Upload der Belege von Mandant ohne DUO aber mit Belege Online

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Guten Tag zusammen,

ich bin etwas aufgeschmissen, da ich nicht verstehe, wie ich die Belege eines Mandanten (ohne DUO aber mit Belege Online) ins Rechenzentrum bekomme. Würde mir jemand helfen? Vielen Dank!

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Belege hochladen - Überblick - DATEV Hilfe-Center

Sie haben ja einen DUO-Vertrag mit der Kanzlei. Sie laden die Belege also ganz normal hoch.

Der Mandant hat halt nur keinen Zugriff.

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Danke für die Antwort. Bisher nutze ich meinen DUO-Zugang für meine eigene Buchhaltung. Ich ging davon aus, dass ich hier nun, nach Bestellung von Belege Online für ein Mandat, den Mandanten irgendwie auswählen kann um dann seine Belege getrennt von meinen eigenen hochzuladen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Dauert es ein paar Tage bis hier der Mandant auftaucht?

[#4 · Accepted solution]

Ja, Sie können das Unternehmen hierüber wechseln:

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Ok, vielen dank. Hier taucht der Mandant noch nicht auf.

Dann dauert es wohl etwas bis das ganze freigeschaltet wird.

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Nein, eigentlich nicht. Das ist sofort nach der Anlage sichtbar.

Haben Sie das Mandat denn schon über Stammdaten -> Neu/Erweitern angelegt?

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Nein, danke für den Hinweis. Nun ist es so, dass ich für den Mandanten heute morgen bereits den Buchungsdatenservice bestellt habe (über Mandantenregistrierung aus dem Arbeitsplatz).

Über den von Ihnen beschriebenen Weg werde ich im letzten Schritt dazu aufgefordert Belege Online kostenpflichtig zu bestellen. Ich glaube über die Bestellung heute morgen habe ich für den Mandanten bereits Belege Online und den Buchungsdatenservice bestellt oder irre ich mich?

Falls ja, wie bekomme ich das Belege Online ebenfalls auf Rechnung des Mandanten bestellt, über die Anlage des Mandats in den Stammdaten erhalte ich scheinbar keine Auswahl darüber wer Vertragspartner sein soll.

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Belege Online alleine - kein Zugriff vom Mandaten darauf.

Unternehmen Online - Mandant erhält eine Mandantengenutzte Beraternummer, auf die auch die monatlichen Kosten laufen.

Dann schalten Sie das Zugangsmedium des Mandanten (Smart Login oder MyDentity Stick) für  den Rechnungswesen Bestand auf Ihrer Mandantennummer frei.

Anschließend kann der Mandant dann über "sein" Unternehmen Online auf diesen Bestand zugreifen und  Belege hochladen bzw. über den Buchungsdatenservice Belege incl. Buchungsstapel aus seiner Software exportieren und an Unternehmen Online übergeben.

Belege Online wird immer auf Ihre Beraternummer berechnet, Unternehmen Online im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft direkt von Datev mit dem Mandanten abgerechnet.

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Danke für die Antwort. Mir war nicht bewusst, dass Belege Online immer durch mich zu bezahlen ist.

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Ich muss doch noch einmal nachfragen... 

Im Dokument "Das mitgliedsgebundene Mandantengeschäft" (1002970) scheint dies anders dargestellt zu sein:

Hier steht, dass die Datenspeicherung (Belege Online, oder?!) dem Mandanten in Rechnung gestellt wird.

Vorhin habe ich wie gesagt den Buchungsdatenservice über die Mandantenregistrierung aus dem Arbeitsplatz bestellt. Es sollte auch eine neue mandantengenutze Beraternummer angelegt werden.

Ich ging davon aus, dass Belege Online hier direkt mitbestellt wird, da in der Beschreibung des Buchungsdatenservice folgendes steht:

In oben genannten Dokument steht ja auch, dass die Datenspeicherung dem Mandanten gegenüber in Rechnung gestellt wird.

Kann jemand Licht ins Dunkel bringen? Das ist alles sehr verwirrend für mich.

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Ich glaube, hier liegen grundlegende Verständnisprobleme vor, denn das eine (mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft oder nicht) hat nichts mit dem anderen (Berechnung der Kosten für Belege Online) zu tun.

Also:

Mitgliedsgebundenes Mandantengeschäft = Mandant bekommt die Rechnung

Leistungsverbund = Kanzlei bekommt die Rechnung und berechnet ggfs. an Mandanten weiter

Berechnung der Daten:

Daten liegen unter der Kanzleiberaternummer = Kosten fallen unter der Kanzleiberaternummer an

Daten liegen unter der Mandantenberaternummer = Kosten fallen unter der Mandantenberaternummer an

Wenn Sie diese beiden Informationen nun kombinieren, wird klar, dass beides möglich ist:

Daten liegen unter Mandantenberaternummer (mitgliedsgebunden) = Mandant bekommt die Rechnung

Daten liegen unter Mandantenberaternummer (Leistungsverbund) = Kanzlei bekommt die Rechnung

Ob eine Beraternummer mitgliedsgebunden oder im Leistungsverbund ist, sehen Sie in den Serviceanwendungen unter "Beraternummern verwalten"

Grundsätzlich würde ich dieses Produkt einmal wärmstens empfehlen, da Sie hier schon sehr, sehr grundsätzliche Fragen stellen:

Einstiegsberatung - Digitale Buchführung mit DATEV Unternehmen online

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Hallo @Entscheidungshilfe 

ergänzend zu @andrereissig verlinke ich diesen Beitrag

https://www.datev-community.de/t5/Betriebliches-Rechnungswesen/Mitgliedsgebundenes-Mandatsgeschäft-Rechnung-für-UStVA/m-p/389511/highlight/true#M52891

mit Verlinkungen zu erläuternden Beiträgen zu diesem Thema. 

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Vielen Dank für Ihre Hilfe, verstehen tue ich das Ganze weiterhin nicht, trotz Ihrer Bemühungen. Es ist für mich unbegreiflich wie man das Prozedere derart kompliziert und undurchsichtig gestalten kann, hätte ich das mal vorher gewusst...

Offengestanden bin ich auch nicht bereit über 1.000 EUR für eine Einstiegsberatung zu zahlen, ich zahle für das Programm, eine vernünftige Bedienungsanleitung ist nicht zu viel verlangt. Aber da sind Sie der falsche Adressat.

Ich frage mich was die DATEV ohne diese hilfsbereite Community machen würde - sicherlich einiges an Kundschaft verlieren.

Für das Mandat steht unter Beraternummer verwalten bei

Berater: die mandantengenutzte Beraternummer

mM: ein Häkchen

Rechnungsempfänger: ein Häkchen

Kanzlei-Rechnungsempfänger: meine Beraternummer

was soll das bedeuten? Wieso gibt es einen Rechnungsempfänger und einen Kanzlei-Rechnungsempfänger?

Noch kurioser sieht es in den Online-Serviceanwendungen aus. Wenn ich hier den Mandanten wähle und das Feld "Rechnungsempfänger" aufklappe steht dort sowohl die Mandantengenutzte Beraternummer als Mitgliedsverbundenes Mandantengeschäft, als auch meine Beraternummer im Leistungsverbund.

Anders gefragt: Was muss getan werden, damit dem Mandanten Belege Online und der Buchungsdatenservice in Rg. gestellt wird? Aus dem Link weiter unten meine ich herauslesen zu können, dass hierfür die Leistung "Rechnungswesen" auf die Mandantengenutzte Beraternummer laufen muss? Die Kosten für die USt.-VA werden dann aber auch dem Mandat in Rg. gestellt oder?

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Hallo @Entscheidungshilfe 

das System der DATEV ist, wenn man es verstanden hat, an sich tatsächlich logisch.

Nur leider sehr kompliziert und auch unübersichtlich.

Zur Frage wg. der UST-Voranmeldung:

Wenn der Mandant kein Produkt lizenziert hat, mit dem er UST-VA abgeben kann (also Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen, usw.) und das MigMag auch nicht für Kanzleileistungen freigeschalten ist, bleibt die Sicherheitspauschale oder die Vergütung für die UST-VA (DÜ Formulare RW) immer auf der Kanzleirechnung, egal auf welcher Beraternummer der Bestand läuft. 

Bei mir in der Kanzlei laufen alle Mandanten mit DUO über das mitgliedsgebundene Mandatsgeschäft.

Das bedeutet

Rewe, Bilanzbericht und Zahlungsverkehr sowie der DUO-Bestand (Belege online) liegt auf der mandantengenutzten Beraternummer.

Lohn liegt ebenfalls auf der mitgliedsgebundenen Beraternummer (damit ein einheitlicher DUO-Bestand für den Mandanten angezeigt wird)

MigMag ist so konfiguriert, dass der Mandant alles außer Personal und Kanzleileistungen selbst bestellen kann.

Bedeutet auf der DATEV-Rechnung:

- Der Mandant erhält die Rechnung von der DATEV für DUO, Belege online, RZ-Bankinfo

- Die Kanzlei erhält die Rechnung für die Sicherheitspauschale, Branchenvergleich, Branchenpaket, Offenlegung, E-Bilanz, Lohnabrechnung, AN-Online, Auftragsversand, usw.

Lesen Sie bitte die oben verlinkten Beiträge durch. Da ist alles im Detail beschrieben.

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@Entscheidungshilfe  schrieb:

Berater: die mandantengenutzte Beraternummer

mM: ein Häkchen

Rechnungsempfänger: ein Häkchen

Kanzlei-Rechnungsempfänger: meine Beraternummer

was soll das bedeuten? Wieso gibt es einen Rechnungsempfänger und einen Kanzlei-Rechnungsempfänger?

Die DATEV ist eine Genossenschaft der Steuerberater, daher kann man nur als Steuerberater Kunde der DATEV werden (oder als RA oder WP).

Daher kann kein Unternehmen direkt in Geschäftsbeziehung mit der DATEV treten.

Deshalb gibt es einen Kanzlei-Rechnungsempfänger. Der ist sozusagen das Bindeglied zwischen Unternehmen und DATEV. Quasi die übergeordnete Einheit, unter der der Vertrag liegt.

Gleichzeitig muss aber auch der Mandant Rechnungsempfänger sein, denn er möchte ja schließlich die Umsatzsteuer seiner Kosten geltend machen können.

Anders gefragt: Was muss getan werden, damit dem Mandanten Belege Online und der Buchungsdatenservice in Rg. gestellt wird?

Wie ich oben beschrieben habe:

Daten liegen unter Mandantenberaternummer (mitgliedsgebunden) = Mandant bekommt die Rechnung

Aus dem Link weiter unten meine ich herauslesen zu können, dass hierfür die Leistung "Rechnungswesen" auf die Mandantengenutzte Beraternummer laufen muss?

Richtig. Wenn Sie das nicht tun, müssen Sie die Kosten ansonsten manuell ermitteln und weiterberechnen oder dies nutzen:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1022973

Ich gehe mal davon aus, dass Sie kein EO comfort im Einsatz haben.

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Vielen Dank! Ich habe nicht verstanden, dass mit "Daten liegen unter Mandantenberaternummer" gemeint ist, dass die Leistungen im Arbeitsplatz unter der mandantengenutzten Beraternummer angelegt werden müssen.

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Wenn die Ordnungsbegriffe lokal und im RZ nicht übereinstimmen, bekommen Sie keine Verbindung zu den Belegen.

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Die Beiträge habe ich mir bereits durchgelesen, auch mehrfach.

Vielen Dank für die Hilfe, ich denke das Gröbste habe ich nun verstanden -> mandantengenutzte Beraternummer im mitgliedsgebundenen Mandatsgeschäft anlegen und alle Leistungen auf diese Nummer laufen lassen damit der Mandant dem Mandanten die Kosten hieraus in Rechnung gestellt werden.

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Falls ich Sie noch einmal behelligen darf:

Der von mir beschrittene Weg zur Einrichtung scheint der denkbar ungünstigste zu sein, das kann selbst von der DATEV so nicht gewollt sein:

- Ich lege einen Mandanten im Arbeitsplatz neu an

- Ich möchte die MyDATEV Mandantenregistrierung über den Arbeitsplatz starten

- Produkt kann nicht ausgewählt werden, da keine Leistung Buchführung angelegt worden ist

- Ich lege die Leistung Buchführung unter meiner Beraternummer an (eine andere habe ich ja noch nicht)

- Ich starte die Mandantenregistrierung, es wird eine Mandantengenutzte Beraternummer erteilt, und ich bestelle den Buchungsdatenservice auf meine Beraternummer (vorbelegt, da ja Rechnungswesen und DUO Nummern übereinstimmen müssen)

- Ich lösche die Leistung Buchführung und lege sie neu mit der mandantengenutzten Beraternummer an

- Ich übertrage unter DUO "Stammdaten" den Bestand von meiner Beraternummer auf die mandantengenutzte Beraternummer

Der Ablauf scheint mir falsch zu sein, können Sie mir sagen wo mein Fehler liegt?

Außerdem: Falls ich das DFÜ-Kennwort bei der Registrierung des Mandanten (MyDATEV) nicht notiert habe, wie komme ich da wieder ran, wo kann ich es im System hinterlegen (für den Datenabruf über "Mandant ergänzen")?

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@Entscheidungshilfe 

Das Berater-DFÜ-Kennwort können Sie hier nachschauen

https://apps.datev.de/beraternummern-verwalten/

DATEV Beraternummern verwalten online

Für den von Ihnen beschriebenen Fall sollten Sie die Bestellung rein über den DATEV Shop durchführen.

MyDATEV Mandantenregistrierung funktioniert in der jetzigen Ausführung nur dann sinnvoll, wenn alle Ordnungsbegriffe den Mandanten betreffend bereits korrekt angelegt/zugeordnet sind.

1. DUO über Shop bestellen unter Neuanlage einer Unterberaternummer, die dem Leistungsverbund zugeordnet ist

2. Anlage von Rewe, usw. auf der Unterberaternummer.

3. Umstellung der Unterberaternummer auf MigMag (begrenzt auf ohne Personalwirtschaft - die Begrenzung geht nur nachträglich; wird bei Neuanlage der Unterberaternummer auf MigMag umgestellt, ist keine Begrenzung möglich)

4. Vollmacht vom Mandanten erhalten bzgl. vertraglicher Erklärungen gegenüber DATEV

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@Entscheidungshilfe  schrieb:

Falls ich Sie noch einmal behelligen darf:

Dürfen Sie natürlich, aber wie schon vorab einmal erwähnt: Ihre Fragen deuten auf so viele Missverständnisse und Unklarheiten hin, dass das Ganze in Textform nur schwer zu transportieren ist, da einfachste Grundlagen fehlen, die das Verständnis der darauffolgende Prozesse erschweren.

Sie sollten ernsthaft einmal Kontakt zur DATEV oder einem Servicepartner aufnehmen und sich da Basics erklären lassen. Sowas ist im Zwiegespräch immer einfacher, da Rückfragen und Unklarheiten sofort beseitigt werden können.

Ich versuche mich mal an ein paar Punkten entlangzuhangeln:

Der von mir beschrittene Weg zur Einrichtung scheint der denkbar ungünstigste zu sein, das kann selbst von der DATEV so nicht gewollt sein:

Stimmt, aber da hat jeder auch persönliche Präferenzen. Ich bin eher der Typ, der Einstellungen selbst vornehmen möchte, anstatt mich durch Assistenten zu hangeln.

Edit: Wie Sie am Beitrag von @noescher sehen, hat da - wie gesagt - jeder seine eigene Herangehensweise.

Ich würde es wie folgt machen, wenn - wie in Ihrem Fall - die Daten im mitgliedsgebundenen Mandantengeschäft liegen sollen.

1. Beraternummer über Service-Anwendungen bestellen ("Beraternummer an neuem Standort anlegen")

2. DUO-Vertrag und Sicherheitsmedien im DATEV-Shop auf die neue Beraternummer bestellen

3. Entsprechende Mandanten und Leistungen im DAP anlegen

4. Datenservices über Mandantenregistrierung buchen (mit Option Beraternummer bereits vorhanden)

- Ich starte die Mandantenregistrierung, es wird eine Mandantengenutzte Beraternummer erteilt, und ich bestelle den Buchungsdatenservice auf meine Beraternummer (vorbelegt, da ja Rechnungswesen und DUO Nummern übereinstimmen müssen)

Hier ist wieder ein Verständnisproblem. Der Datenservice muss auf die neue Beraternummer bestellt werden. Das ist kein Datenbestand, unter dem irgendetwas gespeichert wird, sondern lediglich ein Vertrag - genau wie DUO. DUO und Belege Online sind zwei unterschiedliche Dinge.

Außerdem: Falls ich das DFÜ-Kennwort bei der Registrierung des Mandanten (MyDATEV) nicht notiert habe, wie komme ich da wieder ran, wo kann ich es im System hinterlegen (für den Datenabruf über "Mandant ergänzen")?

In den DATEV-Mitteilungen erhalten Sie zu jeder Beraternummer ein Schreiben mit dem Betreff "Mandantengenutzte Beraternummer". Dort können Sie die Daten nachlesen.

Im System hinterlegen können Sie es über das Programm "Beraternummer-Kennwörter-Verwaltung" (-> Programmsuche)

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Herzlichsten Dank! Mittelfristig werde ich um eine Schulung wohl nicht rumkommen... trotz 10 jähriger Erfahrung als angestellter Anwender, der sich allerdings um derartige Dinge nie sorgen musste, fühle ich mich völlig verloren.