Umgang mit den Originalen von digitalisierten Bescheiden

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Wenn die Belege mit alten Xerox Geräten gescannt wurden.....

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... stimmt, da war doch was 

Vor ein paar Jahren waren tatsächlich bei uns noch einzelne Xerox-Geräte im Einsatz ...

... aber seither hat Xerox keinen Fuß mehr in unserer Tür 

... der Makel ist 'nachhaltig'

... einer OCR vertraue ich noch weniger als einem Scan

... den eingescannten Beleg könnte man ja bei Bedarf jederzeit auch später nochmal per Software 'auslesen' oder zur Not mit den eigenen Augen interpretieren

... könnte nur schwierig bis unmöglich werden, wenn es um Unmengen von Belegen geht

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@vogtsburger schrieb: .. mich würde interessieren, ob es zum Thema "Ersetzendes Scannen" schon Gerichtsverfahren bzw -urteile gab

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Soweit ich mich erinnern kann, hat die DATEV damals bei Einführung des "ersetzenden Scannen" diverse Schein-Gerichtsverfahren durchgeführt (Fiktive Fälle mit echten Richtern, usw.) und es gab nie ein Problem mit der Vorlage von Scans. Begründet wurde das meines Wissens auch damit, dass es auch in Gerichtsverfahren üblich ist, Kopien vorzulegen.

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@A_Retzlaw schrieb: In der Zwischenzeit habe ich auch die Antwort von der Steuerberaterkammer erhalten und es wurde bestätigt, was Michael Renz geschrieben hat: "der Papierbescheid ist ein Dokument des Mandanten", also sein Eigentum. Und es ist egal, dass andere Bescheide digital zugestellt werden. Das was dem StB auf Papier zugestellt wird, ist Eigentum des Mdt. und somit an die Aufbewahrungspflichten gem. §66 Abs.1 Satz1 StBerG gebunden. 

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Steuerbescheide sind Bestandteile der Handakte gemäß § 66 I StBerG; Die Handakte darf auf Papier oder digital geführt werden => für Handakte reicht Scan des Bescheids)

Steuerbescheide sind Dokumente im Sinne von § 66 II StBerG; Diese müssen im Original aufbewahrt werden, damit der Herausgabeanspruch erfüllt werden kann. Aber: Es besteht kein Herausgabeanspruch und keine Aufbewahrungspflicht des Originals, wenn Mandant eine Abschrift erhalten hat § 66 II Nr. 2 StBerG => es reicht, dem Mandanten eine Kopie/Abschrift/Datei auszuhändigen, danach besteht nach StBerG weder Aufbewahrungspflicht noch Herausgabeanspruch auf das Original.

Fazit: Mir erschließt sich nicht, warum nach den Vorschriften des StBerG der Papierbescheid in der Kanzlei aufbewahrt werden müsste, wenn der Mandant eine Abschrift erhalten hat.

Ob hinsichtlich des Originals ggf. Eigentumsrechte nach BGB anzuwenden sind , kann ich nicht beurteilen. Ist ein Papierbescheid eine Sache im Sinne von § 90ff BGB?? Und falls ja, wie würden sich diese Eigentumsrechte auf digitale Bescheide übertragen lassen? @Michael-Renz ??

Zu beachten ist, dass nach BGH-Rechtsprechung anscheinend ein zusätzlicher Auskunftsanspruch gemäß § 666 BGB besteht. Selbst für Dokumente, die der Mandant bereits erhalten hat. Aber auch hierfür reicht meines Erachtens das Aushändigen einer Abschrift (insbesondere, da dieser Anspruch anscheinend auch besteht, wenn der Mandant das bereits ausgehändigte Dokument verloren hat...)

Ich persönlich finde auf Basis des StBerG die beschriebenen Vorgehensweise von @deusex praktisch und richtig.

@theo Danke für den Hinweis auf das Thema.

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Ich kenne nur die Simulationsstudie der DATEV; bereits auch wieder zehn Jahre alt. Ein echtes Urteil zum ersetzenden Scannen kenne ich bisher nicht.

Ich habe bisher keinen Mandanten ersetzendes Scannen empfohlen, weil es

1. mangels Rechtsprechung keine Rechtssicherheit gibt und

2. ich kein Vertrauen darauf habe, dass es in der Praxis so sauber umgesetzt wird, dass es hinterher bei einer Betriebsprüfung keine Probleme gibt.

Daher lieber den gescannten Beleg im Ordner abheftet und ab ins Archiv. Dann ist der Original-Beleg immer verfügbar, wenn der Prüfer ihn sehen will.

https://www.datev.de/web/de/m/presse/im-fokus/aktuelle-themen/ersetzendes-scannen/

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Hallo @noescher ,

Papier ist tatsächlich eine „bewegliche Sache“ an der man „Eigentum“ haben kann - darum gehts hier aber nur am Rande.

Die auf dem Papier verkörperten Daten sind das Thema. Diese sind nicht körperlich und daran kann man auch kein Eigentum im zivilrechtlichen Sinne haben. Und genau das gilt auch für den elektronischen Bescheid. 

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@swenzel  schrieb:

Ich kenne nur die Simulationsstudie der DATEV ...

...

https://www.datev.de/web/de/m/presse/im-fokus/aktuelle-themen/ersetzendes-scannen/

...

Schwerpunktthema

Ersetzendes Scannen

...

Darf ein Unternehmen, das Belege einscannt und elektronisch weiterverarbeitet, die Papieroriginale vernichten? Ja, prinzipiell ist das möglich - man spricht dabei von Ersetzendem Scannen. Dabei kann das Papier dann entsorgt werden, wenn sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege Manipulationen ausschließen. Die Voraussetzung dafür ist eine saubere Dokumentation der Arbeits- und Scan-Prozesse im Betrieb.

...

... ok, in diesem Thread geht es nur um Bescheide.

Gefälschte Original-Bescheide sind mir bisher noch nicht begegnet ...

... aber andere gefälschte wichtige Originaldokumente sind mir schon begegnet. Wenn dann das gefälschte Originaldokument fotokopiert und/oder eingescannt und das Papier-'Original' anschließend vernichtet wird, dann nützt die manipulationssichere Aufbewahrung des Scans (der Fälschung) auch nichts mehr

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Die Fälschung war/ist nämlich beim direkten Vergleich zwischen Original und Kopie (bzw. Scan) ziemlich schnell zu erkennen, vor allem, wenn 'Amateur-Fälscher' am Werk waren

... z.B. Original und Kopie übereinandergelegt und gegen eine starke Lichtquelle gehalten und schon sieht man die Unterschiede, z.B. geänderte Namen und Beträge, geändertes Datum, hinzugefügte Sätze bzgl. §181 BGB etc)

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Nachtrag:

Das folgende Dokument beantwortet (mir) einige Fragen und bestärkt mich in dem Vorhaben, wirklich wichtige Dokumente nicht "ersetzend zu scannen", sondern 'nur' "ergänzend zu scannen"

... habe nämlich sogar schon erlebt, dass notariell beglaubigte Dokumente falsch waren, weil das Original bereits vor der Beglaubigung gefälscht war

... hier der Link zur Fundstelle:

BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen 

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Die Frage/Leitsatz war doch:

Umgang mit den Originalen von digitalisierten Bescheiden

Warum auch immer wurde hier dann das "ersetzende Scannen" problematisiert.

Nach § 147 Abs. 1 Nr. 7 AO unterliegen der Aufbewahrungspflicht für steuerliche Zwecke neben sehr speziellen Regelungen (Nr. 1 - 6) "nur":

sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind!

Die meisten Steuerarten für die bei uns in unserer Kanzlei Steuerbescheide eingehen, sind steuerlich irrelevant, da diese keine steuerliche Betriebsausgabe darstellen z. B.

• § 12 Nr.4 EStG: ESt und KSt
• § 4 Abs. 5b EStG: GewSt
• USt bei bilanzierenden Steuerpflichtigen

Gibt es wirklich Steuerbescheide, die das Finanzamt oder die Gemeinde erstellt und auf dem Postweg zu uns als StB-Kanzlei gefälscht werden? Haben wirklich bei Euch schon scannende Mitarbeiter Steuerbescheide gefälscht?

Bisher habe ich das ersetzende Scannen nur als (wirkliches / relevantes / wesentliches) Problem (d. h. mit steuerlicher negativer Wirkung) im Sinne des § 15 UStG (Vorsteuerabzug) in Verbindung mit § 14 UStG gesehen:

Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.

Aus den mir bekannten Steuerbescheiden haben wir aber keinen Vorsteuerabzug!

Ist es wirklich vorstellbar, dass ein Betriebsprüfer z. B. den Betriebsausgabenabzug von Grundsteuer nicht anerkennt, da wir den Grundsteuerbescheid falsch gescannt haben (nur die leeren Rückseiten; kommt es wirklich bei Euch vor, dass unsere Mitarbeiter solche Fehler machen und diese in der Kanzlei massenhaft nicht auffallen). Haben wir wirklich bei Steuerbescheiden:

• ein Empfängerbenennungsproblem nach § 160 AO oder
• ein "Beweisproblem" da der Empfänger der Zahlung unbekannt verzogen ist und uns keine Zweitschrift ausfertigen kann, oder
• hat ein Betriebsprüfer jemals bei Steuern, die Betriebsausgaben darstellen, ein Kontoauszug der Finanzverwaltung als Beweismittel abgelehnt?

Gibt es nicht noch weitere "Beweismittel" als nur der Originalbescheid? Kann man Betriebsausgaben nicht auch nur glaubhaftmachen? 

Ich persönlich sehe nur das Eigentumsproblem am Papier. Daher obige Ausführungen und die Mustermail an den Mandanten.

Oder übersehe ich da etwas?

Gruß Ralf Blum (hier ohne Blick in Kommentar oder BMF-Schreiben; schnell dahingeschrieben)

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Hallo Herr Blum,

ich sehe das ebenfalls wie Sie. Mal weg von der akademischen Frage hin zum praktischen Ansatz:

- Papierbescheid kommt in der Kanzlei an und wird digital archiviert.

- Nach Prüfung des Bescheids erhält der Mandant vereinbarungsgemäß den Bescheid digital.

- Der Originalbescheid wird vernichtet.

Rechtsfolgen?

Beste Grüße 

Christian Wielgoß 

[#10]

Also bei mir werden Originalbescheide in Papier dem Mandanten übergeben. Die Aufbewahrung lege ich in die Verantwortung des Mandanten.

Wir behalten nur das digitalisierte Dokument (früher eine Kopie). Andere behördliche Schreiben und Dokumente werden - wenn sie nicht an den Mandant weitergereicht werden - in einer Box (früher in der Akte) aufbewahrt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zertifiziert vernichtet [Punkt aus].

Ich denke nicht, dass es ein Problem mit einer BP oder dem Finanzamt gibt, wenn ein Originalbescheid mal nicht auftaucht. Die Finanzämter haben ja auch eine Aufbewahrungspflicht. Zu Zeiten vor der Digitalisierung wurden bei den Finanzämtern Akten nach mehreren Jahren "geschlossen". Die geschlossenen Akten wurden dann in der Registratur noch 10 Jahre eingelagert und erst dann vernichtet.

Ich sehe hier ggf. nur ein Problem, wenn es z.B. um andere rechtliche Vorgänge ginge. Deshalb lege ich die Verantwortung in die Hände meiner Mandanten - und ich bin aus einer möglichen Haftung raus.

Das Eigentum an dem physischen Bescheid wurde ja geklärt. Wenig Verständnis habe ich dafür, dass Kollegen die Verantwortung und mögliche Haftung(en) an sich binden - Leute macht das bitte nicht. Wenn es um Geld oder eine Schuldfrage geht, fragt sich immer jemand "Wer bezahlt mir das? Wer übernimmt die Schuld?" ... und wenn es der Steuerberater sein soll.

mfg

[#11]

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@blum @schrieb
[...] Warum auch immer wurde hier dann das "ersetzende Scannen" problematisiert.[...]

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 ... stimmt, ich bin hier thematisch falsch abgebogen, sorry ...

... mit Steuerbescheiden auf Papier 'machen wir kurzen Prozess' ... und geben sie an die Mandanten zurück

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@vogtsburger  schrieb:

[...] mit Steuerbescheiden auf Papier 'machen wir kurzen Prozess' ... und geben sie an die Mandanten zurück 

Hervorhebungen durch mich.

Hallo Herr @vogtsburger ,

ist das aber nicht der "längere" (zeitlich und organisatorisch) und ökologisch ungünstigere Prozess:

• Brief drucken (Toner; Papier; Druckerkosten)
• interne Poststelle
• Umschlag
• Postausgangsbuch
• Aufgabe zur Post (muss jemand bei der Post abgeben; Ausnahme Abholservice)
• Porto
• Zustelldienst
• Briefkasten beim Mandanten
• leeren des Briefkastens
• interne Postverteilung
• Postöffnung
• einscannen
• usw.

Bei diesem "analogen" Prozess unterstützt uns die DATEV zur Zeit gut. Bei dem oben beschriebenen digitalen  nachhaltigerem Prozess ohne Medienbruch kaum.

DATEV die Druckerei mit angeschlossenem Softwarehaus / Post vom Vorstand 

Und könnte/sollte/müsste uns da die DATEV als Genossenschaft (sollte für UNS da sein und UNS unterstützen) nicht mit einem

Portal

"Post von und an Ihren Steuerberater"

helfen (dauerhafte sichere medienbruchfreie Speicherung mit OCR und Aufgaben und Statusverwaltung)? Wäre das nicht auch eine wichtige Aufgabe für unserer Kritikorgan?

Gruß R. Blum

[#13]

Hallo Herr @blum ,

mit Ihnen als leitendem Datev-Prozess-Designer würden wir schon lange nicht mehr an schlechten oder fehlenden, digitalen Datev-Prozessen leiden 😉

Hat Ihnen die Datev noch keinen Berater-Posten auf Honorarbasis angeboten ?

... falls nein, ist das mE eine verpasste große Chance 🙂

[#14]

Ich bin auch der Ansicht, dass der "Original"-Bescheid dem Mandanten am besten zuzuleiten ist (für den Mandanten empfangene Dokumente, Handakte § 66 Abs. 2 StberG)  und gehe da in der Vorgehensweise meiner Vorredner konform.

Erweiterung der Fragestellung
Ob es allerdings Probleme mit der Finanzverwaltung gibt (verfahrensrechtlich), wenn das "Original" (Urkunde?) nicht mehr vorhanden ist (sondern nur noch in digitaler Form vorliegt) kann ich derzeit nicht beantworten bzw. wurde meines Wissen noch von niemandem beantwortet (oder doch ?).

Ich frage mich, wie ein/das Original überhaupt zu identifizieren ist (eindeutige Merkmale, ähnlich einer Banknote, Unterschrift) und wie das "Original" verfahrensrechtlich legal definiert ist (gibt es da einen Passus im Verwaltungrecht).

Ich wüsste nicht, dass es Sicherheitsmerkmale derzeit gibt, zudem ist der Bescheid nur ein Abbild der inneren Willensbildung des Finanzamts mit entsprechender Wirkung / Bekanntgabe nach außen.

Insofern dürfte auch eine Kopie oder ein Scan m.E. vollkommen ausreichend sein, was dann auch berufsrechtlich (oder zumindest haftungstechnisch) wahrscheinlich unproblematisch wäre, wenn dem Mandanten (nur) eine digitale Version zur Verfügung gestellt würde (kein Schaden).

Soweit mein aktueller Kenntnissstand, über darüber hinausgehendes Wissen zur Horizonterweiterung an dieser Stelle freue ich mich natürlich.

[#15]

Hallo @Neu_hier ,

warum soll es die Finanzverwaltung interessieren, wenn ein nachweislich ordnungsgemäß bekanntgegebener Verwaltungsakt später beim Mandanten nicht mehr vorhanden ist?

Aus der Sicht der Finanzverwaltung ist mit Durchführung der Bekanntgabe des Veraltungsakts alles erledigt.

Was ist der Hintergrund der Frage? Gab/gibt es irgendwelche Probleme? 

[#16]

Die FinVerw ist mir wurscht. Es geht um die Frage, ob eine Kopie für die Durchsetzung jeglichen Rechtschutzes des Mandanten ausreichend ist, bzw. ob das Finanzamt in irgendwelchen Fällen - zum Beweis - einen Original-Bescheid angefordert hat.

Eine Nebenfrage ist, ob das Mandat Schadensersatzansprüche hat, wenn es nur eine digitalisierte Version des VwA vom Berater erhält.

Theoretische Fragen, aber immerhin hatten wir schon einige - wenige - Fälle, in denen das FA seine eigenen Akten "verloren" hat oder entsprechende VwA (Altfälle) bereits gelöscht hat (z.B. eine in den 80er Jahren vom Rechtsvorgänger erklärte Betriebsaufgabe).
 

[#17]

Ich wüsste nicht, dass es Sicherheitsmerkmale derzeit gibt...,

Ich habe bei einigen Bescheiden (ich bin mir gerade nicht mehr sicher, von welchen FA) am Seitenrand einen grün gedruckten Text "Dokument ist nur Original, wenn dies im Gründruck erscheint." (oder sehr ähnlich) gesehen.

Wofür das allerdings gut sein soll, erschließt sich mir nicht. 

Sonnige Grüße

G.

[#18]

Das Finanzamt ist nicht das Problem. Es könnten andere Situationen vorliegen .... stell Dir vor Du bist im Ausland und musst dort einer Behörde einen amtlichen Einkommensnachweis vorlegen und Du kannst dann nur eine schlechte Kopie vorlegen ... !

mfg

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Das haben ich noch nicht gesehen / bemerkt. Achte ich in Zukunft mal drauf.

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So jetzt wird auch noch in Farbe "gedruckt", anstatt vollumfänglich Bescheide elektronisch zu übermitteln...

Die Digitalsierung in Deutschland ist schon eine Wucht. Kannst Du Dir nicht ausdenken 😉

Diese "Grünschrift" ist im späteren, elektronisch übermittelten, PDF-Bescheid sicherlich auch noch drin 🤣

Spaß beiseite: Würde mich interessieren, wer dies so handhabt, denn dies hatte ich noch nie gesehen.

[#21]

Ein Aspekt. Aber auch das "gute" Original dürfte im (bürokratischen) Ausland nicht als solches zu erkennen sein.

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@Interceptor  schrieb:

Das Finanzamt ist nicht das Problem. Es könnten andere Situationen vorliegen .... stell Dir vor Du bist im Ausland und musst dort einer Behörde einen amtlichen Einkommensnachweis vorlegen und Du kannst dann nur eine schlechte Kopie vorlegen ... !

mfg

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Genau und daher habe ich meine ESt-Bescheide immer bei meinen Reiseunterlagen . . . das erscheint mir etwas arg konstruiert.

Für welchen konkreten Fall wäre dies gedacht ?

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@Michael-Renz  schrieb:

Lieber @Marcel_Kruse ,

da hätte ich bei der Vernichtung Zweifel. 

der Papierbescheid ist ein „Dokument des Mandanten“ - auch wenn wir im Rahmen der Empfangsvollmacht dieses berechtigt zugestellt bekommen. Es bleibt ein „dem Mandant gehörendes Dokument“. 

Da hilft mE auch nicht, dass eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen in der Kanzlei vorliegt - die betrifft lediglich die Sphäre der Kanzlei. 

Auch wenn es „blöd ist“ - wir senden deshalb die Papierbescheide im Original mit Prüfungsvermerk per guter alter Post an den Mandant. Wenn der „ersetzend scannt“ ist es in seiner Sphäre ok. 

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Wenn das stimmt, ist das "ersetzende" Scannen ja noch viel unbrauchbarer, als ich ohnehin schon den Eindruck hatte. Ich mache mir Riesenarbeit mit einer Verfahrensdokumentation, passe die ständig an, schule und verpflichte und überprüfe die beteiligten Mitarbeiter, und am Ende steht der Mandant da und hat von dem eingescannten und signierten und zeitgestempelten Dokument gar keine Erleichterung, weil das alles nicht in seiner "Sphäre" passiert ist??

[#24]

Die eigene Verpflichtung / Entscheidung zum ersetzenden Scannen hat natürlich keine Wirkung gegenüber Dritten! Eine nachfolziehbare Rechtsanalyse des Kollegen Renz.

Hier muss daher eine Sphärentrennung erfolgen, es sei denn das Mandat wird einzelvertraglich eingebunden (bekommt nur eine digitale Kopie) und befolgt dann auch selber die Regelungen zum ersetzenden Scannnen.

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@deusex  schrieb

Genau und daher habe ich meine ESt-Bescheide immer bei meinen Reiseunterlagen . . . das erscheint mir etwas arg konstruiert.

Für welchen konkreten Fall wäre dies gedacht ?

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Ja neh, nicht bei einer "normalen" Reise - aber wenn vielleicht jemand in ein anderes Land umziehen möchte (z.B. Australien, da schaut man genau darauf, wer in das Land möchte).

mfg.

[#26]

Und einzelvertraglich kann ich mit dem Mandanten auch etwas Einfacheres als ersetzendes Scannen vereinbaren, oder? "Der Mandant erhält ... als PDF-Datei und verzichtet auf die Herausgabe des Originals"?

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Das mag in der Vertragsbeziehung StB- Mandant ausreichen. Dann hat das Mandat aber ggf. seine eigene Verpflichtung zur Aufbewahrung von Originalbelegen verletzt (z.B. Festsetzung betrieblicher Steuern - Geschäftsbriefe), da es ja nur eine Kopie und keine Verfahrensbeschreibung zum ersetzenden Scannen hat..... vll. alles etwas theroretisch, aber wir bewegen uns ja in erster Linie im Recht.

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Spaß beiseite: Würde mich interessieren, wer dies so handhabt, denn dies hatte ich noch nie gesehen.

Hier ist ein Beispiel vom Finanzamt Naumburg (passenderweise in s/w gescannt 😂 )

Schöne Grüße

G.

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Hmm, und wenn in Farbe gescannt und in Farbe gedruckt wird dann wieder ein Original draus? Aus meiner Sicht ein naiver Versuch des FA... 

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Rufen Sie doch mal beim FA Naumburg an und fragen den EDV-Beauftragten über den rechtlichen Hindergrund bzw. die Bewandtnis dieses "Siegels". Ernsthaft.

Ich hoffe nur, dass uns das Lachen bei der Begründung nicht vergeht 🙄