Dokumentenablage Annotation

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Hallo! Weiß jemand ob und wie es ggfs. möglich ist, im Rahmen der Dokumentenablage (nicht DMS) an PDFs Annotationen anzubringen? (z. B. bei Steuerbescheiden Eingangsstempel oder Geprüft)

[#2 · Accepted solution]

Guten Morgen @tschweier 

In der Dokumentenablage ist es nicht möglich, Stempel oder Annotationen auf Dokumente zu setzen. 

Die wesentlichen Unterschiede zwischen DMS und Dokumentenablage können Sie diesem Infodokument entnehmen. 

Viele Grüße aus Nürnberg

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Vielen Dank für das schnelle Feedback

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Bei mir funktioniert es seit Jahren problemlos.

Ich habe in der Dokumentenablage unter "Extras | Einstellungen", dort "Kanzleieinstellungen | Bearbeitung von PDF-Dokumenten" den Haken bei "Verhalten bei Doppelklick" auf "Zur Bearbeitung öffnen" gesetzt. Dadurch werden die Dokumente nicht schreibgeschützt ausgeliefert. 

Mit einem alternativen PDF-Viewer (Ich verwenden "PDF-XChange-Editor" ) können beliebige Annotationen, Hervorhebungen und Stempel angebracht werden, mit Acrobat müsste das auch gehen, den verwende ich aber schon ewig nicht mehr, daher weiß ich es nicht.

Wichtig ist, dass die Dokumente wieder eingecheckt werden, dass macht das Programm aber spätestens beim Beenden. Dazu gibt es noch Haken unter "Verhalten beim Schließen des Dokumentes", damit habe ich aber keine Erfahrungen.

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Hallo @tschweier,

einfach die PDF-Datei per rechte Maustaste das Kontextmenü öffnen und dort den Befehl "Zur Bearbeitung öffnen" auswählen. Nach dem Schließen der PDF-Datei, wieder das Kontextmenü "Einchecken" auswählen.

Ist wie so oft bei DATEV, nervig und umständlich, aber so funktioniert es wenigstens.

Workflow kennt keiner bei DATEV oder die DATEV will den Anwender zum teureren Produkt DMS zwingen.

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Beides gutes Tipps, vielen Dank.

Die Variante mit den Einstellungen und dem Doppelklick finde ich noch einen Tick charmanter. Gleich mal einstellen. (geht nicht).

Habe Adobe auch abgewählt und PDF Annotator im Einsatz. Einziger Schwachpunkt hier ist die seitenweise Bearbeitungssystematik, auch bei mehrseitigen Dateien, die natürlich bei der Bearbeitung jede Menge Bearbeitungsfreiheiten gibt, aber eine Markierung von Text über mehrere Seiten damit nicht möglich macht (Antwort von Grahl auf Anfrage). Kann ich aber mit leben. Dies nur kurz am Rande.

Mir reicht die Dokumentenverwaltung auch vollkommen, aber handisch checke ich die Dokumente nie ein. Weshalb?

Hmm, ich finde zwar jetzt eine Einstellung zum automatischen check-in, aber die besagte Einstellung für pdf-Formate...???

Könnte wohl sein, dass ich in "classic" und nicht in "comfort" bin. Dann die Rechts-klick-Variante. Danke nochmals.

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Hallo @deusex,

wenn die PDF-Dateien nicht eingecheckt werden, wird immer nur auf die verlinkte, lokal gespeicherte Datei verwiesen (tmp-Verzeichnis) und nicht auf die in der Datenbank gespeicherte (auch nach einem erneuten öffnen der PDF-Datei aus der Datenbank). Deshalb muss immer nach der Bearbeitung das Einchecken ausgeführt werden, damit die temporär gespeicherte Datei in die Datenbank zurückgeschrieben wird.

Es ist mir einfach unverständlich, warum das nicht in der Dokumentenablage automatisch geschieht und ist für mich ein veritabler Fehler.

Gruß Achilleus

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Die Einstellung zum automatischen check-in habe ich zuvor gepostet. Also das ist schon möglich. Ich habe das auch gerade getestet, da bei Beenden des Arbeitsplatzes sonst immer die Frage kam.

Das dürfte also gehen. Check mal kurz das pic aus meinen vorigen Beitrag.

Danke für die Aufklärung. War mir so nicht bewusst. Ohne check-in womöglich keine Bereitstellung zur online-Sicherung, wie es ausschaut.

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... angeblich soll das auch bei der Dokumentenablage automatisch funktionieren Bearbeitung von PDF-Dokumenten mit externem Bearbeitungsprogramm konfigurieren

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Auch an Ihrer Antwort  Frau Schlee sieht man , selbst die Datev kennt sich in ihren Programmen nicht mehr aus. 

Siehe die nachfolgenden Posts. Daher hat die Datev doch explizit mit der rechten Maustaste pdf bearbeiten programmiert und zudem wenn Sie das auf Revisionssicher umstellen muss es möglich sein das ganze zu bearbeiten. 

Hierfür brauchts nun tatsächlich kein DMS. 

Was mir bislang noch nicht klar was das ich die Doppelklick Mausfunktion nur für Datev Dok.ablage so umstellen kann dass ich mich Doppelklick ( wie eigentlich in jedem gängigen Programm üblich)  bearbeitet und gespeichert werden kann. 

Daher Problemlos möglich, wann muß wie immer nur wissen wie. 

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Jetzt habe ich es gefunden. Starte eben immer aus der Schnellinfo. Danke. Sieht gut aus mit Doppelklick und Auto-Check-in. 

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den Doppelclick und das automatische Einchecken habe ich der Dokumentenablage lieber nicht eingestellt, da von mir aus PDFs in der Dokumentenablage eigentlich nicht geändert werden  sollen. Das liegt auch an der Datev, die z.B. das Protokoll der Steuererklärungen nur als PDF ablegt, was die Dokumentation erschwert, wenn auch  noch Änderungen erfolgen.

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Nun ja das pdf's nachträglich geändert werden können ist ja nun nichts Neues. 

Mit geht es einfach um den workflow . Immer wenn ich Bescheidprüfungen mache muss ich dran denken nicht wie üblich doppelklick auf Est Bescheid 2019 sondern rechte Maustaste , dann prüfen dann stempeln und änderung speichern. Das finde ich vom workflow wesentlich eleganter. 

Zu Pdf ist nun schon einige Jahre her, hatte ich eine Prüferin vom FA überrascht, weil ich in ihre Frageliste pdf die Antworten verfasst habe. Sie war deswegen überrascht weil Sie davon ausging dass pdf nicht veränderbar wäre und wolllte wissen wie ich das gemacht habe. Ich nutze seit etlichen Jahren Nitro Pdf und so wie mit anderen Programmen auch ist das natürlich problemlos möglich. 

Andernseits wurde mir eine Rechnung in der Ust Prüfung nicht anerkannt, weil anhand der Dateieintragungen des pdf's klar war (Erstellungsdatum) dass dies nicht die Originaldatei sein konnte. 

Daher werde ich das morgen mal testen. 

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Danke für den Tipps.

Das werde ich morgen gleich einmal ausprobieren.

Wenn das tatsächlich klappt, dann nehme sämtliche Kritiken ggü. der DATEV zurück und bedanke mich ausdrücklich.

Gruß Achilleus

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Hallo Leute,

hier meine Test's.

1. Weder aus der Schnellinfo, noch aus dem "Alle Dokumente" kann ich per Doppelklick eine PDF-Datei zur Bearbeitung öffnen.

2. Aus der Schnellinfo kann nur per Kontextmenü zur Bearbeitung geöffnet werden. Aus Dokumente kann man sowohl rechts, als auch über Kontextmenü zur Bearbeitung geöffnet werden.

3. In meiner aktuellen Version Dokumentenablage V. 11.22 gibt es zwar einen Befehl "automatisch Einchecken". Dieser greift aber nicht bei PDF-Dateien.

4. Einen Befehl für Doppelklick für PDF-Dateien habe ich nicht gefunden.

Wo soll dieser denn sein?

5. Das Einchecken muss immer manuell vorgenommen werden. Das kann jeder ganz leicht prüfen, indem er nach dem zur Bearbeitung geöffnete PDF-Datei, den tmp-Pfad öffnet. Hier nach einer Änderung einfach die PDF-Datei noch einmal öffnen, dann kann man sehen, dass die Änderung im tmp-Pfad gespeichert wurde, aber eben nicht in der Datenbank. Nach der Prüfung einfach die PDF wieder schließen und manuell aus dem tmp-Pfad löschen. Anschließend einfach aus der DokAblage die PDF wieder erneut öffnen. Hier müsste ja die geänderte vorhanden sein; ist aber bei mir nicht der Fall. Ergo, immer extra den Befehl Einchecken wählen.

Hier einmal den tmp-Pfad, wie er nach dem öffnen der PDF aussieht (Beispiel). Es ist jedes mal ein anderer Pfad,  da für jeden Aufruf immer eine neue "Globally Unique Identifier" verwendet wird.

Eventuell liegt es bei mir an einer alten Version, oder ich bin zu doof für DATEV. Manchmal habe ich den Eindruck. 😁

Vielleicht kann mir ja jemand einen Tipp geben, denn immer das Kontextmenü ist einfach unpraktisch.

Gruß Achilleus

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Hallo Achilleus,

ich habe gleich am 31.12. installiert und auch die DokAbl 11.22 . 

Es ist tatsächlich so, dass nach abarbeiten des workflows unter dem Link von Herrn Schmidt Auto-Einchecken etc. das automatische einchecken nun sehr gut funktioniert.

Dies lässt sich anschließend einfach testen:

Pdf mit Doppelklick öffnen, eine Änderung vornehmen und schließen. Die Frage nach dem Speichern bestätigen und die Speicherung ist erfolgt.

Rechts-Klickt man nun auf die Datei, ist die Funktion "einchecken" ausgegraut.

Ergo:

Sie kann nicht mehr manuell eingecheckt werden, weil sie es bereits ist. So mein Verständnis.

Man vernimmt unter diesen Einstellungen nach Änderungen einer pdf nun auch eine leichte Verzögerung des "Speicherns", was ich auf den Vorgang des Eincheckens zurückführe: Also raus aus temp, rein in die Datenbank.

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Hallo @deusex,

freut mich das es bei Ihnen funktioniert.

Aber ich finde ja noch nicht einmal die folgende Einstellung:

Könnten Sie mir ein Screenshot zusenden, wo man genau diese Einstellung findet?

Vielleicht korreliert das ja mit dem automatischen Einchecken?

Gruß Achilleus

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Das hatte ich zunächst auch nicht gefunden, da dies nicht in den Einstellungen des Arbeitsplatzes, sondern in den Einstellungen unter Extras im Programm Dokumentenablage erfolgt. 

Genau da hakte es bei mir auch:

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Hallo @deusex,

danke für die Information. Jetzt habe ich das auch gefunden.

Nach einem Neustart funktioniert es sogar aus der Schnellansicht. Somit verhalten sich die PDF-Dateien wie jedes andere Dokument auch. 😎

Danke DATEV, dass ihr das hinbekommen habt. 👏

Gruß Achilleus

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Danke DATEV, dass ihr das hinbekommen habt. 👏

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Das ist aber nichts neues, das funktioniert auf meinem System seit 4 Jahren so. Irgendwann nach einem Update wurden die Dokumente nur noch schreibgeschützt ausgeliefert, das konnte man dann aber beheben.

Will sagen: Das Lob haben die alten Programmierer verdient.

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Danke für die Information. Und ich quäle mich hier jahrelang ab. 😢

Die Dokumentation/Hilfe sollte auch endlich einmal ein paar Screenshots bekommen, damit sich besser orientieren kann.

Bei diesen 1000 Kleinstmodulen verläuft man sich nämlich ganz schnell.

Es ist mir auch unverständlich, warum es z. B. aus dem Arbeitsplatz (Extra->Einstellungen) kein Direktlink in die Einstellungen der Dokumentenablage gibt. Letztendlich sind die Einstellungen ja übergreifend. Zumindest hätte man ein Link auf das Programm Dokumentenablage einbauen müssen, mit Hinweis auf weitere Einstellungen.

Aber wie so oft bei DATEV: Immer knapp vorbei. 😣

Gruß Achilleus

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Vielen  Dank !

Da reicht ein Kudo nicht 👍👌

Ich weiss nicht wie oft mich das schon geärgert hat, mal wieder vergessen über Berabeiten eine Datei aus der Schnellinfo zu öffnen. 

Jetzt probiert, auch danke des Hinweises von @deusex  sonst hätte ich mir im DAP auch den Wolf gesucht. 

Eine Frage muss erlaubt sein, warum bekomme ich sowas nur per Zufall hier über die Community mit. 

Das ist eine definitive Workflowverbesserung und keiner merkt's ?

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Weil Sie nach Auffassung vom DATEV-Vorstand nicht die Dokumentenablage verwenden sollen, sondern das DMS. Das wird mit Macht in den Markt gepresst, und wer sich nicht auskennt, weil er es nicht aus der Bearbeitung kennt, kauft es irgendwann. 

Ich kenne beide Systeme aus der eigenen Anwendung und bleibe selbst ganz bewusst bei der Dokumentenablage.

Und wie gesagt, die "Verbesserung" ist alt, vielleicht gibt es sie schon seit der ersten Version der Dokumentenablage. Als ich mein System aufgesetzt habe, gab es dazu einige interessante Info-DB-Dokumente, die heute leider nicht mehr vorhanden sind, mit weiteren Zusatzfunktionen.

Ein Schelm wer böses dabei denkt...

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Ganz zu Beginn gab es Sie definitiv nicht. 

Weil selbst die Alternative mit der rechten Maustaste und über bearbeiten kam erst im Laufe der Jahre dazu. Vielleicht war es in dem update schön versteckt dabei und keiner hat's gemerkt. 

Kein Thema DMS ist der Datev Liebling. Es wäre vermutlich keine schwierige Aufgabe auch die Dokablage mit OCR scannen und Verschlagwortung auszurüsten aber wer braucht dann  noch DMS ? 

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Im aktuellen Dokument Aktuelle Version von Dokumentenablage kann man sehen, dass die Änderung still und leise vor einem guten Jahr erfolgt ist. Warum man uns (den Kunden der Datev) nicht deutliche mitteilt, ist mir rätselhaft.

18 Dokumentenablage 10.21 (Service-Release, 29.11.2019)

18.1 Neue / geänderte Funktionen

• Neue Standardfilter

  Zur Unterscheidung zwischen Dokumenten, Belegen und Telefonnotizen gibt es zwei weitere Filter. Unter den Standardübersichten den Filter „Alle Dokumente (ohne Belege)“ und unter den Bereichen den Filter „Alle Dokumente“, der alle Dateitypen aller Bereiche anzeigt.

• Benutzerspezifische Filter übertragen

  In der Benutzerkonfiguration von Dokumentenablage (unter Organisation - Administration) können unter dem Punkt „Einstellungen übertragen“ nun auch benutzerspezifische Filter übertragen werden oder die Einstellungen auf Standard zurückgesetzt werden, indem die Einstellungen des Standard-Users übertragen werden.

• Menü Extras - Einstellungen

  Unter dem Menü Extras – Einstellungen finden alle Programmeinstellungen statt, die einmalig vom „Administrator“ durchgeführt werden.

  Neue zusätzliche Funktionen:
  - Post- und Fristerfassung (wurde von Organisation – Administration hierher umgezogen)
  - Dateiimport (Dokumentenkorb) - (Konfiguration eines systemweiten Importverzeichnis
  - Bearbeitung von PDF-Dokumenten

  • Post- und Fristerfassung
    Die Konfigurationsmöglichkeiten der Post- und Fristerfassung wurden von Organisation – Administration hierher umgezogen

  • Dateiimport (Dokumentenkorb) Konfiguration eines systemweiten Importverzeichnis
    Unter Dateiimport kann ein systemweites Importverzeichnis / Scan-Verzeichnis hinterlegt werden, so wie die Option, dass Dateien aus dem Importverzeichnis nach dem Importieren gelöscht werden und ob die Einstellungen für alle Benutzer gültig sind.
    
    

  • Bearbeitung von PDF-Dokumenten
    Hier wird festgelegt, ob bei einem Doppelklick auf eine PDF-Datei diese zur Ansicht oder zur Bearbeitung geöffnet wird und ob beim Schließen der PDF-Datei, diese automatisch wieder eingecheckt wird.

Hinweis: Diese Einstellung muss neu hinterlegt werden, auch wenn sie bereits in der Datei Datev.Dms.FileExtensionsIndividual.config erfolgte!

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@Gelöschter Nutzer  schrieb:

Hinweis: Diese Einstellung muss neu hinterlegt werden, auch wenn sie bereits in der Datei Datev.Dms.FileExtensionsIndividual.config erfolgte!

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Genau, nach diesem Update habe ich hier in die Tischkante gebissen 😉, weil die PDF-Dateien auf einmal nicht mehr bearbeitbar waren (hatte also scheinbar die Funktion vorher in der .config geändert), konnte es dann aber in den Einstellungen wieder ändern.

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Guten Morgen @bodensee , 

ich bin hier tatsächlich davon ausgegangen, dass die Stempel mit dem DATEV-Viewer gesetzt werden sollen und nicht in einer externen Anwendung. 

Wie die PDF Dokumente in einer externen Anwendung geöffnet werden können, wurde hier ja schon super beschrieben, dem habe ich nichts mehr hinzuzufügen.  👍 😊

Viele Grüße aus Nürnberg und einen guten Start in 2021 

Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Frau Schlee,

an der Stelle wäre es vielleicht erwähnenswert, dass DATEV ein tool zur Bearbeitung von pdf-Dateien bereitstellen oder in "PDF-Verwaltung" implementieren sollte, nein muss, denn mit Verlaub, die jetzige Variante ist doch ein Scherz.

Ich nutze derzeit die online-Anwendung I love Pdf .

Hier kann ich volumen-opulente Dateien von Mandanten schnell und einfach komprimieren, überlassene jpg in pdf konvertieren oder mehrere Dateien zu einer zusammenführen und und und . . .

Bauchschmerzen macht mir hier ein wenig die Übermittlung der Daten auf einen externen Server bezüglich des Datenschutzes.

Den PDF-Annotator nutze ich um die Dateien selbst zu bearbeiten, Vermerke anzubringen, Seiten aus Dokumenten extrahieren usw. usf.

Im Zeichen der Digitalisierung wünsche ich mir von der DATEV ein Multitool um o.g. Funktionen zu erhalten, denn was PDF-Verwaltung kann, ist Dateien zusammenführen und dann ... ?

Die Bearbeitung von PDF-Dateien ist m.E. eine zentrale, täglich erscheinende Anforderung im Tagesgeschäft.

Warum hier von DATEV noch keine leistungsfähige Lösung vorliegt, befremdet mich ein wenig oder wurde dies einfach bisher noch nicht angebracht? Danke.

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@deusex  schrieb:

Warum hier von DATEV noch keine leistungsfähige Lösung vorliegt, befremdet mich ein wenig oder wurde dies einfach bisher noch nicht angebracht? 

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Angebracht wurde das schon oft .. und selbst so eine rudimentäre Funktion der Bearbeitung wie eine falsche Seitenreihenfolge zu ändern, ist nur steinzeitlich zu korrigieren. Monate/Jahre? nach der ersten Anforderung wurde dazu im Dokumentenkorb die Möglichkeit geschaffen, ein mehrseitiges PDF in einzelne Dokumente zu "entheften" und diese dann wieder neu zusammenzuführen. Eine Vorschau wie in Adobe gibt es dazu nicht.

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Das Trennen und Zusammenführen in einer Umgebung wie dem Korb oder die Pdf-Verwaltung (welche unsinnige Bezeichnung) ist gelinde gesagt, ein benutzerfreundliches Waterloo mit Null Zusatzfunktionen.

Wenn das dann tatsächlich bereits an die DATEV öfters herangetragen wurden, keine Realisierung erfolgt und ein kostenloses online-Portal diese und mannigfaltig weitere Möglichkeiten bietet oder bspw. ein Annotator für einmalig 50 € ist das für die DATEV ein Armutszeugnis.

Auf Grund des Digitalisierungsgrades und damit auch der digitalen Ablage arbeite ich (und sicher sehr viele Andere) jeden Tag regelmäßig und mehrfach mit den aufgezählten Funktionen, womit sich hier eine "interne" Lösung der DATEV förmlich aufdrängt.

Dies müsste auf die Agenda ganz oben angesetzt werden; eine online-Variante wäre doch was, würde sich wunderbar in die aktuelle Entwicklung einfügen und dürfte doch ein Leichtes zur Programmierung sein...