuererklärung machen kann
• wir Rückfragen vom FA (Belegnachreichung) beantworten können
• wir Rückfragen vom neuen StB beantworten können
• wir Rückfragen vom Mandanten beantworten können
• wir für einen Haftungsfall wir auf "unsere" Belege Zugriff haben

Priorität: so hoch wie möglich (sofort obige Variante 1)

Ergänzung um 09:23:

Ich schreibe ja auch immer über DATEV Basis Plattformvielfaltprogramme die es schon 5 Jahre geben müsste (eigene Wortschöpfung). Die Liste habe ich nun ergänzt um:

• DATEV Online Archiv: Bei einem Mandantenübertrag werden alle Online-Daten des abgebenden Beraters auf Wunsch in ein Online-Archiv (oder der DMS) des abgebenden Beraters archiviert (Kopie).

[#2]

Da wir "nicht" mit meine Steuern arbeiten. Gibt es in DATEV meine Steuern eine ordentliche Historie/Protokoll zu jedem Beleg?

--> Dann ergänze ich die Liste von @blum 

• Im Streitfall zur eigenen Verteidigung Zugriff auf die Protokolle haben zu können. 

Macht ja doch einen Unterschied wann der Mandant welchen Beleg hochgeladen hat.

Da es DATEV in Belege online (DUO) hinsichtlich der Protokolle schon versaut hat würde es mich ja wundern wenn es im Bereich ESt anders aussähe. Die Hoffnung stirbt bekanntlich zu Letzt.

[#3]

Hallo @blum 

vielen Dank für Ihre Idee.

Meines Erachtens liegt seitens der DATEV in Bezug auf meine Steuern ein nicht zu Ende gedachter Prozess vor.

Zum einen ist meiner Meinung nach meine Steuer nicht ein Belegarchiv des Mandanten, sondern es handelt sich um Belegkopien, die der Mandant dem Steuerberater bereitstellt für die Erstellung der Steuererklärung. Die Belege werden damit Bestandteil der Handakte gemäß § 66 I StBVV und müssen bei einem Mandatswechsel auch nicht herausgegeben werden, wenn/da der Mandant diese Dokumente bereits in Urschrift erhalten hat (§ 66 II Nr. 2 STBVV). Egal ob der Steuerberater scannt oder der Mandant scannt.

Zum anderen ist der Mandant nicht verpflichtet, die EST-Belege zu archivieren. Was aber wenn der Mandant oder der neue Berater den meine Steuern Bestand der Vergangenheit löscht?

Es sollte daher im Rahmen des Datenübertrags optional sein, ob der Bestand von meine Steuern mit übertragen wird oder nicht. Der Fall 3.1 des von Ihnen verlinkten Infodokuments sollte also anstelle des Hinweises, dass Belege manuell heruntergeladen werden müssen, den Hinweis enthalten, dass der Steuerberater ankreuzen muss, ob meine Steuern mit übertragen wird oder nicht. Wird nicht mit übertragen, muss der neue Steuerberater einfach meine Steuern wieder anlegen.

Die Ansicht, das meine Steuern nicht das Belegarchiv des Mandanten ist, wird meines Erachtens auch von der DATEV so gesehen. Sonst kann ich mir nicht erklären, warum

a) die Kosten für die Belegarchivierung in der Übermittlungsgebühr je Steuererklärung enthalten sind und nicht extra berechnet werden und

b) daher die Archivierungskosten nicht per MigMag dem Mandanten übertragen werden können.

Das Ziel muss sein, dass die Belege nicht doppelt archiviert werden.

Wenn Steuerberater aber die Belege aus meine Steuern für die Handakte nochmal archivieren (müssen), führt das spätestens, wenn auch das DATEV DMS in der Cloud ist, zum Absurdum. Steuerberater müssen dann Belege vermutlich per Drag/Drop vom Fenster meine Steuern in das Fenster DMS ziehen (Aber Achtung - Kopieren, nicht verschieben). Oder auch vorstellbar - aus meine Steuern herunterladen und in DMS hochladen.

Ich hätte nichts dagegen, wenn DATEV Bestände von meine Steuern ohne aktiven EST-Bestand gesondert bepreist bzw. in das Datenvolumen des Beraters mit einrechnet. Aber dass Datenbestände ohne Not manuell doppelt gehalten werden, kann nicht sein.

Die Wichtigkeit der Forderung von @blum muss auch in dem Hintergrund gesehen werden, dass mit Einführung von RABE (Referenzierung auf Belege) im Oktober 2024 die Datenspeicherung in meine Steuern faktisch unvermeidbar werden wird (egal ob von Mandant oder von Kanzlei bestückt @jjunker ). 

Die Idee von @blum sollte daher von allen Community-Mitgliedern, die meine Steuern einsetzen oder einsetzen werden, aus Eigeninteresse unterstützt werden!!

[#4]

Vielen Dank @blum @noescher für die Ausformulierung dieser Idea, die ich inhaltlich so bereits mehrfach mit unserem KAM eindringlich besprochen habe aber bis heute vergeblich auf substantielle Antworten aus der Fachabteilung warte.

Ähnliches/selbiges gilt meines Erachtens für die Daten der Datev Personalakte...

Gruß Taxit

[#5]

Hallo @taxit ,

DATEV kann das. Beim MaDi war ich von der ersten Stunde bei der Entwicklung mit dabei. Hier die wesentlichen Grundfunktionen bezüglich der Archivierungsfunktion / Zusammenarbeit (roter Faden):

• alle in den MaDi hochgeladenen Dateien des Mandanten werden vollautomatisch (Ordner / Fach / Kingge) in der DMS gespeichert ==> Archivierung über die DMS
• alle vom Mandanten über den MaDi erhaltenen Antworten werden im lokalen Programm Abschlussprüfung Arbeitspapiere zu unseren Fragen zusortiert und stehen zusammen mit einem Link zur DMS an einer Stelle zur Verfügung ==> Archivierung über die lokalen Arbeitspapiere
• wenn man es richtig pflegt, werden einem die Unterhaltungen und auch die Dokumente im Bilanzbericht und dort im Erläuterungsbericht zu den Konten automatisch angezeigt
• der Mandant kann nach einem abgeschlossenen Jahr über alle Fragen und seine Antworten eine PDF-Datei im Portal erstellen und herunterladen ==> PDF-Archiv für den Mandanten

Nur arbeiten leider die DATEV Silos (indische DATEV Kasten) nicht zusammen. Keiner der ahnungslosen DATEV Oberen hat einen Überblick oder Verständnis für die Zusammenhänge (roter Faden). Daher fängt nun die DATEV Kanzleibox wieder bei 0 an. Macht wie auch Meine Steuern oder die Personalakte die gleichen Fehler und lernt nicht von dem bereits umgesetzten Funktionen vom MaDi.

Leider wurde nach der Freigabe des MaDi die Entwicklung vor ca. 2 Jahren nahezu vollständig eingestellt und es soll eine "Zwangsverheiratung" mit der Kanzleibox erfolgen (Idee richtig; nur der Weg der DATEV Schnecke berücksichtigt nicht das Erlernte und viele Basisarbeit fehlt). 

Gruß R. Blum

[#6]

Hey Ralf  @blum,

dann müsste es auch einen automatischen Abgleich geben, wenn ein bereits vorhandenes Mandat zu einem zurück kommt? Oder werden dann X Archivbestände angelegt? 

[#7]

Das Ziel muss sein, dass die Belege nicht doppelt archiviert werden.

Wenn Steuerberater aber die Belege aus meine Steuern für die Handakte nochmal archivieren (müssen), führt das spätestens, wenn auch das DATEV DMS in der Cloud ist, zum Absurdum. Steuerberater müssen dann Belege vermutlich per Drag/Drop vom Fenster meine Steuern in das Fenster DMS ziehen (Aber Achtung - Kopieren, nicht verschieben). Oder auch vorstellbar - aus meine Steuern herunterladen und in DMS hochladen.

[#8]

Dieses Ziel unterstütze ich:

Das Ziel muss sein, dass die Belege nicht doppelt archiviert werden.

Wenn Steuerberater aber die Belege aus meine Steuern für die Handakte nochmal archivieren (müssen), führt das spätestens, wenn auch das DATEV DMS in der Cloud ist, zum Absurdum. Steuerberater müssen dann Belege vermutlich per Drag/Drop vom Fenster meine Steuern in das Fenster DMS ziehen (Aber Achtung - Kopieren, nicht verschieben). Oder auch vorstellbar - aus meine Steuern herunterladen und in DMS hochladen.