Hallo Herr Ammon, wir nutzen eo classic und die gute alte Dokumentenablage. Rechnungen erstellen wir ebenfalls über Rechnungsschreibung. Die Rechnungen werden als Buchungssatz für Kanzleirechnungswesen zur Verfügung gestellt. Die Ablage erfolgt zusammen mit dem Ausdruck in der Dokumentenablage. Beim Import der Daten in Kanzleirechnungswesen wird automatisch die Belegverknüpfung mit der Dokumentenablage hergestellt. Ein gesonderte Archivierung in DUO macht aus meiner Sicht keinen Sinn. Kommt es zu einer Rückfrage zu einer Rechnung müsste ich dann erst DUO aufrufen und den Beleg suchen. Da bin ich in der Dokumentenablage schneller. Zumal ja in der Beschreibung Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und die abgerechneten Aufträge enthalten sind. ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Manz, freut mich, dass ich Ihnen helfen konnte. Beste Grüße Dieter Probst ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Manz, wir haben EO Classic. Die Einstellungen finden Sie aber in Kanzlei-Rechnungswesen unter Extras-Einstellungen. Ist also unabhängig von der eingesetzten EO-Version ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Manz, Wählen Sie in der Menu-Leiste Extras - > Einstellungen. Unter dem Punkt Dokumentenmanagement können Sie sich eine individuelle Ablagestruktur einrichten: ... Mehr anzeigen

Vielleicht können Sie so die Mail wiederfinden: In Outlook rechts oberhalb der Posteingangsliste ist ein Suchfeld. Geben Sie dort wenigstens einen Teil der Absenderadresse ein und klicken Sie anschließend auf  das Lupen-Symbol. Sie erhalten zunächst alle entsprechenden Mails im Ordner Posteingang. Scrollen Sie zum Ende der Liste. Dort finden Sie "Suchen Sie erneut in 'Alle E-Mail-Elemente". Klicken Sie auf den Text. Outlook durchsucht jetzt alle Ordner nach entsprechenden Mails. Jetzt müsste die Mail eigentlich in der Liste auftauchen. ... Mehr anzeigen

Liebe Kolleginnen und Kollegen, auch meine Erfahrungen hier in Bayern mit der Digitalisierung sind mehr als frustrierend, wenn es um die Kommunikation mit der Verwaltung geht. Das Kreisverwaltungsreferat München erklärt stolz, dass die Digitalisierung voranschreite, man könne jetzt auch Termine online vereinbaren – mit Ausnahme des Haupthauses. WAS FÜR EIN FORTSCHRITT. Bei den Finanzämtern in Bayern ist die Sache mit der Digitalisierung noch schlimmer: Es gibt tatsächlich pro Finanzamt eine offizielle E-Mail-Adresse: poststelle@.... Mails die dort ankommen, werden ausgedruckt und landen im normalen Postverteiler. Wenn Sie Glück haben, landet ihre ausgedruckte Mail im Postverteiler bevor der Beamte mit seinem Rundgang durch das Amt startet. Wenn nicht, erreicht die E-Mail den Sachbearbeiter halt erst einen Tag später. Mich würde mal interessieren, was das Finanzamt mit den Original E-Mails macht? Als Unternehmen sind unsere Mandanten und  wir verpflichtet, die Eingangspost im Originalformat zu archivieren. E-Mail ausdrucken, lochen abheften und Original-Mail löschen  wäre ein eklatanter Verstoß gegen die Aufbewahrungsvorschriften und damit gegen die GoBD, den das Finanzamt sicher als gefundenes Fressen als Begründung für eine Schätzung verwenden würde. Mail-Anhänge werden von der Poststelle meistens prinzipiell ignoriert (Begründung: Virengefahr). Unverschlüsselte Anhänge teilen das Schicksal der Mail. Entweder bleiben sie unbeachtet oder werden ausgedruckt… Sollten Sie eine Mail mit einem passwortgeschützten Anhang schicken, erhalten Sie die Antwort, dass Passwörter aus Datenschutzgründen nicht abgefragt werden. Also das ganze wieder rückwärts per Fax oder Post. Vorhaltepflicht von Belegen ab ESt-VZ 2017. Telefonische Auskunft einer Sachbearbeiterin des Finanzamts Starnberg: „Das interessiert uns nicht, wir bearbeiten die Steuererklärung nur wenn alle Belege wie bisher vorliegen.“ Belegeinreichung per Mail ist aber praktisch unmöglich. Ähnlich verhält es sich – jedenfalls in Bayern – mit den elektronisch übermittelten Steuererklärungen. Die werden in den jeweiligen Finanzämtern ausgedruckt, per DHL nach Wunsiedel verfrachtet, dort edv-mäßig wieder erfasst (wurde ursprünglich manuell eingetippt, mittlerweile sollen Scanner zum Einsatz kommen) und anschließend wieder per DHL in das Veranlagungsfinanzamt zurückgebracht. Was dann wohl mit den Papierausdrucken passiert??? Wahrscheinlich ist das auch der Grund dafür, dass wir in Einzelfällen bis heute per Post Anforderungen von Steuererklärungen erhalten, die bereits elektronisch übermittelt wurden. Selbst auf den Hinweis hin, dass ein Transferticket vorliege, erfolgt beim Gegenüber oft nur ein Achselzucken: Ob wir die Erklärung noch Mal übermitteln oder eine Kopie per Post schicken könnten? Muss man das noch kommentieren? ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Berger, die Farbe schwarz für Vorjahreswerte zu verwenden ist tatsächlich nervig, weil sie zu leicht übersehen wird. Leider kann man die Farbe der Vorjahreswerte nicht ändern (im Gegensatz zu den Daten des laufenden Jahres). Wir überprüfen die Vorjahreswerte über das Protokoll "unveränderte VJ-Werte". Dort werden zwar vom Geburtsdatum bis zu den außergewöhnlichen Belastungen ALLE Texte und Zahlen aufgeführt, die sich im laufenden Jahr nicht verändert haben, trotzdem hilft es schon ein gutes Stück weiter. Das Protokoll finden Sie links im Navigationsbaum unter Protokolle > Daten > Unveränderte VJ-Werte (Ausnahme: Umsatzsteuer). ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Mayer, bei der Übergabe der Werte von Rechnungswesen an Umsatzsteuer können Sie bei den kontextbezogenen Links unter "Umsatzsteuer" auswählen, ob Sie eine konsolidierte Erklärung erstellen wollen: ... Mehr anzeigen

sogeanntes Kanzlei Passwort schriftlich mitgeteilt habe. Meinten Sie mit "Kanzlei Passwort", dass für alle Mandanten ein identisches Passwort vergeben wurde? Das wäre dann vermutlich aber nicht DSGVO-konform. ... Mehr anzeigen

Wenn Ihre Mandanten Unternehmen online nutzen, haben Sie doch schon für jeden Mandanten eine eigene Unterberaternummer? ... Mehr anzeigen

Jeder Messenger ist nur zu sich selbst kompatibel. Sie können von Whats App keine Mitteilung an Threema, Telegram , Viper, usw. schicken. und umgekehrt. Mit einem Datev-Messenger würde ich mich also innerhalb einer geschlossenen Teilnehmergemeinschaft bewegen, was an sich schon ein Sicherheitsvorsprung gegenüber der Email (mehr aber auch nicht) wäre. ... Mehr anzeigen

Das kann man ja regeln. Smartphone: Gesichtserkennung, Fingerabdrucksensor, PIN-Eingabe, Passworteeingabe, SmartLogin, ... Desktop: Für den Zugriff auf den Messenger muss das Sicherheitspaket/Sicherheitspaket compact installiert sein und der entsprechende mIdentity gesteckt sein. ... Mehr anzeigen

Meiner Meinung nach, genügt es seit der DSGVO nicht mehr, wenn der Mandant in den unverschlüsselten Email-Verkehr einwilligt. Ich habe auf der Seite der BStBK eine FAQ-Liste gefunden https://www.bstbk.de/export/sites/standard/de/ressourcen/Dokumente/04_presse/publikationen/02_steuerrecht_rechnungslegung/42_2018-04-05_Praxishilfen_Datenschutz_Fragen_zur_Datenschutz-Grundverordnung.pdf. Demnach kann der Mandant nicht mehr in die unverschlüsselte Übertragung einwilligen, wenn es um Mitarbeiterauswertungen geht, da nur die betroffene Person einwilligen kann. Das würde im Umkehrschluss bedeuten, dass eine Einwilligung wirksam wäre. Allerdings habe ich im Internet auch mehrfach die Meinung gefunden, dass die DSGVO zwingend ist und selbst eine ausdrückliche Einwilligung des Mandanten keine rechtlich bindende Wirkung habe. Ich persönlich habe für mich beschlossen, weiterhin zu verschlüsseln. s/mime halte ich verschlüsselungstechnisch für die beste Lösung, allerdings stellen sich da noch Fragen: Mitarbeiter verschickt  mit Zertifikat verschlüsselte Mail an Mandant, Mandant antwortet ebenfalls mit Verschlüsselung per Zertifikat. Kann ich als Chef oder andere Mitarbeiter dann diese Antwortmail noch öffnen und lesen? Was passiert, wenn der Mitarbeiter die Kanzlei verlässt (Rente, Kündigung) und seine Smartcard gelöscht wird. Kann man dann noch auf die verschlüsselten Mails zugreifen? Für einfache Dokumente aus Word oder Excel oder Auswertungen aus Datev-Anwendungen wählen wir den Ausgabekorb. Da können wir mehrere Ausgabewege  gleichzeitig bedienen (z. B. Ablage in der Dokumentenablage und Versand per Mail) und jeweils auswählen, ob die Mail oder die Dateiablage mit einem Passwort verschlüsselt wird. Zwar kann man grundsätzlich auch eine Antwortmail über den Ausgabekorb als passwortgeschützte Email ausgeben, allerdings wird dann die Mail zur PDF-Datei, die einer Mail angehängt wird. Ein doppelter Salto rückwärts. Wir haben bereits vor gut 10 Jahren mit einigen ausgewählten Mandanten die Kommunikation über SharePoint erprobt und waren alle grundsätzlich zufrieden. Vielleicht sollten wir einfach alle bei dem Thema digitale Kommunikation umdenken und weg von der Email neue Wege suchen? Unsere Kinder nutzen Email so gut wie gar nicht mehr. Messenger-Apps sind viel wichtiger geworden. Überall lesen wir, dass die Digitalisierung unser Leben und unsere Arbeitsweisen verändern wird. Liebe DATEV, das gilt auch für euch. Wie wäre es denn z. B. mit folgender Idee: Eine Messenger App von DATEV, mit der wir Steuerberater entweder über ein Mandantenmodul mit dem Mandanten direkt Kontakt aufnehmen können oder aber wir stellen die Nachricht auf dem Server der DATEV - ähnlich dem Verschlüsselungsportal zur Verfügung. Der Mandant wählt dann selbst, ob er mittels Smartlogin, Passwort oder Zertifikat auf das Portal Zugriff nimmt. Da Steuerberater und Mandant den gleichen Messengerservice nutzen, ist die end-to-end-Verschlüsselung überhaupt kein Problem mehr (hat sogar Whats App geschafft). Gäbe es die App dann noch als Handy und Desktop-Version, wäre das der Hammer (zugegeben, auch das hat Whats App schon geschafft). Selbst mit dem Finanzamt könnte man so sicher kommunizieren. Die Anfänge liegen ja ohnehin schon vor (elektronischer Einspruch, elektronischer Antrag auf Anpassung VZ). Eine weitere sinnvolle Anwendung wäre die die Übermittlung von Belegen, die das Finanzamt angefordert hat. Für diejenigen, die sich auf keinen Fall von der Email trennen wollen, könnten m. A. nach sogar beide Systeme nebeneinander existieren. Aber wahrscheinlich dauert das mindestens die nächsten zwei 5-Jahresplanungszyklen, bis so etwas überhaupt in die Planung aufgenommen wird. ... Mehr anzeigen

Hallo Frau Radicek, dem Wunsch schließe ich mich an. Da ich Mitinhaber von 2 Kanzleien bin also bitt +2 !!! ... Mehr anzeigen

Ups, stimmt Sie haben Recht. Es scheint dann wohl tatsächlich an der Zusammenfassung zu liegen. War mein Fehler; ich nutze immer die Übersicht Fristen/Bescheide und da fehlt eben tatsächlich die GewSt-Berechnung. Beste Grüße Dieter Probst ... Mehr anzeigen

Das fehlt auch bei Einzelunternehmen und PersGes. Liegt m. W. daran, dass die Steuerdaten zur Gewerbesteuer nicht vom Finanzamt übermittelt werden, weil ja die Kommunen für die GewSt-Festsetzung zuständig sind. Machbar wäre dann wohl bestenfalls GewSt-Meßbetrag, der vom Finanzamt festgesetzt wird. ... Mehr anzeigen

Jetzt ist sie also da, die DSGVO. Die ersten Kollegen haben mitgeteilt, dass sie keine Lust auf Mailverschlüsselung haben und deshalb gar nichts in diese Richtung machen. Eine Anwaltskanzlei, mit der wir zusammenarbeiten hat mir bereits den Vogel gezeigt und die ersten Mandanten haben erklärt sie pfeifen auf die Verschlüsselung und wir sollen uns doch bloß nicht so anstellen. Wie sind denn jetzt hier im Forum die ersten Erfahrungen? IS Fox klingt gut, aber ich habe leider unseren ASP-Partner nicht erreicht. Hat jemand Erfahrung mit "Email made in Germany"? Angeblich eine Initiative der deutschen Mail-Provider, dass Mails zwischen deren Server und dem Empfänger/Versender der Mail standardmäßig mit SSL verschlüsselt werden. Allerdings greift diese Lösung nicht für Email-Anbieter aus Drittstaaten (Yahoo, Outlook.com, usw.)  und man kann die Aktivierung nicht rückgängig machen. Bevor ich deshalb den Haken setze, die Frage hier im Forum, ob schon jemand Erfahrung damit hat? ... Mehr anzeigen

Ich stimme Ihnen ja zu. Auch ich bin mit Datev zufrieden. Auch bezüglich der Kostenstruktur bin ich bei Ihnen: Die Kosten für das Mehrwertpaket selbst sind jedenfalls deutlich weniger, als die Hälfte der gesamten Datevkosten. IS-Fox habe ich mir angesehen, wir werden nächste Woche Kontakt mit unserem ASP-Partner aufnehmen und die 4-wöchige Testphase angehen. Es klingt wirklich sehr gut. ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Lutz, das klingt zwar auf den ersten Blick gut, aber: Wir haben 13 Mailadressen im Einsatz. Nach der Preisliste der Datev fallen damit zusätzliche 187,50 EUR pro Monat an Kosten an! (42,50 für die Verschlüsselung, 36,00 Grundgebühr Datevnet, 10,00 Miete für den Datev-Router, 99,00 EUR Volumengebühr für Datevnet) Auch ohne diese Kosten holt sich die Datev aktuell jeden Monat rd.  3.700 EUR ab. zzgl. rd. 1.100 EUR für das Partner-ASP inkl. Betriebsstättenzertifikat, das bereits auf dem Kommunikationsserver installiert ist.  Wieso werde ich das Gefühl nicht los, an dieser Stelle die Funktion einer Milchkuh innezuhaben? ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Kolberg, in der Regel kommen doch die Auftragsverarbeiter auf uns zu, da diese sonst das Problem mit den unterschiedlichen Verträgen haben (Stellen Sie sich vor, jeder Steuerberater entwirft seinen eigenen Vertrag für die Zusammenarbeit mit der Datev - arme Datev) Aber ich finde die Praxishilfen zur DSGVO auf der Seite der gdd gut. https://www.gdd.de/gdd-arbeitshilfen/praxishilfen-ds-gvo/praxishilfen-ds-gvo ... Mehr anzeigen

Ich fände eine End-to-End-Verschlüsselung mittels s/mime-Zertifikat schon die eleganteste Lösung. Leider ist sie aber m.A. nach aus folgenden Gründen nicht praktikabel: 1. Mitarbeiter führt verschlüsselten Emailverkehr mit Mandant und legt die Mail anschließend in der Dokumentenablage ab. Später will ich die Mail lesen, die wurde aber mit dem Zertifikat des Mitarbeiters verschlüsselt. Habe ich jetzt Zugriff auf die Mail oder muss ich erst meinen Mitarbeiter bitten, mir die Mail auszudrucken? 2. Nehmen wir mal an, der Mitarbeiter verlässt die Kanzlei (Rente, Kündigung). Selbstverständlich werden wir dann die Smartcard des Mitarbeiters stornieren. Damit wird auch sein Zertifikat ungültig. Kann man dann die Mail überhaupt noch öffnen oder muss ich den Mandanten bitten, den gesamten Mailverkehr der letzten Jahre nochmals zu schicken (verschlüsselt an meine Mailadresse?) Aber irgendwann scheide ja auch ich hoffentlich mal aus dem Arbeitsleben aus. Was passiert dann mit den Mails, die an mich geschickt worden sind, sofern sie noch nicht vom Löschkonzept der DSGVO erfasst wurden? Kann mein Nachfolger dann noch auf die Mails zugreifen? Gibt es evtl. die Möglichkeit ein "Kanzleizertifikat" zu installieren, das vom einzelnen Mitarbeiter unabhängig ist und mit dem jeder Mitarbeiter seine ausgehenden Mails verschlüsseln kann? Auftragnehmer des Mandanten ist ohnehin nicht der einzelne Mitarbeiter, sondern die Kanzlei. Eine befreundete Anwaltskanzlei erzählt mir, dass die einzelnen Anwälte z. B. im Büro den eigenen mIdentity nicht mehr brauchen. Auch unser ASP-Partner braucht für den Kommuniktionsserver keine Smartcard mehr, sondern hat ein Zertifikat installiert. Da sollte  es doch möglich sein, mit diesem Zertifikat  alle ausgehenden Mails zu verschlüsseln. Jedenfalls dann, wenn d er Empfänger ebenfalls über ein Zertifikat verfügt. ... Mehr anzeigen

"...alleine schon die E-Mail-Adresse itself ein persönliches Datum ist." Dann dürfen Sie aber auch mit herkömmlicher Post keine Briefe verschicken, weil die Postadresse auch eine personenbezogene Angabe ist. Vielleicht könnten wir ja die Postboten eine Verschwiegenheitserklärung nach § 203 StGB unterschreiben lassen? - ok war nicht ernst gemeint. Aber ich komme einfach mit diesem Spagat nicht klar, dass wir digital arbeiten sollen, aber analog kommunizieren müssen. ... Mehr anzeigen

Zum Verständnis: Wir haben mit Emails an das Finanzamt bereits öfters die Erfahrung gemacht, dass wir keine Antwort erhalten haben oder per Mail gegeben Erläuterungen wiederholt angemahnt wurden. Antwort der Sachbearbeiter: von der Mail wisse er nichts. Vor diesem Hintergrund sogar das Risiko eingehen, einen Einspruch per Mail zu schicken und hinterher Wiedereinsetzung beantragen zu müssen, ist für mich nicht akzeptabel. Mit dem guten alten Fax habe ich jedenfalls einen anerkannten Beweis, dass der Schriftsatz zugegangen ist. Anders als in Ihrer Kanzlei erhalten wir auch noch öfters Faxe von Mandanten. Deshalb ist das Fax (noch) nicht ausgesondert. Belege schicken wir nur auf Anforderung und dann mit der guten alten Post. Das ist ja das Dilemma, dass alle fordern wir sollten digitalisieren, unsere Bundeskanzlerin Deutschland zu einem "Digitalstaat" machen will, aber leider, sieht die Realität insbesondere in der Kommunikation mit den Behörden noch ganz anders aus. Ich erinnere nur mal an das Vorgehen der Finanzämter mit den elektronisch übermittelten  Jahressteuererklärungen. Da fallen einem doch die Haare aus !!! Und die Sicherheit eines Telefaxes hängt im Wesentlichen davon ab, ob sie über eine herkömmliche Telefonleitung oder einen VoIP-Anschluss faxen. Noch ist unser Telefonanschluss nicht digitalisiert. ... Mehr anzeigen

Einsprüche und Anträge auf Anpassung von Vorauszahlungen erledigen wir elektronisch mittels Datev. Die Ablage erfolgt ausschließlich digital. Schriftverkehr mit dem Finanzamt per Email, ist bei uns tabu. Im Regelfall faxen wir, scannen Fax und Faxprotokoll ein und schicken das Papierfax samt Protokoll dem Mandanten. Wir sind das Papier los, Mandant hat den Nachweis, dass wir tätig geworden sind. Weniger Stress bei der Abrechnung. ... Mehr anzeigen

Liebe Kolleginnen und Kollegen, nur um das klar zu stellen: Ich nehme das Thema sehr wohl ernst. Vor 2 Jahren hat die Politik die EU-Richtlinie umgesetzt und sich dann zurückgezogen, getreu dem Motto "Wir haben unseren Job getan, der Rest geht uns nichts mehr an, das ist Sache der Wirtschaft". Unsere Kammern und Verbände haben sich ebenfalls Zeit gelassen und jetzt bricht wie immer bei gesetzlichen Neuregelungen hektische Panik aus. Egal für welche Verschlüsselungsmethode wir uns entscheiden, keine ist meiner Meinung nach sicher. Das scheint aber auch nicht die Absicht der Schöpfer der DSGVO gewesen zu sein. Jede noch so einfache Verschlüsselung ist offensichtlich ausreichend. Jede Kanzlei kann und muss für sich entscheiden, welche Verschlüsselung sie welchen Mandanten anbietet oder ob das Medium Email überhaupt noch genutzt werden soll. Wichtig für mich ist der Erfahrungsaustausch in Foren wie diesen über den 25.05. hinaus, wenn erste Erfahrungen aus der Praxis aufschlagen. Außerdem bitte nicht vergessen, dass die Email-Kommunikation - samt Verschlüsselung - auch in der Datenschutzrichtlinie und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten Eingang findet. Eine Möglichkeit wäre für mich auch, dass alle Mandanten ein mIdentity bekommen. Ich bin mir sicher, dass viele Mandanten bereit wären sich an den einmaligen Kosten zu beteiligen. Damit erhalten sie automtisch auch ein Zertifikat zur Verschlüsselung. Das Zertifikat muss einmalig im Mailprogramm des Mandaten installiert werden, das übernehmen meine Mitarbeiter per Fernwartung in 5 bis 10 Minuten. Anschließend brauche ich noch einmalig eine Mail vom Mandanten mit seiner Signatur und ich kann mit meinem mIdentity die Mails an den Mandaten verschlüsseln. Einziger Nachteil: Mandanten, die ihre Mails am Handy oder Tablet lesen. Da kann es zu Problemen kommen. Kann die Datev da bei einer Lösung behilflich sein? ... Mehr anzeigen

Hallo Frau Decker, vielleicht wäre so ein Copyright tatsächlich eine gute Idee. Keine Kosten für Verschlüsselung Endlich kein verstopfter Datenhighway mehr Durch die geringere Datenmenge entfällt der teure Glasfaserausbau Die Internetkosten der Kanzleine sinken deutich Die Lizenzgebühren würden vermutlich schon nach kurzer Zeit ausreichen, meinen Lebensunterhalt zu finanzieren, ich könnte meine Kanzlei verkaufen und meine Familie wäre glücklich. Aber auch die Idee mit den Wachstäfelchen finde ich gut. Die Datev mutiert vom Softwarehersteller und Rechenzentrumsbetreiber zum Wachstäfelchen-Produzenten und Kurierdienst "Grüner Reiter" und alle wären glücklich. ... Mehr anzeigen

Aber mal ernsthaft: Wir sollen digitalisieren, aber überall fliegen uns irgendwelche Prügel zwischen die Beine. Anscheinend haben aber die Telekom und das Fraunhofer Institut den Ernst der Lage begriffen und handeln, wie der folgende Link zeigt: www.volksverschluesselung.de Doof ist nur, dass man für die Registrierung entweder einen Personalausweis mit Online-Funktion oder einen Telekom-Account besitzen muss. Besitzt man keins von beiden, kann man aber gern am 18.05. oder 15.06. zwischen 12:00 Und 15:00 persönlich kurz in Darmstadt vorbeischauen und sich registrieren lassen. Personalausweis nicht vergessen !!! Nicht lachen, die meinen das ernst. ... Mehr anzeigen

Na ja, ich hätte da schon eine Idee: Voraussetzung ist allerdings, dass ich nicht gegen den Datenschutz verstoße, wenn ich meine eigene Kanzlei-Telefonnummer unverschlüsselt übertrage. Ich würde dann nur noch Mails mit dem folgenden Text verschicken: Ich habe eine Frage bitte rufen Sie mich unter der folgenden Telefonnummer an. Mit freundlichen Grüßen Ihr Steuerberater ... Mehr anzeigen

Liebe Teilnehmer dieser Diskussion, so langsam verzweifle ich - wie so viele andere auch - an diesem Bürokratiewahnsinnsmonster Datenschutzgrundverordnung, vor allem aber an den unendlichen Diskussionen über die Verzweiflung. Überall bekommt man tolle Links und Hinweise, aber nichts konkretes. Deshalb presche ich jetzt mal vor: Erfreulicherweise hat die Steuerberaterkammer München verkündet, sie hätte ein Muster für ein verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten im Downloadbereich für Mitglieder hinterlegt. Was ist es dann wirklich? Das Formular der Bundessteuerberaterkammer, beispielhaft ausgefüllt für die Fibu. Schlagartig war die StBK bei mir in der Beliebtheitsskala wieder da, wo sie vorher auch schon war - nämich bei 0. Also habe ich tatsächlich beschlossen, das Rad für mich neu zu erfinden. Ich werfe gern meinen Stand hier in die Diskussion, aber nicht als rechtlich verbindliches Komplettsystem, sondern als Diskussionsgrundlage. Grundlage meiner Überlegungen/Tätigkeit war: Steuerberater sind tatsächlich keine Aufttragsverarbeiter, solange sie Tätigkeiten ausüben, die zum Berufbild des Steuerberaters gehören. Speziell für meine Kanzlei gilt, dass wir für eine Stiftung, die bei uns Mandant ist, die Spendenquittungen erstellen und verschicken undfür eine befreundete Kanzlei die Lohnbuchhaltung für deren Mandanten übernommen haben. Also 2 Tätigkeiten, für die wir als Auftragsverarbeiter eingestuft werden. Zentraler Dreh- und Angelpunkt ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Was aber sind denn nun Verarbeitungstätigkeiten? Wann verarbeiten wir denn welche personenbezogenen Daten? Geholfen hat mir, die Frage umzudrehen: Würde ich personenbezogene Daten speichern oder verarbeiten, wenn ich dafür kein Honorar erhalte? Antwort: Im Regelfall Nein, also alle Tätigkeiten, die wir abrechnen sind Verarbeitungstätigkeiten. Nächste Frage: wofür erhalte ich denn ein Honorar? Bei der Antwort hat die Datev geholfen: Alles wofür wir einen Auftrag haben vgl. Datev-Auftragsverwaltung. Und gibt es vielleicht doch Verarbeitungstätigkeiten, für die wir kein Honorar erhalten? Antwort: Ja, z. B. die Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz (ist meine persönliche Meinung) Welche Daten müssen in dem Verzeichnis erfasst werden? Hier hilft jetzt tasächlich die StBK. Das Formular besteht nämlich aus 3 Bereichen ein Vorblatt mit allgemeinen Angaben zur Kanzlei, die eigentliche Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit sowie eine empfohlene Ergänzung. Auf der Grundlage der vorstehenden Überlegungen haben wir 20 Verarbeitungstätigkeiten für uns identifiziert. Schließlich habe wir ein Procheck Prozessmodul entwickelt, das mit den allgemeinen Daten zur Kanzlei (Vorblatt im Muster der StBK München)beginnt, dann für jede Verarbeitungstätigkeit die erforderlichen Angaben als eigenen Unterpunkt enthält (Abschnitt 2 im Muster der StBK München) und schließlich die empfohlenen Ergänzungen (Abschnitt 3 ders Musters der StBK Müchen - noch nicht umgesetzt). Abschnitt 1 ist fertig (war aber auch nicht schwierig), Abschnitt 2 wird voraussichtlich am Mittwoch fertig. Abschnitt 3 gehen wir dann in Ruhe an. Ich behaupte jetzt nicht, dass unser Prozessmodell perfekt ist oder einer rechtlichen Überprüfung standhalten wird, aber zumindest ist es ein Anfang. Deshalb stelle ich es gern allen interessierten Kolleginnen und Kollegen in diesem Forum als unverbindliche Diskussionsgrundlage zur Verfügung. Wie gesagt, das Modell ist sicher noch verbesserungsfähig, aber rumreden und jammern, dass es nix gibt, bringt uns auch nicht weiter. Es sind schließlich nur rd. 2 Wochen bis zum 25. Mai. Beste Grüße D. Probst ... Mehr anzeigen