DATEV Kassenbuch online in Verbindung mit offener Ladenkasse - zurück in die digitale Steinzeit?

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ich hab das vor kurzem auch gelesen und bin aus allen wolken gefallen. einerseits kann ich mir nicht vorstellen, dass es wirklich so dermaßen auseinandergenommen wird, wenn ein kleiner hanswurstbetrieb mit 20 bewegungen "nur" die online-kasse führt ohne handschriftliche aufzeichnungen.

andererseits sind vorschriften nunmal deutlich, was die nutzung von edv betrifft und deshalb bin ich auch so dermaßen enttäuscht, dass dieses doch eigentlich tolle instrument für kleinere UN in dieser weise nicht den vorschriften standhält.

ich denke aber auch, dass kein halbwegs normaler mensch das dann noch nutzen möchte.

ich bekomme in kürze ein neumandat. sohn eines bestandsmandates. der junge ist 20 und macht nebenberuflich zu seiner ausbildung ein paar medizinische massagen. da wird er vielleicht 3-4- leute die woche streicheln und dann soll der bitte was? das alles vorher mit der hand aufschreiben, bevor er es online eingibt? wir reden hier von menschen, die keinen stift mehr halten können, der nicht annähernd so aussieht wie ein handy und dem soll ich sowas erzählen. der glaubt ja wir haben uns nach der legalisierung sofort mit kiloweise bubatz vollgedröhnt.

leute, das ist echt ein armutszeugnis für die branche..

datev lasst euch bitte schnell was einfallen, sonst könnt ihr das produkt abschalten weil es keinen nutzen mehr hat.

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Ich habe mal eine IDEE dazu geschrieben. Mal schauen wann die IDEE "geschlossen" wird?

https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-Unternehmen-online/Kassenbuch-online-um-eine-TSE-erweitern/idi-p/445261#M8687

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Ich habe immer gedacht, ich wäre fachlich bzgl. Kassenthematik halbwegs informiert. Langsam steige ich aber aus. Laut dem Datev  Infodokument ist das Kassenbuch online nicht als elektronisches Hilfsmittel zur Erfassung einer offenen Ladenkasse zu gebrauchen. 

Nun flattert das hier ins Haus:

Soll ich jetzt dem Unternehmer erzählen, dass das so einfach nicht geht und die direkte Erfassung eine Papiervorerfassung erfordert? Ich versuche, es einfach nur zu verstehen.

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HÄÄÄÄÄÄÄ?????

Was schreibt Datev denn hier wieder ??????

Laut Datev an anderer Stelle DATEV Kassenbuch online in Verbindung mit offener Ladenkasse - DATEV Hilfe-Center wäre die erstmalige und alleinige Erfassung im Kassenbuch Online NICHT RECHTSSICHER

@DATEV RECHTSABTEILUNG: WELCHE VARIANTE IST NUN RECHTSSICHER???????????????

@Chris607  warst schneller 😉

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Ich bin nicht allein 🙏

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@tu_heggi  schrieb:

@DATEV RECHTSABTEILUNG: WELCHE VARIANTE IST NUN RECHTSSICHER???????????????

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Die Antwort lautet natürlich: "wir können leider keine Rechtsberatung leisten, bitte wenden Sie sich an das zuständige Finanzamt." 🙃

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Nun flattert das hier ins Haus:

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Nur aus Neugierde, mit welchem Artikel bzw. Anschreiben wird die Info verbreitet?

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@NuMa_2018 

Mit "aktualisierten" Broschüren aus MyMarketing

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Per MyMarketing der Flyer 10 gute Argumente für Datev Unternehmen online. 

Edit: Diesmal warst Du schneller, @tu_heggi 

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Datev sagt hier selbst einmal ist es rechtssicher und einmal es ist nicht rechtssicher.

Klingt für mich nach einer bzw. zwei klaren rechtlichen Aussagen mit unterschiedlichem Ergebnis.

Ansonsten sollense gar nichts dazu sagen und keinen verwirren

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mein chef ist über das thema informiert und nimmt es in kürze wahrscheinlich mal mit in die kammer und dann zum vierteljahresgespräch mit der finanzverwaltung. bin gespannt, ob sich die zu einer aussage hinreißen lassen, wie sie das in zukunft handhaben möchten oder nicht. ich werde berichten, wenn ich etwas neues weiß.

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Am Freitag ist der KOB-Erfa in Ulm. Da werde ich das Thema auch noch "anbringen". 

Alternativ wäre es ja schön, wenn sich hier ein Datev Mitarbeiter/in äußert. 

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NWB ist da klarer:

V. Nutzung von elektronischen Kassenbüchern

Vielfach nutzen Unternehmerinnen und Unternehmer im Rahmen der Kassenführung mittels offener [i]Ladenkasse auch elektronische Kassenbücher, z. B. von DATEV oder Lexware. Diese dürfen Sie ausschließlich nur nutzen, um die Tages- oder Abschluss-Werte zu dokumentieren (Bargeldbestand, bare (Tages-)Betriebseinnahmen, bare (Tages-)Betriebsausgaben, bare (Tages-)Entnahmen und bare (Tages-)Einlagen).

Dienen diese elektronischen Kassenbücher auch der elektronischen Aufzeichnung zwecks Dokumentation von Warenverkäufen und erbrachten Dienstleistungen und deren Abrechnung, so hat dieses elektronische Kassenbuch Kassenfunktion und fällt somit in den Anwendungsbereich des § 146a AO. Denn dann ist es ein elektronisches Aufzeichnungssystem und muss mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden. [8]

in einem anderen Artikel desselben Autors widerrum:

4. Zusätzliche Führung von Kassenbüchern

Können [i]jedoch nicht alle Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge über das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst werden, z. B. bare Betriebsausgaben oder Privatentnahmen oder Privateinlagen, ist ein gesondertes Kassenbuch (in Papierform oder elektronisch, z. B. DATEV-Kassenbuch, Lexware) zu nutzen.

Bei [i]elektronischen Kassenbüchern muss sichergestellt werden, dass die darüber angefertigten Aufzeichnungen nicht verändert werden können (tägliche Festschreibung). Darüber hinaus ist zu beachten, dass elektronische Kassenbücher nur dann nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE) auszurüsten sind, wenn die Aufzeichnung ausschließlich zur Dokumentation der Erfassung der Tages-/Abschluss-Werte (Bargeldbestand, bare (Tages-)Betriebseinnahmen, bare (Tages-)Betriebsausgaben, bare (Tages-)Entnahmen und bare (Tages-)Einlagen) dienen.

Dient das elektronische Kassenbuch auch zur Dokumentation von Warenverkäufen und erbrachten Dienstleistungen und deren Abrechnung, hat das elektronische Kassenbuch Kassenfunktion und muss zwingend mit einer zTSE ausgerüstet werden (§ 146a AO i. V. mit § 1 Satz 1 KassenSichV). [7]

Heißt für mich:

Kann meine elektronische Kasse mit TSE alle Buchungen im Kassenbericht abbilden so ist die Erfassung im Kassenbuch Online kein Problem.

Kann meine elektronische Kasse mit TSE nicht alle Buchungen im Kassenbericht abbilden so ist die Erfassung im Kassenbuch Online der fehlenden Buchungen kein Problem.

Kann meine elektronische Kasse ohne TSE Buchungen im Kassenbericht abbilden so ist die Erfassung im Kassenbuch Online ein (weiteres) Problem da keins der beiden Systeme eine TSE hat

Reine Excelkassen sind/waren immer unzulässig.

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Hallo in die Runde,

einen kurze Information für euch. Ich habe das Thema für die KOB-Erfa vorgeschlagen und dazu direkt vorab noch einen Anruf aus Nürnberg erhalten.

Er hat die Situation, wie im Beitrag von tu_heggi, bestätigt. Die Aussage bzw. Druck auf dem Flyer wird von Datev geprüft.

VG Markus

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@mapex  schrieb:

er glaubt ja wir haben uns nach der legalisierung sofort mit kiloweise bubatz vollgedröhnt.

Vielleicht hätten wir das lieber machen sollen, um damit klar zu kommen, was wir uns mit Kassenbuch Online in's Haus geholt haben...

Um den Ist-Zustand TLDR-Mäßig zusammen zu fassen:

Ich schreibe weiterhin jeden Tag einen handschriftlichen Tagesbericht (Mit Einzelaufzeichnung) auf den Avery-Block, mache ein Foto davon mit Upload Mobil, erfasse die saldierte Kassenbewegung zu dem Beleg in Kassenbuch Online, schreibe unmittelbar danach fest und vermerke die Nummer der Kassenbewegung handschriftlich auf dem Tagesbericht, den ich für 10 Jahre abhefte und bin dann rechtssicher mit Kassenbuch Online unterwegs? Oder habe ich noch irgendeine Feinheit übersehen?

Kannste dir nich ausmaln Mensch. Wenn ich das manch einem Mandanten erzähle, wird er sich wünschen noch ganz andere Substanzen wären entkriminalisiert worden...

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Ich möchte noch den Aspekt des belegersetzenden Scannens einwerfen, denn wer sagt, dass die handschriftlich geführte Kasse auch in Papierform aufbewahrt werden muss oder nicht viel mehr die Grundsätze des belegersetzenden Scannens übertragen werden können.

Exakt Ihren Fall habe ich bei einem Mandanten, der eine Kasse mit den "TSE-Einnahmen" führt, aber ansonsten die Kasse nicht soweit bedienen kann, um Ausgaben etc. abzubilden.

Die TSE-Tageseinnahmen überträgt er jetzt auf seinen Zweckform-Kassenblock und trägt die Einnahmen ein und eine Privateinlage um einen "geraden" Einzahlungsbetrag zu erreichen; das fixe Wechselgeld bleibt immer in gleicher Höhe in der Kasse und hat täglich denselben Saldo.

Diese Kassenberichte scannt er nun ein, erfasst sie in Kassenbuch online und verknüpft diese drei Buchungen je Kassenblatt mit dem Belegbild; ja und er nummeriert auch diese Kassenbelege durch (was ich als überflüssig empfinde, aber noch halt alte Schule ist).

Barausgaben bezahlt er über seinen privaten Geldbeutel und werden über Privateinlage gebucht, denn er trägt ja schließlich beim Einkauf nicht die Kasse auf dem Rücken mit, womit kein Bargeld aus der Kasse für Barausgaben entnommen wird.

So lässt sich m.E. eine TSE-Kasse mit Kassenbuch online ganz gut kombinieren, um die digitale Bereitstellung des Kassenbuches zu erreichen.

An der Stelle möchte ich erwähnen, dass ein Verwerfen der Buchführung und daraus resultierenden Hinzuschätzungen allein wegen dieses Kassendefizites nicht möglich ist.

Seine physischen Kassenblätter heftet er dennoch ab. 

Ich bin schon auf die Betriebsprüfung gespannt, die mir wegen einer Kassenproblematik kommt. Da fahre ich die Krallen aus und der Prüfer kriegt die Prüfung nicht zu Ende.

Bsp. aus letztem Jahr: Gastronom hat eine Kasse mit TSE und erfasst abweichende Beträge in Kassenbuch online (zu seinen Gunsten stets, versteht sich).

Kassenbuch online passt hinten und vorne nicht.

Prüfer setzt als Konsequenz die TSE-Einnahmen an. Keine Beanstandungen zu dieser Vorgehensweise.

Kein weiteren Feststellungen zur Kasse. Glück ? Ich denke nein. Amtsdruck zur Verwaltungsökonomie !

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@deusex  schrieb:

[...] ja und er nummeriert auch diese Kassenbelege durch (was ich als überflüssig empfinde, aber noch halt alte Schule ist).

Du unterschätz die Wichtigkeit der Nummerierung. Die Nummerierung ist wesentlich für die Zuordnung des Belegs zum Kassenbucheintrag. Die Kasse in DUO führt auch diese Nummerierung durch. Wir sind u.a. wegen dieser Nummerierung bei BFH mit einer NZB. Wegen einem Sachverhalt der nicht mehr Zeitgemäß ist und von fasst niemanden mehr gemacht wird. Eine einfach Praxisfremde Anforderung, wie leider viele Anforderungen an die Kassenführung.

Barausgaben bezahlt er über seinen privaten Geldbeutel und werden über Privateinlage gebucht, denn er trägt ja schließlich beim Einkauf nicht die Kasse auf dem Rücken mit, womit kein Bargeld aus der Kasse für Barausgaben entnommen wird.

Das empfehlen wir auch jedem Mandanten. Entweder mit Karte zahlen oder als Privateinlage. Ziel ist es, nur die wesentlichsten Kassenbewegungen zu haben. Einnahmen, Geldtransit zur Bank und eventuell Privatentnahme, und alles mit Beleg oder Eigenbeleg mit Datum der Entnahme aus der Kasse. Besonders bei Geldtransit, wenn die Einzahlung auf dem Bankkonto erst am Folgetag erfolgt.

Ich bin schon auf die Betriebsprüfung gespannt, die mir wegen einer Kassenproblematik kommt. Da fahre ich die Krallen aus und der Prüfer kriegt die Prüfung nicht zu Ende.

Ich wäre vorsichtig mit den Krallen. Der Prüfer sitzt immer im ersten Moment am längeren Hebel. Hinterher darfst du dich im Einspruchsverfahren oder bei FG streiten. Und das FG hat leider heufig noch weniger Erfahrung mit der Praxis als der Prüfer vom FA. Der Blick fällt nur noch auf Formalismus und die Berichtserstatter bei Gericht sind leider zu oft ehemalige Betriebsprüfer.

Bsp. aus letztem Jahr: Gastronom hat eine Kasse mit TSE und erfasst abweichende Beträge in Kassenbuch online (zu seinen Gunsten stets, versteht sich).

Kassenbuch online passt hinten und vorne nicht.

Prüfer setzt als Konsequenz die TSE-Einnahmen an. Keine Beanstandungen zu dieser Vorgehensweise.

Kein weiteren Feststellungen zur Kasse. Glück ? Ich denke nein. Amtsdruck zur Verwaltungsökonomie !

Ja, Glück. Es liegt sehr am Prüfer. Der Amtsdruck geht nur in Richtung Mehrergebnis.

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Oder ich habe nur zu negative Erfahrungen gesammelt.

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Hallo in die Runde,

ich bin noch eine Antwort in die Runde schuldig. Entschuldigt die späte Rückmeldung.

Leider hat der KOB-Erfa keine neue Erkenntnisse bzw. mögliche Lösungsansätze zu dem Thema gebracht. 

Wir haben auch intern in der Kanzlei Arbeitsgruppe Fibu gesprochen. Die betreffenden Mandaten werden (nochmals)  auf die Führung der Grundaufzeichnungen hingewiesen.  Das Kassenbuch online stellt hier nur eine Erfassungshilfe für die Buchführung ist.

VG Markus

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Datev hat sich ja auch noch nicht geäußert 

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Hallo Community,

Regulatorik, Ordnungsmäßigkeit und Prozesse rund um das Thema Kasse sind komplex. Bitte haben Sie Verständnis, dass die folgende Stellungnahme etwas länger ausfällt, um die Themen aus diesem Thread zu beantworten. 

1. Frage: Warum ist DATEV Kassenbuch online nicht durch eine TSE abgesichert?

Antwort: DATEV Kassenbuch online ist keine Kasse
Begründung: Im AEAO zum §146a AO (Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO ) vom 30.06.2023 steht unter Rz 1.2:
Die in § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV genannten "elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen" sind für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die "Kassenfunktion" haben. Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme dann, wenn diese der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können. Dies gilt auch für vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen (elektronisches Geld wie z. B. Geldkarte oder virtuelle (Kunden- )Konten) sowie an Geldes statt vor Ort angenommener Gutscheine, Guthabenkarten, Bons und dergleichen. Eine Aufbewahrungsmöglichkeit des verwalteten Bargeldbestandes (z. B. Kassenlade) ist nicht erforderlich.

Die Position von Datev:
Der Funktionsumfang von DATEV Kassenbuch online genügt nicht, um als elektronisches Aufzeichnungssystem - alle Anforderungen nach AO, UStG und weiterer Vorgaben - aus Sicht der Erfassung und der Abwicklung funktional bedienen zu können. (Artikelgenaue Erfassung bzw. Ausweis, Belegerstellung, Belegausgabe, etc.) Aus diesem Grund ist für Kassenbuch online die Frage nach der Kassenfunktion nicht zu stellen, da es bereits die regulatorischen Anforderungen an ein elektronisches Aufzeichnungssystem (nach §146a i.V.m. §146 AO) nicht erfüllt.

2. Frage: Warum kann man Kassenbuch online nicht nutzen, um die Grundaufzeichnung einer offenen Ladenkasse darin zu führen?

Antwort: Die Kassenführung mittels offener Ladenkasse gilt nur als solche, wenn
a) Eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen
b) manuelle Einzelaufzeichnungen (hier ist nach einem BFH-Urteil aus dem Jahr 1966 eine Befreiung von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung u.U. möglich)
ohne Einsatz technischer Hilfsmittel vorgenommen werden. (AEAO zu §146 AO, Nr.2.1.4, letzter Satz) (Teutemacher - Krullmann, Handbuch zur Kassenführung, 4. Auflage)

3. Frage: Wann ist der Einsatz von Kassenbuch online sinnvoll?

Antwort: Kassenbuch online wird im Moment für folgende weitere Anwendungsfälle von unseren Anwendern genutzt:
a) Anbindung von Kassen über das Kassenarchiv
b) Anbindung von Kassen und Kassenbüchern über die XML-Schnittstelle
c) Anbindung von Kassenberichten über die XML-Schnittstelle

Dahinter verbergen sich folgende fachliche Anforderungen:
a) Ordnungsgemäße Darstellung und Historisierung des Kassenbestandes für §146a i.V.m. §1 KassenSichV - Kassen; (Stichwort Kassensturz und Kassennachschau)
b) Ordnungsgemäße Überleitung von Kassenberichten über die XML-Schnittstelle
c) Ordnungsgemäße Erfassungsmöglichkeit bestehender manueller Grundaufzeichnungen
d) Ordnungsgemäßer Überleitungsprozess von Kassendaten in die Buchführung
e) Ordnungsgemäße Hinterlegung von Geschäftsvorfällen mit Belegen und Belegbildern
f) Ordnungsgemäße Vertiefungsmöglichkeit für Geschäftsvorfälle (Stichwort Aufteilung von Rechnungen)
g) Revisionssichere Archivierung

Abschließend bleibt zu vermerken, dass die Regulatorik für Kassen sehr komplex, aber auch sehr dynamisch ist. In Zukunft werden Entwicklungen wie z.B. Meldepflicht, E-Rechnung, digitaler Euro oder ViDA (VAT in the digitale age) das Thema Kasse verändern.
Auch diese Aspekte werden im Kontext der offenen Ladenkasse immer wieder neue Fragestellungen eröffnen.
Die Regulatorik wird sich weiterhin den aktuellen Verhältnissen anpassen müssen. Und natürlich macht es nicht für jedes Unternehmen Sinn, jede Entwicklung mitzugehen. Diese unterschiedlichen Umstände im Unternehmensumfeld führen zu unterschiedlichen Anforderungen an Software. Bitte berücksichtigen Sie dies in den Diskussionen.

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Danke für die Erläuterungen

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Die Position von Datev:

Der Funktionsumfang von DATEV Kassenbuch online genügt nicht, um als elektronisches Aufzeichnungssystem - alle Anforderungen nach AO, UStG und weiterer Vorgaben - aus Sicht der Erfassung und der Abwicklung funktional bedienen zu können. (Artikelgenaue Erfassung bzw. Ausweis, Belegerstellung, Belegausgabe, etc.) Aus diesem Grund ist für Kassenbuch online die Frage nach der Kassenfunktion nicht zu stellen, da es bereits die regulatorischen Anforderungen an ein elektronisches Aufzeichnungssystem (nach §146a i.V.m. §146 AO) nicht erfüllt.

Haben Sie das rechtlich prüfen lassen? 

Mir ist bewusst das Sie keine rechtlichen Auskünfte geben dürfen. Intern werden Sie das hoffentlich (rechtlich) prüfen lassen ob es den Tatsachen entspricht.

Wir und die Mandanten verlassen uns auf die Aussagen, sonst kann man sich gleich an einen Wirtschaftsprüfer wenden....

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Ich würde mich hier gerne noch ranhängen:

Wenn man davon ausgeht, dass sich am Funktionsumfang oder besser gesagt der Produktausrichtung von Kassenbuch online nichts ändert - kennt jemand eventuell eine gute und simple Alternative im Sinne eines Kassenbuchs mit CloudTSE und DATEV-Schnittstelle, die man sich ansehen kann? Also eines, was maximal als Hardware noch einen (Bon)Drucker bräuchte, weil die Belegausgabepflicht ja dann auch wieder mit hochkommt?

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@arminlangdas nennt sich dann wohl Computerkasse.

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Richtig, aber da such ich ein möglichst flaches und übersichtliches Produkt, welches man als Alternative zu Kassenbuch online empfehlen kann und was keine spezifische Hardware voraussetzt. Kann ja sein, dass jemand in die Richtung einen Fund gemacht hat. Bei LaCash & Co. bin ich jedenfalls noch nicht fündig geworden, aber vielleicht habe ich ja auch das richtige Produkt übersehen...

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Mir ist keine Kassenerfassung mit TSE bekannt. Unseren Mandnaten haben wir glas klar gesagt, dass bei offener Ladenkasse handschriftliche Aufzeichnungen geführt werden müssen. Ohne wenn und aber.

Ist das nicht gewollt, muss eine Registrierkasse oder Computerkasse jeweils mit TSE her.

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Hallo Armin,

direkt ein passendes Ersatzprodukt kenne ich nicht..

Wirf mal eine Suchmaschine an und gib sumup ein. Die bitten Computerkassen und ähnliche Varianten an. Vielleicht passt das für deine Mandaten. Aber der Hinweis zur Cloud TSE ist in den FAQ bzw. Support-Seite versteckt.

Die zweite Baustelle ist, das bei dieser Anwendungen nur Excel-Datei erstellt werden kann. Leider habe ich noch keine Erfahrung zum Import.

Gibt aber den einen oder anderen Drittanbieter zur Schnittstelle. 

Ansonsten bin ich mic seiner Meinung.

VG Markus

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Dankeschön, ja wird wohl nicht anders werden, schade eigentlich...

Sumup kennen wir auch, das macht sein Ding ja ganz gut. Aber es läuft eben auf die Kombi mit Hardware voraus. 

Eine Frage war`s ja aber wert 🙂