kurze Frage in die Runde:
wenn Rechnungen von Amazon abgeholt werden wird dann die selbst vergebene Amazon Bestellnummer mit geholt?
hier unsere achte Bestellung aus dem Jahr 2024. Dahinter verbargen sich drei Rechnungen. Alle wurden im Belegfeld 1 mit 2024-08 erfasst. Amazon hat darunter abgebucht und gut ist.
Es hat ja doch einige intensiv Amazon "Gläubige" unter den Mandanten. Es wäre natürlich schön wenn deren Rechnungen ohne manuellen Aufwand von A zu D kämen.
Das würde aber im Nachgang dann Arbeit beim Ausziffern verursachen wenn die Rechnungen unter den kryptischen Amazon Rechnungsnummern in der FiBu landen und unter der Bestellnummer von Amazon abgebucht wird.
Guten Tag Steuerfahndung,
vielen Dank für Ihr Feedback.
Sie haben die Möglichkeit, die Rechnungspositionen direkt an der Exportschnittstelle zu DATEV in unserem System automatisch zu kürzen. Öffnen Sie dazu die Schnittstelle in GetMyInvoices und setzen Sie im Feld „Zeilenpositionsbeschreibung kürzen“ den Haken.
Dadurch werden die Rechnungspositionen automatisch auf die passende Länge gekürzt und problemlos übertragen.
Bezüglich der Übertragung von Gutschriften stehen wir gerade im Austausch mit den Kollegen aus der Entwicklung. Dort werde ich Sie separat per PN informieren.
Sollten Sie Unterstützung benötigen oder weitere Fragen haben, lassen Sie es uns wissen und kontaktieren Sie uns direkt unter support@getmyinvoices.com
Viele Grüße
Ihr Support-Team von GetMyInvoices
Guten Morgen in die Runde,
ich nehme gerne Bezug auf die unterschiedlichen Themen der letzten Stunden, um noch mehr ins Detail zu gehen und meine Erfahrungen aus den letzten Jahren zu teilen. Das Thema Amazon ist bei uns (invoicefetcher) omnipräsent und eine Sache, die wir ziemlich gut beherrschen.
Regel Nr. 1: Bestellen Sie alles einzeln!
Hintergrund: Wenn Sie einen Warenkorb voller Produkte haben und diesen in einer Bestellung aufgeben, wickelt Amazon alles unter einer Bestellnummer ab. Da die Produkte aus unterschiedlichen Lagern kommen können, entstehen dabei unterschiedliche Steuerfälle und somit auch mehrere Rechnungen. Das Problem: Amazon erstellt dann ein signiertes PDF, das mehrere Rechnungen enthält. Ein nachträgliches Auftrennen würde das Originaldokument beschädigen. Die Lösung: Bestellen Sie jedes Produkt einzeln! Dann gibt es zu jeder Bestellnummer eine separate Rechnung, die anhand der Bestellnummer und des Betrags in den Bankumsätzen sowie dem Verwendungszweck auf dem Bankkonto automatisch zugeordnet werden kann. Viele Buchhaltungslösungen erledigen das bereits automatisiert. Wenn Bestellung per Kreditkarte getätigt werden dann fehlt oft die Bestellnummer, was die Zuordnung in der Buchhaltung erschwert. Dann muss man sich die Frage stellen was ist besser Punkte sammeln oder weniger für die Buchhaltung bezahlen. Bei jeder Amazon-Rechnung haben wir folgende Daten erfasst: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestellnummer sowie Brutto- und Nettobetrag. Weitere relevante Informationen dazu weiter unten.
Regel Nr. 2: Trennen Sie Privat- von Geschäftskäufen!
Um einen durchgängigen, automatisierten Belegfluss in die Buchhaltung zu gewährleisten, sollten private Belege nicht erst aufwendig aussortiert werden müssen. Eine Trennung nach Lieferadresse oder Zahlungsart bringt oft Probleme, wenn sie nicht konsequent durchgeführt wird.
Lösung:
Falls Sie einen privaten Amazon-Prime-Account haben, können Sie sich einen kostenfreien Amazon Business Prime Duo-Account erstellen. Dafür benötigen Sie lediglich eine private und eine geschäftliche E-Mail-Adresse.
Viele Kunden nutzen das private Prime-Konto für Video- und Musikdienste – diese sind in Business Prime nicht enthalten, funktionieren aber mit Prime Duo.
Amazon Business API und invoicefetcher
Hat man ein Amazon Business-Konto, kann man seit dem 19.12.2022 die Amazon Business API bei invoicefetcher anbinden. (siehe unsere LinkedIn-Meldung). Diese Schnittstelle zwischen Amazon und invoicefetcher funktioniert ohne Zugangsdaten und erfordert keine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Der initiale Kontakt dazu kam vor vielen Jahren über Lexware. Danach bin ich Amazon fünf Jahre lang „auf die Nerven gegangen“, bis wir endlich einen Endpunkt für den Rechnungsdownload erhalten haben. Die technische und rechtliche Klärung dauerte dann noch ein Jahr. Die API konnte im ersten Jahr keine Gutschriften ausspielen – das wurde mittlerweile behoben.
invoicefetcher ist auch im Amazon Business AppCenter gelistet und wurde auf einer großen Amazon Messe vorgestellt, weil die Anbindung schon ziemlich smooth und kundfreunlich einrichtbar ist.
Unsere Lösungen bei invoicefetcher
Bei invoicefetcher haben wir seit vielen Jahren eine Vielzahl von Konnektoren und natürlich die API. Unsere Konnektoren speichern gültige Sitzungen, sodass nicht bei jeder Anmeldung ein 2FA-Code nötig ist. Allerdings gibt es Anbieter mit einer zwingenden 2FA-Pflicht. Automatisierung ist hier nur möglich, wenn ein Authenticator des Kunden auch bei uns läuft – das bieten wir aktuell nicht an. Wir diskutieren intern, ob wir diese Funktionalität einführen, da offensichtlich Bedarf besteht. Als IT-Experte sehe ich hier jedoch ein Sicherheitsrisiko, weshalb ich eher für API-Schnittstellen bin – so wie wir sie mit Amazon Business und anderen Anbietern nutzen.
Herausforderungen mit Amazon
Amazon selbst hat Probleme mit der Rechnungsbereitstellung für digitale Güter, dafür haben wir aber auch Lösungen geschaffen.
Auszug Lieferanten:
- Amazon Deutschland: Zugang über einen Crawler, der alle Rechnungen aus der Bestellhistorie holt.
- Amazon Deutschland Business: Zugang über einen Crawler, der Rechnungen aus der Beschaffungsanalyse und ggf. der Bestellhistorie zieht.
- Amazon Business API: Echte Schnittstelle ohne Zugangsdaten oder 2FA – holt alle Rechnungen, die Amazon bereitstellt. Bestimmte Dritthändler-Rechnungen fehlen jedoch. Daher muss ggf. noch Amazon Deutschland Business angebunden werden.
Seit April 2024 gibt es Händler, die ZUGFeRD-Rechnungen bei Amazon aussteuern. Viele dieser Rechnungen sind allerdings noch fehlerhaft. Amazon selbst kann bisher keine elektronischen Rechnungen ausstellen. Wir haben Amazon diesbezüglich bereits im Kontext der neuen Wachstumschancengesetzgebung informiert. Bisher nutzt Amazon Drittanbieter wie Eliana Sawatzki, um Rechnungen zu erzeugen. Amazon wird in Zukunft einfach XML- oder ZUGFeRD-Rechnungen ausgeben müssen – entsprechend der Übergangsfristen. Viele Kundenportale stellen bereits XML- oder ZUGFeRD-Rechnungen zur Verfügung.
Nutzung der API-Daten
Über die Amazon Business API stehen uns noch viele weitere Informationen zur Verfügung, die bisher nicht in die Weiterverarbeitung einfließen. Beispielsweise könnten wir nicht nur Kostenstellen und Bestellnummern direkt aus dem Beleg auslesen, sondern auch Informationen zu Bestellgruppen über die API erhalten. Sprechen Sie uns einfach an und dann schauen wir was Sinn macht im Prozess und was nicht. Allerdings wird das Thema Kostenstelle/Bestellnummer von unseren Kunden bislang zu wenig genutzt und vor allem sehr uneinheitlich gehandhabt. Eine Standardisierung wäre hier wünschenswert. Die Einführung der E-Rechnung wird das ohnehin regeln – vorausgesetzt, die Buchhaltungslösungen unterstützen die entsprechenden Werte für die Weiterverarbeitung.
In DATEV Unternehmen Online übermitteln wir in der Notiz diese Infos:
invoicefetcher als Rechnungsportal
invoicefetcher ist seit 2017 als Rechnungsportal aktiv. Die meisten Rechnungen kommen per E-Mail oder über Kundenportale. Papier wird zunehmend weniger genutzt.
Lösung für Unternehmen mit papierhaften Prozessen:
- Einführung einer zentralen Rechnungs-E-Mail-Adresse
- Effektive Handhabung eingehender Rechnungen
Unsere Kunden leiten ihre Belege (E-Mail oder Papier) an ihre individuelle invoicefetcher.email-Adresse weiter. Diese E-Mails werden im Postfach archiviert. AGBs und Widerrufsbelehrungen werden nicht weiterverarbeitet, bleiben aber im Original erhalten.
Wir bereiten derzeit einen neuen Deploy vor, der Dokumente in Beziehung setzt. Beispiel:
- Unser ERP-System verschickt eine Rechnung per Mail als XML und PDF.
- Unsere Regel: XML first!
- Die Validierung jeder Rechnung im invoicefetcher wird bald ausgerollt.
Was bedeutet das?
- Jeder Unternehmer hat seine Rechnung empfangen.
- Die XML-Struktur wird geprüft.
- Geschäftsregeln werden validiert.
Warum ist das noch nicht live? Weil viele Rechnungen derzeit fehlerhaft sind, einige Buchhaltungslösungen mit der Verarbeitung Probleme haben und falsche Daten Zahlungsprozesse blockieren könnten. Es gibt zudem noch viel Unwissenheit und Fehlinformationen in diesem Bereich. Ende 2024 brannte der Baum in diversen Büros öfter mal.
Amazon Seller Central für Online-Händler
Mit unseren Konnektoren (basierend auf Zugangsdaten) rufen wir für Amazon Seller Central folgende Daten ab:
- Gebührenrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Settlement-Reports (Rohdaten)
Problem: Zwangs-2FA.
Wir konnten nach erfolgreichem Login wochenlang automatisiert auf Daten zugreifen – das wurde uns jedoch „um die Ohren gehauen“. Jetzt muss jedes Mal ein 2FA-Code eingegeben werden. Händler, die dies nur einmal pro Woche oder Monat tun müssen, sehen das als akzeptabel, da es um sehr viele Rechnungen geht.
Weitere Schnittstellen
Interessanterweise haben große Unternehmen wie Deutsche Telekom und andere Mobilfunkanbieter kein Budget für echte Schnittstellen. Deshalb müssen wir mit Konnektoren auf Basis von Zugangsdaten arbeiten – was wir aufgrund eines Bundeskartellamt-Urteils tun dürfen.
Ein Wort zu Peppol
Peppol ist eine gute Grundidee und funktioniert in einigen Ländern bereits gut. Allerdings ist die Meldethematik noch nicht Teil des Netzwerks – das wird sich erst mit der Zeit entwickeln. Bis 2030 soll eine Meldepflicht für grenzüberschreitende Rechnungen eingeführt werden. Aktuell wissen weder das BMF noch die Finanzämter genau, welche Informationen sie konkret benötigen. Deutsche Finanzämter könnten auch Elster erweitern und beim Senden einer Rechnung direkt aus meinem Programm heraus die Meldung per Schnittstelle automatisch entgegennehmen – fertig. Das Problem: Die Datenmengen sind so gigantisch, dass sich bisher niemand eine genaue Vorstellung davon machen kann. Bei uns steht es auf der To-do-Liste, sich dem Netzwerk anzuschließen. Einen praktischen Nutzen bringt es unseren Kunden aktuell jedoch nicht.
DE-Mail und E-POST-E-Mail haben sich nicht durchgesetzt. Die Signaturpflicht ist bereits vor vielen Jahren weggefallen. Meine Prognose bleibt: Rechnungen werden weiterhin über Kundenportale bereitgestellt und per E-Mail versendet. Dafür gibt es gute technische und praktische Gründe – vor allem aufgrund der Einfachheit. Zudem ist dieses Vorgehen gesetzlich geregelt und auch in den Schreiben des BMF festgehalten.
Ach so, bevor ich es vergesse: Alle Kundenportal-Abholungen laufen bei uns tagesaktuell, und E-Mails werden sofort verarbeitet. Wir berechnen die perfekten Abholzeitpunkte – alles für den maximalen Kundennutzen.
Ich wünsche ein schönes Wochenende.
