Dokumentenablage Annotation

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Wir sollten uns alle nicht beschweren, wenn wir DMS hätten, müssten wir mit dem DATEV-Viewer (oder wie immer das Ding heißt) .pdf-Dateien betrachten (andere Funktionen sind außer Stempeln fast nicht vorhanden), und der kann erst seit der letzten Version nur einzelne Seiten drucken, vorher ging nur das Gesamtdokument.

Funktionsumfang ansonsten Acrobat Reader Version 1.0.

Externer Viewer geht, aber dann gehen andere Funktionalitäten verloren.

Da haben wir es echt gut mit der Dokumentenablage, die beliebige externe Viewer zulässt.

Nur als Tipp: Wenn jemand auf DMS umsteigen möchte, bitte unbedingt die Pdf-Funktionalitäten bis ins letzte Detail demonstrieren lassen. Man ist sonst nachher "überrascht".

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@deusex  schrieb:

Wenn das dann tatsächlich bereits an die DATEV öfters herangetragen wurden, keine Realisierung erfolgt und ein kostenloses online-Portal diese und mannigfaltig weitere Möglichkeiten bietet oder bspw. ein Annotator für einmalig 50 € ist das für die DATEV ein Armutszeugnis.

Auf Grund des Digitalisierungsgrades und damit auch der digitalen Ablage arbeite ich (und sicher sehr viele Andere) jeden Tag regelmäßig und mehrfach mit den aufgezählten Funktionen, womit sich hier eine "interne" Lösung der DATEV förmlich aufdrängt.

Dies müsste auf die Agenda ganz oben angesetzt werden; eine online-Variante wäre doch was, würde sich wunderbar in die aktuelle Entwicklung einfügen und dürfte doch ein Leichtes zur Programmierung sein...

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Im Archiv wurde schon 2003 diskutiert: "wir haben das Dokumentenmanagementsystem (DocsOpen) von DATEV und wollen möglichst viel mit PDF arbeiten." PDF Erstellung, DATEV und WTS 

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Bei der DATEV bemerkt man wohl, dass DMS nicht so angenommen wird und ggf. über das Ziel hinausgeschossen ist, will es aber nicht wahrhaben.

Die Dokumentenablage in der jetzigen Form ist für 90% der Anwender und 100% für meine Belange vollkommen ausreichend.

Ich hatte mich mit dem Wasserkopf "DMS" vor zwei Jahren auseinandergesetzt und hätte fast "upgedatet", aber nochmals kurz die Kurve gekriegt.

Mir konnte bis heute von der DATEV keiner überzeugende Gründe nennen, von der DokAbl auf die DMS zu wechseln.

Diese "Revisionssicherheit", die hier immer vor sich hergetragen wird, erachte ich persönlich nicht als DAS  tragende Argument.

Aber egal, ob mit oder ohne DMS. Wir benötigen einfach ein anständiges Bearbeitungs-Tool für Dokumenten-Dateien .PUNKT

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Herrjeh, hunderte Alternativen bereits 2003 und DATEV bringt hier bis heute NICHTS.

Ich bin sprachlos...

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Tja da haben wir uns wohl fast zeitgleich mit dem Thema DMS befasst. 

Ich selbst bin auch durch die Community davon abgegangen. Revisionssicher können Sie die Dok.ablage auch machen. Das einzige was ich in der Dok.ablage vermisse ist die Volltextsuche bzw. das eben jedes Dokument via OCR gescannt wird und dann die Dokumente alle in der Volltextsuche angegeben werden wenn als Suchwort xyz eingegeben wird. 

Technisch ginge das wohl , zumal alles  eingescannte sowieso schon via ocr gescannt wurde. Aber aufgrund Datev Liebling  DMS wird die Funktion wohl nicht freigeschalten oder freigegeben oder es gibt andere Hinderungsgründe. - Leider. 

Mit OCR Erkennung und mit der jetztigen Option freiwillig auf Revisionssicher zu gehen, dann wären auch meinen Belange zu 100% mit der Dok.ablage abgedeckt. 

Die Diskussion erinnert mich stark an EO Classic oder Comfort. Hatte ich im letzten Jahr hier diskutiert und kam ebenfalls zu dem Ergebnis ich bleibe beim jetztigen System EO Classic mit Auftragsverwaltung und Procheck. Zumindest konnte ich ausser Softwareproblemen die ich mir einkaufe so gut wie keinen weiteren Nutzen entdecken oder mir von Kollegen hier aufzeigen lassen. 

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Hallo Herr Eberhardt @bodensee ,

die von Ihnen geschilderte Entscheidung kann ich sehr gut nachvollziehen. Zu DMS ist zu sagen, dass es gerade jetzt in Homeoffice-Zeiten ein wenig zum digitalen Workflow beiträgt es gibt Diverse Möglichkeiten der Steuerung des Workflows.

Von echtem digitalen Workflow ist das alles aber immer noch meilenweit entfernt und obwohl jetzt die DMS-alt Ablösung weitgehend abgeschlossen sein sollte, tut sich (gefühlt) NULL in der Weiterentwicklung. 

Das DMS ist (derzeit immer noch) eine extrem teuere Veranstaltung für ganz wenig Zusatznutzen - von Mangementsystem kann man noch lange nicht sprechen. Hoffen wir, dass die Ressourcen, die gerade für Jahreswechsel und Corona-Hilfen/ Sonderregelungen draufgehen bald mal wieder anders eingesetzt werden können und unser Kanzleisystem auf die Stufe echten Mangagementsystems hochheben helfen.

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@deusex :

Dazu nochmal eine Frage, wenn ich die Frage nach speichern vor dem schließen bejahe, kommt noch bei mir das Feld speichern unter : er speichtert das dann unter Roaming>DokOrg>CheckOut usw.  , dann fragt er nochmal ob ich die Datei ersetzen will, wenn ich auch das bejahe dann funktioniert es richtig. 

Ist das das richtige Vorgehen ?

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Hallo, bitte einfach meinen Beiträgen mit den screenshots folgen.

Öffne ich eine pdf aus der DokAblage, ändere und schließe sie, kommt lediglich

Der Rest erfolgt automatisiert ohne weitere Hinweise, Abfragen oder Bestätigungen.

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@deusex  schrieb:

Das Trennen und Zusammenführen in einer Umgebung wie dem Korb oder die Pdf-Verwaltung (welche unsinnige Bezeichnung) ist gelinde gesagt, ein benutzerfreundliches Waterloo mit Null Zusatzfunktionen.

Wenn das dann tatsächlich bereits an die DATEV öfters herangetragen wurden, keine Realisierung erfolgt und ein kostenloses online-Portal diese und mannigfaltig weitere Möglichkeiten bietet oder bspw. ein Annotator für einmalig 50 € ist das für die DATEV ein Armutszeugnis.

Auf Grund des Digitalisierungsgrades und damit auch der digitalen Ablage arbeite ich (und sicher sehr viele Andere) jeden Tag regelmäßig und mehrfach mit den aufgezählten Funktionen, womit sich hier eine "interne" Lösung der DATEV förmlich aufdrängt.

Dies müsste auf die Agenda ganz oben angesetzt werden; eine online-Variante wäre doch was, würde sich wunderbar in die aktuelle Entwicklung einfügen und dürfte doch ein Leichtes zur Programmierung sein...

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Ich hatte in den inzwischen geschlossenen DATEV-IDEAS für Software-Kooperationen den PDF-XChange-Editor von Tracker Software empfohlen. Der kann alle PDF-Anforderungen reibungslos bewältigen.

Kostet auf dem Markt etwa 40 Euro. Einmalig. 

Vorschlag wurde von DATEV abgelehnt.

Edit: Zitat eingefügt

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Hallo @olafbietz,

die Integration müsste natürlich dann von DATEV in DATEV durchgeführt werden. Also quasi ein eigenes PDF-Tool auf Basis von PDF-XChangeviewer. Dafür gibt es auch eine Entwicklerlizenz die unbegrenzt gültig ist. Die kostet noch nicht einmal viel. IMO waren das ein paar Tausend Euro für eine weltweitgültige Lizenz. DATEV könnte dann von jeder Kanzlei einen Kostenanteil erheben und damit wäre dann alles finanziert.

Allerdings wäre ich echt skeptisch, ob DATEV das überhaupt hinbekäme. Da bin ich doch lieber bei dem Original von XChange aufgehoben. Das Tool wird ja auch ständig weiterentwickelt, im Gegensatz von DATEV. Irgendwann wäre das Tool wieder derart veraltet, da müsste man eh wieder auf das Original zurückwechseln. 😁

Es wäre wenigsten schön, wenn DATEV die Anzeige in einem Webbrowser-Wrapper vornehmen würde, so könnte man nämlich onfly die Bearbeitung vornehmen.

So hatte ich es seinerzeit schon vor 15 Jahren gemacht und auch heute noch, verwende ich die Technik. Das klappt einwandfrei und die PDF-Anzeige verhält sich so, als würde man im eigenen Programm arbeiten, dabei ist es nur ein Webbrowser mit PDF-Anzeige von XChange.

Gruß Achilleus

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Vielen Dank, das hatte ich auch gemacht, hatte mich auch gewundert. Deshalb ja meine Frage - habe mal einen Servicekontakt aufgemacht. Wir arbeiten ja auch mit Smart-IT, denke das spielt hier keine Rolle, außer das ich mir das pdf Programm nicht aussuchen kann.

EDIT : habe im Forum noch eine Lösung gefunden: Adobe Reader starten-bearbeiten-Einstellungen-Sicherheit erweitert-Haken ´Geschützten Modus beim Starten aktiviereń  entfernen -Neustart Reader 

Jetzt scheint es zu klappen auch mit dem Doppelklick, und auch mit nur einem speichern bestätigen und auch das auschecken:-)

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Das stimmt so nicht ganz. Auch bei DMS können Sie ihr Lieblings-PDF-Tool weiter verwenden (ist eine Konfigurationsoptionen). Aber das anbringen der Annotationen im DATEV-Viewer hat einen gewaltigen Vorteil: dort wird quasi nur ein Layer über das PDF gelegt und die PDF-Datei bleibt unverändert. Stichwort GOBD!

Übrigens kann man jederzeit auch aus dem DATEV-Viewer das PDF mit der eigenen externen PDF-Anwendung öffnen.

Auf jeden Fall kann das Verhalten der Dokumentenablage (wenn man möchte) komplett weiter beibehalten werden.

MfG, F.Lange

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Hallo @flange ,

da unterliegen Sie aber wieder einem Irrtum.

In der PDF-Datei werden Annotationen immer als Layer (auf dem PDF-Dokument) aufgebracht. So können Sie nach dem Speichern die Stempel, Notizen usw. immer noch frei verschieben. Das ist gar nichts besonderes.

Wenn Sie Annotationen aber nachträglich nicht mehr bearbeiten möchten, dann kann man diese auch fest in das PDF-Dokument einbetten und sind somit Teil des Dokuments.

Das hat gar nichts mit dem DATEV-Viewer zu tun und ist schon mal gar nicht ein Alleinstellungsmerkmal.

Über die Funktionslosigkeit des Viewers will ich mich hier gar nicht äußern. Er tut seinen Job; mehr nicht.
Gruß Achilleus

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Hallo @Gelöschter Nutzer,

trotzdem werden die PDFs durch die Annotationen insgesamt verändert. Der DATEV-Viewer tut dies nicht. Und spätestens beim einbetten (flatten) ist es nicht mehr so leicht nachvollziehbar, wie das Original-PDF aussah. Möchten Sie mit dem Betriebsprüfer wirklich ausdiskutieren ob die bearbeitete PDF noch echt im Sinne der GOB ist?

MfG, F.Lange

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Hallo Hr. @flange,

das liegt aber nicht am DATEV-Viewer, sondern daran, dass das Attribut "Gebucht" zu der Datei gespeichert wird. In der PDF-Datei wird von DATEV der Gebucht-Stempel nur als Info angezeigt. Das ist aber auch der einzige Grund.

Insofern ist das ein unfairer Vergleich von Ihnen, da nur eine visuelle Anzeige erfolgt, die durch die Datenhaltung erreicht wird.

Gruß Achilleus

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Hallo @Gelöschter Nutzer,

genau darauf wollte ich hinaus.

Es kann ein Vorteil sein, die PDF-Datei nicht direkt zu bearbeiten.

Am Ende zählt doch das Ergebnis: auf dem Dokument sieht man einen Stempel oder eine Notiz. Ob als separater Layer oder im PDF eingebettet ist den meisten Anwendern dabei egal.

Das machen übrigens andere DMS-Systeme ganz genau so. Aus dem selben Gründen. Eine PDF-Datei könnte ja signiert sein - dann möchte man nicht an der Datei selbst rumfummeln.

mfG, F.Lange

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@bodensee  schrieb:

Mit OCR Erkennung und mit der jetztigen Option freiwillig auf Revisionssicher zu gehen, dann wären auch meinen Belange zu 100% mit der Dok.ablage abgedeckt. 

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Hallo Herr Kollege,

in der Hoffnung dass Sie es noch lesen: mir ist gerade zufällig dieses Dokument vor die Flinte gelaufen, dabei musste ich an diesen Beitragsbaum denken.

Demnach "geht" OCR nun scheinbar auch offiziell in der Dokumentenablage. Ging bei mir schon immer, aber das Dokument ist neu...

https://apps.datev.de/help-center/documents/9217553

VG

Stefan Brust

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Sicher auch für andere Kollegen interessant - wie mich 😉 Danke für den Tipp!

Wenn die kostenlose Dokumentenablage OCR Erkennung und auch optional aktivierbare Revisionssicherheit hat - wo ist da noch der tatsächliche Mehrwert der kostspieligen, benutzerbasierten DMS Lizenz? Diese zusätzlichen Kosten haben wir als kleine Kanzlei bisher gescheut.

Habe das ganze gerade mit der Dokumentenablage ausprobiert. Habe überall grüne Haken beim Attribut Volltextermittlung und die Volltextsuche scheint auch zu funktionieren.

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Unter uns: Es gibt keinen Mehrwert für kleine Kanzleien. Sie können auch im DMS keinen sinnvollen Workflow abbilden, das Programm hat funktionale Schwächen* und der pdf-Viewer ist unterirdisch (wobei das eine Beleidigung für alle unterirdischen pdf-Viewer ist). Dokumentenablage ist flexibler und wirkt viel moderner.

Aber ich habe natürlich den Marketing-Buzzword-Katalog für DMS gerade nicht vor Augen, da ist für kleine Kanzleien sicherlich etwas dabei.

* Beispiel: wenn man ein Dokument öffnet, drängt sich automatisch der Arbeitsplatz mit nach vorne (zwei von drei Bildschirmen verbraucht - das will man irgendwann mal ändern, ist aber nicht so wichtig, müssen die Leute ja nur jeden Tag mit arbeiten.

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Guten Tag @JulianK 

eine Übersicht mit den Mehrwerten des DATEV DMS haben wir hier zusammengefasst . 

Viele Grüße aus Nürnberg


Nina Schlee
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo Frau Schlee,

vielen Dank aber aus der vorhergehenden Diskussion ergibt sich doch aber ein anderes Bild, betreffend der Unterschiede Dokumentenablage / DMS:

Es müsste doch vielmehr aktuell so aussehen:

Und damit würde ich @stefanbrust zustimmen, es gibt keine relevanten Unterschiede mehr zwischen Dokumentenablage und der kostenpflichtigen DMS Lizenz (durch Revisionierung, OCR Erkennung und Stempel via externem PDF Programm z.B. Foxit Reader).

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DMS ist ein überflüssiger Wasserkopf !

Heute mehr denn je !

Ich warte schon täglich auf die "Zwangsumsiedlung" von Dokumentenverwaltung in DMS 😞

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@deusex  schrieb:

Ich warte schon täglich auf die "Zwangsumsiedlung" von Dokumentenverwaltung in DMS 😞

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Ich plane ohnehin den Einsatz eines echten DMS, habe aber noch keine Wahl getroffen. Falls die Dokumentenablage zugunsten des Datev-"DMS" abgekündigt würde, würde ich einfach irgendwas anderes kaufen, ohne langen Auswahlprozess...

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Hallo zusammen,

in der Dokumentenablage funktioniert die OCR Texterkennung aber nur bei Office-Dokumenten und bei reinen PDFs. Das heißt, keine gescannten und als PDF abgelegte Dateien. Und das ist ja meistens der Fall. Mann will ja die unterschriebenen Dokumente ablegen. Also Scan als PDF, Ablage in Dok.ablage und hier steigt dann die OCR aus.

Diese OCR Erkennung geht dann nur mit dem DMS.

DATEV will diese Funktion wohl nicht in der Dok.ablage haben. Denn technisch gehts ja, siehe DMS.

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@ChrisW  schrieb:

Hallo zusammen,

in der Dokumentenablage funktioniert die OCR Texterkennung aber nur bei Office-Dokumenten und bei reinen PDFs. Das heißt, keine gescannten und als PDF abgelegte Dateien.

 OCR durch die Scansoftware beim Abspeichern als PDF erledigen lassen. Hat den Vorteil, dass das Ergebnis direkt in der PDF enthalten ist, und nicht nur in der DB des "DMS". Dann findet auch die Dok.Ablage die enthaltenen Begriffe (zumindest ganze Wörter).

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Hallo zusammen,

in der Dokumentenablage funktioniert die OCR Texterkennung aber nur bei Office-Dokumenten und bei reinen PDFs. Das heißt, keine gescannten und als PDF abgelegte Dateien. Und das ist ja meistens der Fall. Mann will ja die unterschriebenen Dokumente ablegen. Also Scan als PDF, Ablage in Dok.ablage und hier steigt dann die OCR aus.

Diese OCR Erkennung geht dann nur mit dem DMS.

DATEV will diese Funktion wohl nicht in der Dok.ablage haben. Denn technisch gehts ja, siehe DMS.

Stimmt, aber wenn die OCR bereits durch den Scanner oder ein externes Programm durchgeführt wurde, werden auch gescannte pdfs durchsucht.

edit: da war jemand anderes schneller 😉

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Das war das fehlende Puzzleteil. Bei uns machen die Canon MF Geräte die OCR Erkennung automatisch beim Scan (ohne zusätzliche Software am PC). Daher funktioniert hier wohl bei allen Dokumenten die Volltextsuche in der Dokumentenablage.