Speicher- und Freivolumen, Darstellung, Datei-Arten und Achtsamkeit zur Belegüberlassung

[#1]

Vor Jahren hatte ich alle Mandanten aus dem MigMag genommen, was seine Gründe hatte. U.a. empfanden es einige Mandanten etwas befremdlich, noch gesonderte Rechnungen zu erhalten und wir wollten in der Kanzlei wieder ein einheitliches Vorgehen.

Jedoch wäre Ihr Vorschlag für mich nur eine Ultima-Ratio, da es aus berufsrechtlichen Aspekten ja nicht gestattet ist, Lizenzen, Gebühren oder wie hier Speicherplatz (edit: offen ausgewiesen) weiter zu berechnen.

Sofern eine technische Lösung als "Volumen-Schranke" nicht machbar ist, werde ich mittelfristig wohl tatsächlich auf Ihren Vorschlag zurückkommen und zumindest meine gewünschte Einheitlichkeit durchbrechen und unsere "Spezialkandidaten" wieder ins MigMag nehmen müssen oder die originäre FiBu-Vergütung entsprechend anpassen.

Eine funktionale "erzieherische" Maßnahme würde ich stets vorziehen. Die Rückvergütung steht nicht im Fokus.

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... wir haben auch Mandate, bei denen die hochzuladenden 'Konvolute' wegen den übergroßen Dateien gesplittet werden müssen ...

... was auch wieder zu mehr (Zeit-)Aufwand führt und als Prozess fehleranfälliger ist

Irgendwann, vielleicht erst nach Jahren, wird sich der Mandant vielleicht wünschen, dass man die alten, archivierten DUO-Bestände aus Kostengründen komprimiert

Stattdessen könnte man schon heute dafür sorgen, dass solche Folgeprobleme erst gar nicht entstehen ... wenn man wirklich wollte

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Stattdessen könnte man schon heute dafür sorgen, dass solche Folgeprobleme erst gar nicht entstehen ... wenn man wirklich wollte

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Ich bin weniger der Typ der philosophiert, was man machen könnte wenn... ja, wenn... Schon gar nicht, wenn es nicht in meinem Entscheidungsspielraum stattfindet.

Ich warte auch nicht, bis dieses "wenn" eingetreten ist. Ich suche mir Lösungen mit den Möglichkeiten die ich habe.

@deusex 

Bezüglich der berufsrechtlichen Besonderheiten bei Weiterberechnungen von Lizenzgebühren etc. habe ich bei meinem Beispiel keine Bedenken, weil ja die DATEV als IT-Unternehmen an den Mandanten als Softwarenutzer weiterberechnet und zwischen diesen beiden Beteiligten auch das Vertragsverhältnis besteht. Als Kanzlei sind wir bei diesem Prozess gar nicht involviert - insofern kann kein Verstoß gegen Berufsrecht vorliegen.

Anders ist der Sachverhalt dann gelagert, wenn wir als Kanzlei die Kosten auf unserer Rechnung ausweisen und dem Mandanten weiterberechnen würden. Das machen wir nicht.

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@deusex 

Bezüglich der berufsrechtlichen Besonderheiten bei Weiterberechnungen von Lizenzgebühren etc. habe ich bei meinem Beispiel keine Bedenken, weil ja die DATEV als IT-Unternehmen an den Mandanten als Softwarenutzer weiterberechnet und zwischen diesen beiden Beteiligten auch das Vertragsverhältnis besteht. Als Kanzlei sind wir bei diesem Prozess gar nicht involviert - insofern kann kein Verstoß gegen Berufsrecht vorliegen.

Anders ist der Sachverhalt dann gelagert, wenn wir als Kanzlei die Kosten auf unserer Rechnung ausweisen und dem Mandanten weiterberechnen würden. Das machen wir nicht.

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Ja exakt dies trifft in meinem Fall ja zu, weshalb ich auf MigMag umsteigen müsste, um die direkte Berechnung DATEV-Mandant auszulösen, weil ich diese ja nicht auf meinen Rechnungen aufführen darf.

Genau die Situation möchte ich ja vermeiden und schauen, dass die Mandanten im Frei- bzw. in einem Mindervolumen bleiben, um eben keine gesonderten Rechnungen DATEV-Mandant zu generieren; ausnahmsweise eben ins MigMag, wenn dann die monatliche Speicherbepreisung nicht mehr inkludiert sein soll.

edit:

Ich warte auch nicht, bis dieses "wenn" eingetreten ist. Ich suche mir Lösungen mit den Möglichkeiten die ich habe.

Meine Worte und quasi Dauersachverhalt und nichtsdestotrotz versuche ich den Status Quo nicht laufend einfach hinzunehmen, sondern versuche zunächst die effizienteste Lösung zu erreichen; sehe ich mittelfristig keine Lösung in Aussicht, starte ich meine Maßnahmen "drum-herum".

Gerade deswegen ist es mir wichtig, dass DATEV hierzu Fakten oder Aussichten liefert, so lange ich noch im grünen Bereich arbeite.

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Hallo @deusex 

bei DATEV Upload online lässt sich in den Einstellungen eine individuelle Warngrenze pro Datei einstellen. 

Wird diese Grenze überschritten, erscheint ein Warndreieck am betreffenden Beleg. 

Wird dennoch hochgeladen, geht folgende Meldung auf: 

Der Upload wird ab einer Dateigröße von 20 MB abgelehnt. Stand heute planen wir keine Reduzierung dieser Grenze. 

Zu DATEV Upload mobil werden sich meine Kolleg:innen melden. 

Danke und 

[#6]

Die Warnung ist ja ok, aber in diesem Szenario kenne ich die Dateigrößen i.d.R. schon vor dem Upload. Zumindest, wenn ich dahingehend sensibilisiert bin.

Im Übrigen ist ein 50 seitiges Dokument mit 20 MB vielleicht noch geradeso ok, aber ein 1-seitiges mit einem Kassenbeleg eben nicht.

Die Warnung hilft aber ein versehentliches Hochladen großer Dateien zu vermeiden. Jedoch bleibt die Frage, wie jetzt die Datei kleiner wird. Kaum ein Mandant wird jetzt alles Löschen und neu scannen?!

Hier wäre eine Anwendung hilfreich, die eine Komprimierung und Prüfung der Leserlichkeit erlaubt.

Wenn das Programm die Komprimierbarkeit prüfen und einen entsprechenden Vorschlag machen würde, den man nur prüfen und bestätigen muss, das wäre toll.

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Hallo Frau Döbereiner,

die 500kb-Grenze existiert schon seit wir UO einsetzen; seit nahezu zwölf Jahren. Ist also jetzt nicht Top-Erkenntnis. Für "Meine Steuern" wurde das Rad ja bekanntlich neu erfunden, was diese Kontrollfunktion erst gar nicht besitzt. Wird dort eine "Monster-Datei" hochgeladen, geschieht dies barrierefrei.

"Diese Datei hat mehr als 500kb . . ." ----> Na und ? Ok !

Wenn Sie sich mit meinem Beitrag und den Folgenden auseinandergesetzt haben, dürfte klar sein, dass dies ebenso wenig eine Lösung, wie die im Prinzip noch weniger relevante 20MB-Grenze, ist; auch diese ist hinlänglich bekannt. Den Nutzen dieser "Barriere" habe ich bis heute nicht erkannt . . . 

Beides sind allerdings Antworten auf Fragen, die nicht gestellt wurden und lösen die Problematik nicht.

Vielleicht mögen Sie sich noch etwas tiefer mit der Problemstellung befassen; es wurde im Prinzip alles dargelegt und muss nicht wiederholt werden.

Vielen Dank für Ihre Bemühungen.

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... meine kleine 'Milch-Bübchen-Rechnung' :

100 MB pro Mandant und Monat an neuem DUO-Belege-Volumen 

führt in 10 Jahren bei 100 Mandaten zu : ....

100 MB x 12 (Monate) x 100 (Mandate) x 10 (Jahre) = ca 1,2 Terabyte an Datenvolumen

[#9]

Hallo,

wenn schon, dann "Milch-Bubende" 😉 .

Da die Speicherkosten über dem Freivolumen 1€/Monat/Gb betragen ist die Fortführung der Rechnung recht einfach.

Danke für die Berechnung, die meine Befürchtungen wunderbar in "Werte" fasst.

edit: 1,2 TB sind doch 1.200 GB nicht wahr ?! Ich frag für einen Freund 😉

[#10]

Hallo DATEV, ich werde dieses Thema immer wieder in den Fokus rücken, da bisher keine konstruktive Stellungnahme erfolgt ist.

Im Moment bearbeite ich einen Fall, in dem es nicht möglich ist, zwölf Kontoauszüge mit je zwei Seiten in DINA4 zusammenzufügen, weil allein diese bereits mehr als 20mb ausmachen und noch weitere 100 Belege vorhanden sind.

V+V Mandant in meine Steuern "ohne Vorwarnungen" zur Dateigröße !

Die ersten Stunden werde ich also mit Zusammenfügen, runterladen, komprimieren, hochladen und Altdateien löschen verbringen.

Was unternehmen Sie, liebe DATEV ?

Das Geschäftsmodell "Speichererträge" forcieren möchte ich mir nicht vorstellen.

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@deusex schrieb:

[...] edit: 1,2 TB sind doch 1.200 GB nicht wahr ?! Ich frag für einen Freund 😉 [...]

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... nur zur Sicherheit:

... "Terabyte" hat nichts mit "terra incognita" zu tun und "GB" nichts mit "Great Britain" 😎

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Wie auch immer. 👐

Danke fürs "Hochschieben". 👍

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... nach meiner 'Milchbubi-Rechnung' wäre dann für ein durchschnittliches DUO-Mandat für die DUO-Belege monatlich ein Datenvolumen von 12 Gigabyte (abzüglich dem Freivolumen) zu bezahlen 

... klingt nach 'Peanuts', aber in der Summe über alle DUO-Mandate ergibt sich ein 'hübscher Betrag' 

... und früher oder später wird dann vermutlich darüber diskutiert, ob das so sein muss 

[#14]

Naja, ihre Rechnung entspricht reiner Phantasie - zumindest was die Annahme, dass dies dem Durchschnitt entsprechen soll, angeht.

Als die Bepreisung noch volumenabhängig gewesen ist (die ersten 500MB für 3,50Euro, die nächsten 500MB für 3 Euro usw.) wäre nach Ihrer Rechnung alle 5 Monate eine weitere Preisstufe erreicht worden. In der Realität war dies bei größeren Mandanten vielleicht 1x alle zwei Jahre der Fall (ja, es gibt auch Ausnahmen). Bei kleineren Mandaten wurde diese Stufe vielleicht nach 5 Jahren überschritten.

Der Durchschnittsmandant kommt vielleicht auf einen Ordner pro Monat (also maximal 300Seiten). Die Durchschnittsseitengrösse beträgt zwischen 50kb und 60kb - zumindest ist das bei den meisten Mandanten hier im Haus so. Dies können Sie in den Einstellungen in Belege online unter Datenvolumen übrigens nachvollziehen.

Wir hatten hier einen Fall, in welchem der Mandant nach altem Preissystem monatlich über 40Euro für die Belege die im Papierkorb gewesen sind bezahlt hat. Was soll man dazu sagen… 

[#15]

man kann sich den ganzen Kram auch mit einem "Klick" im Dokumentenspeicher anschauen.. solange wir noch xxx gb frei haben, juckt mich das nicht. Falls nicht mehr, wird umgespeichert.. über irgendwelche Medien wegarchiviert usw.

11.00 GB

Hinweis: 0.7 GB

sind für die verwendeten DATEV-Lösungen vorgesehen.

Durschnittliche Seitengröße: 200kb lt. UO

12kb für eine Seite? Wie rechnet der das wieder.............

[#16]

@Gelöschter Nutzer 

Wo finde ich die Anzahl der Seiten / Durchschnittliche Seitengröße?

[#17]

uo / belege / einstellungen :datenvolumen müsste das sein.

[#18]

Hier ging es vorrangig nicht um Unternehmen online / Belege online, sondern um die Belegakte "Meine Steuern" für den privatsteuerlichen Bereich, in welcher nicht selten einseitige Belege mit 1Mb und mehr zu finden sind.

UO ist hier nicht weiter relevant, da wir hier schon recht guten Einfluss auf die Scan-Disziplin nehmen konnten.

[#19]

@deusex 

letztlich versammelt sich aber alles unter dem Dach "Dokumentenspeicher"..

mit "Jahresdownloads" über alle Bestände (UO/meine Steuern usw.) hinweg, wäre das Problem mal knackig und DSGVO-konform gelöst... 

man bräuchte halt nur einen HTML5-Viewer oder sowas (was schlankes) der mit AES256-bit Verschlüsselung umgehen kann um den verschlüsselten Download etwas übersichtlicher zu gestalten, Mandantenummer zu suchen und Export anzubieten... passt.

Dazu gesellt sich dann noch Glasfaserleitung mit 1Gbit und eine passende Gegenstelle..

ich träume, lasst mich einfach... 😄

[#20]

@deusex 

Ist schon klar - die Rechnung 1.000 Belege pro Monat bei 100 Mandanten meinte aber sicher nicht Meine Steuern - und darauf habe ich mich bezogen 

[#21]

... ich hatte nicht von 1.000 Belegen pro Monat gesprochen, sondern von 100 MB pro Monat und Mandant

... habe soeben mal ein paar Mandate kontrolliert.

Die Seitengröße schwankt von ca 50 KB bis über 600 KB pro Seite

... gut möglich, dass einzelne Kandidaten deutlich drüber liegen

insofern wäre eine automatische Optimierung bzw. eine 'harte' Größenbegrenzung pro Seite aus meiner Sicht sinnvoll

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@Gelöschter Nutzer schrieb: 

mit "Jahresdownloads" über alle Bestände (UO/meine Steuern usw.) hinweg, wäre das Problem mal knackig und DSGVO-konform gelöst... 

man bräuchte halt nur einen HTML5-Viewer oder sowas (was schlankes) der mit AES256-bit Verschlüsselung umgehen kann um den verschlüsselten Download etwas übersichtlicher zu gestalten, Mandantenummer zu suchen und Export anzubieten... passt.

Dazu gesellt sich dann noch Glasfaserleitung mit 1Gbit und eine passende Gegenstelle

Dem möchte ich mal deutlichst zustimmen 👍

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[#23]

100 MB pro Monat und Mandant

Bei Orientierung an der Scan-Empfehlung der DATEV hat eine  durchschnittliche gescannte Seite eine Größe zwischen 50KB und 100KB. Das entspricht in Ihrer Berechnung (mit 100MB pro Monat) 1.000 bis 2.000 Seiten pro Monat. Und das dann auch noch bei 100 Mandanten in dieser Größenordnung in einer Auftragsbuchführung… 

Ich bleibe dabei: Das ist eine Phantasieberechnung.

[#24]

Es gibt ja auch nicht nur gescannte Unterlagen. Manche Original-PDF (Zugferd) mit Log usw. hat schon mal einen größeren Speicherbedarf.

Hier ging es aber auch um den Wunsch die mittels Handy fotografierten Rechnungen automatisch in optimaler Größe hochzuladen. Zusätzlich sollte auch bei "schlecht" gescannten Dokumenten die Möglichkeit der weiteren Komprimierung bestehen.

Auch für UO ist abzusehen, dass die "Freigrenze" nicht für 10 Jahre genügt und dann kann man nicht mal so einfach löschen....

Und - auch wenn hier viele die Mandanten erfolgreich erzogen bzw. deren Peripherie optimal eingestellt haben - sollte es m.E. keine Wissenschaft sein, die Belege zu digitalisieren und hochzuladen. Das könnte die nachgelagerte Software leisten und die Standardeinstellung des Scanners wäre nicht mehr so relevant und das Volumen grundsätzlich im normalen Bereich.

[#25]

Nein, es ging NIE um Belege online oder Buchführung.

Herr Vogtsburger bezog sich auf privatsteuerliche Mandate der Belegakte "Meine Steuern".

Ich hatte heute wieder einen Fall mit ca. 100Mb in ca. 80 Belegen, den ich zunächst organisierte und komprimierte und hernach das Volumen um über 90% reduzierte.

Der Fall zuvor war ähnlich gelagert. Es ist kaum möglich jedes Einkommensteuermandat zu drangsalieren, möglichst kleine Dateien zu generieren, bis es passt. So wird Meine Steuern nicht angenommen und wir haben wieder die Ordner im Haus; per Post. "Scannt ihr das, ich krieg das kleiner nicht hin."

Eine Seite über Upload mobil hat im günstigsten Filter 300Kb. Wenn sich die DATEV an die Empfehlung halten würde, die Sie als Berechnungsgrundlage anführen, gäbe es diesen Beitrag nicht.

100 dieser Mandanten verursachen 100Mb x 10Jahre x 100 Mandanten = 100 Gb. 1 Gb / Monat speichern kostet X Euro lt. aktueller Preisliste.

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Also ohne den Sachverhalt jetzt weiter zu strapazieren, hier ein Auszug der besagten Berechnung aus Beitrag 38:

... meine kleine 'Milch-Bübchen-Rechnung' :

100 MB pro Mandant und Monat an neuem DUO-Belege-Volumen…

Da steht pro Monat und da steht Unternehmen online. Ich denke das ist eindeutig.

Ich habe den Ansatz der Diskussion vollumfänglich verstanden. Nur eben diese Rechnung aus Beitrag 38 ist m. E. an der Realität vorbei.

[#27]

... die Datev-Empfehlungen entsprechen meiner Meinung nach auch bei weitem nicht der Realität.

... dass Ausgangsrechnungen direkt aus der Warenwirtschaft in eine PDF 'gedruckt' sehr klein sind, wissen wir alle.

... dass eingescannte Belege nicht richtig 'klein zu kriegen' sind, wissen wir auch

... und wenn man einige Belege gezwungenermaßen in Graustufen oder in Farbe scannen muss, um überhaupt etwas erkennen zu können, erleben wir täglich.

... also wird die Realität wohl irgendwo zwischen dem 'worst case' und dem 'best case' liegen 

... vielleicht können wir uns darauf einigen, dass der Scannende ein paar kleine Hilfestellungen gebrauchen könnte, um nicht 'über die Stränge zu schlagen', was die Dateigrößen anbelangt 😉

[#28]

Stimmt, Sie haben recht. Hatte ich in der Tat übersehen. Vielleicht war ich da zu fokussiert auf meinen Eingangsbeitrag.

Ändert jedoch nichts an meiner hemdsärmeligen Rechnung.

Wenn DATEV seine Empfehlung für Upload mobil umsetzen würde und wir ergänzend Mandanten fürs Folgejahr sensibilisieren könnten, statt seinen Standard-600dpi-bei bester Qualität, eine andere zu wählen oder Upload mobil zu nutzen, wäre schon viel gewonnen.

Wir schreiben diesbezüglich im Rahmen der Überlassung jeden auf dieses Thema an, bieten Hilfestellung an, aber ich befürchte leider, dass wir ohne eine Kontrolle, wie bei UO, nicht umhin kommen, langfristig das Speicherproblem zu lösen.

Letztlich sehe ich hier eine technische Barriere oder zumindest einen eindeutigen Warnhinweis auf die Dateigrößen als unabdingbar.

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So nun ein kurzer Bericht aus der Praxis. Ich hatte gestern ein Gespräch mit dem Mandanten mit den vielen großen Dateien in Meine Steuern.

Seine Belege hatte er mit Upload Mobil erfasst und er ist in der Tat sehr begeistert von dem Ablauf von der Erfassung der Belege und der Bereitstellung; hierbei ist anzufügen, dass er diesbezüglich weniger edv-affin geprägt ist.

Genau die Rückmeldung von diesem Personenkreis ist mir persönlich am Wichtigsten, da er den "üblichen" Anwender am Besten repräsentiert.

Insbesondere erfreut es mich, wenn wir Mandanten, wie diesen, mit Freude an die Digitalisierung heranführen und dafür begeistern können.

Möglicherweise spielt die Genauigkeit und Sorgfältigkeit beim Scanvorgang noch eine Rolle, jedenfalls habe ich heute mal versucht, mit einem farbigen Dokument den Scanvorgang nachzustellen.

Die Ergebnisse habe ich angefügt. Die Dateivolumen lassen sich selbst entnehmen und die Resultate sind schon z.T. merkwürdig und die Filterempfehlung ist offensichtlich.

Die Abkürzung stehen für den angewendeten Filter in Upload Mobil und der Zusatz "B" für die Verwendung des Blitzes.

Die Lichtverhältnisse waren gut, nähe Fenster, Deckenleuchte aus, bedeckter Himmel und Iphone13pro Max.

Möglicherweise kann die DATEV hieraus Erkenntnisse ziehen, den Sachverhalt nachstellen und nochmals an den Filtern nacharbeiten, denn diese Größen sind weit von dem entfernt, was die DATEV lt. @eliansawatzki (50KB-100KB) als Dateigröße empfiehlt und ich denke, es versteht sich von selbst, dass man Empfehlungen auch selbst ermöglichen sollte.

Im Übrigen vernehme ich immer öfters, dass auch für Unternehmen online vermehrt Upload Mobil, statt der hauseigenen Scanner, genutzt wird.

Mit Abkündigung des Scan-Moduls und Ersatz durch Alternativen und Wechsel von tiff auf pdf, sind die ehemals kleinen Dateien kaum noch erzielbar. Insofern erwächst auch in DUO die Problematik.

Anlagen verteilt auf mehrere Beitrag, da Begrenzung auf zwei Anlagen.

[#30]

Anlage