Guten Tag,
kann man die digitale Personalakte auch nutzen, wenn der Mandant kein Unternehmen online hat?
Der Mandant muss wahrscheinlich einfach nur bei Unternehmen online von uns angelegt werden oder benötigt man noch ein Zusatzmodul wie Belege online?
Gelöst! Gehe zu Lösung.
Belege Online ist Voraussetzung - es werden ja die Belege aus Unternehmen Online als Lohndokumente gekennzeichnet
Unter Rewe können auch digitale Belege über die Dokumentenablage verknüpft werden (im abgespeckten Funktionsumfang). Schade, dass dies nicht unter LuG funktioniert. Gibt es dafür evtl. einen guten Grund?
Hallo,
die digitale Personalakte ist ein eigenständiges Programm und steht für sich selbst. Hier gibt es keine Verbindung zum Programm Dokumentenablage.
Mithilfe der digitalen Personalakte können über DATEV Unternehmen online und DATEV Belege online Dokumente aus der Personalwirtschaft zwischen Mandant und Kanzlei ausgetauscht werden. Hat der Mandant DATEV Unternehmen online nicht, gibt er die Dokumente an die Kanzlei weiter und diese hinterlegt die Dokumente in der Personalakte manuell. Voraussetzung ist, dass die Kanzlei die Stammdaten des Mandanten in Unternehmen online angelegt hat. Es besteht also keine zwingende Notwendigkeit, dass der Mandant Unternehmen online hat.
Um die Ansicht zu erleichtern, öffnen Sie die digitale Personalakte parallel mit Lohn und Gehalt. Ist der Mitarbeiter in Lohn und Gehalt geöffnet, werden auch automatisch die Dokumente des Mitarbeiters in der digitalen Personalakte angezeigt.
Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Dokument 1071567 - DATEV Unternehmen online: Digitale Personalakte.
Viele Grüße aus Nürnberg
Astrid Preuß
Personalwirtschaft
DATEV eG
"...die digitale Personalakte ist ein eigenständiges Programm und steht für sich selbst. Hier gibt es keine Verbindung zum Programm Dokumentenablage...."
Ist es geplant diesen "Missstand" zu ändern?
Für sehr kleine Löhne z.B. Eigentümergemeinschaft mit einem Hausmeister auf 450€ Basis ist es schon nicht mehr sehr preiswert Belege online extra einzurichten. x,yy € * 12 = ZZ. Der Betrag schmälert den Deckungsbeitrag an so einem einfachen Lohnmandat, was man defacto auch nicht teurer abrechnen kann, doch nicht unerheblich. --> Schön wäre es wenn man die Digitale Personalakte hier auch nutzen könnte die Belege aber im DMS landen.
Bei dem neuem DMS kam es per Update nachgeschoben, dort kann man nun auch Dokumente Arbeitnehmern zuordnen.
Soll das die "billige" Variante des DMS vielleicht gar nicht können?
Positive DB beim Lohn geht nur über Masse oder 20 € je Abrechnung.....
Hallo,
vielen Dank für Ihr Feedback.
Wie von meiner Kollegin @Astrid_Preuß bereits beschrieben, ist die Verbindung zwischen digitaler Personalakte und der Dokumentenablage aktuell noch nicht möglich.
Dieser Wunsch ist bei uns aber bereits bekannt und wir prüfen derzeit, wie wir die digitale Personalakte zu diesem Zwecke für Sie weiterentwickeln können. Einen genauen Umsetzungszeitpunkt kann ich Ihnen zum aktuellen Zeitpunkt allerdings noch nicht nennen.
@Selina_Heubeck gibt es hierzu schon Neuigkeiten, ab wann das möglich sein soll?
Hallo,
aktuell modernisieren wir die digitale Personalakte, um Ihnen einige neue Funktionen zur Verfügung zu stellen. Dabei haben wir auch den Wunsch einer Verbindung zwischen Dokumentenablage bzw. Dokumentenmanagementsystem und der digitalen Personalakte mit aufgenommen.
Der Start der Pilotierung der modernisierten digitalen Personalakte hat sich aufgrund der aktuellen Umstände und der derzeitigen Situation leider nach hinten verschoben. Wir können daher aktuell noch keine Aussage darüber treffen, wann diese Funktion möglich sein wird.
@Selina_Heubeck Wie stellt sich denn der geplante Modernisierungsstand dar? Im Moment sehe ich den Mehrwert, den die Digitale Personalakte bietet, so gut wie ausschließlich auf der Beraterseite.
Der Mandant "kippt" vom Grunde als lohnrelevant markierte Belege in DUO ab, die dann von uns als Kanzlei über die lohnabrechnende Software (LODAS/LuG) in die digitale Lohnakte eingegliedert werden.
Was hat der Mandant aktuell davon? Eigentlich nicht viel mehr, als dass diese Belege in einem eigenen Ordner in DUO abgelegt werden und er diese ein wenig gruppieren kann und/oder mit der Suchfunktion durchsuchen kann.
Was wird hier also zukünftig möglich sein?
Der angedachte Mehrwert wird im Zusammenspiel mit der neuen Lohnerfassung Online kommen.
Wobei hier bisher nur bekannt ist das der Mandant auch Mitarbeiter per Sofortmeldung anmelden kann und elektronisch Personalfragebogen an den Mitarbeiter schicken kann
Hallo,
im Rahmen der Modernisierung der digitalen Personalakte werden wir auch eine neue Mandantenoberfläche schaffen, die von Belege online (Unternehmen online) gelöst sein wird. Dadurch ergibt sich auch für den Mandanten eine neue Sichtweise auf seine hochgeladenen Belege.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir zum aktuellen Zeitpunkt noch keine einzelnen Funktionen der modernisierten digitalen Personalakte veröffentlichen.
@Selina_Heubeck --> Es sind ja zwei Stiefel des gleichen Paares. Einen trägt die Kanzlei einen der Mandant. Gut das der Mandanten Schuh weich geklopft wird, dass er nimmer so drückt.
Die neuen Funktionen Umfassen hoffentlich auch die kanzleiseitigen Scheuerstellen (Systemfehler!) welche hier
Digitale Personalakte --> upload in andere Belegty... - DATEV-Community - 198276
beschrieben wurden?
@Gelöschter Nutzer Mir ist gerade erst aufgefallen, dass du den Fehler nachgestellt hattest danke dafür!
@Astrid_Preuß schrieb:Hat der Mandant DATEV Unternehmen online nicht, gibt er die Dokumente an die Kanzlei weiter und diese hinterlegt die Dokumente in der Personalakte manuell. Voraussetzung ist, dass die Kanzlei die Stammdaten des Mandanten in Unternehmen online angelegt hat. Es besteht also keine zwingende Notwendigkeit, dass der Mandant Unternehmen online hat.
Wenn der Mandant kein Unternehmen online hat, kann er trotzdem Belege selber hochladen. Bspw. über den Belegbilderservice.
Meine Frage: Mandant lädt über Unternehmen online Dokumente in die digitale Personalakte. Wann weiß der Sachbearbeiter, dass ein Monat vollständig ist u. die Bearbeitung begonnen werden kann?
Im kanzlei.land gibt es dafür die Funktion 'Monatsabschluss'. Der Monat wird festgeschrieben u. der Sachbearbeiter erhält eine Mitteilung.
Wann weiß der Sachbearbeiter, dass ein Monat vollständig ist u. die Bearbeitung begonnen werden kann?
Wenn der Mandant es der Kanzlei mitteilt - Mail, Telefon,......
Die Nachrichtenfunktion in DUO ist ja noch nicht freigegeben (nutzt die in MeineSteuern jemand?) und einen Button gibt es nicht
@Astrid_Preuß gibt es hier schon etwas Neues? Aktuell scheint die elektronische Personalakte ja immer noch nur mit DUO nutzbar zu sein.
Ich frage, da ja eigentlich ab diesem Jahr die Entgeltunterlagen im Zuge der euBP ebenfalls elektronisch versandt werden sollen.
Auch wir haben leider mehr Mandanten, die Papier mehr mögen als den Scanner und somit leider sehr, sehr wenige, die DUO nutzen.
@JenKlaus Die digitale Personalakte lässt sich ohne DUO nutzen. Dafür Braucht es nur Belege online.
DUO ≠ Belege online - DUO ein Vertrag wie M365 und Belege online ein Cloudspeicher wie OneDrive.
@metalposaunist hab Ihren/Deinen Link bzgl der Highlights gefunden und es scheint, als gibt es seit Anfang des Jahres eine Pilotierung der neuen Personalakte. Ich bin gespannt 🤘
Ja, gibt es. Die digitale Personalakte will sich komplett von Belege online als Basis lösen und eigenständig werden. Leider gehen damit (Stand damals) viele Workflows kaputt und man muss wieder mehr manuell machen 🙄.
Hast Du den Beitrag gefunden, wo ich schrieb' dass Upload Mail bei der neuen digitalen Personalakte wegfällt und man auch keine Belege via Schnittstelle (z.B. kanzlei.land) hochladen kann?
Damit ist die neue Akte, so schön sie auch ist, gleich disqualifiziert 👎. #Ökosystem, dass keins ist.
Ehrlich gesagt, nein.
Wenn ich die Zeit für Pilotphasen hätte, hätte ich mich da vor Jahren schon angemeldet, bin ja auch immer neugierig und gebe gerne meinen Senf dazu... ich hab die Zeit nur leider nicht.
Was ist denn dann die Alternative, mal so ganz doof gefragt? Wenn die DRV die Belege digital haben will, brauch ich ne Lösung... oder habe ich das alles fehlinterpretiert und es reicht, dass ich die Dinger gescannt im DMS abgelegt habe und, auf Nachfrage, dann per Mail oder wie auch immer an den Prüfer sende?
@JenKlaus schrieb:
Wenn ich die Zeit für Pilotphasen hätte, hätte ich mich da vor Jahren schon angemeldet, bin ja auch immer neugierig und gebe gerne meinen Senf dazu... ich hab die Zeit nur leider nicht.
Ich glaube, da wäre eher die Herausforderung ein Mandat zu finden, dass noch kein DUO hat, wo man bei 0 anfängt, weil man nicht teilnehmen kann, wenn man die aktuelle dPA schon nutzt.
@JenKlaus schrieb:
oder habe ich das alles fehlinterpretiert und es reicht, dass ich die Dinger gescannt im DMS abgelegt habe und, auf Nachfrage, dann per Mail oder wie auch immer an den Prüfer sende?
Da bin ich raus. Mit myDATEV verfolgt DATEV ja den Ansatz, dass dort alle exten beteiligten auch Zugriff bekommen: Banken, DRV, ... sodass man gemeinsam arbeiten kann. Ist aber wohl ein kühner Traum in Deutschland. 2050 oder so läuft's dann so halb gut 😂.
Wenn das ein Ansatz sein kann, warum nicht? Statt per (unsicherer, unverschlüsselter) E-Mail gehen wir lieber hin und nutzen dazu kanzlei.land. Dort kann man ähnlich wie bei DropBox, OneDrive und Co. einfach Daten für Dritte bereitstellen, die der Dritte sich online herunterladen kann. Passwort drauf, fertig. Da kann man auch 140MB hochladen und man rennt dann nicht in ein etwaiges E-Mail Limit, was meine alte Kanzlei hatte, damit der Exchange Server nicht explodierte, weil die 5 Datenbanken zusammen schon 2TB hatten 😆.
Da Upload Mail keine Verschlüsselten Mails annimmt ist es perse ungeeignet für Personalbelege.
Hast Du den Beitrag gefunden, wo ich schrieb' dass Upload Mail bei der neuen digitalen Personalakte wegfällt
Wer verschlüsselt denn Mails außer DATEV? Seit 2014 nie erlebt 😂.
@metalposaunist schrieb:Wer verschlüsselt denn Mails außer DATEV? Seit 2014 nie erlebt 😂.
Wir. Bei uns in der Kanzlei gibt es eine klare Vorgabe, dass alle E-Mails mit Fremddaten zu verschlüsseln sind.
Bei mir geht keine E-Mail mit Personaldaten unverschlüsselt raus. Jede Datei in die digitale Personalakte wird verschoben und nicht per E-Mail. verschickt.
.
https://kanzlei.land (+ DATEVconnect online Schnittstelle) und MS Teams oder 5F Software oder, oder, oder ... E-Mail mit solch wichtigen Daten kennen wir schon Jahre nicht mehr.
Du hast gefragt, ich habe geantwortet. Es gibt sie tatsächlich, Kanzleien die E-Mails über die Datev-Verschlüsselung verschicken. 😉
Ist bei uns so gewünscht, wir haben (leider) auch noch Mandanten, die Lohndaten als E-Mail wünschen oder sogar auf Papier. Ja, ich weiß, wo kommen wir da nur bei der Digitalisierung hin...
Dafür gibt es dann Dich. 😉 Wir kommen da schon noch früh genug hin und wünschen es uns dann vielleicht alle auch wieder anders.
Du wirst es selbst noch erleben, dass Du der "Getriebene" bist, weil Du nicht mehr so schnell willst. Ich weiß, so was "Altkluges" hast Du heute schon einmal gelesen. 😁
Wir wollen schon lange mit der digitalen Personalakte starten, aber wollten die neue Version nutzen.
Leider verschiebt sich der Termin von Quartal zu Quartal. Gibt es ein Datum, wann die neue digitale Personalakte nun endgültig kommen soll?
Daniel Kühn